در واقع مایکروسافت تیمز (Microsoft Teams) یک نرم افزار همکاری تیمی مبتنی بر ابر یا Cloud است که بخشی از مجموعه برنامه های مایکروسافت 365 و آفیس 365 است. قابلیت‌های اصلی مایکروسافت تیمز شامل ویژگی های پیام‌رسانی تجاری، تماس، جلسات ویدیویی و اشتراک‌گذاری فایل است. مشاغل در هر اندازه و حجم کاری می توانند از Microsoft Teams استفاده کنند.
مایکروسافت تیمز، هسته اصلی ارائه ارتباطات یکپارچه مبتنی بر ابر (UC) مایکروسافت است و با محصولات مشابهی مانند Slack، Cisco Webex و Google Workspace رقابت می کند. Microsoft Teams به عنوان یک برنامه ارتباطات تجاری است که از طریق ریموت به کارکنان محلی هر شرکت، این امکان را می دهد که در هر لحظه در دستگاه های مختلف، از جمله لپ تاپ و تلفن همراه، بر روی یک محتوا با مشارکت یکدیگر همکاری کنند. Microsoft Teams با سایر برنامه های تجاری مایکروسافت از جمله Exchange، PowerPoint و SharePoint یکپارچه می شود.
همچنین Microsoft Teams برای همکاری از راه دور مفید است؛ زیرا تیم های پراکنده ای از کارکنان را به یکدیگر متصل می کند. همه‌گیری کووید-19 باعث شد تا سازمان‌ها در سرتاسر جهان به‌طور گسترده از مایکروسافت تیمز، به‌عنوان یک پلتفرم ارتباطی برای کار کردن با یکدیگر از راه دور استفاده کنند.
مایکروسافت تیمز معمولاً در کل سازمان و نه فقط در بخش‌های خاص شرکت، مستقر می‌شوند. در برخی موارد، تیم ها می توانند ایمیل را برای ارتباطات داخلی شرکت بین کارمندان جایگزین کنند.
ویژگی های کلیدی مایکروسافت تیمز (Microsoft Teams)
مایکروسافت تیمز مرکز همکاری تیمی در آفیس 365 است. این پلتفرم دارای چندین ویژگی برای کمک به کارمندان در برقراری ارتباط و همکاری است. برخی از ویژگی های کلیدی آن به شرح زیر است:
چت پیام رسانی (Messaging chat): مایکروسافت تیمز در هسته خود، یک فضای کاری اشتراکی مبتنی بر چت دارد که پیام‌های گروهی و فردی را با مکالمات رشته‌ای و مداوم ارائه می‌کند. کاربران می توانند یک چت گروهی یا یک به یک و یا تماس صوتی و تصویری، با یکدیگر داشته باشند. مانند سایر سرویس‌های پیام‌رسان، شما می توانید در پیام‌های Teams از ایموجی (emoji) و گیف (GIF) استفاده کنید.
تماس گرفتن (Calling): مایکروسافت تیمز برای تماس صوتی، تلفن مبتنی بر ابر را فراهم می کند. با اپلیکیشن تیمز، کاربران می توانند تماس های صوتی از طریق (VoIP) بین کاربران Teams برقرار کنند. کاربران سیستم تلفن و برنامه تماس مایکروسافت می توانند در شبکه تلفن سوئیچ شده عمومی (PSTN) با تلفن ثابت و تلفن همراه نیز تماس برقرار کنند. از دیگر ویژگی‌های تماس در Teams می‌توان به امکان برقراری کنفرانس صوتی، پشتیبانی پیشرفته 911 (E911)، پست صوتی و چندین قابلیت تماس دیگر در سطح سازمانی اشاره کرد.
جلسات تصویری (Video meetings): علاوه بر تماس های صوتی، کاربران می توانند جلسات تصویری مجازی نیز برگزار کنند. در بحبوحه همه‌گیری Covid-19 و دستورالعمل‌های کار از خانه (WFH)، پذیرش کنفرانس ویدیویی با همکاری مردم از راه دور، افزایش یافت. مایکروسافت تیمز برخی از ویژگی‌های کلیدی کنفرانس ویدیویی، مانند پس‌زمینه مجازی سفارشی‌سازی شده، امکان ضبط جلسات، رونویسی، وایت‌برد وbreakout rooms را ارائه می‌دهد.
اشتراک گذاری صفحه نمایش (Screen sharing): این قابلیت قدیمی اما حیاتی یک ویژگی مشترک در میان تمام ابزارهای همکاری تیمی است. همانطور که از نام آن پیداست، اشتراک‌گذاری صفحه (Screen sharing) به کاربران این امکان را می‌دهد تا صفحه دسکتاپ خود از جمله فایل‌ها را در زمان برقراری تماس‌های Teams یا جلسات ویدیویی، به اشتراک بگذارند.
تقویم (Calendar): مایکروسافت تیمز همانند Microsoft Outlook، دارای تقویم است تا کاربران بتوانند هفته کاری، جلسات و سایر قرارهای روزانه خود را از طریق آن پیگیری کنند. تقویم اوت لوک و مایکروسافت تیمز کاملاً یکپارچه شده اند.
اشتراک گذاری فایل (File sharing): تیم ها با داشتن ویژگی مدیریت اسناد، می توانند فایل ها را در Teams ذخیره، اشتراک گذاری و ویرایش کنند. کاربران می توانند در یک سند در زمان واقعی در این ابزار، همکاری کنند.
وبینارها (Webinars): مایکروسافت تیمز از جلسات و وبینارهای تعاملی برای ظرفیت حداکثر 1000 شرکت کننده، پشتیبانی می کند. ویژگی‌های آن شامل: واکنش‌های زنده و غیرفعال کردن چت، صدا و تصویر شرکت‌کنندگان است.
وبینارهای Microsoft Teams می توانند 10,000 نفر را در یک پخش فقط با دید در خود جای دهند. پخش‌های بزرگ‌تر از 20,000 نفر تا پایان سال 2022 در دسترس قرار خواهد گرفت تا تعداد بیشتری از کارکنان از راه دور بتوانند از آن استفاده کنند.
همکاری خارجی (External collaboration): ویژگی دسترسی مهمان (Guest Access) در Microsoft Teams به کاربران این امکان را می‌دهد که از افراد خارج از سازمان خود دعوت کنند تا به کانال‌های داخلی برای پیام‌رسانی، جلسات و اشتراک‌گذاری فایل بپیوندند. این قابلیت به تسهیل مدیریت پروژه، کمک می کند. Teams Connect که انتظار می‌رود در سال 2022 به طور کلی در دسترس باشد، یکی دیگر از ویژگی‌های همکاری خارجی است که به شرکت‌های مختلف این امکان را می‌دهد که در یک فضای کاری مشترک در Teams چت کنند، ملاقات کنند و اسناد را ویرایش کنند.
از آنجایی که Microsoft Teams یک نرم افزار مبتنی بر ابر است، مایکروسافت می تواند ویژگی های پلتفرم را به طور مکرر و سریع به روز کند. در نتیجه، ویژگی های Microsoft Teams، به طور مداوم در حال تغییر هستند.
اصطلاحات اولیه مایکروسافت تیمز
رابط کاربری مایکروسافت تیمز (UI) مشابه سایر نرم افزارهای همکاری تیمی است با نواری از نمادهای گردش کار در سمت چپ صفحه دسکتاپ، همراه با لیستی از تیم ها است. قابلیت چت، در مرکز صفحه دسکتاپ انجام می شود. اکثر ابزارهای همکاری تیمی از اصطلاحات مشابه برای شناسایی بخش‌های خاصی از رابط کاربری استفاده می‌کنند. برای این ابزار، اصطلاحات شامل موارد زیر است:
تیم ها (Teams): تیم‌ها، گروه‌هایی از افراد هستند که در کار و پروژه‌های مختلف به یکدیگر متصل می‌شوند و با هم همکاری می‌کنند.
کانال ها (Channels): در هر تیم، کاربران می‌توانند کانال‌هایی ایجاد کنند تا ارتباطات خود را بر اساس موضوع سازماندهی کنند؛ مانند: اخبار؛ گزارش‌های ماهانه یا چت ساده. در داخل کانال ها، کاربران با هم جلساتی دارند؛ مکالمه می کنند و روی فایل ها کار می کنند. کانال ها می توانند عمومی یا خصوصی باشند. هر کانال می‌تواند شامل چند کاربر یا هزاران کاربر باشد.
برگه ها (Tabs): در بالای هر کانال، برگه ها یا زبانه هایی وجود دارد که به فایل ها، برنامه ها و سرویس ها، لینک دارند. نام برخی از برگه‌های رایج عبارتند از: پست‌ها (Posts)، برای پیام‌هایی که افراد ارسال کرده‌اند و فایل‌ها (Files)، برای اسنادی که افراد در کانال به اشتراک گذاشته‌اند.
منشن ها (Mentions): کاربران می توانند از منشن ها برای ارسال پیام و هشدار به سایر کاربران استفاده کنند. برای استفاده کردن از منشن ها از علامت @ به همراه نام شخص استفاده کنید. همچنین کاربران می‌توانند کل تیم ها و کانال‌ها را “@” منشن کنند.
موضوعات (Threads): کاربرانی که به یک پیام پاسخ می دهند به جای ایجاد یک گفتگو و موضوع جدید، باید گزینه Reply را انتخاب کنند. چت کردن همکاران در گروه های و موضوعات مختلف، می توانند بسیار طولانی شوند. کاربران می‌توانند جلسات صوتی و تصویری را درون Threads برنامه‌ریزی کنند. این کار به ارائه ارتباطات متنی کمک می‌کند.
