استودیوی طراحی دیجی‌کالا در سال گذشته بیشتر از ۵۰۰۰ درخواست رو انجام داد. این تعداد سفارش توسط ۱۰ طراح داخلی و در مقاطعی که لود کاری بالا بود از طراح‌های فریلنس هم کمک گرفتیم. از ابتدای ورودم به دیجی‌کالا و مواجه شدن با این حجم از سفارش از تیم‌های مختلف مثل روز برایم روشن بود که نیاز به یک ساز و کار دقیق و راحت برای مدیریت استودیو دارم. برای طراحی این ساز و کار به یک پلتفرم یا سرویس مدیریت پروژه احتیاج داشتیم که ویژگی‌های زیر را دارا باشد:
خوشبختانه برای یافتن این پلتفرم لازم نشد زیاد جستجو کنیم و قبل از ما تیم پروداکت دیجی‌کالا از پلتفرمی به اسم Coda برای برخی کارها استفاده می‌کردند. کدا یک سرویس مشابه air table یا notion هست. این سرویس‌ها کمک می‌کنند فایل‌های از جنس Doc و Table رو به نحو هوشمند و یکپارچه‌ای با دیگران به اشتراک گذاشت و به صورت تیمی آنها را توسعه داد. مزیت کُدا نسبت به ایرتیبل پشتیبانی از فایل‌های Doc بود که به داکیومنت کردن اطلاعات متنی کمک زیادی می‌کند. ریسک تحریم و فیلترینگ خیلی کمی هم نسبت به Notion یا monday دارد. در کنار همه این موارد قیمت مناسب نیز مزیت خوبی است.
پلتفرم‌هایی مثل ترلو یا آسانا و ماندی امکان شخصی سازی زیادی به شما ارائه نمی‌کنند و در مقایسه با کدا فقط یکی از هزاران امکان این پلتفرم را دراختیار شما قرار می‌دهند.
در مطلبی دیگر کدا رو به صورت کامل معرفی خواهم کرد ولی در این نوشته بیشتر روی مدل مدیریت ترافیک استودیو طراحی تمرکز خواهم کرد.
برای آن که بتوانیم درخواست‌هایی که به استودیو وارد ارجاع داده می‌شود را مدیریت کنیم اولین نیاز ما قابل تبدیل کردن آنها به متریک عددی بود. برای این کار متریکی به اسم Efforts تعیین کردیم. برای تعیین مقدار هر Efforts زمانی که برای راحت‌ترین درخواست استودیو مورد نیاز یک طراحی با تجربه ما بود را در نظر گرفتیم. مقداری برابر با نیم ساعت.
بر این اساس با توجه به تعداد طراح‌های استودیو، سطح مهارت آنها، ساعات کاری، مرخصی و تعطیلات توان اجرایی استودیو را به دست آوردیم و مشخص شد در هر روز، هفته، ماه یا سال چه میزان کار می‌توانیم انجام دهیم.
بر اساس همین متریک هر درخواست را هم توانستیم تبدیل یه یک عدد کنیم. هر طراح تعیین می‌کرد درخواستی که به او محول شده چند ایفورتس از او انرژی خواهد گرفت و به راحتی باقی مانده توان استودیو قابل محاسبه شد.
تعیین ایفورتس توسط طراح سیستمی مشابه اعلام قیمت از سوی آنها بود. در یک سیستمی که چندین نفر برای پروژه‌های مشابه اعلام قیمت می‌کنند شفافیت به مقدار خیلی زیادی ایجاد می‌شود و نگرانی بابت Down work از بین خواهد رفت.
با استفاده از مدل ایفورتس توانستیم در کدا جدول‌هایی ایجاد کنیم که بار کاری استودیو و هریک از طراح‌ها در طول هفته جاری و هفته‌های آینده قابل مشاهده باشد. همچنین توانستیم ظرفیت استودیو را به میزان مناسبی بین تمامی ۴ برند و ۶ تیمی که سفارش دهنده‌های عمده استودیو دیجی‌کالا هستند تقسیم و در هر لحظه میزان توان استفاده شده و باقیمانده هر سفارش‌دهنده را مشاهده کنیم.
بدون وجود یک پلتفرم مناسب مانند Coda ایجاد چنین سیستمی امکان پذیر نبود. در مطلب بعدی پلتفرم کدا و سیستمی که برای مدیریت استودیو ساختیم را توضیح خواهم داد.
بسیار سپاسگزار و خوشحال خواهم شد اگر شما هم تجربه‌ای در زمینه مدیریت استودیو طراحی یا مدیرت پروژه داشته‌اید با من و دیگران به اشتراک بگذارید.
