قالب‌زنی متن

سبک‌ها و قالب‌ها در Word چه هستند و چه کارکردی دارند؟
سبک‌ها و قالب‌ها در Word چه هستند و چه کارکردی دارند؟

وقتی شما سندی در Word می‌نویسید، متن‌ معمولا از نظر ظاهری به شکل‌های مختلفی خواهد بود: عناوین فصل‌ها، تیترها، متن اصلی، نقل قول‌ها، فرمول‌ها، ... مشخصا هر کدام از این انواع، شکل خاص خودشان را دارند و با فونت، اندازه یا رنگ متفاوتی نسبت به بقیه نوشته می‌شوند. اگر سندتان کوتاه باشد، شاید بتوانید خواص هر نوع را به صورت دستی تنظیم کنید، اما وقتی با یک سند طولانی (مثلا یه پایان‌نامه) طرف هستید، باید تغییرات دستی را فراموش کنید و از ابزاری که Word برای این کار در اختیارتان می‌گذارد، یعنی سبک‌ها، استفاده کنید. سبک‌ها به شما کمک می‌کنند یک چهارچوب کلی برای سندتان ایجاد کنید و با خیالی آسوده متن‌ را در آن بنویسید. در یک سطح بالاتر، با استفاده از قالب‌‌ها می‌توانید این‌ چهارچوب‌ها را برای سندهای بعدی‌اتان به کار بگیرید.



سبک‌ها چه هستند و چه انواعی دارند؟

یک سبک (Style) را می‌توان تعریف‌کننده‌ی ظاهر یک المان متنی در سند شما دانست. مثلا شما می‌خواهید تمامی عناوین با فونت تیتر، اندازه‌ی ۴۸ و وسط‌چین باشند. این می‌شود یک سبک برای عناوین. استفاده از سبک‌ها در تولید یک سند مزایای مختلفی دارد: صرف وقت بسیار کمتر نسبت به انجام تغییرات دستی، تولید اتوماتیک فهرست بر اساس سبک‌ تیترها، یکنواختی شکل ظاهری برای هر نوع متن و هم‌چنین استفاده در قالب‌ها (Templates) برای یکنواختی میان اسناد. در Word، تمام اعمال مربوط به سبک‌ها، از تعریف تا استفاده، همه در بخش Styles زیرمجموعه‌ی تب Home قابل انجام است.

در Word چهار نوع سبک وجود دارد: سبک پاراگراف (Paragraph Style) که روی کل متن یک پاراگراف تعریف می‌شود، سبک کاراکتر (Character Style) که برای کلمات و حروف است، سبک جدول (Table) برای تعیین شکل جداول و چهارم، سبک لیست (List Style) که نشان می‌دهد یک لیست چه شکلی خواهد داشت.

البته نوع پنجمی هم به نام سبک‌های متصل (Linked Styles) هم از زمان Word 2007 معرفی شد که ترکیبی از سبک پاراگراف و کاراکتر است. بدین معنا که اگر روی یک تکه متن داخل پاراگراف اعمال شود، نقش سبک کاراکتر را دارد و اگر روی کل پاراگراف اعمال گردد، نقش سبک پاراگراف. اگر علاقه‌ای به این نوع سبک‌ها ندارید، می‌توانید با باز کردن قسمت Styles (کلیک روی آیکون کوچک گوشه راست)، تیک Disable Linked Styles را بزنید و آن‌ها را غیرفعال نمایید.

اعمال یک سبک و ارتباط آن با متن

اعمال یک سبک روی قسمتی از متن ساده است: کافی است متن را انتخاب و در قسمت Styles (از تب Home)، روی سبک مورد نظرتان کلیک کنید تا متن به آن سبک دربیاید. البته برای دیدن پیش‌نمایش سبک روی متن، لزومی به کلیک نیست و همین‌که ماوس را روی سبک‌های مختلف ببرید، پاراگرافی که مکان‌نما در آن است، به شکل آن سبک نمایش داده می‌شود. دقت کنید که Word‌ فقط تعداد محدودی از سبک‌ها را نشان می‌دهد و برای این‌که لیست کامل آن را ببینید، باید فلش روبه‌پایین (سمت راست) را بزنید.

اتصال متن به یک سبک، تقریبا به صورت دو طرفه است. بگذارید دقیق‌تر توضیح دهم: با هر تغییری که در سبکِ اعمال‌شده صورت دهید، تمام متن‌هایی که آن سبک را دارند، به طور خودکار دچار تغییر می‌شوند. از آن طرف، می‌توانید در متن دارای سبک تغییری دهید و سپس روی سبک کلیک راست کرده و گزینه‌ی Update to Match Selection را بزنید تا سبک بر اساس این متن جدید تنظیم شود.

تغییر یک سبک

در این‌جا شاید برایتان سوال شده که چرا پیش از آن‌که روش ایجاد یک سبک جدید را آموزش دهیم، به سراغ تغییر (Modify) یک سبک رفته‌ایم؟ پاسخ اینست که تفاوت خاصی میان این دو نیست! برای ایجاد یک سبک جدید، باید قسمت Styles را باز کنید (یا با فلش کوچک گوشه یا فلش رو‌به‌پایین) و گزینه‌ی New Style را بزنید. در دیالوگ بازشده، نام سبک را وارد می‌کنید و پس از آن باید دکمه‌ی Modify… را کلیک کنید تا مشخصات آن را وارد نمایید. بنابراین عملا ایجاد یک سبک شامل نام‌گذاری و تغییر آن سبک می‌شود.

اما تغییر یک سبک که اصل کار است را چگونه باید انجام داد؟ برای باز کردن پنجره‌ی تغییر، می‌توانید روی یک سبک کلیک راست کرده و Modify… را بزنید و یا در حالت سبک جدید، از پنجره‌ی نام‌گذاری آن وارد شوید.

در قسمت بالای این پنجره، فیلدهای Properties یا مشخصات این سبک نمایش داده می‌شود: نام (Name) که مشخص است، نوع سبک (Style Type) که در بخش اول توضیح دادیم، پایه‌ی سبک (Style based on) نشان می‌دهد که این سبک بر پایه‌ی چه سبک دیگری است. اگر می‌خواهید صرفا چند مورد محدود را در مورد یک سبک عوض کنید و آن را به سبک جدیدی تبدیل کنید، سبک اول را به عنوان‌ پایه‌ی سبک دوم تعیین می‌کنید. سبک پاراگراف بعدی (Style for following paragraph) گزینه‌ی جالبی است که مشخص می‌کند وقتی پس از متنی که به این سبک نوشته‌اید، کلید Enter را زدید، Word چه سبکی را برای پاراگراف بعدی انتخاب کند.

در قسمت پایین پنجره Formatting یا تنظیمات اصلی سبک را می‌بینید. در این بخش مواردی چون فونت، چیدمان، رنگ یا فاصله‌ی خطوط را می‌توانید برای سبکتان تعیین کنید. نکته‌ی مهم در این بخش برای متون ترکیبی فارسی-انگلیسی است. اگر به فیلد دست راست دقت کنید، احتمالا روی گزینه‌ی Latin است که به معنای متن با کاراکترهای انگلیسی است. برای تغییر سبک بخش‌های فارسی (یا هر زبانی با کاراکترهای غیر انگلیسی)، باید این فیلد را روی گزینه‌ی Complex گذاشته و تغییرات مورد نظرتان را بدهید. خیالتان هم راحت باشد: تنظیمات Latin و Complex تا حد زیادی مستقل از هم هستند!

از لیست تحت دکمه‌ی فرمت (Format) در گوشه‌‌ی سمت چپ و پایین پنجره هم غافل نشوید که کلی از موارد مختلف قابل تنظیم از طریق آن قابل انتخاب است!

پس از این‌که کارتان تمام شد، با زدن کلید OK تغییرات را تأیید می‌کنید تا هم به سبک و هم به تمام متن‌های با آن سبک اعمال شوند.



قالب‌ها

سبک‌ها ابزار قدرتمندی برای چهارچو‌ب‌بندی یک سند است. اما اگر بخواهید سندهای دیگری هم دقیقا با سبک‌ها و تغییرات در یک سند ایجاد کنید، چه باید کرد؟ راهکار Word برای این مسأله، قالب‌ها (Template) هستند که یک سند را تبدیل به الگویی برای بقیه سندها می‌سازند. برای درست کردن یک قالب جدید، بایستی به این صورت عمل کنید: یک سند خالی باز کنید و تمام سبک‌ها و تغییراتی (مثل اندازه‌ی حاشیه‌ها و ...) دلخواه‌تان را در آن ایجاد کنید. حال از منوی فایل، Save as… را بزنید و به جای ذخیره به عنوان فایل Word عادی، آن را به عنوان Word Template (با پسوند dotx.) ذخیره کنید. پس از این کار، از دو طریق می‌توانید سندی با این قالب ایجاد کنید: یا روی فایل قالب دو بار کلیک کنید تا سند جدیدی با آن قالب باز شود، یا در منوی فایل و قسمت New، قالب ساخته‌شده را انتخاب کنید. دقت کنید که هنگام ذخیره‌، با این سند جدید مثل هر سند دیگری رفتار می‌شود و این‌گونه نیست که با زدن Ctrl+S، تغییرات روی فایل قالبتان بازنویسی شود.



این مطلب در ویژه‌نامه کلیک شماره‌ی ۶۸۷ به چاپ رسیده است.