برای این مطلب خیلی مقدمه‌ای ندارم و فکر می‌کنم تیتر خودش کفایت کنه. اخیرا توی تیممون راجع به برگزاری یه جلسه بهینه و کارآمد صحبت شده، و واسه همین گفتم از اون چندتا نکته، موارد مورد علاقه خودم درباره این قضیه رو باهاتون در میون بزارم:
?قبل از شروع جلسه، بهتره که دقیقا بدونید از اون جلسه چی می‌خواین؟ دیده شده که میگیم «بریم جلسه با فلانی صحبت کنیم برای یه بحثی». جلسه برگزار میشه اما چون دقیقا نمی‌دونیم می‌خوایم با چه اطلاعاتی از اون جلسه بیایم بیرون، ممکنه بین چندتا بحث {چه مرتبط چه غیر مرتبط} چرخ بزنیم و با تأخیر فراوان به نتیجه برسیم - یا شایدم اصلا نتیجه‌ای ندیدیم.
?اگر می‌خواین جلسه‌ای برگزار کنین، قبلش به اون افرادی که قرار هست صحبت کنید، توضیح بدید که این جلسه قرار هست درباره چی باشه و چه مسائلی برای امروز هدفمون هستن. نکته اول این بود که خودتون بدونید دقیقا چی می‌خواین، حالا نکته دوم میگه که این موضوع رو برای بقیه هم شفاف کنید تا بحث منحرف نشه.
?بعضی اوقات شده که یک جلسه گذاشتیم و شروع کردیم به صحبت، اما یک دفعه همه متوجه شدیم که آقا یه چیزی باید قبلش مشخص میشد و بعد میومدیم این بحث رو انجام می‌دادیم - اینجا ترمز دست رو بکشید، تاریخ بعدی رو مشخص کنید و برید اون دیتایی که لازم دارید رو در بیارید. این کار رو توی جلسه انجام ندین.
?توی جلسه اطلاعات خیلی زیادی رد و بدل میشه، پس این احتمال وجود داره که یه جایی توی این پروسه یه سری اطلاعات از دستتون در بره. اگر مدیر جلسه هستین یا اون فردی هستین که داره وظایف و مسئولیت‌هارو مشخص می‌کنه، آخر جلسه یه بار دیگه نتایج رو مرور کنید یا حتی بنویسید. مثلاً بگین «خب بچه‌ها یه بار دیگه مرور کنیم»
?این موضوع به نظرم تا حدی سلیقه‌ای هست. به قول یه بنده خدایی، جلسات به خودی خودشون چیز ارزشمندی نیستن پس اگر راهی برای کاهش تعداد یا زمانش باشه عالی میشه. بعضی‌ها برگزاری جلسه به صورت تصویری رو تا حدی گزینه خوبی می‌دونن، اما شاید به خاطر تاخیر توی اون ارتباط ایجاد شده، مجبور بشین حرف‌هارو به یه نحو دیگه بیان کنید - یه جوره شمرده‌تر و آهسته‌تر. بعد حالا نمی‌دونم این نظر منه یا نه، اما برای من ویدیو کنفرانس اینطوری هست که اول باید یکی حرف بزنه، بعد طرف مقابل بشنوه و در ادامه حرف نفر اول یه چیزی بگه، درحالی که جنس یه سری جلسات از نوع بحث کردن هست. برای همین به نظرم جنس جلسه رو برای این موضوع در نظر داشته باشید.
?ذهن‌های ما ها ماشاالله در هر لحظه به هزار جای ممکن می‌ره و حتی اگر بهترین جلسه ممکن رو هم برگزار کرده باشین، به محض خروج از اون جلسه ممکنه یه بخشی از صحبت‌ها یا تصمیمات گرفته شده از ذهنتون بپره. تو این شرایط خوبه که خیلی خلاصه و مفید، روی یک کاغذ تسک‌هایی که قراره انجام بشه، اقدامات لازم برای انجام اون تسک‌ها، افراد پیگیری کننده و ... رو بنویسید. و حتما حتما یه نسخه از اون صورت جلسه رو برای خودتون داشته باشید و یا حداقل برای خودتون نوت بردارید.
و همین دیگه. مرسی ?
