گاهی می بینیم که برخی از افرادی که در زمینه فناوری هستند، تاکنون حتی نام مایکروسافت شیرپوینت (Microsoft SharePoint) را نشنیده اند. ما در این مقاله به معرفی اصول آن می پردازیم. در زیر برخی از اساسی ترین پرسش و پاسخ هایی که در مورد SharePoint، هدف و قابلیت های آن دریافت می کنیم، آورده شده است. امیدواریم این موارد برای شما مفید باشد.
شیرپوینت، یک سیستم همکاری مبتنی بر وب‌سایت است که از برنامه‌های workflow، list” databases” و سایر بخش‌های وب و ویژگی‌های امنیتی برای توانمندسازی تیم‌های تجاری در همکاری با یکدیگر استفاده می‌کند. همچنین شیرپوینت به شرکتی که از این پلتفرم استفاده می کند، توانایی کنترل دسترسی به اطلاعات و خودکارسازی فرآیندهای گردش کار در واحدهای تجاری را می دهد.
نسخه Microsoft Cloud SharePoint یا همان شیرپوینت آنلاین، دارای بسیاری از قابلیت های یکپارچه سازی اضافی با سایر برنامه های تحت Cloud است. از نظر عملکرد نیز با بسیاری از برنامه های مایکروسافت مانند آفیس 365 نیز همگام سازی شده است.
شیرپوینت سبب افزایش بهره وری برای کارکنان در تمام بخش های کوچک و بزرگ می شود. ویژگی‌های مایکروسافت شیرپوینت حول یک تجربه همکاری متقابل مبتنی بر اینترانت است که اشتراک‌گذاری ایمن، مدیریت محتوا و ویژگی‌های همکاری گردش کار را در میان تمام افراد سازمان ممکن می‌سازد.
نگهداری SharePoint برای یک پلتفرم همکاری مبتنی بر وب سایت، آسان است. همچنین بسیار قابل تنظیم و مقیاس‌پذیر است. راه‌های مختلفی در آن وجود دارد که کسب‌وکارها از این پلتفرم برای افزایش بهره‌وری و بازگشت سرمایه خود، استفاده می‌کنند.
شیرپوینت در 17 سال گذشته در افزایش راندمان کاری در 500 شرکت ثروتمند دنیا به عنوان یک پلتفرم “اینترانت” که شامل همه بخش های تجاری سازمان شده، به صورت یکپارچه عمل کرده است. بسیاری از ویژگی‌های این پلتفرم، کار افراد را در پروژه‌های موقت و ایجاد فرایندهای تجاری استاندارد برای اشتراک‌گذاری اطلاعات، انتشار اسناد و ثبت داده‌ها بسیار آسان‌تر می‌کند.
ویژگی‌هایی مانند کنترل‌های امنیتی، تألیف مشترک، نسخه‌سازی و ادغام با Exchange (برنامه‌های ایمیل Outlook) به کاربران تجاری این امکان را می‌دهد که در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام دهند و یکپارچگی کاری را حفظ کنند. شیرپوینت شامل ویژگی های زیر است:
همه این ویژگی‌ها، بهره‌وری کاربران تجاری را افزایش می‌دهند. اما چیزی که شیرپوینت را بهتر از هر سیستم همکاری دیگری می کند، نمایش اطلاعات درباره این که چه اطلاعات یا اسنادی و به چه دلیل ذخیره می‌شوند، است.
در شیرپوینت بسیار آسان است که به «فراداده» یا اطلاعات مربوط به داده ها (مانند زمان اصلاح شده، ایجاد شده توسط، و غیره، یا «برچسب ها» سفارشی روی اسناد یا موارد) به آسانی دسترسی داشته باشید تا کارکنان بهتر بتوانند دلیل وجود یک سند را درک کنند.
شیرپوینت حتی به کاربران این اجازه را می‌دهد تا پایگاه‌های داده سفارشی را در قالبی با کاربری آسان ایجاد کنند و هزاران قطعه اطلاعاتی را که می‌توانند در گردش‌های کاری ذکر شده قبلی یا سایر فرآیندهای تجاری ادغام شوند، ثبت کنند.
برنامه‌ها در Microsoft SharePoint ادغام‌هایی هستند که ویژگی‌هایی را به فضاهای استاندارد همکاری در پلتفرم، اضافه می‌کنند. برخی از برنامه ها خارج از جعبه هستند و به همراه پلتفرم ارائه می شوند، اما بسیاری از برنامه های دیگر وجود دارند که ویژگی ها و گزینه هایی را اضافه می کنند که با پلتفرم معمولی شیرپوینت ارائه نمی شوند.
این ها می‌توانند هر چیزی باشند؛ از کتابخانه‌ای که کاربران می‌توانند اسناد و فایل‌ها را در آن ذخیره کنند و به اشتراک بگذارند گرفته تا افزونه‌های تقویم و برنامه‌های گردش کار قدرتمندی مانند Nintex که بسیاری از اقدامات منطقی قابل تکرار را در شیرپوینت، به راحتی امکان‌پذیر می‌کنند.
مایکروسافت شیرپوینت فضایی مبتنی بر وب را فراهم می کند که در آن کاربران می توانند سندی را بارگذاری کنند تا فوراً با سایر افرادی که نیاز به دیدن آن دارند، به اشتراک گذاشته شود. همچنین آنها می‌توانند فضای ذخیره‌سازی شخصی OneDrive خود را داشته باشند که در آن هیچ‌کس نمی‌تواند سند یا فایلی را که آپلود می‌کنند، ببیند تا زمانی که آن سند را با سایر کاربران «اشتراک‌گذاری» کند یا اجازه دسترسی به آن سند را بدهد.
ویژگی‌های تأیید و گردش کاری که در بالا ذکر شد، می‌توانند نحوه اشتراک‌گذاری اسناد و نحوه کار کارکنان بر روی اطلاعات، در سازمان خود را کنترل کنند.
لینک های اسناد به اشتراک گذاشته شده یا فضاهای همکاری نیز می توانند به راحتی از طریق ایمیل ارسال شوند و به کاربران این امکان را می دهد که دقیقاً به همان چیزی که می خواهند ببینند، هدایت شوند.
سازمان ها اغلب از SharePoint برای انتشار اطلاعات کل شرکت مانند اسناد منابع انسانی، اطلاعیه ها و یادداشت ها استفاده می کنند.
شیرپوینت راه‌های زیادی را برای افزودن ابرداده ها (Metadata) به فایل‌ها برای مرتب‌سازی، سازمان‌دهی و پیگیری محتوای متعلق به کسب‌وکارها فعال می‌کند. مهم تر از آن است که شیرپوینت به عنوان یک پلت فرم، می‌تواند برچسب‌ها را بر روی محتوا تحمیل کند؛ زیرا کاربران تجاری آنها را در فضاهای همکاری آپلود می‌کنند. همچنین آنها می توانند کاربران نهایی را وادار کنند که فراداده هایی درباره اسناد به عنوان بخشی از این فرآیند ارائه دهند.
هنگامی که محتوا و ابرداده در پلتفرم قرار گرفت، مایکروسافت شیرپوینت به سازمان‌ها این قدرت را می‌دهد تا ابزارهای گردش کار را به صورت خودکار انجام دهند:
اکثر شرکت های Fortune 500 بیش از یک دهه است که بر پلتفرم شیرپوینت تکیه کرده اند و شیرپوینت و اکوسیستم یک صنعت چند میلیارد دلاری است. با قابلیت‌های جدید SharePoint Online به عنوان بخشی از مایکروسافت 365 و همچنین اتصال به سرویس‌هایی مانند Flow ،Office 365 Groups ،Microsoft Teams و سرویس‌های مبتنی بر شیر پوینت باعث شده است که Microsoft SharePoint به طور فزاینده‌ای در همه بخش‌های صنعت نفوذ کند.
برای خواندن ادامه مطلب به این لینک وارد شوید.
منبع: باماسافت
