(قسمت اول، گزارش ضخیم)
محمد فاضلي – عضو هيئت علمي دانشگاه شهيد بهشتي
گيج کردن با گزارش ضخيم
يکي از راه‌هايي که کارمندان، کارشناسان و مديران دولتي آگاهانه يا از سر ناآگاهي براي گيج، خنثي و فلج مغزي کردن مقامات ارشد به‌کار مي‌گيرند، نوشتن گزارش‌هاي حجيم، قطور، مملو از متن و با ضخامت است.
پرونده‌های بسياري روي ميز مقامات اداري ارشد (احتمالاً نودونه درصد آن‌ها) وجود دارد که در کنار زماني که براي جلسات، رفت و آمد بين جلسات در شهر و ارتباطات سياسي صرف مي‌کنند، سبب مي‌شود هرگز فرصتي براي خواندن زياد و صرف کردن وقت بسيار براي متون ضخيم و حجيم نداشته باشند.
شما با آگاهي از اين موضوع مي‌توانيد براي هر بار که خواستيد موضوع مهمي را گزارش کنيد، يک گزارش ضخيم و تا حد ممکن پرابهام، داراي زبان مغشوش و در هم ريخته محتوايي، اما شکيل براي مقام ارشد ارسال کنيد. او فرصت خواندن ندارد و ذهن درگير هزاران مسأله‌اش پردازش نمی‌کند.
مقامات ارشد در مقابل چنين گزارش‌هايي چند سناريو دارند. فکر مي‌کنند تخصصي‌تر از آن است که بفهمند، مثل بقيه گزارش‌هاي اداري مزخرف است يا مطلب آن‌قدر مهم است که بايد به يک بخش تخصصي ارجاع کرد. سرنوشت غالب اين گونه گزارش‌ها، ارجاع به سلسله مراتب اداري است. شما در اين لحظه موفق شده‌ايد.
گزارش ارجاع‌شده، در سلسله مراتب مي‌چرخد، هر کارمند و کارشناسي آن‌را به بغلي ارجاع مي‌دهد (بازي بغلي بگير اپيزودهاي طنز مهران مديري را به ياد بياوريد) و در نهايت به احتمال بسيار زياد شما گزارش داده‌ايد، کلي چرخيده است و اتفاقي هم نمي‌افتد.
بهبودهاي کوچک عليه گزارش‌هاي ضخيم
اگر مدير و مقام ارشد هستيد، براي اين‌که نگذاريد کارشناسان و مديران‌تان شما را سرکار بگذارند و زمان‌تان را بدزدند، مي‌توانيد از روش‌هاي زير استفاده کنيد:
⭕ براي زيردستان خود مشخص کنيد که گزارش‌ها و نامه‌هايي با حداکثر چند صفحه/کلمه را مي‌خوانيد.
⭕ گزارش‌هاي ضخيم‌تر از حد مشخص شده را صرفاً با گزارش خلاصه‌شده بپذيريد.
⭕ معياري براي خلاصه‌سازي مشخص کنيد و براي مثال هر پنجاه صفحه گزارش مي‌تواند در يک صفحه خلاصه و ارسال شود.
⭕ مشخص کنيد که گزارش بايد خيلي صريح و روشن باشد و به تصميم‌گيري کمک کند. هدف از ارسال گزارش بايد به دقت مشخص شده باشد.
⭕ ارسال کننده گزارش‌هاي ضخيمي را که به تصميم‌گيري کمک نمي‌کنند، ابهام را افزايش مي‌دهند و به دليل فرصت نداشتن براي مطالعه (نه انجام کار تخصصي روي آن) بايد به سلسله مراتب ارجاع دهيد، توبيخ و تنبيه کنيد.
⭕ آدم‌هاي متخصصي در هر سازمان لازم است که خلاصه کردن متون را بدانند. اين‌ها کارمندان اداري ساده وامانده از همه جا نيستند، بلکه احتمالاً متخصص‌ترين، دست به قلم‌ترين و فهيم‌ترين کارکنان سازمان هستند که قادرند زمان شما را از دست «دزدان زمان» نجات دهند.
سخن آخر
اگر مقام و مدير ارشدي هستيد که روي ميزتان پر از گزارش‌هاي ضخيمي است که فرصت نداريد آن‌ها را بخوانيد و به سلسله مراتب ارجاع مي‌دهيد و به تصميم‌گيري شما کمک نمي‌کنند، «دزدان زمان» در حال بر باد دادن عمرتان هستند.
پی‌نوشت
حل مشکلات نظام اداري براي تقويت ظرفيت حکومت ضروري است. من از آن‌جا که به بهبودهاي کوچک باور دارم، تلاش مي‌کنم در مجموعه‌اي از يادداشت‌ها شماري از مشکلات و راهکارهاي پيشنهادي براي بهبود را طرح کنم. اين متون شايد براي انديشيدن بيشتر به وضعيت نظام حکمراني کمک کنند.
