بهرام آقاجان پور
مدیر کنترل و تضمین کیفیت شرکت سپهرالکتریک
مقاله:
"شناسایی موانع کلیدی دانش و درس آموخته ها در سازمان و تاثیر آن در بهره وری و ارتقاء کیفیت "
امروزه در محیط رقابتی کسب وکار،مدیریت دانش به طور فزآینده ای به عنوان یک عامل مهم دربه دست آوردن این مزیت رقابتی؛ شرکت ها باید بدانند که چگونه دانش سازمانی خود را گسترش و اشاعه دهند و بهره برداری از آن را به طور موثر مدیریت کنند.
تحقیقیات برروی یادگیری و تجارب نشان می دهد که انتقال دانش بین فرآیندها و مدیریت آن یک نیاز جدی برای اجرای موفقیت وبهره وری و ارتقاء کیفیت می باشد.عدم اجرای این موضوع ممکن است باعث شود کارها با موانع زیاد و هزینه های زیادو با دوباره کاری ها و با روشی غیر قابل اعتماد انجام شوند .
در مورد موانع مدیریت دانش و درس آموخته ها در سازمان ها تحقیقات کمتری انجام شده است و اغلب تجربیات در این زمینه مستند نمی باشد.اگرچه در این زمینه در کشورهای توسعه یافته تحقیقات مختلفی صورت گرفته است اما به دلیل وجود تفاوت های فرهنگی و اجتماعی وشرایط محیطی متفاوت قابل انطباق با سازمان های ایرانی نمی باشد.
درس گرفتن از گذشته و از یک سوراخ دوبار گزیده نشدن ، از تعابیر روزمره ما ایرانیان است که طی زندگی خود بارها و بارها از بزرگترها و دوستان می شنویم ولی عمدتا اکثر ما از هر سوراخ چندین و چندبار گزیده می شویم
و شاید یکی از دلایل ریشه ای آن ضعیف بودن حافظه تاریخی ما باشد که اقدام اصلاحی نیز راهی جز ثبت و مستندسازی درس آموخته ها و تجارب تلخ و شیرین نیست.
روند اقدامات یا نتایج هر موفقیت یا عدم موفقیت ما در سازمان ( وحتی در زندگی شخصی) می بایست ثبت و باجزئیات بررسی و تحلیل شود
بنابراین شناسایی و الویت بندی موانع مدیریت دانش و درس آموخته ها در سازمان های تولیدی ایران ضروری است. هدف از این مقاله طبقه بندی و الویت بندی موانع مدیریت دانش و درس آموخته ها در سازمان می باشد.
مدیریت دانش به معنای شناسایی و بهره گیری از دانش تجمعی سازمان است.و مدیریت دانش را فرآیندی که ارتباط خاص اطلاعات را برقرار می کند تعریف کرد.
دانش نوعی اطلاعات است که با ادارک به دست آمده از مرتبط ساختن اطلاعات در تجربه افراد و گروه ها حاصل می گردد.
در یک تقسیم بندی کلی دانش به دو دسته ضمنی و صریح تقسیم می شود.دانش ضمنی نوعی دانش فردی است که می تواند قضاوت ،مهارت،تجربه،زبان بدن ،ارزش ها و باورها است باشد.فرموله کردن این دانش و اشتراک آن با سایر افراد کار دشواری است.دانش صریح اما دانشی است که می توان آن را قالب اعداد و کلمات بیان کرد.می توان آن را جمع کرده و انتقال داد،توزیع کرد،و به شکل داده ،فرمول یا قاعده و راهنمای استفاده و اصول کلی به شکل سیستماتیک ثبت کرد.
درس آموخته ها و مدیریت دانش"
درس آموخته : دانش یا درکی است به واسطه تجربه صورت پذیرفته است.این تجربه ممکن است مثبت یا یا منفی و یا خطا و شکست باشد.عبارت درس آموخته به طور گسترده ای جهت توصیف افراد ،فعالیت ها و سایر چیزهای مربوط به یادگیری از تجربیات ،به منظور بهبود کارها استفاده می گردد.فرآیند درس آموخته ها در یک سازمان یک رویه رسمی یادگیری است که به کمک آن ،افراد و سازمان قادر خواهند بود خطر تکرار اشتباه ها را کاهش داده و شانس تکرار موفقیت را افزایش دهند.
هدف از فرآیند درس آموخته یادگیری موثر از تجربیات و توسعه و اصلاح رویه ها ی موجود در جهت بهبود عملکرد می باشد.دلایل حرکت سازمان ها به ثبت و مدیریت درس آموخته ها را ناشی از کسب تجربیات ارزشمند به وسیله افراد درگیر فرآیند حین کار و گاهی اوقات جدایی افراد متخصصان و مهندسان و کارشناسان از سازمان در حین کار و یا پس از اتمام کار یا پروژه ،بهبود فرآیند اجرای پروژه ها،کاهش زمان و هزینه آن ها با انتقال تجارب ، جلوگیری از بروز مشکلات مشابه و پرهیز از دوباره کاری ها و سعی و خطا سرعت بخشیدن به فرآیند تصمیم گیری ،افزایش کیفیت تصمیمات و کاهش زیان های تصمیم گیری دانسته است.
بخش اعظمی از دانش افراد در ذهن افراد می باشد و این موضوع ضعف بزرگی در مواجهه با مشکلات مربوط به توسعه سازمان می باشد.دانش کسب شده در طول عمر سازمان به طور موثر منتقل نمی شود و به وسیله دیگر افراد به کار گرفته نمی شود و هنگام شروع پروژه جدید و یا استارت جدید به جای استفاده از دانش کسب شده در پروژ ه های قبلی فرآیند یادگیری مجدد به وقوع می پیوندند.
انتقال دانش در واقع بخشی از فرآیند مدیریت دانش می باشد که امکان انتقال دانش به محل مورد نیاز را فراهم می آورد.و همان طور که گفته شد انتقال و دریافت دانش به دو صورت ضمنی و آشکار و صریح صورت می گیرد. انتقال موفقیت آمیز دانش به میزان ارتباطات و صمیمیت بین واحد ها ی ارسال کننده و دریافت کننده دانش وابسته می باشد.
اگر چه انتقال دانش در سازمان شامل انتقال دانش بین افراد می باشد ولی مشکلات انتقال دانش از سطح افراد فراتر رفته و سطوح واحد ها و دپارتمان ها را در بر می گیرند.
موانع انتقال دانش را به سه دسته موانع فردی ،سازمانی و تکنولوژی تقسیم کرده اند.نتایج صورت گرفته در تجربه اندوزی در سازمان ها نشان می دهد بهره گیری از موفقیت ها و شکست ها ؛ ثبت و انتشار و به کارگیری درس آموخته ها جهت مدیریت موفق می باشد.
با توجه به افزایش میانگین سنی کارکنان مواردی چون نرخ بازنشستگی و نرخ ترک کارکنان سازمان با رویای یافتن شغل و درآمد بهتر که اخیرا چالش جدیدی می باشد سبب می شود که فقدان دانش در سازمان افزایش یابد.اگرچه نیروی انسانی جدید در سازمان جذب می گردد اما این احتمال وجود دارد حجم زیادی از دانش سازمانی از دست برود و این چرخه معیوب مدام تکرار شود. ایجاد بانک اطلاعاتی و استقرار سیستم مدیریت دانش می تواند سازمان ها را در این بحران نجات دهد.
ایجاد بانک اطلاعاتی از تجربیات گذشته در سازمان موجب شده تا برای حل مشکلات تکراری نیاز به صرف انرژی و وقت دوباره گذاشته نشود و باعث می شود کارکنان بتوانند قبل از اقدام به هر عمل از تجارب مشابه بیاموزند .هر سازمانی باید شکست ها و موفقیت های گذشته خود را ثبت و مرور کند و به طور سیستماتیک درس هایی از آن بگیرد به گونه ای که همه کارکنان آن را درک کرده و به آن دسترسی داشته باشند.اصلی ترین چالش درس آموخته ها این است که کارمندان و کارکنان سازمان در کسب دانش و استفاده از آن شرکت کنند.
از جمله مواردی که در چرخه مدیریت درس آموخته باید مورد توجه قرار گیرد ؛ تعیین معیارهای کیفی برای سنجش دانش است .در ادامه چند شاخص برای ارزیابی و سنجش دانش ارائه شده است:
*قابل دسترس بودن * موجود بودن * سریع بودن *یکپارچه بودن *دقیق بودن * معتبر بودن *قابل اعتماد بودن*بی عیب و نقص بودن
برخی از مزایا و فواید مدیریت دانش عبارتند از:
*تصمیم گیری بهتر * همکاری و هم افزایی * ایجاد دانش سازمانی *افزایش شادی کارکنان * حفظ و نگهداری از کارکنان * اهمیت آموزش بهترین تجارب * نوآوری در ارائه محصولات و خدمات
یکی از مهم ترین اقدامات در استقرار مدیریت دانش ایجاد چرخه مدیریت درس آموخته است. با ایجاد این چرخه درس آموخته ها و تجربیات کارکنان سازمان طی یک فرآیند مشخص چرخه مدیریت دانش را از ابتدا تا انتها طی می کند. یک برنامه اثر بخش مدیریت درس آموخته می تواند به سازمان کمک کند تا با استفاده مجدد از طرح های موجود و تکیه بر تجربیات گذشته ، از دوباره کاری جلوگیری کند و به نوآوری بپردازد. مدیریت درس آموخته ها می تواند منجر به استاندارد سازی روش ها در راستای بهبود بهره وری و کاهش هزینه های عملیاتی شود.این کار مهارت یادگیری و پیشرفت حرفه ای را افزایش داده و مدت زمان رسیدن کارکنان به شایستگی های کاری را کاهش می دهد.
مدیران موفق هموراه از دارایی های فکری موجود در سازمان خود استفاده می کنند؛ اما اغلب این فعالیت ها به صورت غیر سیستماتیک و غیر ساختارمند انجام می شود و ایجاد این ارزش مستلزم به اشتراک گذاری دانش بین کارکنان ، بخش های سازمانی و یا سایر ذینفعان سازمان هاست.و هدف اصلی این اقدامات افزایش بهره وری سازمان و حفظ دانش است.با ایجاد دانش ، یک سازمان دارای جایگاه ویژه و منحصر بفردی در توسعه مزیت رقابتی پایدار است.یکی از ارکان اصلی در فرآیند مدیریت دانش حفظ و نگهداری بهترین تجارب کسب شده در سازمان و به کارگیری مجدد آن است.در مدل زندگی شخصی نیز از نتایج تحلیل درس آموخته مستقیما در بروز آوری نقاط ضعف و قوت و حتی فرصت ها و چالش ها می توانیم استفاده کنیم.
اهمیت و ضرورت بکارگیری مدیریت دانش و درس آموخته ها :
*کسب تجربیات ارزشمند توسط افراد در حین کار
*ترک سازمان توسط کارکنان
*بهبود فرآیندها و کاهش زمان و هزینه آن ها با انتقال تجارب
*جلوگیری از بروز مشکلات مشابه و پرهیز از دوباره کاری ها و سعی و خطا
*بهبود تصمیم گیری مدیران
* افزایش کیفیت و نوآوری
از اینرو دانش اصلی ترین سرمایه سازمان های تولیدی و صنعتی است . تا جایی که صاحبان صنعت و اقتصاد دنیا امروزه به مدیریت دانش به عنوان کلیدی ترین رویکرد در مدیریت کسب و کار نگاه می کنند و این امر به ویژه در صنایعی که هر روز با تغییرات و رشد فناوری و همچنین چالش های تولید از قبیل کمبود مواد اولیه و نبود قطعات بدلیل تحریم ها که منجر به تغییرات می گردد مواجه می شوند باید به عنوان یکی از فرآیندهای اصلی سازمان قرار گیرد.
همان طورکه گفته شد موانع کلیدی مدیریت دانش و درس آموخته در سه حوزه سازمانی ،فردی و فناوری می باشد که موانع سازمانی از اهمیت بالایی بر خوردار می باشند؛ زیرا این موانع باعث تشدید موانع در بخش های دیگر بخصوص بخش موانع فردی و ساختاری می شود.برای بهبود موانع سازمانی باید سه عامل اصلی یعنی فرهنگ سازمانی ، ساختار سازمانی و راهبرد سازمان با اهداف مدیریت دانش سازگار بوده و از مدیریت دانش حمایت کنند. فرهنگ سازمان ،باید انگیزه افراد را برای تولید و توزیع دانش ارتقا بخشد.
در حوزه موانع فردی ، نگرانی از دسترسی رقیبان برون سازمانی و درون سازمانی به اطلاعات و ضعف در شناسایی اشتباهات و عدم دادن بازخورد به سازمان و افراد بالاترین اهمیت را دارا می باشد. در این حوزه تعیین میزان دسترسی افراد به دانش سازمانی و افراد بالاترین اهمیت را دارا می باشد.در این حوزه تعیین میزان دسترسی افراد به دانش سازمانی و نحوه توزیع آن از اهمیت بالایی برخوردار است. توزیع دانش در سازمان باید هدفمند بوده و با توجه به نیاز افراد در زمان مناسب صورت پذیرد. و تمام کارهای انجام شده به صورت دوره ای مورد ارزیابی قرار گیرد.
در حوزه فناوری ، ضعف در یکپارچه سازی مدیریت دانش و عدم آموزش افراد بزرگ ترین مانع می باشد. آنچه در این حوزه اهمیت دارد این موضوع است که فناوری با توجه به نیازهای سازمان تهیه شده و با فناوری های موجود هماهنگ باشد. آموزش افراد در حوزه فناوری باعث می شود افراد نسبت به استفاده از فناوری ترس نداشته و با خشنودی از فناوری های موجود استفاده کنند.
