معجزه نرم افزار BPMS برای سازمان ها چیست؟

واژه BPMS مخفف عبارت Business Process Management Software، به معنای نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار است که گاهی اوقات این عبارت Business Process Management Suite نیز به جای آن به کار می‎رود. وظیفه BPMS این است که به سازمان شما کمک می‎کند تا با کمک مدلسازی، تجزیه و تحلیل فرایندها و مکانیزاسیون آن‌ها بتوانید فرآیندهای کسب و کار خود را بهبود ببخشید.

مراحل عمده در نرم افزار BPMS عبارتند از:

1.طراحی مدل فرایند: بطور گرافیکی و برمبنای استاندارد BPMN2.0 فرایند انجام را مدل کنید.

2. ایجاد فیلدهای موردنیاز در فرم­ها: شبیه نرم­افزار Accessبه سادگی، مدل ذخیره سازی اطلاعات را تعریف کنید.

3. ساخت فرم­های بصورت درگ و دراپ: بر اساس مدل داده ایجاد شده در مرحله قبل، فرم­ها را طراحی می­کنیم.

4. طراحی قوانین تجاری: باز هم با درگ و دراپ قوانین و شروط فرایند را مشخص می­کنیم.

5.تعریف کاربران و مجریان فرایند: هر فعالیت از فرایند را به یک کاربر یا گروه کاربری اختصاص خواهیم داد.

6. یکپارچه سازی فرایند با سایر فرایندها و سیستم­ها: در بخش هم می­توان فرایند را با سایر فرایندها و سیستم­های قبلی سازمان یکپارچه نمود.

7. اجرای فرایند: هم اکنون و در زمان بسیار کوتاهی، فرایند ساخته شده قابل اجرا خواهد بود.

با کمک نرم افزار bpms شما می توانید فرایندها را تجزیه و تحلیل و اندازه گیری و تحت کنترل خود را درآورید به بهبود مستمر فرآیندها بپردازید.

نرم افزار BPMS فرمت جدید و پیشرفته ای را به ارمغان آورده است که iBPMS نامیده می‎شود (i به جای کلمه intelligent یا "هوشمند" است)،. این فرمت از مفاهیم زمان واقعی (real time) و هوش عملیاتی استفاده می‎کند تا یکپارچگی فرآیندهای کسب و کار را بهبود بخشد.

چرا بهتر است سازمان ها یک نرم افزار BPMS برای خود انتخاب کنند؟

اجرای فرایندها در حالت های غیرمکانیزه مشکلات زیادی را برای سازمان ها به همراه خواهد داشت که برای از مهم­ترین آنها عبارتند از:

• امکان وقوع خطای انسانی وجود دارد
• اجرای فرایندها کند و پرهزینه است
• سرعت اعمال تغییرات و بهبود در فرایندها پایین است
• استخراج زمان و هزینه انجام فرایندها تقریباً غیرممکن است
• امکان کنترل عملکرد افراد مشکل است
• تهیه گزارشات در لحظه امکانپذیر نیست

ü و…

یکی از بهترین روش­های حل مشکلات فوق الکترونیکی نمودن فرایندها است

از سوی دیگر در دنیای فوق العاده رقابتی امروز و با در نظر گرفتن پیشترفت تکنولوژی ها و تاثیر ITبر کسب وکارها ضروری و لازم است هر کسب و کاری بدون در نظر گرفتن اندازه، برای داشتن سهمی حداقل مساوی با رقبای خود، تلاشی متفاوتو اثرگذار داشته باشد تا بتواند در بازار باقی مانده و رشد کند.

اما تمرین و تکرار فرآیندهای دستی و سنتی توسط کسب وکارهای به دور از این موضوع باعث می‎شود صاحبان کسب و کار زمان با ارزش خود را تلف کرده و پول زیادی را برای عناصر بی فایده کسب و کار، به هدر دهند.

از سویی مکانیزه کردن فرایندها با روش­های برنامه­نویسی به دلیل کند و پر هزینه بودن این روش­ها سخت و دشوار است. معمولاً و در روش­های معمول برای این هدف یعنی الکترونیکی کردن گردش کارها و فعالیت­های سازمانی، دو تیم مختلف درگیر کار خواهند شد. تیم اول اقدام به تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم مورد نظر نموده و نمودارهایی را تهیه و در اختیار تیم بعدی که برنامه­نویسان هستند قرار خواهد داد. برنامه­نویسان نیز بر اساس مستندات دریافتی اقدام به کدنویسی خواهد کرد. حال نکته اصلی اینجاست که اینکار یعنی برنامه­نویسی زمانبر بوده و بعضاً مشاهده شده است که برنامه­نویسان مشغول کدنویسی هستند که فرایندهای سازمان تغییرکرده و دوباره­کاری­های زیادی را تحمیل خواهد نمود. بعضاً این تغییرات به حدی بالاست که کل پروژه را تحت الشعاع قرار داده و ارزش کارهای قبلی که انجام شده است را به کلی از بین خواهد برد.

عوامل مختلفی در این تغییرات یعنی تغییرات کسب و کار و فرایندهای سازمانی دخیل هستند که برخی از مهم­ترین آنها به قرار زیر است:

• تغییر قوانین و اسناد بالادستی
• تغییر مدیران
• نوسانات نرخ ارز
• اعمال یا برداشته شدن تحریم ها
• اعمال تغییرات و بهبودهای سازمانی و فرایندی
• و...

به عنوان جمع­بندی می­توان اشاره کرد که باید فرایندهای سازمان را مکانیزه نماییم و مکانیزه کردن این فرایندها از طریق روش­هایی مثل برنامه­نویسی امری زمانبر است. از طرفی بسیاری از فرایندهای ما به دلایلی که ذکر شد دچار تغییر می­شوند. پس اگر بخواهیم زمان زیادی بابت مکانیزه کردن فرایندهایی که دچار تغییرات خواهند شد صرف نماییم، منطقی نخواهد بود. در نتیجه بکارگیری نرم­افزارهای BPMS به عنوان زیرساخت نرم­افزاری که فرایندها را با حداقل کدنویسی به برنامه و نرم­افزار تبدیل می­کنند کاملاً ضروری است.

اینجا زمانی است که صحبت از نرم افزار BPMS به میان می‎آید.

سیستم های اتوماسیون اداری از سخت افزارها و همچنین از راه حل های نرم افزاری استفاده می کنند تا بتوانند بار کاری را کاهش دهند. اتوماسیون اداری به بهینه سازی یا اتوماسیون رویه های موجود در دفاتر کمک می کند، اما می‌بایست پیش از آغاز خودکارسازی، معایب اتوماسیون اداری را نیز در نظر داشت. گاهی ممکن است اتوماسیون فقط شامل فعال کردن یکسری از گزینه‌ها درون همان نرم افزاری هایی باشند که قبلاً در اختیار داشتید. فرضا در ایمیل خود، فیلتری پیدا خواهید کرد که به شما کمک می کند تا تمامی پیام های دریافت شده را در پوشه هایی مناسب مرتب کنید. یا حتی می توانید آنها را برای سایر کارمندانی که پاسخی هم به آنها نخواهند داد، ارسال نمایید.

پیاده سازی نرم افزار BPMS مزایای بسیاری را به ارمغان می آورد که مهمترین آنها افزایش هوش عملیاتی و چابکی سازمان است.

افزایش هوش عملیاتی: نرم افزار BPMS به بهبود بهره وری فرآیندهای کسب و کار شما کمک می‎کند. این امر از طریق کاهش کارهای تکراری و خسته کننده که معمولا به طور ناخواسته اتفاق می‎افتند، انجام می‎شود. همچنین نرم افزار BPMS بینش و درک واضحی در رابطه با گلوگاه‏های هر فرآیند فراهم می‎کند. یه این ترتیب به شما امکان می دهد تصمیمات آگاهانه ای برای از بین بردن آنها بگیرید و بنابراین عملیات را هوشمندانه هدایت کنید.

چابکی سازمانی: انعطاف پذیر نبودن فرآیندهای کسب و کار باعث می‎شوند سازمان شما در اقیانوس رقابت با دیگر شرکتها غرق شود. چابکی سازمانی، یک عامل اصلی است که به بقای هر کسب و کاری کمک می‎کند. اگر سازمان شما نتواند همزمان با تغییرات تقاضا به سرعت تغییر کند، حتی مشتریان بزرگ شما نیز به سوی رقبای شما خواهند رفت.

استفاده از نرم افزار BPMS به شما کمک می‎کند تا به سرعت تغییر کرده و بدون هیچ مشکلی بتوانید مشتریان بهتری را جذب کنید.

تمام نرم افزار BPMS ها باید حداقلی از ویژگی‎های زیر را دارا باشند:

1. نقشه برداری فرآیند (process mapping) : وجود یک رابط یا زبان نشانه برای تشریح فرآیند که منظور پشتیبانی از زبان استاندارد BPMN 2.0 است.

2. موتور فرآیند: یک موتور که جریان اطلاعات در مراجل فرایندی را از کاری به کار دیگر کنترل و فرماندهی می‎کند.

3. امکان اعمال WIZARD قوانین کسب و کار : توانایی اضافه کردن قوانین کسب و کار یعنی برای تغییر جریان اطلاعات را بسته به شرایط خاص داشته باشد.

4. طراحی فرم: مکانی برای طراحی مکانیزم ورودی تا بتوان داده‎ها را ذخیره‎سازی نموده و نمایش داد. این محیط نیز باید به طور drag & drop باشد و تقریبا نیاز به کد نویسی نداشته باشد.

5. قابلیت ادغام و یکپارچگی با سایر سیستم ها: تقریبا تمام فرآیندها باید بتوانند اطلاعات را با سایر نرم افزارها و سیستم های دیگری که ممکن است در درون کسب وکار یا بیرون از آن باشند و مورد نیاز ما هستند، به اشتراک بگذارند.

به غیر از این ویژگیها، گزینه‎های زیادی برای نرم افزار BPMS وجود دارد. در اینجا فقط به برخی از پارامترها اشاره شده است که بهتر است برای انتخاب گزینه‎های مختلف از آنها آگاه باشید.

نحوه اجرای موفق نرم افزار BPMS با استفاده از یک چک لیست 10 موردی

موفقیت در بهره‎گیری از BPM تنها با انتخاب نرم افزار مناسب برای سازمان شما پایان نمی یابد. اینجا در واقع یک نقطه شروع است. عامل اصلی که بر میزان موفقیت یک نوآوری در مدیریت فرآیند تاثیر می‎گذارد، پیاده سازی آن است.

در اینجا 10 نکته آمده است که قبل از اجرای نرم افزار BPMS باید چک کنید:

· انتخاب پلت فرم

· انتخاب فرآیند

· شناسایی مالک فرآیند

· تنظیم معیارها

· دیاگرام گردش کار

· شامل بودن همه ذینفعان

· هدایت جریان کار BPM

· ادغام آسان

· آموزش کاربران

· اندازه‎گیری و بهینه سازی

برخی اصطلاحات در رابطه با نرم‎افزارهای BPM وجود دارد که در ادامه توضیحاتی درباره آنها ارائه شده است.

حال گام بعدی چیست؟

اگر هنوز برای سازمان خود یک نرم افزار BPMS انتخاب نکرده اید، وقت آن است که این کار را انجام دهید. انتخاب درست یک نرم افزار مدیریت فرآیند، تصمیم گیری مهمی برای هر شرکتی است که می‎خواهد فرآیندهای خود را چه از لحاظ وظایف افراد و چه از لحاظ کارهای سیستمی ساده‎سازی نماید. اطمینان حاصل کنید که پلت فرمی را انتخاب می‎کنید که با نیازهای شما منطبق باشد و شرکت شما آمادگی پذیرش آن را داشته باشد.

کدام BPMS؟

در ادامه قصد نداریم BPMSهای مختلف و شاخص های انتخاب را معرفی کنیم بلکه می خواهیم تنها BPMSرا که در ایران قابل استفاده است و در لیست گارنتر (معتبرترین موسسه رتبه بندی نرم افزار BPMS ) قرار دارد را به شما معرفی کنیم. این نرم افزار BPMS، نرم افزار BIZAGI است:

انواع محیط ها در نرم افزار BIZAGI

محیط Develop:

به ازای این محیط یک پروژه داریم.

محیطی که تمامی کار روی آن انجام میگیرد، شما تنها در این محیط قادر به تعریف فرآیندتان، فرم ها ، دیتا مدل و.... هستید.

محیط Test:

به ازای این محیط نیز پروژه ای در سرور ایجاد میشود. این محیط در مرحله 7 توسط خود برنامه تولید میشود و فقط یک دیتابیس از پروژه تحت عنوان Test جهت مقایسه ایجاد میشود.

محیط Production:

این محیط روی سرور اصلی وجود دارد و شما تنها قادر به تغییر برخی عوامل از جمله تغییر در دسترسی کوئری فرم ها دراین محیط هستید و این محیط جهت ویرایش فرم ها و فرآیندها هیچ امکانی به شما ارائه نمیدهد.

انواع فرمها در نرم افزار BIZAGI

Activity Form

این نوع فرم بر روی هر Task یا همان Activity تعریف میشود.

Nested Forms

این نوع فرم هم میتواند از طریق موجودیت(Entity )ساخته شود هم از طریق فعالیت(Activity )که درآن استفاده شده است. مثال: برای موجودیت مشتری می توانیم یک فرم تعریف کنیم و در تمامی فرم های فرایند از آن استفاده کنیم

Add and Edit forms in a table

این نوع فرم میتواند روی Activity From و یا رویCollection Entity ساخته شود و میتواند هر جایی که این Collection بعنوان یک جدول باشد مورد استفاده مجدد قرار بگیرد.

Search From

این فرم توسط Search Controlروی Activity From و یا Entity From، ایجاد میشود.

Forms to Manage Parameter Entities

این نوع فرم هنگام ساخت Data Model با زدن گزینه Manage روی Entityکه به صورت Parameter تعریف شده است قابل نمایش و ویرایش در Work Portal میباشد.این فرم قابل استفاده مجدد نمیباشد.

Query Forms

این نوع فرم بعنوان یک فرم جستجوی پیشرفته استفاده میشود و یک منو مستقل در محیط کاری پورتال دارد که کاربر نهایی به آن میتواند دسترسی داشته باشد و عملیات جستجو فرآیندها را با این فرم انجام میدهد.

Global and Summary Forms

این فرم برای فرآیندهایی که در آن هیچ وظیفه در دست اقدامی برای کاربر وجود نداشته باشد نمایش داده میشود.

Entity From

این نوع فرم قابل استفاده مجدد در چندین فرم از یک فرآیند و یا حتی در فرآیند های دیگر که از همین Entity استفاده کردند، میباشد. این فرم ها بعنوان Reusable Forms نیز شناخته میشوند .

وقتی شما به یک فرم قابل استفاده مجدد نیاز دارسید دو راه برای ساخت آن وجود دارد:

1. از اولین فرمی(Activity From)

2. از طریق Entity

گزارشات در نرم افزار BIZAGI

برخی از مهمترین گزارشات بیزاجی:

مجموعه ای کامل از شاخص‌های عملکرد را برای تحلیل وقایع فعلی و وقایعی که قبلا اتفاق افتاده

1. نظارت بلافاصله بر عملکرد کسب و کار

2. مشخص شدن کارهای انجام شده و عقب افتاده

3. پیش بینی و شناسایی مشکلات و تخصیص مجدد کارها

4. تعیین تعداد فرایندهای در حال اجرا و وضعیت هر یک از نظر بار کاری

5. شناسایی مدت زمان انجام هر کار به صورت دقیق

6.گزارش گیری BAM: نظارت بر فعالیت‌های کسب و کار از طریق ارائه اطلاعات گرافیکی

7. تحلیل Analytics (تجزیه و تحلیل): اطلاعات گرافیکی در مورد عملکرد فرآیندها

8. سنسورها: از شاخص‌های مدیریتی برای بهینه سازی عملکرد فرآیندهای کسب و کار

9. گزارش My Reports : اجازه دسترسی به گزارش‌های ذخیره شده

در ادامه به برخی از قابلیت ‌های جدید افزوده شده به نسخه 2019 نرم افزار Bizagi اشاره خواهیمم داشت.

1. امکان ویرایش فرایندها در محیط کاربری

2. شمسی سازی کلیه بخش های نرم افزار و قبالیت استفادده دو تقویم

3. قابليت چت:

4. قابليت احراز هويت چندگانه (که به سه روش)

5. تعريف ربات با RPAتسک

6.قابلیت CLAEN UP اطلاعات اضافي

7. خطايابي در EXPERSIONها و شناسايي خطاهاي کد به صورت آنلاين

8. قابليت snapshot،

9. اشتراک گذاری کدها و اطلاعات

10. ........