اشتباه در بکارگیری و برداشت از متد های اجایل

مدت ها صبر کردم تا نظر اعتراضی خودم درباره شیوه اجرا و تصوری که درباره اسکرام و سایر تکنیک های اجایل و جود داره رو از یک نوشته تخریبی و کوبنده تبدیل کنم به مطلبی مفید و سازنده، همونطوری که همه میدونیم اعتراض کردن و در اصطلاح غر زدن کار ساده ایه ولی درک شرایط و پیدا کردن راهکار های مفید قسمت سخت ماجراست.

این اشتباهات از سمت افراد مختلفی اتفاق می افته، افرادی که مدیریت می کنند، افرادی که نظارت می کنند، اعضای تیم ها و ... . به این دلیل که خودم تمامی این موقعیت ها رو تجربه نکردم پس سعی می کنم تا اون بخشی رو ذکر کنم که تجربه کردم و همینطور راه حل هایی که به نظرم میرسه رو اینجا می نویسم.


بخش اول: انجام ندادن برخی از کارها را به حساب اجایل بودن گذاشتن

تلاشی که از سمت متد های اجایل و افراد اجرا کننده اونها برای بهینه شدن فعالیت ها و فرآیند ها میشه قابل ذکر و چشم گیر هست. مخصوصا جلسات اسکرام و جلسات دوره ای در دیگر سیستم های اجایل که باعث آگاهی افراد مورد نیاز و دخالت آنها در تصمیم گیری هاست.

متاسفانه در برخی از اوقات از جانب تیم های مختلف ممکنه تصمیم گرفته بشه تا یک "کار" بخصوص به اسم اجایل بودن کنار گذاشته بشه.

مثال اول: بخش بیزینس تصمیم بگیره به بخشی از کاربرهای سرویس شما (هرچند کوچک) کاملا بی توجه باشه، بدون اینکه تعداد این کاربر ها به صورت بازه های زمانی ثبت بشه، پیغام ها و تیکت هاشون دسته بندی بشه و روند رو به رشد اونها مورد توجه قرار بگیره.

میبینید که هر کدوم از این کار های جزئی که مرتبط با اهمیت دادن به اون بخش جزئی از کاربران هست نیاز به زمان و هزینه داره و ممکنه کل کاربران یک سرویس به 20 دسته تقسیم بشن. همینطور که ما تلاش می کنیم تا درصد بالاتری از کاربر ها رو پوشش بدیم و در موازات اون تعداد کاربران مون رو بیشتر کنیم، با مانیتور کردن شرایطی که برای تمامی این 20 دسته کاربر وجود داره و اتفاقاتی که بر اونها تاثیر میزاره، ضمن اهمیت دادن بهشون میتونیم تصمیم های آتی رو بر اساس این هدف اتخاذ کنیم که کاربر های بیشتر به سطح پوشش کامل سرویس ما اضافه شوند.

دقت کنید که پارامتر های زیادی میتونه روی تصمیمات ما و شرایطی که کاربر هامون دارن تاثیر بزاره برای همین خوبه که هر چه بیشتر و بهتر این شرایط و پارامتر ها مانیتور بشن و دید ما نسبت به اونها وسیع تر باشه.

مثال دوم: درخواست ها خارج از سیستم ثبت کار ها (ticketing و task management system) و به صورت تلفنی، یا از طریق اپلیکیشن های چت مثل تلگرام و حتی زنجیره ای از ایمیل های سازمانی ارسال بشه.

درسته اینکار باعث میشه که موارد سریع تر به اطلاع تیم ها برسه، اما چه فایده، کار ها به راحتی در این سیستم گم می شن زنجیره های ایمیل پیاپی باعث میشه mailbox افراد خیلی زود پر بشه، تاریخچه یک کار به راحتی قابل جمع آوری نباشه، گزارش گیری به راحتی انجام نشه و ... . البته شاید به نظر برسه که میتونیم با مدیریت خاصی از این اتفاق های ناخوشآیند جلوگیری کنیم. اما سیستم های غیر متمرکز و پراکنده به صورت عام با مشکل به این شکل روبرو میشن.



بخش دوم: افراد با اطلاعات سطحی در موقعیت های نادرست قرار میگیرند

در شرایط مدیریت سنتی برخی از شرکت ها، کارمند هایی هستن که سعی می کنن با کسب اطلاعات جدید فرآیند های کاری خودشون و فرآیند های کلی شرکت رو بهبود بدن. این کار خیلی خوب هست و درصورتی که با همکاری و حمایت از سمت مدیران میانی و مدیران رده بالا همراه باشه خیلی زود و راحت میتونه توی سازمان پیاده بشه.

کسی که شیوه جدید برای اجرای فرآیند ها به سازمان معرفی می کنه برای اجرایی کردنش لازمه تا چند نکته رو رعایت کنه: مثل کسب تجربه کافی، اجرایی کردن شیوه جدید در امور شخصی و مشاهده بهبود انجام کار ها و ...

مشکل از جایی به وجود میاد که فردی با اطلاعات کاملا سطحی تصمیم بگیره تا متد جدیدی رو اجرایی کنه و بد تر از اون اینکه بخواد در نقشی قرار بگیره که با موقعیت فعلیش در تضاد هست و هر دو نقش رو اجرا کنه.

مثال: یک برنامه نویس در تیم کوچک تصمیم بگیره که علاوه بر نقش برنامه نویسی، نقش Scrum Master رو هم ایفا کنه. که با توجه به تعاریف وظایف Scrum Master و برنامه نویس و البته در نظر گرفتن شرایط سازمانی، انجام هر دو نقش در کنار هم توسط یک نفر باعث میشه تا تضاد ها بار اضافی روی فرد و اشکال در اجرای یک متد جدید که میتونه مفید باشه، اشکال به وجود بیاد و فرد و متد زیرسوال برن.


بخش سوم: به اسکرام و اجایل بعنوان فرشته های نجات نگاه کردن

چون اسکرام و سایر متد های اجایل نسبت به سیستم سنتی شما جدید هستند و اسم های دهن پر کنی دارند دلیل نمیشه که در محیط سازمان شما بتونن تاثیر خارق العاده ای بگذارند ضمن اینکه تغییر سیستم های کاری بدون آمادگی افراد میتونه باعث شوک، سردرگمی و ایجاد مشکلاتی بکنه، برای همین تغییرات هر چه پیوسته تر و منظم تر از بالا به پایین و یا از پایین به بالا در سازمان اجرا بشه میتونه موفقیت بیشتری ایجاد کنه.

فکر می کنم برای این بخش مثال خوبی میتونه باشه که اشاره کنیم به نظر مدیران سنتی نسبت به تعداد جلسات زیاد متد اسکرام.


اجرای متد های مختلف اجایل از جمله اسکرام بدون توجه به شرایط محیط کاری سازمان و توانایی های افراد میتونه تاثیرات غیر مفید هم داشته باشه مخصوصا زمانی که افرادی که مطالعات سطحی در این زمینه دارن تصور کنند که باید کد فرآیند ها و سیستم کاری شرکت رو نابود کرد و از پی بر اساس این متد ها مجدد ساخته بشه.

همیشه به تجربه افرادی که قبل از شما با این سیستم ها کار کردن رجوع کنید این افراد میتونن خیلی مفید تر از اونی باشند که فکر می کنید.

موفق باشید.