اهمیت اولویت بندی زمانی در افزایش بهره وری در کار

به عنوان یک مهندس نرم‌افزار، راهنمایی در میان پیچیدگی‌های مدیریت پروژه و مواجهه با وقفه‌های غیرمنتظره و تسک های خارج برنامه، مهارتی است که می‌تواند نقش موثری در تصمیم‌گیری در موفقیت یا شکست تحویل پروژه داشته باشد. در این نوشته، به دنبال راهکارهای عملی برای مدیریت وقفه‌ها و حفظ تمرکز بر وظایف اصلی و پراهمیت می‌رویم.

چالش اصلی

تصور کنید چند هفته است که در حال کار بر روی یک پروژه مهم هستید و یک ددلاین فشرده برای تحویل آن وجود دارد. با این حال، شما به طور مکرر توسط تسک های غیرمنتظره، مانند دیباگ های تسک های قبلی یا درخواست‌ها از سوی تیم‌های دیگر، متوقف می‌شوید. وظیفه‌ی شما، مدیریت این وقفه‌ها در کنار تمرکز بر پروژه اصلی و رسیدن به ددلاین است.

راه حل

۱. اولویت‌بندی وظایف

برای موفقیت در یک پروژه ابتدا باید وظایف محول شده در پروژه را بررسی کرد و بر مبنا اهمیت هر یک از وضایف، آنها را طبقه بندی و اولویت بندی نمود. شما باید به عنوان یک مهندس نرم افزار توانایی تشخیص وضایف حیاتی را از وضایف کم اهمیت داشته باشید و به وضایفی اولویت بالاتری دهید که به اهداف پروژه کمک شایانی کند.

۲. ارتباط مستمر با اعضای تیم

ارتباط مؤثر یکی از اصول اساسی در مدیریت وقفه‌هاست. با ایجاد و حفظ ارتباطات و ارائه تحلیل‌های دائمی در مورد موانع، تیم شما نه تنها اهمیت پروژه فعلی را روشن می‌کند بلکه نشان می‌دهد چگونه وقفه‌ها ممکن است تأثیرگذاری بر زمان‌بندی و موفقیت کلی پروژه داشته باشند. این درک، پایه ایجاد یک محیط کاری حمایتی است و منجر به هماهنگی و پیشگیری از مشکلات احتمالی می‌شود.

۳. زمان‌بندی وقفه‌ها

به جای اینکه به طور مداوم به وقفه‌ها واکنش نشان دهید، به شیوه‌ای پیشگیرانه عمل کنید و زمان‌های خاصی را برای حل مسائل فوری در نظر بگیرید. بخشی از زمان در برنامه خود را برای چالش‌های غیرمنتظره تخصیص دهید. به این صورت که بخش بزرگی از زمان مفید را برای پروژه هدف و بلوک مشخصی از زمان را برای بررسی موارد خارج از برنامه اختصاص دهید.

۴. استفاده از تکنیک‌های مدیریت زمان

برای افزایش تمرکز بر پروژه، از تکنیک‌های مدیریت زمان بهره ببرید. برای من، تکنیک پومودورو که شامل دوره‌های کاری کوتاه و متمرکز با استراحت‌های کوتاه است، باعث نظم بیشتر و حفظ تمرکز روی پروژه شده است. اختصاص دادن بلوک های زمانی مختلف و هدف گذاری های کوتاه مدت برای هرکدام نیز یک استراتژی قدرتمند است که به شما این امکان را می‌دهد که در هر زمان، بدون هیچ گونه حواشی، مفید ترین بهره وری را داشته باشید.

۵. استفاده از راهکار های Agile

استفاده از روش‌های Agile مانند اسکرام، می‌تواند یک چارچوب ساختارمند برای مدیریت وقفه‌ها فراهم کند. طبیعت پخته توسعه Agile، تغییرات و وظایف غیرمنتظره را با انعطاف بیشتری جذب و مدیریت می‌کند و این امکان را فراهم می‌کند که بدون فاصله گرفتن از اهداف پروژه، بتوانید مسائل پیش بینی نشده را کنترل کنید.

۶. یادگیری و تطبیق مداوم

رویکرد فعال در یادگیری مداوم با استفاده از تجربیات مختلف و کمک گرفتن از افراد سنیور، شما را برای مواجهه با چالش‌ها به طور مؤثر تر مجهز می‌کند. علاوه بر این، انطباق‌پذیری در برابر تغییر، نشانه‌ای از یک مهندس سنیور با تجربه است. با قرار گرفتن در محیط پویا، شما میتوانید براساس اهداف شخصی و همچنین در جهت اهداف شرکت، تغییراتی را در فلوی کاری خود داشته باشید.

در راستای اولویت بندی زمانی، با همکاری مجموعه آموزش برنامه نویسی سون لرن ویدیویی را تحت عنوان تجربه طلایی تهیه کردیم که به صورت خلاصه به تجربه کاری خودم در شرکت دیجی کالا اشاره کرده ام ، تماشا این ویدیو کوتاه خالی از لطف نیست!

خلاصه

بطور خلاصه، برای یک مهندس نرم‌افزار، موفقیت در یک پروژه به مدیریت استراتژیک وابسته است. اولویت‌بندی وظایف حیاتی، برقراری ارتباط مؤثر با ست‌های کاری به منظور حل وقفه‌ها، زمان‌بندی هوشمند و بهره‌گیری از تکنیک‌های مدیریت زمان چون تکنیک پومودورو، به افراد کمک کرده تا تمرکز خود را حفظ کنند و در نهایت تاثیر مفیدی بر روی موفقیت پروژه داشته باشند.