ضرب‌المثلی قدیمی می‌گوید: «کسی که هرگز اشتباه نمی‌کند، هرگز کاری هم انجام نمی‌دهد» و اگرچه ما نمی‌توانیم حقیقت پشت این ادعا را انکار کنیم، مطمئناً ترجیح می‌دهیم که در تجارت صدق نکند. به همین دلیل است که ما یک جمع‌بندی اجمالی برای بررسی شش اشتباهی که کسبوکارهای تجارت الکترونیک اغلب در لجستیک انجام می‌دهند، آماده کرده‌ایم:
انبار خیلی کوچک یا خیلی بزرگ
رایج‌‌ترین اشتباهی که هنگام سرمایه‌‌گذاری در لجستیک انجام می‌شود، اجاره/خرید انبار خیلی بزرگ است. البته هنگام شروع کار بی‌دلیل نیست که فرض کنیم یک کسبوکار در حال رشد، فروش فعلی خود را حفظ می‌کند و نیاز به یک انبار به‌اندازۀ کافی بزرگ برای ذخیره هر مقدار موجودی دارد. اما می‌دانید که در حساب و کتاب هر مقدار نداریم! اگر پیش‌بینی‌های فروش بیش‌ازحد خوش‌بینانه باشد و شرکت برای فضایی که نمی‌تواند استفاده کند هزینه پرداخت کند، ممکن است مشکل‌ساز شود.
مرتکب اشتباه برعکس شدن و اجارۀ یک انبار کوچک هم به همین راحتی است. با در نظر گرفتن مقیاس کسبوکار در هر لحظه، فضای کوچک‌تر می‌تواند یک راه‌حل باشد، اما برای استراتژی بلندمدت ضعیف است. انبار کوچک نمی‌تواند فضای لازم همگام با سرعت رشد کسبوکار فراهم کند.
بنابراین چه نوع فضایی مناسب خواهد بود؟ در مورد کسب‌وکاری که به‌راحتی مقیاس‌پذیر نیست (و این به‌ویژه در تجارت الکترونیک صادق است)، ارزش دارد که لجستیک را برونسپاری کنیم. با تکیه بر «شریک شخص ثالث» (3PL) برای رسیدگی به جزئیات، یک کسبوکار می‌تواند به‌اندازۀ نیاز خود هزینۀ فضای مورد نیاز را بپردازد و همچنان فضایی برای رشد داشته باشد.
بی‌نظمی، هرج‌و‌مرج و نبود فرآیند پردازش
برای کسب‌وکاری که در مقیاس بزرگ فعالیت نمی‌کند، آسان است که عادت به نگهداری، بسته‌بندی و حمل‌ونقل موجودی خود داشته باشد. یکی از مزیت‌هایش این است که برای پرسنل می‌تواند «احساس» اینکه بدانند هر چیزی کجاست را ایجاد کند و به‌راحتی مکان هر چیز را به خاطر بسپارند. با این حال، این نوع دانش مبتنی بر هیچ نوع استراتژی عینی نیست و اگر فردی مریض شود یا به تعطیلات برود، تنگناهایی ایجاد می‌شود.
«به‌هم‌ریختگی» عمومی در انبار مشکلی بسیار رایج در توسعۀ تجارت الکترونیک است. بنابراین، استفاده از کمک اپراتورهای لجستیکی که تجربه و دانش لازم برای کمک به سازماندهی کارآمد فرآیندهای محصول و مشتری را دارند و از سازماندهی حمل‌ونقل گرفته تا آماده‌سازی زیرساخت‌های منعطف انبار، می‌تواند مفید باشد.
استفاده از سیستمی که به محصولات یک کد منحصربه‌‌فرد می‌دهد و سپس مکان، مقدار و حتی تاریخ انقضای آن را «به خاطر می‌آورد»، بسیار کارامد است.
ناآشنایی با مقررات
یکی دیگر از مشکلات رایج، عدم آگاهی در مورد قوانینی است که در تجارت اعمال می‌شود. یک مثال ناآشنایی با الزامات بهداشتی است. به نظر می‌رسد که تنها فروشندگان مواد غذایی یا مکمل‌های خوراکی نیستند که باید این نوع مجوز را داشته باشند و الزاماتی را رعایت کنند، حتی در مورد اسباب‌بازی‌ها و سایر اقلام کودکان هم صدق می‌کند! همچنین، محصولاتی که ریسک بالاتری دارند (از جمله اسپری‌ها که در صنایع آرایشی، بهداشتی و دارویی بسیار معمول هستند) نیاز به مجوزهای ویژه دارند. و این فقط مسائل مربوط به نهادهای ناظر نیست، بلکه یک تجارت باید انبار و تیم خود را برای رسیدگی به این محصولات و سایر محصولات خطرناک آماده کند.
کارکنان باید آموزش ببینند، دستورالعمل‌های رسمی نگهداری محصول وجود داشته باشد و «برگۀ اطلاعات ایمنی» در انبار نصب شود، اما همه‌چیز بستگی به محصولی دارد که ما انبار می‌کنیم و این که آن محصول چقدر خطرناک است یا نیاز به مراقبت دارد. در مرکز پردازش ایفا پروتکل نگهداری از هر محصول در ابتدای کار توسط صاحب کالا تدوین و در اختیار واحد عملیات قرار می‌گیرد.
یک تجارت مثلاً باید بداند که شرکت کوریر ظرف چند روز پس از مفقودی کالا موظف به جبران خسارت است. البته که شرکت‌های حمل و کوریرها عمدتاً این موارد را به چالش می‌کشند. به همین دلیل، پروتکل‌های استانداردی برای اپراتورهای لجستیک حرفه‌ای وجود دارد و خدمات جبران خسارت مستقل از کوریرها تدوین شده است.
تعداد کارمندان ناکافی یا زیاد
فقدان برنامه‌ای برای شروع فصل تقاضای بالا اغلب به این ختم می‌شود که مالک بیست‌وچهار ساعت شبانه‌روز را صرف بسته‌بندی محموله‌های انبار می‌کند. در صورتی که این زمانی است که می‌توان برای بازاریابی و توسعۀ کسبوکار و سرمایه‌‌گذاری کرد!
بسیاری از کسب‌وکارها این اشتباهات را مرتکب شده‌اند و چنین تجربۀ تلخی را در فصل‌ها و مناسبت‌های خاص دارند، به همین دلیل است که ما در ایفا می‌خواهیم از سایر صاحبان کسبوکارهای آنلاین در برابر موقعیت‌های مشابه و نوسانات بازار محافظت کنیم.
موقعیتی وارونه و در عین حال، به همان اندازه جدی، ممکن است سرمایه‌‌گذاری بیش از حد باشد، یعنی به‌کارگیری تیم بسیار بزرگ با این فکر که به‌زودی کارهای زیادی برای انجام دادن وجود خواهد داشت. علاوه بر این، اغلب برنامه‌ریزی اضطراری فراموش می‌شود. آماده نبودن شرکت برای موقعیت‌های اضطراری، مانند حوادث، خرابی نرم‌افزاری یا اپیدمی - مانند آنچه در سال‌های اخیر در شیوع کووید 19 به‌وجود آمد - هم هست. یک مورد اضطراری کوچک مانند این‌ها می‌تواند باعث فلج شدن شرکت شود.
فقدان یا اشتباه سیستم آی‌تی
هنگامی که کسبوکار کوچکی را اداره می‌کنیم، اغلب منابع لازم برای سرمایه‌‌گذاری در زیرساخت‌های نرم‌افزاری را نداریم. اگر اندازۀ فعلی کسبوکار نیازی به اتوماسیون فرآیندها نداشته باشد، حتی ممکن است خرج نکردن پول موجه به‌نظر برسد. اما با گذشت زمان عدم بهبود می‌تواند تأثیر منفی بر یک تجارت الکترونیکی، به‌ویژه در زمینه‌های مالی و روابط با مشتری، داشته باشد. فقدان یک سیستم منسجم کدگذاری و ردیابی محصولات می‌تواند به‌سرعت در هنگام تکمیل محموله برای مشتریان به اشتباه، نارضایتی و زیان ختم شود.
علاوه بر این، سیستم فناوری اطلاعات ناکارآمد اجازۀ یکپارچه‌سازی با سایر پلتفرم‌های تجارت الکترونیک و مالی را نمی‌دهد و در نتیجه، انتقال اطلاعات - به‌ویژه برای مشتریانی که منتظر بستۀ خود هستند - به تأخیر می‌افتد. ردیابی سفارش - از افزایش تعداد ایمیل‌ها یا تماس‌های مشتریان با فروشگاه و سوالات متعدد در مورد ارسال و زمان تحویل کالا و ... - و در نتیجه از‌افزایش حجم کار اضافی جلوگیری می‌کند.
عدم تناسب هزینۀ بسته‌بندی با قیمت تمام‌شدۀ کالا
یک اشتباه اساسی این است که فرض کنیم برای اینکه بسته‌بندی جذاب باشد، باید لزوماً گران باشد. با این حال کیفیت بالا به‌معنای گران بودن نیست. اصل اول پرهیز از کیفیت پایین است. اصل دوم اما در مورد ایمنی یک محموله است. به‌عنوان مثال، اگر بخواهیم یک محصول کوچک را برای جلوگیری از تکان خوردن به دیواره‌های جعبه محکم کنیم، فیلرهای مناسب و اقلام کمک بسته‌بندی ضروری است. به همین دلیل است که آموزش پرسنل مهم است.
پس چگونه از اشتباه کردن در لجستیک تجارت الکترونیک خود جلوگیری کنیم؟
نمونه‌های ذکر شده در بالا متأسفانه رایج هستند، به‌خصوص در مورد فروشندگان آنلاین که تازه شروع به کار کرده‌اند. عواقب این اشتباهات چیست؟ خطاهایی که در ابتدا به‌دلیل مقیاس کوچک‌تر یک کسبوکار به‌راحتی قابل اجتناب هستند، به‌زودی از کنترل خارج شده و اصلاح آن‌ها گران و زمان‌بر می‌شود. آیا می‌توان هرگز اشتباه نکرد؟ صادقانه بگوییم: نه... به‌خصوص زمانی که کار خود را از ابتدا ایجاد می‌کنیم و هنوز در حال یادگیری هستیم. با این حال، میانبرهایی وجود دارند که اجتناب از اشتباهات را ممکن می‌سازند، و این شامل بهره‌گیری از دانش کسانی است که قبل از شما مسیر را پیموده‌اند. برونسپاری خدمات، از جمله خدمات لجستیکی، یکی از این راه‌ها است. در این باره اگر پرسشی دارید، دیگر مطالب وبلاگ ایفا را بخوانید.
