دلایل رد صورتجلسه تغییرات شرکت و راه حل پیشگیری از آن

متقاضیان زمانیکه که شرکت خود را به ثبت رساندند می توانند تغییراتی بر روی آن انجام دهند که این تغییرات شرکت می تواند:

تغییر در اساسنامه باشد مانند آدرس شرکت یا نام یا موضوع فعالیت یا بندی از اساسنامه ( این موارد جزو اختیارات مجمع عمومی به طور فوق العاده می باشد.

تغییر در میزان سهام، یا اضافه شدن شریک جدید و موضوعاتی از این قبیل که این موارد هم در اختیار مجمع عمومی می باشد.

تمدید مدیران یا تغییر سمت ها که این موارد معمولا از اختیارات هیئت مدیره می باشد و نیاز به مجمع نیست.

تذکر: قبل از تمامی موارد گفته شده در بالا باید اساسنامه شما مطالعه و بررسی شود که هرکدام از موارد بالا از اختیارات سهامداران و مجمع است یا هیئت مدیره

آگهی تغییرات

اگر قصد هر یک از این تغییرات را داشته باشید باید بصورت قانونی اقدام نمایید بنابراین اگر نمی دانید تغییرات شرکت به چند حالت تنظیم می شود توصیه می کنیم که این مقاله را تا انتها مطالعه نمایید.

ممکن است هر کدام از مواد ثبت تغییرات برای شما کمی گنگ باشد، به همین منظور ابتدا توضیحی درباره مدارک لازم جهت ثبت تغییرات شرکت ها ارائه می دهیم سپس ثبت تغییرات در هرکدام از موارد را به اختصار توضیح خواهیم داد.

مدارک لازم جهت ثبت تغییرات شرکت

برای ایجاد ثبت تغییرات شرکت ابتدا باید تمامی اعضا با تغییرات موافقت داشته باشند تا بتوان برای ثبت تغییرات اقدام نمود. این مدارک عبارتند از:

تشکیل جلسه و تنظیم صورتجلسه تغییرات با توجه به نوع تغییرات ( مجمع عمومی عادی، یا عادی به طور فوق العاده یا هیئت مدیره )

مدارک شناسایی اعضا و سهامداران شرکت ( فقط کپی کفایت می کند و نیاز به برابر اصل کردن یا گواهی عدم سوپیشینه نمی باشد )

اساسنامه شرکت

روزنامه رسمی تاسیس یا آخرین تغییرات شرکت

اگر بعد از ثبت شرکت و انجام فعالیت شرکت شما به دلایل مختلف دچار تغییرات شد باید این تغییرات را به سازمان اداره امور ثبت شرکت ها اعلام کنید و مسئولین مربوطه را در جریان این تغییرات و امور آن و خدمات جدید قرار دهید.

ثبت تغییرات شرکت می تواند دلایل متفاوتی اشته باشد و هم می تواند تغییرات متفاوتی باشد که به چند مورد آن اشاره می‌کنیم.

سوالات مهم تغییرات شرکت

⭐ مدت زمان ثبت تغییرات شرکت چقدر است؟

شما بعد از ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت در سامانه 3 و پذیرش نهایی 3 روز فرصت دارید که مدارک را تحویل پست بدهید. معمولا اگر تمامی مراحل را بدون اتلاف وقت انجام بدهید ثبت تغییرات شرکت طی 10 روز کاری امکان پذیر است، کمتر از این زمان هم به دلیل اینکه صورتجلسات در اداره باید توسط کارشناس بررسی شوند از عهده موسسات ثبت خارج است.

⭐ هزینه ثبت تغییرات چقدر است؟

هزینه ثبت تغییرات، به تعداد صورتجلسات بستگی دارد. چون هر صورتجلسه ثبت جداگانه و روزنامه رسمی و کثیرالانتشار جداگانه خواهد داشت، اگر خودتان اقدام کنید بدون وکیل یا هر موسسه ای برای ثبت هر صورتجلسه حدودا 200 هزار تومان هزینه خواهید کرد اما مثلا اگر با موسسه ما کار کنید معمولا بدون در نظر گرفتن هزینه روزنامه، هزینه هر صورتجلسه بین 400 الی 600 هزار تومان می باشد که این نوسان به دلیل هزینه روزنامه می باشد نه موسسه ما

⭐ چه مدارکی مورد نیاز است؟

اساسنامه شرکت، تعداد و مقدار سهام شرکت ( لیست شرکا با مقدار سهم هر شخص ) و مشخصات هویتی اعضا برای ثبت و داشتن کد ثنا برای ثبت صورتجلسه مورد نیاز است.

⭐ آیا خودمان می توانیم تغییرات شرکت را در سامانه ثبت کنیم؟

بله اما در صورتی که قبلا با راهنمایی کسی این کار را انجام داده باشید، در غیر این صورت احتمالا در تنظیم صورتجلسات که قواعد خاص خود را دارند و یا بعد از ثبت در سامانه و پست مدارک اشتباه خواهید کرد و درخواست شما رد خواهد شد و مجدد باید این مسیر را طی کنید.

صورتجلسه تغییرات

فرآیند تغییرات شرکت، درواقع تصمیماتی برای تغییر در اعضا یا ساختار شرکت یا سرمایه و نام و ... روی می دهد و این تصمیمات باید طی یک جلسه که نوع جلسات هم متفاوت می باشد تنظیم شوند.

پس: آگاهی از اینکه کدام تغییرات نیاز به چه مجمع و جلسه ای و چه صورتجلسه دارد و یا فلان تغییرات نیاز به چند صورتجلسه دارد هم در انجام توسط خودتان ضرروی است و هم در صورتی که می خواهید به موسسات ثبتی واگذار کنید.

بخوانید: انواع استایل های بدنی

ثبت صورتجلسات

سه نوع صورتجلسه داریم که در بالا به آن اشاره کردیم، این سه نوع عبارتند از:

ثبت تغییرات شرکت از طریق ثبت صورتجلسات هیئت مدیره

ثبت تغییرات شرکت از طریق ثبت صورتجلسات مجمع عمومی عادی

ثبت تغییرات شرکت از طریق تشکیل ثبت صورتجلسات مجمع عمومی فوق العاده

تغییرات از طریق هیئت مدیره شرکت

با توجه به قانون کسانی که سهام برای شرکت ارائه می دهند را هیئت مدیره گویند. رئیس هیئت مدیره از طریق سهامداران با تصمیم و رضایت خودشان حداقل به مدت دوسال انتخاب می شود. هیئت مدیره وظیفه دارد که یک نفر رئیس و یک نفر نایب رئیس انتخاب کند.

وظایف هیئت مدیره به شرح زیر است:

هیئت مدیره وظیفه دارد که هر 6 ماه یکبار میزان دارایی و قروض شرکت را به به بازرسان شرکت تحویل دهد.

مدیر عامل و اعضاء هیئت مدیره نمی توانند بدون اجازه هیئت مدیره در معاملات شرکت دخالت نمایند. اگر معاملات بدون اجازه هیئت مدیره انجام گیرد می توان این معاملات را باطل نمود.

بعد از انتخاب شدن هیئت مدیره، مدیر باید سمت خود را قبول کند.

مدیر عامل و مدیران نمی توانند معاملات را انجام دهند زیرا اگر دچار خسارت شوند باید خودشان این خسارت را پرداخت نمایند.

فقط موسسات اعتباری و بانک ها می توانند معاملات انجام دهند و اعضاء دیگر حق این کار را نخواهند داشت.

تغییرات از طریق تشکیل مجمع عمومی عادی

در انواع تصمیماتی که برای ثبت تغییرات شرکتها وجود دارد، کاربرد مجمع عمومی عادی در مقایسه با مجامع عمومی دیگر از اهمیت بالایی برخوردار است که این مجمع عمومی طبق اساسنامه سالیانه یکبار تشکیل می شود و زمان برگزاری آن حتما باید در اساسنامه به دلیل حضور یافتن سهامداران قید شود.

در واقع منظور از مجمع عمومی عادی شرکت این می باشد که تصمیمات کلی که توسط مدیران گرفته می شود و روش انجام امور به اطلاع و تصویب شرکا رسد باید مجمع عمومی عادی تشکیل شود در این مجمع سهامداران فرصت این را به دست می آورند تا نظرات خود را اعلام کنند.

وظایف مجمع عمومی عادی به شرح زیر است:

انتخاب هیئت مدیره یکی از وظایف مهم مجمع عمومی عادی می باشد

با توجه به اساسنامه به همان تعداد باید از طرف مجمع عمومی بازرس انتخاب شود که وظیفه ی این بازرسان نظارت به عملیات هیئت مدیره بوده و وسیله ای برای انتقال اطلاعات به صاحبان سهام خواهد بود.

هر شرکتی موظف است که بداند سالیانه میزان سود و زیان آن چقدر است بنابراین بطور دقیق این اطلاعات را هیئت مدیره ارائه می دهد که تصویب ترازنامه بر عهده مجمع عمومی خواهد بود.

تقسیم منافع بطور مساوی بر عهده مجمع عمومی می باشد.

قبول و یا رد پیشنهادهایی که توسط هیئت مدیره، بازرسان و یا یکی از سهامداران ارائه می شود.

تعیین کردن روزنامه کثیرالانتشار که کلیه ی اطلاعیه شرکت ها و آگهی ها تا سال آتی که مجمع عمومی تشکیل می شود.

انواع تغییرات شرکت

تغییرات از طریق تشکیل مجمع عمومی فوق العاده

هنگام تشکیل مجمع عمومی فوق العاده باید دارندگان بیش از نصف سهامی که دارای حق رای می باشند در جلسه حاضر شوند و زمانی با تغییرات موافقت خواهد شد که اکثریت دو سوم آراء نظری یکسان داشته باشند. ( البته اساسنامه شرکت شما باید مشاهده شود و در غیاب سهامداران باید اصول درج آگهی دعوت در روزنامه کثیرالانتشار رعایت گردد )

وظایف مجمع عمومی فوق العاده به شرح زیر است:

وارد شدن شریک و یا شرکا جدید به شرکت

تنظیم اساسنامه و تغییر در مفاد اساسنامه مانند تغییر در نام شرکت، موضوع شرکت و غیره.

انحلال شرکت

افزایش و کاهش سرمایه شرکت

تعیین بازرسان و تغییر در تعداد مدیران و میزان خدمت آن ها

ایجاد سهام ممتازه

موافقت با صدور اوراق قرضه

مراحل ثبت تغییرات شرکت

ثبت صورتجلسه

مراحل جز به جز

برای ثبت صورتجلسه تغییرات و موسسات غیر تجاری باید ابتدا فرم مربوطه را در سامانه اینترنتی http://irsherkat.ssaa.ir تکمیل نمایید. اگر قصد دارید ثبت تغییرات را بصورت اینترنتی در سایت مربوطه انجام دهید باید مراحل زیر را بصورت گام به گام طی نمایید.

ابتدا اطلاعات شرکتی همچون شماره ثبت، شناسه ملی شرکت و نوع شرکت خود را وارد کنید.

در مرحله ی دوم باید اطلاعاتی همچون تکمیل نوع صورتجلسه خود، که به یکی از شیوه های مجمع عمومی عادی، مجمع عمومی سالیانه، مجمع عمومی فوق العاده و ... است، تکمیل مشخصات شخصی متقاضی، تعیین وکیل و یا نبودن متقاضی، تاریخ برگزاری جلسه پس از تکمیل آن باید بر روی فیلد پذیرش موقت را انتخاب کرده سپس به شما شماره 19 رقمی داده می شود.

در مرحله سوم باید نوع تصمیم جلسه را تعیین نموده و سپس گزینه افزودن تصمیم جلسه را انتخاب نمایید.

در مرحله چهارم اگر شما قصد تغییر نام دارید باید حداکثر 5 نام را به ترتیب الویت در فیلد درخواستی مشخص کنید.

در مرحله پنجم باید ذکر اسامی اعضای حاضر در جلسه به همراه سمت آن ها، وارد نمودن شماره ملی متقاضی و اگر غیر ایرانی باشد وارد نمودن شماره گذرنامه، وارد کردن اطلاعات شخصی، اگر شخص حقوقی باشد وارد کردن اطلاعات شماره ثبت، نام شخص شناسه ملی انجام شود.

در مرحله ی ششم باید سمت اشخاص حاضر در جلسه، تعیین شود.

در مرحله ی هفتم باید ارتباط اشخاص جلسه ( وکیل سهامدار بودن و یا نماینده سهامدار بودن) را تعیین نمایید.

در مرحله ی هشتم متقاضی با توجه به نوع صورتجلسه و تصمیمات گرفته شده باید مدارک را در این قسمت بارگزاری نمایند.

در مرحله ی نهم باید متن صورتجلسه را آماده نموده و گزینه ی پذیرش نهایی را انتخاب کنید.

در مرحله دهم که آخرین مرحله است باید متقاضی نسخه اصلی صورتجلسه و ضمائم آن را حداکثر به مدت سه روز کاری به آدرس تعیین شده ارسال نمایند.

ثبت تغییرات شرکت

ثبت صورتجلسه تغییرات

همانطور که در بالا گفته شد هر تغییری صورتجلسه مخصوص خود را دارد، انواع تغییرات عبارتند از:

تغییر در آدرس شرکت

تغییرات در اساسنامه شرکت و یا در محتویات اساسنامه آن

تغییر در نام انتخابی شرکت

تغییر در میزان سرمایه شرکت که هم می تواند شامل افزایش سرمایه شرکت و هم کاهش سرمایه شرکت باشد.

تغییر در موضوع فعالیت شرکت

تغییر در قالب ثبت شرکت: به عنوان مثال شرکت را در قالب مسئولیت محدود ثبت کرده اید و پس از مدتی به دلیل محدودیت هایی که این قالب ثبتی دارد می خواهید آن را به شرکت سهامی خاص و یا هر چیز دیگری تغییر دهید.

تغییر در مدت زمان فعالیت شرکت و یا تمدید آن یعنی زمانی که اعتبار مجوز شرکت در حال اتمام است به تمدید آن باید بپردازید و یا اینکه می خواهید شرکت را منحل کنید و زمان اعتبار آن را کاهش دهید.

تغییر در اعضای هیئت مدیره

ثبت آگهی تغییرات

مهمترین نکات ثبت آگهی تغییرات شرکت عبارتند از:

-زمانی که بازرسین و هیئت مدیره صورتجلسه را امضا نمایند یعنی قبولی خود را با آن تغییرات تایید کنند یا با نامه ای جداگانه تاییدیه خود را اعلام نمایند در اینصورت این برگه ها باید ضمیمه صورتجلسه شده و به اداره ثبت شرکت ها تحویل داده شود.

-هنگام تشکیل جلسه به مدت یک ماه زمان دارید تا صورتجلسه را به اداره ثبت شرکت ها تحویل دهید.

-اگر مدیرعامل و رئیس هیات مدیره یک نفر باشد ولی این امر در اساسنامه ذکر نشده باشد طبق ماده 124 لایحه ی اصلاحی قانون تجارت باید 3/2 اعضای مجمع آن را به تصویب رسانند.

-بطور کلی صورتجلسه باید در چند نسخه تهیه شده و به امضای هیئت رئیسه جلسه برسد و در پایان، یک نسخه از آن به اداره ثبت شرکت ها ارسال شود.

-هنگام تنظیم صورتجلسه باید توجه نمایید که مطالب را روی سربرگ شخصیت حقوقی نوشته سپس اشخاص ذی سمت آن را امضا و مهر کنند سپس آن را ارسال کنید.

زمان ثبت تغییرات شرکت

ثبت تغییرات شرکتها

چقدر زمانبر است؟

مدت زمان ثبت تغییرات در حالت معمولی و پروسه عادی به مدت 10 روز کاری به طول می انجامد، هزینه ثبت تغییرات بسته به تعداد صورت جلسات برای شرکت های مختلف متغیر است و بسته به نوع تغییراتی که می خواهد اعمال شود و بسته به نوع شرکت متغیر است. همچنین به محتوا و مواردی که در روزنامه رسمی منتشر شده نیز بستگی دارد.

اما باید این موضوع را در نظر بگیرید که ثبت تغییرات در سایت و پیگیری شخصی آن پروسه ای با مدت زمان طولانی خواهد شد می توانید برای سرعت بخشیدن به این به امر به شرکت های ثبتی مراجعه کنید زیرا اقدام از طریق شرکت ثبتی سرعت انجام و رسیدگی به پرونده را بسیار سریعتر می کند.

هزینه ثبت تغییرات

هزینه ای که بابت ثبت تغییرات شرکت پرداخت کنید با توجه به تعداد صورتجلسات و میزان حجم متن آگهی تغییرات که می بایست در روزنامه رسمی چاپ گردد متفاوت می باشد.

هزینه تغییرات شرکت به دو عامل ذیل بستگی دارد:

نوع تغییرات شرکت که تعداد صورتجلسات را تعیین می کند

روزنامه رسمی

1- نوع ثبت تغییرات شرکت تعیین کننده تعداد صورتجسلات شرکت می باشد. تنظیم هر صورتجلسه و ثبت آن در سامانه و پیگیری تا حصول پیش نویس آگهی تغییرات، معمولا هزینه ای بین 350 الی 500 هزار تومان حدودی می باشد که این نوسان به دلیل تفاوت در نواع تنظیم صورتجلسات می باشد.

اما میانگین آن 450 هزار تومان برای هر صورتجلسه می باشد که ما هم همین قیمت را برای هر صورتجلسه در نظر گرفته ایم. اما تشخیص تعداد صورتجلسات کمی تخصصی می باشد اما با ذکر چند مثال بخش عمده تغییرات و نوع صورتجلسات را متوجه خواهید شد.

ثبت تغییرات شرکت

هزینه تغییر دادن آدرس شرکت

برای تغییر آدرس شرکت تنها یک " صورتجلسه مجمع عمومی به طور فوق العاده " کفایت می کند که هزینه ای 450 هزار تومانی در بر دارد

و

بعد از این تغییرات، می بایست در روزنامه به اطلاع عموم برسد، یعنی باید در روزنامه رسمی با هزینه 148 تومان هم آگهی شود یعنی مجموعا 600 هزار تومان.

ثبت تغییرات شرکت

در ادامه برخی موارد را به شما شرح می دهیم :

هزینه تغییر اعضای هیئت مدیره

برای تغییر هئیت مدیره شرکت با توجه به اینکه چه شخص یا اشخاصی از شرکت خارج می شوند ابتدا یک صورتجلسه مجمع عمومی به طور فوق العاده باید تنظیم شود که در آن فرد یا افرادی از هیات مدیره خارج می شوند.

در صورتی که سهام دار باشند سهام خود را واگذار می نمایند یعنی صورتجلسه نقل و انتقال سهام خواهد بود و به جای آنها اشخاص جدید وارد می شوند. سپس بعد از این جلسه باید صورتجلسه جدید تنظیم شود که در آن افراد جدید و قدیمی برای مدت معینی عضو هیات مدیره شوند.

پس تا اینجا دو صورتجلسه تنظیم شد. در نهایت باز هم می بایست یک صورتجلسه هیات مدیره تنظیم شود که در آن مدیران و سمت آنها مشخص، دارندگان حق امضا شرکت و روزنامه رسمی جهت درج آگهی در آن مشخص می شود.

پس در این مورد باید 3 صورتجلسه تنظیم شود که همانطور در بالا گفته شد 3 صورتجلسه 450 هزار تومانی هزینه خواهد داشت و هر صورتجلسه نیز نیاز به پرداخت هزینه آگهی روزنامه رسمی دارد. پس در نهایت 3 صورتجلسه با سه هزینه درج آگهی در روزنامه رسمی برای شما هزینه خواهد داشت.

هزینه تغییرات تمدید مدیران و بازرسین

برای تمدید مدیران و بازرسین بدون توجه به نوع شرکت تنها یک صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه کفایت می کند، پس یک صورتجلسه همراه با یک بار درج در روزنامه رسمی که در حدود 600 هزار تومان خواهد بود.