معمولا 50 درصد ساعاتی که در جلسات سپری می شوند مفید نیستند، 73 درصد افراد هم اعتراف کردند که در جلسات معمولا مشغول کار های دیگری هستند، 90 درصد گفتند که ما خیال پردازی میکنیم، و حدودا 65درصد هم گفتند که جلسات آنها را از کار و تمرکز عمیق بازمی‌دارد.
آیا جلسات همینقدر باید بد باشند؟
جلسات به دلایلی به وجود آمدند، اعم از تعامل چهره به چهره برای تصمیمات بهتر در محل کار، اما مشکلی که وجود دارد این است که جلسات با گذشت زمان هنوز تکامل پیدا نکردند، با اینکه ما هوش مصنوعی را برای آینده کاریمان آماده میکنیم، اما همچنان به روش سنتی پدربزرگ‌هایمان برای برگزاری جلساتمان اعتماد داریم. البته تحقیقات نشان داده‌اند که به جای اینکه زمانمان را برای جلساتمان بهینه سازی بکنیم و زمان کافی برای کار و فعالیت عمیق داشته باشیم، اینطور نبوده و میانگین زمانی برای جلسات هفتگی از 10 ساعت در سال 1960 به 23 ساعت در الان رسیده.
در ادامه سه روش برای بهبود جلسات معرفی شده است:
1. تصمیم بگیرید که آیا واقعا به جلسه نیاز دارید؟
اولین پله برای بهبود کیفیت جلسات این است که تصمیم بگیرید آیا واقعا نیازی به جلسه دارید یا خیر.
دلیل اینکه ما جلسات بد زیادی داریم این است که این جلسات میتوانستند فقط یک ایمیل، یا داکیومنت یا یک فرم گوگل یا حتی یک نظرسنجی لایو باشد. اگر از این فناوری های نوین استفاده کنیم متوجه میشویم که بجای اینکه جریان کلی کار را با جلسه بهم بزنیم بهتر است از روش های دیگری برای آپدیت وضعیت استفاده کنیم. پس قبل از اینکه گوگل اینوایت رو ارسال بکنید بهتر است که درباره نیازتان به آن جلسه فکر کنید و در عوض از روش‌های خلاقانه دیگری برای رسیدن به هدفتان استفاده کنید.
2. هدف و محدودیت های جلسه را به وضوح تنظیم کنید و با افراد ارتباط بگیرید.
زمانیکه تصمیم گرفتید جلسه‌ای واقعا ضرورت دارد، کمی زمان بگذارید تا اهداف جلسه را شفاف‌سازی کنید، با اینکه بسیاری از شرکت ها به روندِ تنظیم دستورجلسه پایبند هستند، اما همچنان این عدم شفاف‌سازی باعث می‌شود که بحث از مسیر خود خارج شود.
اینکه به شرکت کنندگان گایدلاین‌های واضح و نتایج مورد انتظار را ارائه دهید باعث می‌شود تا آنها با آمادگی و ذهنیت مناسب در جلسه حضور پیدا کنند.
فرمول جلسه‌ای برای کمک به تنظیم دستورجلسه های واضح وجود دارد که شامل (هدف، دستورجلسه، محدودیت ها، تصمیم‌گیری ) است و به شما کمک می‌کند تا انتظاراتتان را مدیریت کنید.
به آنچیزی که می‌خواهید در پایان جلسه به آن برسیدفکر کنید و آن را در یک خط به این شکل خلاصه کنید: "در پایان این جلسه می‌خواهم که گروه ... "
تا زمانیکه به یک دلیل واضح برای اینکه چرا درخواست تشکیل جلسه را دارید نرسیدید، آزادانه دوباره و دوباره بنویسید تا به یک دلیل واضح برسید، در اینصورت شما می‌توانید گروه را برای دستیابی به نتیجه بهتر راهنمایی کنید.
تمرین کنید که حتما یک دستورجلسه خوب بنویسید. با در دست داشتن دستورجلسه و فکر کردن به اینکه در پایان جلسه باید به چه سوالاتی پاسخ داده‌شود، شما همچنان می‌توانید به این قضیه پی ببرید که افراد حاضر در جلسه باید چه کسانی باشند، چه زمانی می‌توانید به جلسه خاتمه دهید و همچنین جلسه موفقیت‌آمیز بوده یا خیر؟
شما باید بدانید چه مسئله‌ای را باید از جلسه حذف کنید، این موضوع به اندازه ی اینکه بدانید جلسه باید شامل چه‌چیزهایی باشد، اهمیت دارد.
مباحث مطرح شده در جلسه حتما باید موردپیگیری قرار بگیرند، چون موضوعاتی به‌آسانی وارد بحث می‌شوند که ارزش پایینی دارند.
حتما ضرب‌المثلِ "آشپز که دو تا شد، آش یا شور می‌شود یا بی‌نمک" را شنیده‌اید، وجودِ افراد زیاد بر سر میز باعث مختل شدن تصمیم‌گیری و هدف می‌شود. جدول زیر تعداد مناسب افراد بسته به نوع جلسه را مشخص می‌کند.
بهترین ملاقات‌ها، کوتاه‌ترین هستند؛ چرا؟
اگر برای جلسه‌ای دوساعت زمان درنظر گرفته‌اید، پس بهتر است باور کنید که فقط دو ساعت زمان دارید، توهم داشتن زمان بیشتر، باعث می‌شود تا حرف‌های بیهوده به میان بیایند، برای این حرف‌ها بعد و یا قبل از جلسه می‌توانید وقت بگذارید.
قبل از جلسه فکر کنید جلسه‌ای که تنظیم کرده‌اید چقدر زمان نیاز دارد و فقط زمان محاسبه شده را به آن اختصاص دهید، و اطلاعات کافی را به همه ارائه دهید تا همه از قبل آماده شوند.
اگر در نظر دارید که در پایان یک جلسه به نتیجه ای برسید، یا تصمیمی بگیرید، باید زودتر از شروع جلسه، این موضوع را به اشتراک بگذارید، این موضوع باید ستاره شمالی جلسه شما باشد.
3. یک بحث ساختاریافته را با هدف و نیت مشخص هدایت کنید.
چارچوب GROW در سال 1980 برای کوچینگ طراحی شد؛ که برای ارائه ساختار برای جلسات و هدایت بحث های سازماندهی شده بسیار عالی هست.
کلمه ی Grow مخفف عبارات زیر است:
Goal - Reality - Options - Way forward
هدف جلسه را در ابتدا مشخص کنید؛ بسته به نوع جلسه، هدف می تواند موضوع و مقصودی برای بحث و بررسی باشد.
هنگام تعیین هدف برای خاص بودنش تا حد امکان از اصل SMART استفاده کنید :
مشخص : Specific
قابل اندازه گیری : Measurable
قابل پیگیری : Actionable
واقع بینانه : Realistic
زمان بندی مشخص : Time-specific
همچنین باید از سوالاتی که در دستورجلسه نوشتید برای تعیین هدف جلسه استفاده کنید.
سپس بحث خود را بر اساس واقعیتی که با آن روبرو هستید، پایه گذاری کنید.
تمام گزینه هایی را که در آن برهه در دسترس دارید کاوش کنید. از سوالات برای کمک به افرادی که در جلسه هستند کمک بگیرید تا گزینه های مختلف در دسترس را درک کنند.
از ابزار های طوفان فکری و رای گیری مثل Pigeonhole Live برای نمایش آپشن ها استفاده کنید و به همه شرکت کنندگان اجازه دهید تا به اجماع برسند.
این مرحله یک نکته مهم در موثر جلوه دادن یک جلسه است. همانطور که در اول مقاله هم اشاره شد، یکی از بزرگترین مشکلات جلسات این است که بدون هدف به پایان می رسند و حاضران هیچی سرنخی از تصمیم گیری ندارند.
بعنوان آخرین قدم از جلسه، گام های مشخصی را برای حرکت به جلو تعیین کنید. درباره چالش هایی که در جلسه یا در موضوع مورد بحث پیش می آید بحث کنید و راه های حل آن چالش را بررسی کنید. سپس ذینغعان مربود به هر مسئله را تعیین کنید و متعهد شوید که دستورالعمل را پیگیری میکنید.
این مقاله را به زبان اصلی در این لینک می توانید مطالعه کنید و نظرتان را با من به اشتراک بگذارید.
