ویرایش به معنی کم یا زیاد کردن، تصحیح کلمات، جملات، عبارات متنی، اصلاح اشتباهات علمی (در حوزه تخصصی که ویراستاری انجام می‌شود)، اصلاحات ظاهری مربوطه و همچنین اصلاح علائم و نشانه‌گذاری‌های نگارشی یک متن می‌باشد. ویراستاری متن به‌عنوان امری مهم در تمامی کشورهای جهان شناخته شده بصورتیکه اغلب ویراستاران جایگاهی هم تراز با نویسندگان یا مترجمان اثر دارند، اما متاسفانه در ایران هنوز این مهم چنانکه باید جایگاه خود را نیافته و اغلب ناشران، نویسندگان، مترجمان و مولفان یک اثر (خواه کتاب و مجلات و خواه اثرات علمی و مقالات) از پذیرفتن فردی به نام ویراستار در کنار خود به دلایل گوناگون سرباز می‌زنند.
هر نوشته می‌بایست از لحاظ زبانی و ساختاری، فنی و تخصصی مورد بررسی قرار گرفته، بازبینی و ویرایش شود. پس از نگارش هر متن توسط نویسنده یا ترجمه آن توسط مترجم، باید سفارش ویراستاری داده شود تا متن را بر طبق تجربیات و دانش یک ویراستار حرفه ای پالایش شود.
از آنجا که نویسنده و مترجم در هنگام نوشتن مطالب در زمینه تخصصی خود (کتاب، مقاله) نیاز به تمرکز بر روی کلیت محتوا دارند، طبیعی است که اشکالاتی چند در استفاده از علائم سجاوندی، دستورزبان، ساختار جملات و غیره رخ دهد. از طرفی، برای مثال، نوشتن مقالات علمی به زبانی غیر از زبان مادری نویسنده اثر کاری دشوار است و نیازمند آن است که فردی خبره که دانش بسیار بالایی از زبان مقصد را دارد، متن را بازخوانی کرده و از اشکالات پالایش کند.
اهمیت ویرایش در مقالات و متون ترجمه شده از زبانی به زبان دیگر به اندازه نوشته های موجود به زبان مبدا ویراستار، مهم و اساسی بوده و چه بسا هنگامی که مقالات به زبان دوم نوشته شده اند یا از زبان دوم به زبان فارسی ترجمه شده اند، به دلیل تفاوت ساختار جملات و نکات دستورزبانی، اهمیت حضور ویراستاری که اصلاحات را برای هرچه روان‌تر شدن متن موجود به انجام رساند، دو چندان می‌شود.
اخباری كه از كانال‌های مختلف دریافت می‌شود تا زمان چاپ روزنامه باید مراحلی را طی كند:
گروه‌های تحریریه پس از تهیه مطالب اعم از مطالب خبری و غیرخبری، آن را در اختیار میز ویراستاری قرار می‌دهند كه پس از پالایش وارد حوزه سردبیری می‌شود. پس از تایید سردبیر، مطالب ویراستاری شده به حروف‌چینی و سپس صفحه‌آرایی ارسال می‌شوند.
آنچه با عنوان "ویراستاری و مدیریت اخبار" مورد بحث است، دقیقاً مربوط به حوزه وظایف مدیر تحریریه یا سردبیر روزنامه است.
در هر سازمان تحریریه، ویراستار به عنوان سیاستگذار، کانال پالایش خبر، هماهنگ‌کننده فعالیت تحریریه، انطباق اخبار و مطالب با خط مشی روزنامه (یا هر وسیله ارتباط جمعی دیگر)، انتخاب کننده اخبار، اولویت‌گذاری خبر در صفحات، انتخاب کننده نهایی عکس، طرح و کاریکاتور و اعمال مدیریت در تمامی سرویس‌ها و بخش‌های خبری و فنی، حساس‌ترین نقش را داراست. در بسیاری از تحریریه‌ها این نقش و مسئولیت به معاون سردبیر محول می‌شود، اما ناگفته نماند که ویراستار در سازمان تحریریه به عنوان دبیر سرویس یا در کنار معاون سردبیر به عنوان هیئتی از ویراستاران، انجام وظیفه می‌کند.
به طور كلی ویراستاری متن بر سه وجه است:
الف) ویرایش ادبی (زبانی): درست‌نویسی و اصلاح غلط‌های املایی و انشایی، واژه‌گزینی، رعایت قواعد رسم‌الخط و نشانه‌گذاری و ...
ب) ویرایش فنی: تنظیم و ترتیب فهرست‌ها، جداول، تصویرها، شكل ظاهری، آرایش متن و شماره حروف،حذف مطالب زاید ابتدا و انتهای پیام در صورت أخذ خبر از تلكس خبرگزاری،ذکر مبدأ و منبع خبر در ابتدای خبر (لید) و یا بلافاصله پس از لید خبر و ...
نکته: برخی ویرایش ادبی و فنی را به علت قرابتی كه به هم دارند هر دو را تحت عنوان ویرایش صوری مطرح نموده‌اند.
ج) ویرایش محتوایی؛ در ویرایش محتوایی كارهای زیر ممكن است صورت گیرد:
1. كنترل صحت مطالب و اصلاح اغلاط؛
2. اصلاح ناهماهنگی‌ها؛ تناسب در مفاهیم متشكل پیام.
3. حذف، تقلیل و تلخیص مطالبو یا افزایش در صورت نیاز؛
4. جابه‌جایی و برقرار ساختن نظم و ترتیب و اسلوب؛
5. تلفیق خبر دریافت شده از کانال‌های گوناگون؛
6. بازآفرینی؛ برخی از اخبار علی‌رغم آنکه به عناصر خبر پاسخ می‌گویند، اما در عرف روزنامه‌نگاری پیشرفته به اخبار خنثی معروفند. پرداخت اطلاعات درست در این‌گونه اخبار نه‌تنها به نیاز خبری مخاطبان پاسخ می‌گوید، بلکه تصویری تازه از خبر پیش روی مخاطب قرار می‌دهد. بدین منظور می‌توان از اطلاعات آرشیوی، محفوظات خبری که بر اثر استمرار کار روزنامه‌نگاری در ذهن خبرنگار جمع شده و سایر منابع برای تکمیل خبر سود جست و با استفاده از این اطلاعات به بازآفرینی خبر پرداخت و خبری با توجه به مشی روزنامه به خوانندگان ارائه کرد.
لازم به ذکر است که در روزنامه‌های علمی و مجلات پژوهشی، علاوه بر سه ویرایش مذكور، نوعی دیگر از ویراستاری لازم است که می‌توان از آن به عنوان "ویرایش تخصصی" نام برد. این ویرایش عبارت است از: «بازبینی و وارسی مضامین تخصصی و اصطلاحات و واژگان تخصصی. در این نوع ویرایش نقل قول‌ها و زیرنویس‌ها به دقت مورد بازبینی قرار می‌گیرند تا هیچ نوع ایرادی از لحاظ امانتداری و فنی به متن وارد نباشد.»
منابع: ترجمیک ، پژوهه
