1. استراتژی (همسویی راهبردی BPM با سازمان)
قبل از هر اقدامی، باید ابتکارعمل‌های BPM به یک هدف استراتژیک مرتبط شود: سازمان به کجا می‌خواهد برود؟ هیئت مدیره در حال حاضر بیشتر نگران چیست؟ دستور کار استراتژیک چیست؟ مزیت رقابتی و چالش‌های پیش رو چیست؟ مدیرعامل ابتدای صبح در مورد چه چیزی فکر می‌کند؟ هیئت مدیره از رسیدن به چه چیزی هیجان زده خواهد شد؟ چیزی که در روش‌های معمول مدیریت فرآیندها نادیده گرفته می‌شود.
ابتکارعمل‌های BPM وسیله مهمی برای پرداختن به این مسائل هستند. در واقع، BPM وسیله ای برای رسیدن به هدف است، نه خود هدف.
2. زمینه[1] (ارتباط BPM با زمینه سازمان)
هیچ «بهترین راه» یا گزینه‌ای بدون در نظر گرفتن زمینه و شرایط وجود ندارد. برای برنامه‌ریزی و تعیین حوزه و دامنه ابتکار BPM، باید زمینه سازمانی را در نظر بگیریم. محدودیت‌ها و فرصت‌ها چیست؟ عوامل خاص شرکت مانند اندازه، حوزه و مقررات، عناصر کلیدی در تصمیم‌گیری هستند. برخی از فرآیندها ممکن است تکراری و دارای ساختار مناسب باشند، در حالی که برخی دیگر کمتر متداول و یا بسیار متغیر هستند و یا فرآیندها بشدت داده-محور باشند و یا به دانش و مهارت خاصی نیاز داشته باشند. هنگامی که یک شرکت از ابتکار BPM استفاده می‌کند، باید طیف گستردگی از الزامات را تجزیه و تحلیل کند.
3. قابلیت[2] (شناسایی و توسعه قابلیت‌های سازمان)
طیف گسترده‌ای از قابلیت‌ها برای BPM مورد نیاز است. 6 قابلیت‌های سازمانی که به عنوان عنصر اصلی BPM توصیف می‌شوند شامل:
· همسویی استراتژیک[3]: به قابلیت‌هایی مربوط می‌شود که اطمینان می‌دهد BPM با اهداف استراتژیک سازمان (به عنوان مثال، از طریق سلسله مراتب معیارهای عملکرد فرایند یا تعیین معیار برای هر فرآیند می‌توان آن را به معیارهای ارزیابی اهداف کلان سازمان مرتبط ساخت) همسویی دارد.
· حاکمیت[4]: به کنترل و اداره مناسب BPM اشاره دارد (به عنوان مثال، با تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌ها برای اطمینان از اینکه تمام فرایندهای تصمیم‌گیری مربوط به ابتکار BPM به خوبی مشخص شده‌اند).
· روش‌ها[5]؛ نحوه انجام BPM را توصیف می‌کند، مجموعه‌ای از ابزارها و تکنیک‌ها را که مخصوص الزامات سازمان است (به عنوان مثال، استانداردهای مدل‌سازی فرایند) و همچنین مجموعه‌ای متنوع از روش‌های جدید (به عنوان مثال، تفکر طراحی، NESTT).
· فناوری اطلاعات[6] تمام راه حل‌های مستقیم (به عنوان مثال، اتوماسیون) و راه حل‌های غیرمستقیم (به عنوان مثال، فناوری حسگر، تجزیه و تحلیل، هوش مصنوعی) را که از ابتکارات BPM پشتیبانی می‌کند را، پوشش می‌دهد.
· مردم[7] به مجموعه مهارت‌های انسانی اشاره دارد.
· فرهنگ[8] به ارزش‌های سازمانی، نگرش‌ها و طرز فکر فرایند مربوط می‌شود.
4. پروژه‌ها (پروژه‌های واقعی مرتبط با BPM که تأثیر استراتژیک را ارائه می‌دهند)
مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار باید در پروژه‌ها و برنامه‌های فرآیند-محور جاری می‌شود. با مرور مداوم استراتژی، زمینه، قابلیت و نتایج، سازمان‌ها می‌توانند اطمینان حاصل کنند که پروژه‌های جدیدی که وارد مجموعه پروژه می‌شوند سهم مشخصی در استراتژی دارند.
5. نتایج (نتایج به دست آمده توسط پروژه‌ها و برنامه‌های مختلف).
ابتکارات BPM باید بر اساس نتایج ملموس جهت‌دهی و ارزیابی شوند. کارهای جاری از طریق بیلبورد BPM انجام می‌شود. پیگیری وضعیت پروژه‌های BPM و مراحلی که در آن قرار دارند با این ابزار انجام می‌شود. پروژه‌ها در چندین وضعیت قرار می‌گیرند:
• پروژه‌هایی که هنوز شروع نشده اند به موارد ذخیره شده اختصاص داده می‌شوند. هنگامی که ظرفیت کار بر روی این پروژه‌ها فراهم شد، می توان پروژه‌ای را از لیست Backlog آغاز کرد.
• در حال انجام[9]: پروژه‌هایی که در حال انجام هستند به مجموعه پروژه‌های جاری اختصاص داده می‌شوند. این پروژه‌ها باید به اتمام برسند، اما به طور مداوم مورد بازبینی قرار می‌گیرند.
• تکمیل شده[10]: پروژه‌هایی که تکمیل شده‌اند به این دسته اختصاص داده می‌شوند. برای پیگیری نتایج بدست آمده و ایجاد قالب برای پروژه‌های آینده، این پروژه‌ها نباید از بیلبورد BPM حذف شوند.
[1] Context
[2] Capability
[3] Strategic alignment
[4] Governance
[5] Methods
[6] Information Technology
[7] People
[8] Culture
[9] Ongoing
[10] Completed
