مدیریت برنامه در مقابل مدیریت پروژه
چگونه مدیریت برنامه و پروژه با هم برای بهبود عملکرد سازمانی کار می کنند
برنامه ها و پروژه ها در قلب بسیاری از تلاش های تجاری قرار دارند. برای استفاده از یک استعاره، پروژه‌ها مانند قطارهایی هستند که توسط مدیران پروژه اداره می‌شوند، که به انجام کار یک تیم برای رسیدن به اهداف کمک می‌کنند و در نهایت با یک کالا یا خدمت تمام‌شده می‌رسند.
برای ادامه این استعاره، یک برنامه مانند مجموعه ای از قطارها است که در مسیرهای مختلف حرکت می کنند، اما به سمت یک ایستگاه یا هدف حرکت می کنند. مدیر برنامه هدایت کننده ایستگاه است و قطارهای مختلف پروژه را هدایت می کند.
مدیریت برنامه چیست؟
مدیریت برنامه فرآیند مدیریت برنامه هایی است که با اهداف تجاری که عملکرد سازمانی را بهبود می بخشد ترسیم شده است. مدیران برنامه بر پروژه های مختلف و سایر ابتکارات استراتژیک در سراسر یک سازمان نظارت و هماهنگی می کنند.
مدیران برنامه همچنین با کمک به تحولات چابک، از جمله کمک به اجرای اصول و روش‌های DevOps، به ایجاد تغییرات سازمانی کمک می‌کنند. مدیران برنامه ممکن است شیوه‌ها و فرآیندهای مدیریت برنامه را با ارزش‌های چابکی مانند همکاری، استقلال تیم و توانمندسازی، ارائه ارزش به مشتریان و سازگاری با تغییر در لحظه هماهنگ کنند. یک مدیر برنامه می‌تواند چابک و DevOps را برای تیم‌ها در برنامه‌های بزرگ یا پروژه‌های فردی با تطبیق برنامه‌ها با نیازها و فرصت‌های خاص کسب‌وکار زنده کند.
یک مدیر برنامه می‌تواند چابک و DevOps را برای تیم‌ها در برنامه‌های بزرگ یا پروژه‌های فردی با تطبیق برنامه‌ها با نیازها و فرصت‌های خاص کسب‌وکار زنده کند.
مدیریت برنامه در مقابل مدیریت پروژه
مدیریت برنامه گاهی با مدیریت پروژه اشتباه گرفته می شود. مدیریت پروژه فرآیند رهبری پروژه ای است که توسط یک تیم برای دستیابی به اهداف خاصی مانند ساخت یک محصول جدید انجام می شود.
یک پروژه نشان دهنده یک کار متمرکز و واحد با یک محدوده خاص و خروجی تعریف شده است. پروژه ها می توانند چندین سال اجرا شوند، اما تمرکز اصلی آنها ثابت می ماند. موفقیت یک پروژه را می توان با ارائه مصنوعات و محصولات قابل تحویلی که به اهداف بزرگتر یک برنامه منطبق می شوند، سنجید.
مدیریت پروژه فرآیند ارائه ارزش است که به صورت تدریجی برنامه را به جلو می برد. با وجود تاکید بر مصنوعات و محصولات قابل تحویل، مدیریت پروژه همچنان مستلزم استراتژی و برنامه ریزی است، زیرا مدیر پروژه باید تعیین کند که چگونه به اهداف تعیین شده در ابتدای پروژه دست یابد. هنگامی که یک پروژه در حال انجام است، مدیر پروژه پیشرفت را دنبال می کند، منابع را تخصیص می دهد، ریسک ها را مدیریت می کند، ارتباط برقرار می کند و موارد دیگر.
مدیریت برنامه مستلزم مدیریت یک برنامه با چندین پروژه مرتبط است. از آنجایی که برنامه ها با ابتکارات استراتژیک مرتبط هستند، اغلب طولانی مدت و احتمالاً دائمی هستند. برنامه ها از طریق تغییرات سازمانی ادامه می یابند، به اهداف متعدد کمک می کنند و شامل پروژه های زیادی هستند که اجزای خاصی از ابتکار استراتژیک بزرگتر را ارائه می دهند.
در بالاترین سطح، یک پروژه به طور کلی بر خروجی ها تمرکز دارد، در حالی که یک برنامه بر نتایج تمرکز دارد.
پروژه ها دارای:
مجموعه ای از وظایف با یک تحویل واضح و مهلت تکمیل
مربوط به ایجاد، به‌روزرسانی یا بررسی یک سند، فرآیند، نتیجه یا واحد واحد دیگری از کار است.
یک محدوده از پیش تعریف شده که به یک خروجی خاص محدود می شود
کیفیت، کارایی، مدیریت هزینه یا رضایت مشتری را به روشی خاص و از پیش تعیین شده بهبود می بخشد.
برنامه ها دارای:
مهلت‌های نامشخص یا سیال به دلیل گستردگی و تأثیر زیاد کاری که باید به طور مداوم در مدت زمان طولانی انجام شود.
چندین محصول قابل تحویل با وابستگی های مرتبط به هم که ممکن است بر اساس نیازهای تجاری در حال تغییر به تکامل خود ادامه دهند
مجموعه ای از محصولات تحویلی که با هم تکمیل می شوند تا کارایی، دقت، قابلیت اطمینان یا سایر نیازهای تجاری را افزایش دهند
این کار شرکت را قادر می‌سازد تا به یک هدف یا ابتکار تجاری بلندمدت دست یابد که تا ابد ادامه خواهد داشت
موفقیت مزایای بلندمدتی را به همراه دارد یا قابلیت‌های جدیدی را برای سازمان باز می‌کند
مدیر برنامه چه می کند؟
مدیران برنامه باید بین ارائه مصنوعات، درگیر شدن با تصمیمات استراتژیک، مدیریت ذینفعان و کاهش خطرات در سراسر برنامه تعادل برقرار کنند. در یک برنامه سازمانی کاملاً توانمند، مدیران برنامه باید بتوانند حل کنند - یا با افرادی که می توانند حل کنند ارتباط برقرار کنند - و برای کاهش هر مشکلی که بر ابتکار استراتژیک آنها تأثیر می گذارد، برنامه ریزی کنند.
مدیران برنامه به دلیل گستردگی مسئولیت‌های خود، نقش مهمی را در شرکت‌ها ایفا می‌کنند. این نقش از نظر طراحی انعطاف‌پذیر است تا با چالش‌های مختلفی که تیم‌ها هنگام رفتن به تولید با آن مواجه می‌شوند، مقابله کند.
در هر روز یک مدیر برنامه ممکن است یکی از وظایف زیر را انجام دهد:
وضعیت پورتفولیو را ارزیابی کنید
یک مدیر برنامه با برقراری ارتباط با تیم‌ها برای شناسایی هرگونه کاهش ریسک یا فرصت‌های بهبود، پورتفولیو را بررسی و ارزیابی می‌کند. این ارتباطات می تواند جلسات تیمی باشد. هدف مدیر برنامه این است که به اندازه کافی در ارتباط بماند و درگیر باشد تا در راستای اهداف مشترک کار کند. این شامل ارتباط با تیم های پروژه برای اطمینان از پشتیبانی و رفع انسداد مدیران پروژه است.
ریسک ها را مدیریت کنید
مدیریت ریسک یکی از عناصر کلیدی مدیریت پرتفوی است. ریسک ها شامل لغزش جدول زمانی پروژه، تغییر نیازمندی ها یا کشف ذینفعان اضافی است. یک مدیر برنامه باید از هر چیزی که می تواند بر پیشرفت یا نتیجه برنامه و پروژه های مرتبط تأثیر بگذارد آگاه باشد. در حالت ایده آل، یک مدیر برنامه می تواند اقدامات اصلاحی را برای کاهش یا مدیریت ریسک در پورتفولیو انجام دهد.
برنامه را اجرا کنید
مدیران برنامه مسئول اجرای برنامه هستند که شامل:
مدیریت بودجه و منابع با همکاری مدیران پروژه
تعریف پارامترها و کنترل های عملیاتی
حفظ عناصر اصلی برنامه که پایه و اساس منشور تیم و سایر اسناد تاسیس را تعیین می کند
با ذینفعان درگیر شوید
یک مدیر برنامه با ذینفعان ارتباط برقرار می کند تا از زمینه وسیع تری که اهداف را احاطه می کند، درک کند. این گفتگوها بینش های کلیدی را در مورد چشم انداز کلی ارائه می دهد. با مشارکت با سهامداران، یک مدیر برنامه می تواند به هدایت تیم های پروژه کمک کند.
مدل عملیاتی را اصلاح کنید
مدل عملیاتی نحوه پیشرفت تیم ها به سمت اهداف خود را شکل می دهد. این می تواند شامل ایجاد کانال های ارتباطی و روش های گزارش دهی، شناسایی اهداف، تعیین اولویت ها در کل برنامه باشد. در طول یک برنامه، یک مدیر برنامه مدل عملیاتی را بهینه می کند تا احتمال موفقیت را افزایش دهد و تأثیر ریسک ها را کاهش دهد.
از تصمیمات حمایت کنید
تصمیم‌گیری اشکال مختلفی دارد، از برگزاری جلسه با تصمیم‌گیرندگان، جمع‌آوری اطلاعات پیش‌زمینه درباره تصمیم‌های مورد نیاز، یا انجام تحلیل مقایسه‌ای از گزینه‌های متعدد. مدیران برنامه های خاص بسته به نقاط قوت خود ممکن است به حوزه های مختلفی متمایل شوند. مدیر برنامه نتایج را برای شناسایی فرصت‌های بهبود در سیستم‌ها، فرآیندها یا نتایج بررسی می‌کند.
تمرکز و دامنه هر مدیر برنامه، ویژگی های نحوه تعامل آنها با این شیوه ها را شکل می دهد.
مدیر پروژه چه می کند؟
یک روز معمولی برای یک مدیر پروژه می تواند شامل موارد زیر باشد:
بررسی وضعیت یک کالای تحویلی برای تعیین اینکه آیا به موقع و در چارچوب بودجه تحویل داده می شود یا خیر
بررسی یک صف برای شناسایی کار جدید، نظارت بر وظایف موجود و رفع انسداد عناصر خاص برای تیم پروژه
برای چگونگی رسیدن به نقطه عطف خاصی که مدیریت ذینفعان و فرصت های ارتباطات را توصیف می کند، برنامه ای ایجاد کنید
اطمینان حاصل کنید که کار پروژه با الزامات کیفیت و قابلیت اطمینان تعیین شده در ابتدای پروژه مطابقت دارد
همانطور که می بینید، مدیران برنامه و پروژه بر روی وظایف بسیار مرتبط کار می کنند. تفاوت اصلی بین این دو نقش، دامنه و ابهام است:
پروژه ها از همان ابتدا به طور دقیق و کنترل می شوند، در حالی که برنامه ها دامنه وسیع تری دارند که ممکن است در طول برنامه تغییر کند.
پروژه ها دارای ابهام محدودی هستند زیرا موفقیت در ابتدا به وضوح تعریف شده است، در حالی که برنامه ها باید از طریق ابهام کار کنند تا مشخص کنند چه کاری باید انجام شود و چگونه می توان «موفقیت» را برای برنامه کلی مفهوم سازی کرد.
در نتیجه...
مؤسسه مدیریت برنامه خاطرنشان می‌کند که «سازمان‌هایی با مدیریت برنامه بالغ بسیار موفق‌تر از سازمان‌هایی هستند که مدیریت برنامه را ندارند». به این دلیل که مدیریت برنامه به سازمان ها اجازه می دهد تا به همسویی بهتر با اهداف استراتژیک، مدیریت وابستگی های متقابل پروژه، مدیریت بهتر منابع و موارد دیگر دست یابند.
Abed sekhavat- عابد سخاوت
