نوشتن برای کسب و کار یا نویسندگی تجاری (Business Writing) چیست؟

نوشتن برای کسب و کار یا نویسندگی تجاری نوعی ارتباط حرفه‌ای است که از زبان واضح و مختصر برای انتقال اطلاعات، ارائه آموزش، متقاعد کردن مخاطب یا دستیابی به یک هدف خاص در یک زمینه تجاری استفاده می‌کند و می‌تواند اشکال مختلفی مانند پیشنهادات، گزارش‌ها، ایمیل‌ها، ریپورتاژهای مطبوعاتی و یادداشت‌ها داشته باشد.

نویسندگی تجاری چه تفاوتی با سایر انواع نویسندگی دارد؟

نوشتن برای کسب و کار فقط نوشتن برای یک تجارت نیست. این نوشتن با در نظر گرفتن اصول و هویت تجارت انجام می‌شود. این در مورد برقراری ارتباط موثر با مخاطبان است. در واقع مخاطبان می‌توانند مشتریان، همکاران، سرمایه‌گذاران یا سهامداران آینده باشند.

در واقع، نوشتن تجاری دارای ویژگی‌های منحصر به فردی است که آن را از نوشتن آکادمیک، نویسندگی خلاق، روزنامه‌نگاری و سایر اشکال محتوانویسی متمایز می‌کند. تفاوت‌های اصلی نویسندگی تجاری با سایر سبک‌های نویسندگی عبارتند از:

• منظور و هدف مشخصی دارد. نوشتن برای کسب و کار به معنای دستیابی به یک نتیجه خاص است، مانند حل یک مشکل، تصمیم‌گیری یا اقدام. شما باید بدانید که می‌خواهید خوانندگان پس از خواندن محتوای شما چه کاری انجام دهند و بر اساس آن بنویسید.
• ساختارمند و سازماندهی شده است. در نویسندگی تجاری اطلاعات به صورت منطقی و منسجم ارائه می‌شود. شما باید از ترفندهای کمکی بصری برای راهنمایی خوانندگان و برجسته کردن نکات و اقدامات کلیدی استفاده کنید.
• مختصر و دقیق است. نوشتن تجاری باید با استفاده از زبان نگارش ساده و صریح، به سرعت به نقطه هدف محتوا برسد. شما باید از استفاده از ابهام، اصطلاحات و کلمات پیچیده که می‌توانند خوانندگان شما را گیج یا خسته کنند، اجتناب کنید.
• لحن حرفه‌ای دارد. زبان نویسندگی تجاری رسمی است و از قواعد دستور زبان پیروی می‌کند. باید از لحن مودبانه و مناسب استفاده کنید و خوانندگان را با نام یا عنوان آنها (در صورت لزوم) خطاب کنید و از لحن عامیانه، مطالب طنز یا نظرات شخصی خودداری کنید.

انواع نویسندگی تجاری

نوشتن برای کسب و کار را می‌توان به چهار نوع اصلی طبقه‌بندی کرد: آموزشی، اطلاعاتی، متقاعد کننده و معاملاتی.

نویسندگی تجاری آموزشی

این نوع نوشتن تجاری برای کمک به خواننده در انجام یک کار، یادگیری یک مهارت یا درک یک فرآیند استفاده می‌شود. این شامل اسنادی مانند راهنماها، رویه‌ها، خط مشی‌ها، آموزش‌ها و غیره است. به عنوان مثال، یک راهنمای کاربر برای یک محصول نرم افزاری را در نظر بگیرید. این یک محتوای تجاری آموزشی است که نحوه نصب، استفاده و عیب‌یابی محصول را توضیح می‌دهد.

نویسندگی تجاری اطلاعاتی

این نوع نوشتن تجاری برای اطلاع‌رسانی یا آموزش خواننده در مورد یک موضوع یا رویداد استفاده می‌شود. شامل اسنادی مانند گزارش‌ها، یادداشت‌ها، خبرنامه‌ها و ایمیل‌ها می‌شود. به عنوان مثال، گزارش تحقیقات بازار یک سند تجاری اطلاعاتی است که یافته‌ها، تجزیه و تحلیل و توصیه‌های یک مطالعه بازار را ارائه می‌دهد.

نویسندگی تجاری متقاعد کننده

هدف از نوشتن تجاری متقاعد کننده، ایجاد انگیزه در خواننده برای انجام یک اقدام خاص، مانند خرید یک محصول، امضای قرارداد یا حمایت از یک رویداد است و شامل اسنادی مانند پروپوزال‌ها، تبلیغات و غیره می‌باشد.

به عنوان مثال، به یک تبلیغ متمرکز بر فروش فکر کنید. این یک نوع ارتباط تجاری متقاعد کننده است که ویژگی‌ها، مزایا و توصیفات یک محصول یا خدمات را به نمایش می‌گذارد و خواننده را ترغیب می‌کند که اقدام مدنظر کسب و کار را انجام دهد.

نویسندگی تجاری معاملاتی

این نوع نوشتن برای کسب و کار، یک معامله یا تعامل تجاری را تأیید می‌کند. این نوشتار معمولا برای اطمینان از ارتباط روان و کارآمد در عملیات روزانه تولید می‌شود و شامل اسنادی مانند فاکتور، رسید، سفارش، تاییدیه و غیره می‌باشد.

برای مثال، ایمیل تأیید سفارش، یک پیام تجاری تراکنشی است که شماره سفارش، اقلام، قیمت، تاریخ تحویل و روش پرداخت مورد استفاده در خرید آنلاین را تأیید می‌کند. این نوع نوشتن تجاری برای سوابق قانونی نیز بسیار مهم است.

مبانی نویسندگی تجاری

این موارد عناصری هستند که برای اجرای محتوای تجاری قوی لازم خواهید داشت.

سادگی (Simplicity)

سادگی یعنی استفاده از زبانی ساده و قابل فهم. سعی کنید از اصطلاحات و کلمات اختصاری که ممکن است خوانندگان را سردرگم کند، استفاده نکنید. بهتر است از جملات و پاراگراف‌های کوتاه بهره ببرید. اگر نیاز به استفاده از یک اصطلاح پیچیده یا ناآشنا دارید، آن را توضیح دهید یا مثالی ارائه دهید.

مستقیم بودن (Directness)

مستقیم بودن یعنی رسیدن سریع به اصل مطلب. محتوای تجاری باید به طریقی صریحا به اصل موضوع بپردازد و تکلیف مخاطب را در مورد فعالیتی که باید انجام دهد روشن کند. شما می‌توانید این کار را با بیان نکات اصلی، توصیه یا درخواست خود در ابتدا با زبانی مثبت و قاطعانه انجام دهید. سپس، جزئیات و شواهد را بیان کنید. استفاده از بولت پوینت‌ها یا لیست‌های شماره‌گذاری شده نیز کمک می‌کند. این ابزارها به خوانندگان اجازه می‌دهند نکات کلیدی را به سرعت ببینند و درک پیام شما را ساده‌تر می‌کنند.

وضوح (Clarity)

وضوح عبارت است از بیان اطلاعات به شیوه‌ای واضح و منطقی که از ابهام و سردرگمی جلوگیری کند. این تکنیک، ارتباط روان و تصمیم‌گیری کارآمد را در هر محیط تجاری تضمین می‌کند. حال چگونه با وضوح بنویسیم؟ از صدای فعال و ساختار فاعل فعل مفعول استفاده کنید.

زمان ارزش گذاری (Time to Value)

زمان ارزش گذاری به این معناست که به خوانندگان کمک کنید تا در اسرع وقت چیزی که نیاز دارند از نوشته شما به دست آورند. این بدان معناست که اطلاعات کلیدی را فوراً ارائه دهید. از مثال‌ها، داستان‌ها و داده‌ها برای نشان دادن نکات کلیدی استفاده کنید. یک فراخوان به اقدام (CTA) تاثیرگذار که به خوانندگان شما می‌گوید در مرحله بعد چه کاری انجام دهند را در محتوا بگنجانید.

خلاصه نویسی (Concision)

خلاصه نویسی در مورد حذف کلمات و اطلاعات غیر ضروری است که ارزش افزوده‌ای به محتوا ارائه نمی‌دهند. برای اینکه نویسندگی تجاری شما تاثیرگذارتر باشد، حتما از تکنیک‌های خلاصه نویسی استفاده کنید.

دقیق و دقیق باشید. از اصلاح کننده‌ها به اندازه کافی و تنها زمانی استفاده کنید که پیام شما را تقویت کنند و از تکرار، کلمات پیچیده و عبارات مبهم خودداری کنید.

قالب بندی (Formatting)

استفاده از عناصر بصری و اصول طراحی، خواندن، اسکن و پیمایش نوشته شما را آسان می‌کند. از عنوان‌ها و زیرعنوان‌ها برای شکستن متن استفاده کنید و به خوانندگان اجازه دهید به سرعت آنچه را که نیاز دارند پیدا کنند. بولت پوینت برای جلب توجه به جزئیات یا مراحل مهم، عالی هستند. رعایت فضای سفید در محتوا، چیدمانی تمیز و حرفه‌ای ایجاد می‌کند که به خوانندگان کمک کرده، بدون سردرگمی روی محتوا تمرکز کنند.

همچنین می‌توانید جداول، نمودارها، اینفوگرافیک‌ها و تصاویر را اضافه کنید تا اطلاعات پیچیده را به روشی ساده نشان دهید. آنها یک وقفه بصری خوب ایجاد می‌کنند و ارزش محتوا را بالاتر می‌برند.

لحن حرفه‌ای (Professional Tone)

استفاده از یک سبک رسمی و محترمانه که با هدف، مخاطب و زمینه فعالیت کسب و کار مطابقت داشته باشد، تضمین می‌کند که پیام شما در مسیر درستی قرار دارد. از نوشتار عامیانه، طنز، کنایه یا ایموجی‌هایی که ممکن است نامناسب یا اشتباه فهمیده شوند، خودداری کنید.

در عوض از زبان مودبانه و مثبت استفاده کنید و از کلمات منفی یا تند که ممکن است خوانندگان شما را آزرده کند، خودداری کنید.

توانایی‌های نویسندگی تجاری خود را تقویت کنید

مطلبی که ارائه شد، ترجمه و تالیفی از مقاله Semrush است که به صورت کامل به بررسی نویسندگی تجاری می‌پردازد. در کنار مطالعه این مقاله و برای بهبود نویسندگی تجاری خود، به تمرین و تمرین و تمرین نیاز خواهید داشت. پس موضوعی برای خود پیدا کرده و فرض کنید قصد فروش، معرفی یا ارائه راهنمای محصولی را دارید. شروع به نوشتن کنید تا به مرور تکنیک‌های لازم برای تبدیل شدن به نویسنده تجاری حرفه‌ای را بیاموزید. در انتها لازم به ذکر است که این مقاله به دو بخش تبدیل شده و در آینده مقاله 8 نکته موثر در نویسندگی تجاری را که تکمیل کننده این مقاله است، منتشر می‌شود.