مدیریت و اداره کسب و کارها کار آسانی نیست! این کار به تجربه و مراقبت مداوم نیاز دارد. کسب و کار خود را مانند اتومبیلی تصور کنید که دارای چندین قسمت است. هر قسمت باید با هم کار کنند تا خودرو (کسب و کار) را به جایی که می‌خواهید هدایت کنند. فرآیندها موتور کسب و کار شما هستند. مدیریت فرآیند کسب و کار به این معناست که شما چگونه فرآیندها را به طور مؤثری مدیریت کنید تا با خودروی خود سفری روان و سریع به سمت اهداف داشته باشید؛ با غزال همراه باشید.
مدیریت فرآیند کسب و کار (Business Process Management)، مجموعه مهارت‌ها و روش‌هایی است که سازمان‌ها برای بررسی و بهینه کردن فرآیندها استفاده می‌کنند. فرآیندها، دارایی‌های استراتژیک و عملیاتی هستند که باید جهت ایجاد ارزش پایدار برای سازمان، درک و مدیریت شوند این مهم بدون مدیریت صحیح باعث هرج و مرج می‌شود.
مدیریت فرآیند کسب و کار، فرآیندهای کاری سازمان را قادر می‌سازد تا روش‌های مداومی برای انجام بهتر کار طراحی کنند که بتواند برای دستیابی به اهداف سازمان بهینه شود. مدیریت فرآیندها اغلب برای بهبود فرآیندهای کاری از منظر کشف و تجزیه و تحلیل امور، مدل سازی و اندازه گیری، نحوه عملکرد و بهبود فرآیندها از طریق بهینه سازی و فعالیت‌های اتوماسیون، در نظر گرفته می‌شود.
به نظر می‌رسد سازمان‌ها به دلایل مختلف به مدیریت فرآیند کسب و کار نیاز دارند. این دلایل عبارتند از:
مدیریت فرآیندها به اشکال مختلفی کار می‌کند. برخی از فرآیندها می‌توانند کاملاً خودکار باشند، برخی دیگر برای تصمیم گیری به کمک انسان نیاز دارند. همۀ سازمان‌ها به هر سه نوع مدیریت فرآیند کسب و کارها نیاز دارند که به شرح زیر هستند:
در یک مدیریت فرآیند سند محور، کل فرآیند با یک سند خاص در هسته اصلی آن ساخته می‌شود. هدف از این فرآیند، ارسال سند به چندین تأیید کننده در گردش کار و تأیید آن است. سند محور بودن مدیریت فرآیندها، نیاز به ارسال اسناد از طریق پست را کاهش می‌دهد. شما می‌توانید به از بین رفتن سند در میان بسیاری از پرونده‌ها جلوگیری کنید.
فرآیند تصویب بودجه، نوعی مدیریت فرآیند کسب و کار سند محور است. کاربر یک فرم را با تمام جزئیات مربوط به درخواست بودجه پر کرده و آن را برای فرد بعدی در گردش کار ارسال می‌کند. بر اساس مبلغ درخواستی، موارد موجود در بودجه یا هر شرط دیگری، فرآیند تأیید به مرجع تعیین شده اختصاص می‌یابد.
در یک فرایند انسان محور، بیشتر کارهای سنگین توسط انسان انجام می‌شود. تصمیمات توسط انسان‌ها گرفته می‌شوند تا آنها تصمیم بگیرند که پس از هر مرحله از روند، چه اتفاقی بیفتد. اتوماسیون در اینجا محدود است! یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار انسان محور، به عنوان سیستمی «انسان دوستانه» طراحی شده است. این یک رابط بصری برای کمک به کارکنان در درک روند کار و مدیریت راحت آن است. شما باید توجه بیشتری به فرآیندهای انسان محور داشته باشید زیرا آنها مستقیماً بر کارکنان و مشتریان تأثیر می‌گذارند.
بهترین نمونه از مدیریت فرآیندهای انسان محور، فرایند استخدام در سازمان است. یک مدیر بخش به یک فرد نیاز دارد و از مدیر خود برای استخدام او درخواست می‌کند. مدیر درخواست را بررسی کرده و آن را به بخش منابع انسانی منتقل می‌کند. یک مدیر منابع انسانی بر اساس معیارهای از پیش تعیین شده شروع به غربالگری نامزدهای شغلی می‌کند.
در یک فرآیند ادغام محور، تمرکز بر ایجاد یک جریان روان از داده‌ها بین شبکه ابزارهای نرم افزاری است. این مرکز عمدتاً حول یکپارچه سازی سیستم‌های نرم افزاری مختلف انجام می‌شود. مجموعه‌ای خودکار و یکپارچه از ابزارها به معنای کار انسانی کمتر و بهره وری بیشتر است.
متداول‌ترین نمونه فرآیند یکپارچه سازی مرکزی، سیستم به کار رفته در بازاریابی و فروش است. فروش یک محصول به یک بخش بازاریابی قوی نیاز دارد. یک کمپین بازاریابی در یک ابزار مارکتینگ آغاز می‌شود و سپس منبع در یک ابزار تجزیه و تحلیل ردیابی شده و در سی آر اِم (CRM) با اطلاعات دقیق ذخیره می‌شود. تیم فروش از این اطلاعات برای جذب سرنخ و تبدیل آنها به مشتری استفاده می‌کند.
مدیریت فرآیندها در یک دنباله از مراحل، تشکیل یک چرخه عمر را می‌دهند. نحوه کارکرد چرخه عمر به شرح زیر است:
www.GazelleCG.com
