برای تعریف هولاکراسی در این عنوان و ایجاد آشنایی خلاصه اما جامع برای شما عزیزان، از ترجمه‌ی عنوان Quick Beginner’s Guide از سایت Target Teal کمک گرفته شده. در ترجمه‌ی این عنوان برای وفاداری به پیکره‌ی متن در عین سهولت خوندن عنوان برای شما خوانندگان عزیز، نهایت سعیم رو به کار گرفتم.
1) نقش‌ها و افراد:
هولاکراسی - Holacracy نوعی سیستم هدایتی تلقی می‌شه که با گسترش قدرت از طریق هیِر آرکیِ – Hierarchy متشکل از دایره‌ها - ملقب به هول آرکی – Holarchy – تشکیل شده. برخلاف شیوه‌های مدیریتی رایج، قدرت به جای گسترش یافتن بین "افراد یا سمت‌ها"، به "نقش‌ها" تعلق می‌گیره.
نقش‌ها از "سِمت" افراد کوچکتر هستند و معمولا کسی که وقت بیشتری رو در سازمان صرف می‌کنه؛ می‌تونه نقش‌های بیشتری رو به عهده بگیره.
"یک نقش"می‌تونه از حضور چندین نفر تاثیر بگیره یا توسط یک نفر به طور کلی اداره بشه.
در هولاکراسی - Holacracy، "ساختار دایره‌ها" به شکلیه که نقش‌ها پیرامون به تحقق پیوستن هدف مجموعه شکل می‌گیرن، نه بر اساس نیاز افراد. افراد در این ساختار به عنوان "روحی" برای جان بخشیدن به "نقش‌های معین" در دایره‌ها در نظر گرفته می‌شن.
2) مدیریت فردی
بحث برانگیزترین نکتش اینه که مدیر نداره اما وظایف مدیریت بین نقش‌ها، دایره‌ها و فرایندهای متعدد تقسیم‌بندی شده. برای مثال لید لینک - Lead link وظیفه‌ی تقسیم وظایف در دایره رو بر عهده داره و رپ لینک - Rep link وظیفه‌ی اولویت‌بندی کارها و برقراری استراتژی‌ها رو بر عهده داره. در عین حال هدف رپ لینک انتقال مسائل حل نشدنی به دایره‌ی بزرگتر قبل از خودش یا به عبارتی سوپر سرکل - Super circle خودش هست.
از هولاکراسی می‌شه به عنوان سیستم عاملی برای ساز و کارهای مختلف یاد کرد که چگونگی گسترش و تغییر ساختار هدایت و راهبری رو برقرار می‌سازه (اینکه دقیقا چه نقشی به انجام چه اموری می‌پردازه).
مسئولیت انجام امور بر عهده‌ی کیه؟
در این شیوه، جلسات تاکتیکال - Tactical meetings جایگزین نظارت سنتی از جانب مدیریت شدن. در جلسات تاکتیکال – Tactical meetings، سعی شده که محیطی برابر برای همه‌ی افراد ایجاد بشه، که افراد بتونن در مسئولیت‌ها، پروژه‌ها، متریک‌ها یا فعالیت‌های مکررشون، روی همدیگه حساب کنن.
توضیح - فعالیت‌های مکرر یا recurrinig activities: به فعالیت‌هایی گفته می‌شه که در یک بازه‌ی زمانی فارغ از محدود یا گسترده بودنش تکرار می‌شه و به صورت یک برنامه‌ی مشخص به اجرا در میاد.
فرمت ویژه‌ی جلسات تاکتیکال – Tactical meetings شفافیت بسیار زیادی رو پیرامون نقش هر یک از افراد ایجاد می‌کنه. در چنین فرمتی اینکه یک نفر کار خودشو به درستی انجام نمی‌ده به خوبی قابل مشاهده‌ست. در عین حال فسیلیتیتور - Facilitator به حفظ فاصله‌ی میان افراد می‌پردازه و از انگشت‌نما شدن افراد جلوگیری می‌کنه.
3) نقش‌های اساسی
هر دایره از 4 نقش اصلی تشکیل شده که ساختار بیسیکش رو می‌سازن. این نقشا عبارت‌اند از: لید لینک - Lead link، رپ لینک - Rep link، فسیلیتیتور - Facilitator و سکرتری - Secratory.
همونطور که قبلا بهش اشاره شده، لید لینک – Lead Link وظیفه‌ی اولویت‌بندی نقش‌ها و برقراری یک استراتژی برای دایره رو داره. علاوه بر این دیگران رو دعوت می‌کنه به پرکردن نقش‌های درون دایره. هم‌چنین لید لینک - Lead Link پیامارو از بزرگترین دایره به کوچکترین دایره منتقل می‌کنه.
رپ لینک – Rep Link دقیقا کاری مغایر لید لینک رو انجام می‌ده. این نقش پیام‌هایی رو به خارج از دایره منتقل می‌کنه که قابل اجرا در داخل دایره نیستن. برای مثال اگر Marketing Circle نیاز به پروژه‌ای خاص در Social Media Circle داشته باشه، Representative Link می‌تونه این تنش رو به Tactical Meeting سوپر سرکل منتقل کنه که هر دو در اون شرکت می‌کنن.
فسیلیتیتور - Facilitator و سکرتری - Secratery، جلسات هولاکراسی – Holacracy meetings در هر دایره رو اجرا و هدایت می‌کنن. فسیلیتیتور - Facilitator وظیفه‌ی برگزاری جلسات بر اساس اساسنامه – Constitution بر عهده داره. سکرتری - Secratery وظیفه‌ی برنامه‌ریزی جلسات رو – فارغ از Tactical یا Governance – بودنشون رو به همراه استخراج نتایج حاصل از جلسات و قرار دادنشون در اختیار اعضای دیگه‌ی دایره رو بر عهده داره.
4) گاورننس – Governance/ تمرکز فعالیت‌ها روی سازمان
هولاکراسی – Holacracy، نظارت سازمانی رو جدی می‌گیره. تمامی اقدامات مکرر – recurring activities توسط نقش‌ها و دایره‌ها، با مسئولیت‌های شفاف و حوزه‌ی اختیارات پذیرفته می‌شن.
اگر شما بخواین که نقش دیزاینر - Designer، آثاری رو برای کمپین مارکتینگ - Marketing خلق کنه، باید این تنش رو به جلسه‌ی - Circle Governance منتقل کنین. یکی از عبارات پرکاربرد – "Mantra" – در هولاکراسی عبارت است از:
Implicit expectations hold no weight
انتظارات تلویحی – Implicit Expectations هیچ بار سنگینی رو به همراه ندارن.
توضیح: انتظارات "ضمنی" یا "تلویحی" - Implicit Expectations، انتظاراتی هستن که بر اساس هنجارهای اجرایی فعلی در سازمان تعریف می‌شن. در هولاکراسی می‌شه از اون به عنوان "انتظارات بر پایه‌ی اساسنامه" اشاره داشت.
تصمیم‌گیری جامع – Integrated Decision Making (IDM)
جلسات گاورننس – Govenance Meetings بر اساس تنش‌ها – tensions و پروپوزال‌هایی که افراد دایره با خودشون به جلسه میارن؛ شکل می‌گیرن. تنش‌ها – tensions شکافی هستن بین "وضعیتی که هست" و "وضعیتی که می‌تونه باشه". تنها تحت چنین شرایطی، تغییرات مربوط به سیستم نظارتی گروه قابل شکل‌گیری هستن. (که شامل نقش‌ها، مسئولیت‌ها، دامنه‌ها – حوزه‌ی اختیارات -، قوانین و مقررات و غیره هستن)
هرگاه یکی از اعضای گروه متوجه تنشی می‌شه، پروپوزالی رو در جلسه‌ی گاورننس – Governance Meeting مطرح می‌کنه که باور داره سطح تنش موردنظر رو کاهش می‌ده. برای مثال:
?تنش: امروز من نقش Marketing رو به عهده می‌گیرم و نسبت به ایجاد کمپین احساس مسئولیت می‌کنم. در عین حال من از مهارت‌های طراحی/ دیزاین برخوردار نیستم و نمی‌تونم آثار موردنیاز خوبی رو برای این کمپین‌ها طراحی کنم. حالت بهتر این شرایط می‌تونه این باشه که یکی دیگه از نقش‌ها به ایجاد این آثار بپردازه.
پروپوزال: من درخواست اضافه شدن "ایجاد آثار هنری برای کمپین‌های Marketing در صورت درخواست" به وظایف نقش Designer رو دایره دارم.
سپس فرایند تصمیم‌گیری جامع – Integrated Decision Making توسط فسیلیتیتور – Facilitator به کار گرفته می‌شه تا به "پردازش – Process" این تنش در جلسه گاورننس – Governance Meeting بپردازه. پروپوزال ارائه شده در صورت عدم "اعتراض" از جانب اعضای دایره، پذیرفته خواهد شد. اما مراقب باشید! "اعتراض" نه بروز نگرانیه، نه ایده‌ای بهتر. در هولاکراسی – Holacracy، "اعتراض" صدمه‌ای هست که پروپوزال می‌تونه ایجاد کنه و منجر به پس‌رفت دایره بشه. اگر اعتراضی مطرح شد، اعتراض موردنظر در قالب پروپوزال بیان می‌شه تا به جبران تنش اصلی بپردازه و منجر به اعتراض جدید نشه.
تمامی دایره‌ها به هدایت فرایند نظارتی – governance process خودشون می‌پردازن. دایره‌های بزرگتر متکی به مشارکت و نیابت ارتباطات دایره – Circles’ Links هستن.
5) امور اجرایی – تمرکز فعالیت‌ها به درون سازمان
سیستم نظارتی – Governance بر اساس فرایند تصمیم‌گیری جامع – Integrated Decision Making Process اجرا می‌شود. اما چنین وضعیتی برای تصمیمات اجرایی روزانه مورد استفاده قرار نمی‌گیره. موارد این چنینی در اکثر مواقع به صورت مطلق و مستقل توسط اعضایی که نقش‌ها رو بر عهده می‌گیرن تصمیم‌گیری می‌شن.
اگر شما نقش Designer رو به عهده دارید، شما قادرید به صورت آزادانه و بدون نیاز به کسب اجازه از کسی، آثاری رو برای Marketing Campaign طراحی کنین که باور دارین به بهترین نحو ممکن در راستای اهداف دایره‌ی شما به کار گرفته می‌شه. در هولاکراسی – Holacracy، طرح‌های تصویبی – که در ساختارهای هیِرآرکیکال – hierarchical بسیار رایج هستن – تنها زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرن که نیاز واجبی به استفاده از آن‌ها باشد.
با شفاف‌سازی مقررات این چنینی، سرعت فرایند تصمیم‌گیری در سازمان‌های بر پایه‌ی هولاکراسی – Holacracy، در اغلب اوقات بیشتر از سازمان‌های مرسوم و رایج هست.
6) اساسنامه و مصوبه‌ها
تصور کنین مشغول فوتبال بازی کردن با دوستانتون هستین. ناگهان یکی از بازی‌کنان – شخص صاحب توپ – نسبت به نتیجه‌ی بازی احساس رضایت نمی‌کنه و تصمیم می‌گیره که بتونه هروقت که خواست از دستاش استفاده کنه. اصلا منطقی نیست درسته؟ این همون حالتی هست که بسیاری از موسسان، مدیران، رهبران و دیگر صاحبان قدرت، اقدامات خود در سازمان رو پیش می‌برن.
تمامی قوانین مربوط به هولاکراسی – Holacracy در اساسنامه - Constitution شرح داده شدن. یک بازی وجود داره که همه نسبت به بازی کردنش اعلام موافقت می‌کنن. صاحب توپ – چه موسس یا CEO نامیده بشه، چه بنیان‌گذار یا هیئت مدیره – با امضای اساس‌نامه‌ی هولاکراسی – Constitution of Holacracy می‌پذیره که او/آن‌ها، قدرت مطلق خودشون رو به اساسنامه – Constitution منتقل کنن. از اون پس قوانین برای همه مورد پذیرش و اجرا قرار می‌گیره. از اون‌جایی که اون‌ها – شرکت یا company – صاحب توپ هستند، می‌تونن همه چیزو کنسل کنن و به خونشون برگردن. اما اگر تصمیم بگیرن به بازی کردن ادامه بدن، باید با قوانین برابر با دیگران، بازی کنن.
امضای اساسنامه – Constitution، نمایانگر تعهد افراد مسئول برای سازمان به واسطه‌ی هولاکراسی – Holacracy هست.
امیدوارم از ترجمه‌ی این عنوان با تمام و کم و کاست‌هایی که ممکنه همکاران یا خوانندگان عزیز باهاش مواجه بشن راضی باشید و حق مطلب رو به درستی هر چه تمام‌تر درک کرده باشید. در صورت تمایل می‌تونید نظراتتون رو پیرامون اصل محتوا و نوع نگارش اون به اشتراک بذارید؛ پیشاپیش از همکاریتون در مسیر ارتقای سطح کیفی کارم ازتون سپاسگزارم.
