در این مقاله با هم به بررسی گام های اساسی برای برگزاری یک جلسه موثر با تیم کسب و کار خود ، خواهیم پرداخت . تا پایان با بنده همراه باشید.
قطعا شما به عنوان راهبر و یا عضو یک تیم ، در جلسات هفتگی و یا ماهیانه اعضا ، شرکت کرده اید و ممکن است گاهی اوقات احساس کنید که جلسه تیم آنطور که باید و شاید مفید نبوده و بیشتر زمان ، صرف بیان خاطرات و صحبت های غیر مرتبط می شود.
اگر کیفیت برگزاری جلسات تیم کاهش یابد ، قطعا با کاهش راندمان تیم رو به رو خواهیم شد و این امر در عملکرد افراد تاثیر مستقیم خواهد داشت. از دید بنده برگزاری جلسات هفتگی تیم ، شبیه فرمان دادن به یک کشتی بزرگ در طوفان ها و فراز و نشیب های اقیانوس می باشد. پس هر چه بهتر بتوانید جلسات تیم خود را هدایت کنید ، بهتر هم خواهید توانست کشتی تجارت خود را به ساحل هدفتان برسانید.
اما در ادامه ببینیم که برای برگزاری یک جلسه مفید ، باید به چه نکاتی توجه کنیم:
قبل از برگزاری جلسات هفتگی و یا ماهانه ، به این موضوع فکر کنید که آیا واقعا لازم است که جلسه ای بین اعضای تیم برگزار شود یا خیر .
البته این تصمیم بستگی به روند کار اعضا دارد و اگر فکر می کنید با برگزاری جلسه این هفته ، حرفی مهم برای گفتن وجود ندارد ، خوب اصلا جلسه ای برگزار نکنید!
وقت اعضای تیم شما بسیار ارزشمند است و نباید بیهوده آن را هدر دهید . پیش از برگزاری جلسه ، به این موضوع فکر کنید که چه افرادی باید در جلسه حضور پیدا کنند. شاید واقعا لازم نباشد که حسابدار تیمتان ، در جلسه حضور یابد . اما به یک نکته بسیار توجه کنید ، اینکه دلیل عدم حضور اعضای تیم را به آن ها بگویید تا ماجرا برایشان شفاف گردد. هر چه بیشتر با تیم خود صادق باشید ، مطمئن باشید که نتایج شگفت انگیزی خواهید گرفت.
گاهی اوقات مشغله کاری اعضا آنقدر زیاد می شود که ممکن است حتی روزهای هفته را هم فراموش کنند و این وظیفه راهبر تیم است که زمان برگزاری جلسات هفتگی را حداقل از 2 روز قبل اعلام نمایند تا اگر فردی از اعضای تیم امکان حضور ندارد ، جلسه در زمان دیگری برگزار گردد و یا ساعت برگزاری آن ، تنظیم گردد.
هدف از برگزاری جلسه را تعیین نمایید و اینکه به عنوان یک راهبر تیم ، پس از برگزاری این جلسه می خواهید به چه اهدافی برسید. به دنبال چه می گردید و قرار است روند کسب و کار خود را چگونه بهتر کنید؟
این ها سوالاتی است که باید پیش از برگزاری جلسه ، به آن ها پاسخ دهید و اهداف و سرفصل صحبت های مورد بحث را ، از قبل برای اعضای تیم خود ارسال نمایید تا یک پیش زمینه ذهنی داشته باشند.
شما به عنوان راهبر یک تیم باید فردی دقیق باشید و جلسه را در زمانی که تنظیم نموده اید ، آغاز نمایید و از همان ابتدا ، جلسه را بدون مقدمه چینی های بی فایده ، آغاز کنید.
اگر دقیق نباشید ، کم کم اعضای تیم هم این موضوع را یاد می گیرند و همین رفتار در دل کسب و کارتان تاثیر منفی خواهد داشت.
اغلب جلسات برگزار شده در بین تیم های گوناگون کسب و کاری ، حداقل 1 ساعت طول می کشد و این موضوع واقعا برای اعضای تیم خسته کننده است.
اگر قرار است که زمان جلسه شما طولانی گردد ، آن را به دو قسمت بشکنید و جلسه دوم را به زمان دیگری موکول کنید. سعی کنید که جلسه را نهایتا تا 45 دقیقه به اتمام برسانید. این موضوع سبب می گردد تا اعضا خسته نشوند و به صحبت های شما بهتر توجه کنند.
قرار نیست که همیشه همه اعضا ، در یک اتاق دور یکدیگر بنشینند. می توانید پیشنهاد دهید که جلسه این هفته را در فضای سبز نزدیک محل کارتان برگزار کنید و آن را از حالت یکنواختی بیرون آورید. این امر به باز شدن ذهن اعضا ، بسیار کمک خواهد کرد و باعث می گردد تا یک جلسه شاداب و پر نشاط را تجربه کنید.
برای اینکه یک جلسه با کیفیت تری داشته باشید ، می توانید برای مدیریت هر چه بهتر جلسه ، مطالب را به صورت یک فایل پاورپوینت ساده ، آماده کنید و آن را روی یک نمایشگر و یا حتی لپ تاپ خود ، به اعضای تیم ، نمایش دهید.حتی می توانید از المان های صوتی و ویدیویی برای جذابتر کردن جلسه استفاده نمایید.این موضوع به خلاقیت شما بستگی دارد.
اعضای تیم باید بدانند که نتیجه جلسه چیست و قرار است که به چه صورتی و با رعایت چه مواردی ، به بهبود تیم خود کمک کنند. اگر بدون جمع بندی جلسه را به اتمام برسانید مانند این است که اصلا جلسه ای برگزار نکرده اید چون تکلیف اعضا مشخص نیست.
در این مقاله سعی کردم خیلی کوتاه و خلاصه به نکاتی اشاره کنم که سبب بهبود روند برگزاری یک جلسه برای اعضای تیم کسب و کارتان می گردد. امیدوارم که براتون مفید بوده باشه...
