وبینار در واقع برگزاری یک سمینار تحت وب به صورت آنلاین می باشد (Web + Seminar = Webinar). وبینار توسط یک میزبان (خود شخص ارائه دهنده ویا یک طرف سوم به عنوان میزبان و مهیا کننده بستر) ارائه می شود، یک نفر موضوع مدنظر خود را طرح و تعدادی شنونده ویا مشارکت کننده نیز در آن حضور دارند. موضوع ارائه شده می تواند در قالب یک سخنرانی، کارگاه ویا دستورالعمل های آموزشی، جلسات پرسش و پاسخ برگزار شود.
افراد می توانند با استفاده از کامپیوترهای شخصی و تلفن های هوشند خود، در هر مکان و زمانی که باشند، در این وبینارها حضور به هم برسانند.
با توجه به رونق روزافزون وبینارها برای برگزاری دوره های آموزشی در ایران، به نظر مرور برخی نکات جهت برگزاری یک وبینار موثر می تواند مفید باشد.
طی فرصتی که در این مدت دست داد، مقداری با وبینارها بیشتر آشنا شدم و بعد از برگزاری یک وبینار و شرکت در چند وبینار دیگر نکاتی به نظرم رسید که خوب است به اشتراک بگذارم.
به نظرم برای برگزاری یک وبینار باید ۴ فاکتور مهم را مدنظر داشت و عامل های تاثیرگذار بر هر یک را لیست و تک تک بررسی کرد تا مراحل مقدماتی پیش از برگزاری، شروع وبینار و حتی اتمام وبینار به خوبی طی شوند و ما یک وبینار بسیار خوب را برگزار کنیم.
چند فاکتور زیر را مدنظر داشته باشید تا بیشتر راجع به هریک صحبت کنیم:
پیش از هر چیزی، نرم افزاری را که برای برگزاری وبینار خود انتخاب می کنید خوب مطالعه و بررسی کنید.
پیش از شروع جلسه اصلی، از دوستان یا همکاران خود درخواست کنید تا در یک جلسه آزمایشی حضور داشته باشند و شما ارائه اولیه خود را در حد ۵ یا ۱۰ دقیقه برگزار کنید تا مشکلات احتمالی که ممکن است با آن ها برخورد کنید را یک بار مرور کنید. از این زمان حتما مقداری برای شروع، مقداری برای سوال و پرسش و مقداری برای اختتام مدنظر قرار دهید. ممکن است همه چی در شروع خوب باشد اما در اختتام یا در حین پرسش و پاسخ های شرکت کنندگان به مشکل برخورید.
یک بار به تنهایی وارد نرم افزار خود شوید و امکانات مختلف آن را بررسی کنید. در این مواقع بهتر است کودک درون خود را آزاد کنید و هرچیزی را که می بینید یکبار حداقل دستکاری کنید و نتایج را ببینید. ممکن است برخی از امکانات در حضور شرکت کنندگان صرفا عملکرد داشته باشند. برای همین این کار را با حضور آزمایشی دوستان و همکاران خود نیز امتحان کنید. برای مثال دانستن این موارد مهم است:
نرم افزارهای مختلف برگزاری وبینار کدامند و هریک چه امکاناتی دارند؟ کدام یک برای من مناسب است؟ برای مثال در مدیران ایران از نرم افزار Zoom که بر روی پلتفرم های مختلف نظیر موبایل و دسکتاپ با سیستم عامل های مختلف قابل نصب است استفاده می شود (لینک دانلود نرم افزار). همچنین پکیج Adobe Connect نیز از دیگر نرم افزارهای ارائه دهنده خدمات وبینار تحت وب می باشد که برخی توسعه دهندگان داخلی (نظیر ای سمینار) خدمات مرتبط را برای شما ارائه می دهند.
چگونه صدا و تصویر شرکت کنندگان را کنترل کنیم: برای مشارکت دادن میان ارائه حضار و در عین حال جلوگیری از تداخل صداها در حین ارائه، حتما بررسی کنید که این اجازه ها چطور کنترل می شوند.
چکونه میزبان برنامه را تغییر دهیم: ممکن است میزبان شما باشید اما سخنران یک نفر دیگر. در این موارد دانستن چگونگی تفویذ اختیارات بسیار مهم است.
به چه صورت می توان امکانات اشتراک گذاری را استفاده و اجرا کرد؟ ممکن است در حین ارائه نیاز داشته باشید تا از تصویر خود به فایل ارائه بروید. ویا دستورالعملی را در تلفن همراه خود به حضار نشان دهید. ویا تصویر و فایل ارائه را به طور همزمان داشته باشید. حتی ممکن است نیاز باشد به یکی از شرکت کنندگان امکان اشتراک گذاری دهید.
به چه صورت می توان چت کرد؟ چت کردن و دنبال کردن بحث ها یکی از موارد کلیدی در وبینار است. حتما امکانات مرتبط با آن را بررسی کنید.
امکانات نرم افزار در اشتراک دادن شرکت کنندگان چیست؟ اینکه به چه طریق می توانید اختیارات شرکت کنندگان را محدود ویا کنترل کنید بسیار حائز اهمیت است.
نرم افزار در مرورگرهای مختلف (کروم، موزیلا، اکسپلورر و …) به چه شکل عمل می کند؟ ممکن است شما با مرورگر خود همه مراحل را به خوبی طی کنید، اما نرم افزار شما در مرورگرهای دیگر پاسخگو نباشد و شرکت کنندگان دچار مشکل شوند.
در سیستم عامل های مختلف (ویندوز، مکنتاش، لینوکس و …) چطور؟ تکثر پلتفرم ها و کانال های دسترسی به بسترهای آنلاین، لزوم بررسی تک تک این کانال ها را بسیار زیاد می کند.
نرم افزار مورد استفاده در چه سرعت اینترنتی پاسخگو می باشد؟ سرعت پاسخگویی نرم افزار خود را حتما پیش از ارائه تحت شرایط مختلف چک کنید. اگر سرعت اینترنت شما پایین است ببینید به چه صورت می توانید ارائه بهتری داشته باشید. برای مثال قطع تصویر چهره، به هنگام به اشتراک گذرای فایل ارائه و شروع سخنرانی، در بهبود سرعت وبینار در سرعت های پایین اینترنت بسیار کلیدی است.
استفاده همزمان تصویر و صدا به همراه اشتراک گذاری فایل ارائه، چقدر از سرعت می کاهد؟ این کار را بهتر است با حضور همکاران خود نیز تست کنید، چون با ورود افراد طبق تجربه ای که داشتم، مشکل سرعت اینترنت بیشتر نمایان می شود و ممکن است در یک ارائه آزمایشی که به تنهایی یا تعداد کمی از همکاران داشته باشید، این مشکل آنچنان نمایان نشود.
مراحل نصب، راه اندازی و ورود به جلسه وبینار را تک به تک با حوصله طی کرده و یادداشت برداری کنید تا برای شرکت کنندگان نیز ارسال کنید. ممکن است تنها به خاطر عدم آشنایی با طریقه نصب ویا راه اندازی نرم افزار وبینار، تعداداز شرکت کنندگان نتوانند در وبینار حضور یابند.
لینک دانلود وبینار و شرکت در جلسه وبینار خود را پیشاپیش برای شرکت کنندگان بفرستید و از آن ها بخواهید تا مراحل مدنظر را طی کنند و در صورت بروز مشکل اطلاع دهند تا به آن ها کمک کنید. در هنگام برگزاری وبینار، زمان زیادی برای رفع مشکل شرکت کنندگان نخواهید داشت.
در نهایت ذکر این نکته می تواند مفید باشد که اگر شما سخنران مدعو هستید و بستر وبینار توسط یک میزبان دیگر ارائه می شود، بخش قابل توجهی از بار برگزاری وبینار از دوش شما برداشته می شود و می توانید با رعایت نکاتی که میزبان به شما می گوید دوره ی خود را برگزار کنید و باقی مسائل را به عهده او بگذارید.
شما چه نکاتی از تجربیات مفید خود در برگزاری وبینار دارید که با ما به اشتراک بگذارید؟
