در این مطلب شما را با نحوه نوشتن صورتجلسه آشنا می کنیم و شما می توانید این کار را به بهترین شکل ممکن انجام داده و رئیس خود را از کارتان راضی نگه دارید.
برای تهیه و تنظیم یک صورت جلسه بی نقص باید از نحوه نوشتن صحیح و سریع آن آگاهی داشته باشید. گفتنی است که این امر یک مهارت ارتباطی تجاری بسیار مهم به شمار می آید. همچنین در صورتی آن را به صورت بد یا بدتر فرد تنظیم کننده تهیه کند، می تواند وقت بسیاری را از افراد به دلیل اینکه به خوبی متوجه نمی شوند چه موضوعاتی در این جلسه مطرح شد و چه تعداد افراد موافق و یا حتی مخالف آن بوده ان، تلف می شود. برای آشنایی با صحیح ترین نحوه نوشتن صورتجلسه و نکاتی که در رابطه با آن باید رعایت کنید همراه ما باشید.
آشنایی با نحوه نوشتن صورتجلسه
گفتنی است که مسئولیت ثبت صورت جلسه کاری می تواند امری استرس زا به شمار آید و این شرایط به هنگامی که در گذشته آن را انجام نداده اید، کمی مضطرب تان می کند. کاری که شما باید در این میان انجام دهید، آن است در رابطه با همه بحث و تصمیم هایی که گرفته شده و موافقت و مخالفت هایی که ایجاد شد، صورتجلسه ای ثبت کنید تا در پایان با مطالعه آن بتوان به تصمیم گیری مناسب با مشورت دیگر همکاران پرداخت. نکاتی که در این شرایط باید توجه ویژه ای داشته باشید را در ادامه این مطلب معرفی کرده ایم تا در نهایت از پس این مسئولیت به نسبت سخت و دشوار با موفقیت بیرون بیایید.
مقاله پیشنهادی: چالش ها و راهکار های تجارت الکترونیک
نوشتن صورتجلسه نیز یکی از مهم ترین کارهایی می باشد که باید آن را انجام دهید و اگر بتوانید از قبل آماده باشید می توانید مشکلات بسیار زیادی را در حین انجام اینکار از میان برداشته و در نتیجه این کار را به بهترین شکل ممکن انجام دهید. بعد از این که این وظیفه به شما داده شد باید با رئیس خود در مورد این وظیفه صحبت کنید تا تمامی آن چه که باید بدانید را در اختیارتان قرار داده و بتوانید الگویی مناسب برای نوشتن پیدا کنید.
داشتن یک الگوی منظم به شما کمک می کند تا یک بار این کار را انجام دهید و همه چیز مرتب خواهد شد و دیگر نیازی به چک نویس و پاک نویس کردن نمی باشد. اگر در یک شرکت بسیار خوب و مجهز کار می کنید می توانید صورت جلسه ای که دارید را در برنامه های مشخصی بارگذاری کنید تا دیگران هم بتوانند در نوشتن این صورت جلسه سهیم باشند و نام خود را اضافه کنند و در نتیجه تمامی ایده های آن ها نیز به ثبت می رسد.
بهتر است قبل از این که جلسه شروع شود به تمامی آن چه که باید در جلسه مستند کنید آگاهی کامل داشته باشید. در نظر داشته باشید که نوشتن صورت جلسه بدین معنا می باشد که سند کامل و رسمی در اختیار دیگران قرار می دهید بنابراین باید این کار را با دقت بسیار زیادی انجام دهید. برای این که یک صورتجلسه کامل بنویسید باید موارد زیر را حتما در آن جای دهید :
بیشتر بخوانید: آشنایی با رشته ورزشی پاورلیفتینگ
یکی از کارهایی که معمولا افراد را بسیار وحشت زده می کند نوشتن صورتجلسه می باشد. در نظر داشته باشید که این کار آنقدرها هم که فکر می کنید ترسناک نمی باشد و شما می توانید با خلاصه نویسی هم چیزهای بسیار زیادی از افراد را ثبت کرده و در اختیار مدیر قرار دهید. بهتر است از قبل کمی تمرین کنید تا بتوانید این کار را نیز به بهترین شکل ممکن انجام دهید. اگر دوست دارید می توانید از چک نویس ها استفاده کنید و بعد از این که جلسه تمام شد تمامی نوشته های خود را تکمیل کنید و اگر نیاز است آن ها را درون سیستم وارد کنید.
در واقع نوشتن ریز به ریز حرف هایی که در جلسه زده می شود غیر ممکن می باشد و خودتان را به دردسر خواهید انداخت و برای نوشتن صورتجلسه تنها کافی است تا چیزهای بسیار مهم و کاربردی را یادداشت کنید. یکی از بهترین کارهایی که می توانید انجام دهید این است که یک ضبط کننده صدا با خود به همراه داشته باشید تا اگر جایی را متوجه نشدید بعد از جلسه آن بخش را تکمیل کنید.
سازماندهی کردن
یکی دیگر از مهم ترین کارهایی که باید بعد از جلسات انجام دهید این است که نوشته های خود را سر و سامان دهید و سعی کنید با نوشتن جملات بسیار کوتاه و مختصر نظر همه افراد حاضر در جمع را با هر پست و مقامی هستند را یادداشت کنید. این کار را بهتر است بلافاصله بعد از اتمام جلسه انجام دهید زیرا همه چیز در ذهن شما وجود دارد و می توانید دقیق تر همه چیز را یادداشت کنید و اگر این کار را به بعد موکول کنید امکان دارد فراموشی منجر شود تا مشکلاتی برایتان ایجاد شود.
جهت اطلاعات بیشتر مقاله چگونگی اعتراض به ثبت برند را مطالعه بفرمایید
یادتان باشد که بعد از این که صورت جلسه شما تکمیل و تایید شد باید آن را در اختیار تمامی افرادی که در جلسه حاضر بودند بگذارید. این کار باعث می شود تا همه از آن چه که در جلسه بوده است مطلع شوند و در صورتی که چیزی با گفته هایشان مغایرت داشت می توانند به شما بگویند تا اصلاح کنید.یک سری از کارها به صورت دیجیتالی انجام می شود و آن ها را باید به منشی بسپارید ولی کارهایی که به شما داده شده است تنها نوشتن مهم ترین مسائلی می باشد که در جلسه مورد بررسی قرار گرفته است بنابراین بهتر است کار خود را با استفاده از روش هایی که برایتان بیان کردیم به بهترین شکل ممکن انجام دهید تا مشکلی برایتان ایجاد نشود و بتوانید از زیر بار این مسئولیت سربلند بیرون بیایید.
