ده روزی می‌شود که خیلی از شما هم مثل من در اتاق‌تان در خانه پشت میز کار می‌نشینید و کار می‌کنید. شاید مثل من با پیژامه، موهایی که شانه نشده و ... راستش احتمالا اگر در شرکت هم من را دیده باشید، می‌دانید که خیلی توفیری به حالم نمی‌کند. فقط شاید در شرکت پیژامه به پا نداشتم؛ اما مابقی موارد همین بود که الان هست!
احتمالا برخلاف خیلی از شما من به این وضعیت، یعنی دورکاری عادت دارم! در گذر زمان ممکن است اتفاقات مختلفی (از شکستگی پا گرفته تا شیوع یک بیماری یا دور بودن از شرکت و ...) ما را مجبور به کار از راه دور یا همان به اصطلاح ریموت کار کردن کند. در مواردی هم ممکن است ترجیح خود ما بر ریموت کار کردن باشد و این سبک از کار کردن را بپسندیم. اما این را هم نباید فراموش کنیم که ریموت کار کردن در مورد هر نوع کاری میسر نیست.
پیش از این دوستانی که می‌دانستند من بیشتر به صورت ریموت کار می‌کنم، بعضا به حالم غبطه می‌خوردند. تصورات غلطی درباره لش کردن مداوم روی تخت و عیش مداوم! اما حالا که خیلی‌هایشان مثل من خانه نشین شده‌اند فهمیدند که این تو بمیری، از آن تو بمیری‌ها نیست. ریموت کار کردن نیاز به نظم خیلی جدی دارد.
در دور کاری شما باید مثل یک ماشین، منظم کار کنید؛ به خصوص آنکه باید طبق زمانبندی مشخصی کار کنید، دیدگاه‌هایتان را با همکارانتان به اشتراک بگذارید، جلسه داشته باشید، سوال و جواب کنید، برای پیشبرد پروژه‌ها با دیگران در ارتباط باشید و همچنین مطمئن باشید که در زمان‌های کاری مشخصی از طریق اینترنت در دسترس هستید؛ چرا که در دور کاری دیگر شما نمی‌توانید بر روی شانه همکارتان بزنید و با او صحبت کنید! پس نیاز به برنامه‌ریزی و هماهنگی بیشتری بین شما و همکارانتان است.
از جهتی دیگر در ریموت کار کردن عوامل متعددی وجود دارد که می‌توانند منجر به حواس پرتی و از بین رفتن تمرکز شما شوند. عواملی مانند اینکه خانواده درک نکنند که شما در خانه حضور دارید ولی سر کار هستید! یا عوامل کوچکتری مانند تلویزیون، تخت خواب، مهمان و ... پس بسیار مهم است که شما در هنگام کار ریموت، عوامل مزاحم را تا حد ممکن برطرف کنید و با توضیح سبک کاریتان برای خانواده و دیگرانی که با شما در ارتباط هستند بتوانید تمرکز بیشتری در هنگام کار داشته باشید تا در نهایت به ریتمی بهینه و بهره‌وری مناسبی در کار برسید.
اما اگر شما هم تصمیم دارید به جمع کسانی بپیوندید که از راه دور کار می‌کنند؛ به طور قطع نیاز به استفاده از نرم‌افزارها و ابزارهایی برای حل مشکلات و نیازمندی‌های دورکاری خواهید داشت. در واقع این ابزارها همه نوع نیازهای یک شخص و یا یک تیم در هنگام کار از راه دور (از چت و صحبت با هم‌تیمی‌ها گرفته تا جلسات از راه دور یا نوشتن روی وایت برد و ...) را پوشش می‌دهند تا جایی که شما بتوانید مطمئن باشید در هنگام کار از راه دور با استفاده از آن‌ها چیزی را از دست نخواهید داد و همانند کار به صورت حضوری می‌توانید به فعالیت خود ادامه دهید و کار را به پیش ببرید.
در ادامه ابزارها و نرم‌افزارهای متعددی را معرفی خواهم کرد که در طول چندین سال دورکاری کم و بیش از آن‌ها استفاده کرده‌ام. نکته مهمی که وجود دارد این است که تعداد زیادی از این ابزارها هم‌پوشانی دارند و شما می‌توانید از بین هر چند ابزار، تنها یکی را که برای نوع کار شما مناسب‌تر هست و همچنین در شرکت یا تیم کاری شما مورد پذیرش دیگر اعضای تیم هست را انتخاب و استفاده کنید.
در طول کار بسیار پیش خواهد آمد که شما نیاز به صحبت با همکاران و هم‌تیمی‌هایتان (گفتگوهایی پیرامون بخش‌های مختلف تسک‌هایتان، بررسی موضوعات مختلف، هماهنگی امور و ...) پیدا می‌کنید. ابزارهای مختلفی برای چت و گفتگو با دیگران وجود دارد که جایگزین خوبی برای ایمیل‌های متعدد بین اعضای تیم هستند ولی در اینجا قصد دارم تنها ابزارهایی را معرفی کنم که برای ارتباطات تیمی در هنگام کار ریموت مناسب هستند.
اسلک ابزاری فراتر از یک نرم‌افزار چت ساده است. به کمک آن شما می‌توانید به کمک فایل‌ها، اسناد متنی و غیر متنی و چت بات‌های مختلف با سایر هم‌تیمی‌هایتان در ارتباط باشید. گروه‌های مختلف کسب و کارتان را با دسترسی‌های مختلف و اعضا مختلف تشکیل دهید و با کمک تگ‌ها و سایر ابزارهای اسلک به مدیریت موضوعات چت‌ها بپردازید.
فیس بوک این پلتفرم را برای بهبود بیشتر همکاری در بین اعضای تیم و کار تیمی گسترش داده است. به کمک این پلتفرم شما می‌توانید با هم‌تیمی‌هایتان از طریق چت کردن، تماس صوتی و تصویری و ویژگی جالب خبرخوان در ارتباط باشید. ویژگی خبرخوان این پلتفرم همانند خبرخوان خود فیس بوک، اما در مورد کار است و در واقع به کمک این ویژگی به‌روزرسانی‌های افراد و پروژه‌های مربوط به خودتان را در در قالب پست‌هایی به صورت لیست شده مشاهده می‌کنید. می‌توانید گروه‌های مختلف را با موضوعات مختلف از هم تفکیک کنید. متاسفانه این پلتفرم نیز همانند بسیاری از پلتفرم‌های دیگر فیس بوک در ایران به شکل مستقیم در دسترس نیست؛ اما اگر در تیم یا شرکت شما افرادی با زبان‌های مختلف وجود داشته باشند، این پلتفرم می‌تواند گزینه خوبی محسوب شود، چرا که قابلیت ترجمه فوری به 46 زبان را دارد.
در شرکت‌ها و تیم‌های مختلف با توجه به روش مدیریتی و فعالیت‌های آن تیم، در زمان‌هایی نیاز به برگزاری جلسات هست. در حالت عادی این جلسات به صورت حضوری و در اتاق جلسات برگزار می‌شود ولی در دورکاری نیاز به استفاده از ابزارهایی برای برقراری جلسات ویدیویی خواهید داشت و حتی ممکن است در اوایل شروع دورکاری به جلسات بیشتری نیاز پیدا کنید تا بتوانید به هماهنگی کاملی با سایر همکارانتان برسید. در ادامه به معرفی تعدادی از ابزارهایی که امکان برقراری جلسات تصویری را به شما می‌دهند می‌پردازم.
یکی از بهترین نرم‌افزارها برای برگزاری ویدیو کنفرانس و جلسات آنلاین و کارگاه‌ها و وبینار‌های آنلاین و حتی جلسات دفاع از پایان نامه زوم zoom می باشد. این نرم‌افزار بر روی همه سیستم عامل‌ها دارای کیفیت قابل قبولی است و همچنین قابلیت جذاب دیگری که زوم داراست، ذخیره جلسه آنلاین شما به طور کامل است که شما می‌توانید در پایان جلسات آن ویدیو را با سایرین به اشتراک بگذارید و یا آن را آرشیو نمایید. همچنین در زوم شما می‌توانید علاوه بر ارتباط ویدیویی، تصویر صفحه دسکتاپتان و همچنین اسلایدهایتان را نیز با دیگران به اشتراک بگذارید. نکته مهم در مورد این نرم‌افزار آن است که در پلن رایگان آن شما می‌توانید جلساتی تا سقف 40 دقیقه و با حضور حداکثر 100 نفر برگزار کنید و اگر نیازمند امکاناتی بیش از آن هستید باید از پلن‌های غیر رایگان آن استفاده کنید.
این پلتفرم بستر مناسبی برای برقراری تماس‌های ویدیویی است. در این پلتفرم شما می‌توانید با حداکثر 8 نفر به صورت همزمان به صورت گروهی گفتگو داشته باشید. این نرم‌افزار برای پلتفرم‌های مختلف در دسترس است و همچنین تمامی تماس‌ها بر بستر این پلتفرم به صورت end-to-end encryption رمزنگاری می‌شوند.
شاید اسکایپ یکی از معروف‌ترین نرم‌افزارها برای برقراری تماس ویدیویی و جلسات ویدیویی محسوب شود. در اسکایپ شما می‌توانید علاوه بر به اشتراک گذاری پیام و فایل و برقراری تماس‌های صوتی و تصویری، تصویر دسکتاپ و یا حتی صفحه موبایل خودتان را با دیگران به اشتراک بگذارید. همچنین شما در صورت تمایل می‌توانید با تهیه شماره تلفن اسکایپی خودتان از این طریق با دیگران تماس بگیرید و ... . در اسکایپ شما می‌توانید به صورت رایگان با حداکثر 50 نفر از همکاران و هم‌تیمی‌هایتان به صورت ویدیویی به گفتگو بپردازید.
یک نرم‌افزار عالی برای به اشتراک گذاری صفحه و همچنین تماس‌ها و جلسات تیمی است. در این نرم‌افزار شما می‌توانید به صورت تحت وب یک آدرس اختصاصی برای جلسات خود تحت دامین join.me داشته باشید و حال کافیست اعضای تیم شما آن آدرس را در مرورگرشان وارد کنند تا بتوانند به جلسه بپیوندند. البته این نرم‌افزار دارای پلن‌های غیر رایگان است و شما با خرید هر کدام از پلن‌ها، به امکانات متفاوتی دسترسی خواهید داشت.
این نرم‌افزار یکی از نرم‌افزارهای کاربردی برای برگزاری جلسات وبینار و یا جلسات آنلاین شخصی و تیمی است. در این نرم‌افزار هم شما می‌توانید صفحه دسکتاپتان را با دیگران به اشتراک بگذارید. همچنین می‌توانید در لحظه بر روی صفحه ترسیم کنید و یا بخشی را هایلایت کنید. این نرم‌افزار دارای بخش مدیریت جلسات و همچنین بررسی بازخوردها و گزارش‌ها از شرکت کنندگان در جلسات است و مدیر برگزاری جلسه خواهد توانست تاریخچه عملکرد و جزییات کیفیت جلسات برای هر یک از شرکت کنندگان جلسه را مورد بررسی قرار دهد. این نرم‌افزار نیز دارای پلن‌های غیر رایگان است و شما با خرید هر کدام از پلن‌ها، به امکانات متفاوتی دسترسی خواهید داشت.
این پلتفرم دارای دو ابزار مجزا یکی برای هماهنگی و گفتگو تیمی و دیگری برای برگزاری جلسات ویدیویی آنلاین است. ابزار هماهنگی و گفتگوی تیمی این پلتفرم دارای قابلیت اشتراک گذاری پیام، فایل و ... است و ابزار برگزاری جلسات ویدیویی آن علاوه بر گفتگو تصویری چند نفره، قابلیت به اشتراک گذاری صفحه دسکتاپ و سایر محتواهای مولتی مدیا را داراست. همچنین تمامی جلسات در این پلتفرم با فرمت MP4 ذخیره می‌شوند. از جمله امکانات دیگر این پلتفرم نیز میتوان به قابلیت پرسش و پاسخ، نظرسنجی و اجازه گرفتن برای پاسخ دادن و یا سوال پرسیدن در هنگام جلسات تصویری اشاره کرد. در پلن رایگان این پلتفرم شما 1 گیگابایت فضا دارید و خواهید توانست جلساتی تا سقف 40 دقیقه و با حضور حداکثر 50 نفر برگزار کنید.
یک سرویس ارتباطی است که به شما امکان می‌دهد با هم تماس بگیرید، گپ بزنید و تماس‌های ویدیویی و صوتی در بین اعضای تیم‌تان داشته باشید و همچنین فایل‌ها و صفحه دسکتاپ را با سایرین به اشتراک بگذارید. استفاده از این سرویس شامل هزینه خواهد بود؛ اما نکته جذاب این سرویس آن است که شما تنها در ازای میزان استفاده‌تان از قابلیت‌ها و خدمات این سرویس هزینه را پرداخت می‌کنید و خبری از پلن‌های ماهانه و سالانه نیست و شما متناسب با میزان مصرف خودتان هزینه را پرداخت می‌کنید.
ابزارهای متعددی برای برقراری تماس و جلسات ویدیویی وجود دارد که در اینجا من تنها به معرفی برخی از آن‌ها که در گذشته از آن‌ها در ریموت کار کردن استفاده کرده بودم پرداختم؛ اما نرم‌افزارهای دیگری مانند: Pexip، AdobeConnect، ClickMeeting، FaceTime، BlueJeans، UberConference، Gruveo، RingCentral، Highfive، ZohoMeeting، Whatsapp، Instagram، Telegram و ... نیز دارای قابلیت تماس تصویری هستند. همچنین ابزارهای دیگری مانند: Google Classroom، EasyClass، Vedamo، Eseminar، skyroom و ... وجود دارند که می‌توانند برای برگزاری کلاس‌های آنلاین و وبینار به شما کمک کنند.
معمولا تیم‌ها و شرکت‌ها در حالت عادی نیز از نرم‌افزارها و پلتفرم‌های مدیریت پروژه استفاده می‌کنند؛ اما آنچه در مدیریت پروژه‌ها در حالت دورکاری مهم است، هماهنگی بین تمامی اعضای تیم و راحتی در یادگیری و کار با نرم‌افزار مدیریت پروژه انتخاب شده در تیم است. همچنین بسیار مهم است که در پروژه‌ها مدیر پروژه، داکیومنت و آموزش کوتاه مفیدی برای یادگیری نحوه کار با نرم‌افزار مدیریت پروژه انتخاب شده توسط تیم تهیه کرده باشد. برخی از این نرم‌افزارهای مدیریت پروژه را در ادامه معرفی می‌کنم.
ترلو یکی از نرم‌افزارهای مطرح در زمینه مدیریت پروژه است. ساختار کلی ترلو به صورت کارتی است و در واقع در این حالت هر تسک به صورت یک کارت و در لیست‌های مختلف تعریف می‌شود. در ترلو شما می‌توانید با استفاده از بردها، لیست‌ها و کارت‌های مختلف پروژه‌هایتان را مدیریت کنید. همچنین ترلو قابلیت مدیریت کاربران و اعضای پروژه را دارد و شما می‌توانید تسک‌ها را به افراد اختصاص دهید. در ترلو می‌توانید به تسک‌ها چک لیست، لینک، فایل، لیبل، کامنت، تاریخ و ... اضافه کنید. شما می‌توانید در حالت رایگان از ترلو استفاده کنید؛ اما در صورت نیاز می‌توانید با خرید پلن‌های پولی ترلو از امکانات بیشتری استفاده کنید.
آسانا به شما این امکان را می‌دهد که هم شیوه‌ی کارتی را دنبال کنید هم یک لیست قدیمی از انجام کارها بسازید. البته کماکان امکان اضافه کردن کاربران و مدیریت کامل بر روی این لیست‌ها نیز وجود خواهد داشت. نظرگذاری، وظایف زیرمجموعه، اختصاص تاریخ و توضیحات کامل و البته ارتباط وظیفه با دیگر وظایف نیز کاملا شبیه به ترلو در این برنامه نیز گنجانده شده است. البته در نسخه ویژه آسانا یک شیوه بسیار خوب برای ارتباط بین وظایف وجود دارد که در پروژه‌های پیچیده بسیار مثمر ثمر خواهد بود. به طور کلی وقتی با آسانا کار می‌کنید، جز در جزییات، تقریبا بسیاری از مسائل کلی همچون ترلو است و به سختی میتوان در ماهیت ابزارها تفاوتی قائل شد. در نظر داشته باشید که بخش عمده‌ای از امکانات آسانا رایگان است اما تنها می‌توانید تیمی متشکل از ۱۵ نفر داشته باشید و در غیر این صورت برای جذب نفرات بیشتر باید پلن‌های پولی آن را تهیه کنید.
این پلتفرم ابزار مناسبی برای پروژه‌های کوچک و تیم‌های کوچک است. به کمک فلوت شما می‌توانید بر اساس زمان تسک‌ها را به هرکدام از اعضای تیم اختصاص دهید. به کمک فلوت خواهید توانست با جابه‌جایی و تعیین مدت زمان برای هرکدام از تسک‌ها و همچنین مشخص کردن زمان فعالیت هم‌تیمی‌هایتان و تعطیلات و ... به مدیریت پروژه‌هایتان بپردازید. برای استفاده از این ابزار در ابتدا شما یک پلن 30 روزه آزمایشی خواهید داشت ولی از آن پس باید یکی از پلن‌های پولی آن را تهیه کنید.
جیرا یک نرم‌افزار برای مدیریت فرآیند توسعه پروژه به ویژه در تیم‌هایی که از ساختار اجایل پیروی می‌کنند است. به کمک این ابزار شما می‌توانید با مشخص کردن تسک‌ها و اعضای تیم‌ها و تعیین روند انجام آن‌ها و یا حتی ترسیم فلوچارت برای تسک‌ها و پروژه‌ها به مدیریت پروژه‌ها بپردازید. با استفاده از جیرا شما می‌توانید تسک‌ها را اولویت بندی کنید و همچنین به گزارشی از عملکرد اعضای تیم دسترسی داشته باشید. در حالت رایگان شما می‌توانید در تیمی تا 10 نفر و تا سقف 2 گیگابایت فضا، از بخشی از امکانات جیرا استفاده کنید. البته متاسفانه جیرا در ایران به شکل مستقیم در دسترس نیست.
ابزارهای متعددی برای مدیریت پروژه وجود دارند که در اینجا من تنها به معرفی برخی از آن‌ها که در گذشته از آن‌ها در ریموت کار کردن استفاده کرده بودم پرداختم؛ اما نرم‌افزارهای دیگری مانند: Pivotal Tracker، Taskulu و ... نیز ابزارهایی برای مدیریت پروژه هستند.
همانطور که پیش از این گفتم یکی از مشکلات عمده در ریموت کار کردن، حواس پرتی و عدم تمرکز در هنگام کار است. علاوه بر استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه شما می‌توانید با استفاده از ابزارهایی که در ادامه معرفی می‌شود بهره‌وری‌تان در هنگام انجام امور را افزایش دهید.
ابزاری بسیار ساده و کاربردی برای انجام فعالیت‌ها و تسک‌های کوچک است؛ اما سادگی این نرم‌افزار به معنای نداشتن امکانات نیست بلکه در عین سادگی تقریبا تمامی امکانات کاربردی را داراست. در این نرم‌افزار شما می‌توانید پروژه‌هایتان را تعریف کنید، تسک اضافه کنید، برای تسک‌ها اولویت، تسک زیرمجموعه، لیبل‌های مختلف، زمان، کامنت و ... تعیین کنید. همچنین شما می‌توانید در سیستم عامل‌های مختلف از این نرم‌افزار استفاده کنید و حتی می‌توانید هرکدام از پروژه‌ها یا تسک‌ها که می‌خواهید را با همکارانتان به اشتراک بگذارید. همچنین این نرم‌افزار بخش آماری و حداقل تسک روزانه دارد که اگر از آن‌ها استفاده کنید خواهید توانست ضمن رصد میزان عملکرد روزانه‌تان، کارکردتان را کنترل کنید تا بتوانید تمرکز بیشتری بر روی کارهایتان داشته باشید. بیشتر قابلیت‌های این نرم‌افزار در حالت رایگان در دسترس شما خواهد بود و البته شما می‌توانید با ارتقا و تهیه پلن پولی آن از خورده امکانات بیشتری بهره‌مند شوید.
این ابزار، نرم‌افزاری جالب برای کار به صورت تیمی و از راه دور است. با استفاده از آن در تیم‌تان در هر زمانی که تسکی توسط یکی از اعضای تیم به سرانجام می‌رسد شما مطلع خواهید شد و به طور کلی از وضعیت پروژه‌ها و بخش‌های مختلف پروژه به ساده‌ترین حالت ممکن اطلاع پیدا می‌کنید. همچنین می‌توانید وضعیت سایر اعضای تیم را ببینید و اگر تسکی با مشکلی روبه‌رو شده باشد از آن مطلع شوید. البته متاسفانه این ابزار در ایران به شکل مستقیم در دسترس نیست و همچنین اینکه شما برای استفاده از آن باید یکی از پلن‌های پولی آن را تهیه کنید.
یکی دیگر از محدودیت‌هایی که در ریموت کار کردن وجود دارد، محدودیت در ارتباط افراد در پروژه‌ها و یا محدودیت در توضیح ساختارهاست. زمانی که شما به شکل حضوری در کنار تیم هستید می‌توانید با رسم چند طرح و یا برخی راه‌ها و نرم‌افزارهای ارتباطی، برای بخش‌های مختلف پروژه با هم‌تیمی‌هایتان در ارتباط باشید که در هنگام ریموت کار کردن شما با استفاده از ابزارها و نرم‌افزارهایی می‌توانید این محدودیت‌ها را برطرف کنید.
گیت هاب یک بستر کامل و یکی از معروف‌ترین ابزارها برای توسعه دهندگان محسوب می‌شود که می‌توانند از طریق آن ورژن‌های مختلف کدهای پروژه و فایل‌های مربوط به پروژه را در قالب تیم و پروژه‌های مجزا با یکدیگر به اشتراک بگذارند. متاسفانه در حال حاضر امکان استفاده از این نرم‌افزار برای ایرانیان محدود شده است؛ البته شما می‌توانید از ابزارهای دیگری نظیر GitLab به عنوان جایگزین این ابزار استفاده کنید.
این ابزار یک پلتفرم عالی برای طراحی نمونه‌های اولیه پروژه‌ها است. شما به کمک این ابزار می‌توانید به خوبی پروتوتایپی از آنچه در ذهن دارید را با تجربه کاربری خوبی طراحی کنید و آن را با سایر اعضای تیم‌تان به اشتراک بگذارید. همچنین می‌توانید با بازخورد گرفتن از دیگر همکارانتان پروتوتایپ خودتان را بهبود دهید و به مرور پروژه را تکمیل کنید. استفاده از این نرم‌افزار برای طراحی اولین پروتوتایپ رایگان است ولی برای طراحی پرتوتایپ‌های بیشتر نیاز به خرید یکی از پلن‌های پولی آن دارید.
این نرم‌افزار یکی از محیط‌های پیشرفته آنلاین جهت توسعه نرم‌افزارها است که بیش از 100ها زبان برنامه نویسی را از جمله PHP، Perl، Ruby، Python، JavaScript و ... را با Node.js و Go پشتیبانی می‌کند. این نرم‌افزار توسعه دهندگان را قادر می‌سازد تا سریعا با فضای کاری از پیش ساخته شده، کار کنند. اما ویژگی کلیدی این نرم‌افزار آن است که توسعه دهندگانی که از آن استفاده می‌کنند می‌توانند در پروژه خود با دیگر توسعه دهندگان همکاری کنند یا برنامه‌های نوشته خود را در مرورگرها یا سیستم عامل‌های مختلف برای بررسی سازگاری تست کنند.
این ابزار یکی از زیرمجموعه‌های پلتفرم Evernote است که به افراد در تیم‌های از راه دور اجازه می دهد تصاویر و یا نکات را نشانه گذاری کنند و به سرعت بر روی آن‌ها ترسیم کنند و در نهایت با یکدیگر به اشتراک بگذارند. این نرم‌افزار در حال حاضر تنها برای مک و آیفون در دسترس است. استفاده از آن می‌تواند برای انتقال سریع نظرات در هنگام گفتگو با سایر افراد بسیار کاربردی باشد.
کدپن ابزاری برای برنامه نویسی front-end است. به کمک آن شما می‌توانید کدهای HTML / CSS و JavaScript خود را بنویسید و در لحظه آن‌ها را تست کنید و یا در همان محیط با سایر همکارانتان به اشتراک بگذارید. این ابزار در حالت رایگان قابل استفاده است اما در صورت نیاز به امکانات بیشتر شما می‌توانید حالت حرفه‌ای کدپن را خریداری کنید.
یکی دیگر از مشکلات ریموت کار کردن به اشتراک گذاری فایل‌ها به ویژه فایل‌های حجیم با سایر همکاران است. به طور معمول تیم‌ها از فضاهای ابری مشترک و یا راه‌های ارتباطی دیگری استفاده می‌کنند؛ اما اگر تا به امروز برای اشتراک فایل‌ها در تیم‌تان فکری نکرده‌اید پلتفرم‌ها و بسترهای به اشتراک گذاری فایل زیر می‌توانند گزینه‌های مناسبی برای شما محسوب شوند.
گوگل درایو نام یکی از محبوب‌ترین سرویس‌های گوگل است، که بر پایه رایانش ابری فعالیت می‌کند و امکان ذخیره‌سازی هر نوع فایل دیجیتال را به کاربران می‌دهد. همچنین ابزاری برای مدیریت، ویرایش، به اشتراک گذاری، دانلود و آپلود انواع فایل‌ها با فرمت‌های مختلف را فراهم آورده است. همه کاربرانی که حساب جیمیل دارند، می‌توانند از سرویس گوگل درایو استفاده کنند. در این سرویس در همان آغاز کار به هر کاربر 15 گیگابایت فضای رایگان، اختصاص داده می‌شود که در صورت نیاز میتوان آن را ارتقاء داد و از فضای بیشتری استفاده کرد. افزایش فضا در گوگل درایو برای بیزینس‌ها به صورت هزینه در ازای میزان مصرف و برای کاربران شخصی به صورت هزینه ماهانه است.
در این پلتفرم شما می‌توانید با ساخت اکانت به صورت رایگان 2 گیگابایت فضا در اختیار داشته باشید؛ همچنین در صورت دعوت از دوستان خود، به عنوان هدیه فضای مازاد دریافت خواهید کرد که البته این فضای رایگان را در نهایت تنها تا 8 گیگابایت می‌توانید ارتقا دهید. شما برای استفاده از این پلتفرم پس از مراجعه به وبسایت Dropbox می‌توانید متناسب با سیستم عامل خود پلتفرم مورد نیاز را دانلود و با ساخت یک حساب کاربری از آن استفاده نمایید. به عنوان مثال در صورتیکه می‌خواهید در سیستم شخصی‌تان از آن استفاده نمایید، پس از نصب اپلیکیشن مربوطه آن را در میان پوشه‌های کامپیوتر خود خواهید دید و عملکرد آن دقیقاً مانند بخشی از حافظه کامپیوتر شما خواهد بود. در صورتیکه فضای ارائه شده در دراپ باکس برای شما کافی نبود می‌توانید با خرید یکی از پلن‌های آن فضای در دسترس‌تان را افزایش دهید.
باکس یک پلتفرم امن برای مدیریت فایل‌ها، به اشتراک گذاری آن‌ها با سایر اعضای تیم و همچنین هماهنگی کاری است. شما می‌توانید با استفاده از این پلتفرم تمامی فایل‌های مورد نیاز در پروژه‌هایتان را در فضای ابری امنی آپلود کنید. البته باکس پلن‌های بسیار متفاوتی برای کاربری‌های مختلف دارد. در حالت شخصی شما می‌توانید به صورت رایگان شما 10 گیگابایت فضا در اختیار خواهید داشت که می‌توانید در هر بار آپلود فایل‌هایی تا حجم 250 مگابایت را آپلود کنید. در صورتی که نیاز به حجم بیشتر و یا محدودیت حجم آپلود بالاتری دارید باید یکی از پلن‌های پولی این پلتفرم را خریداری کنید. همچنین با خرید پلن‌های بیزینسی این پلتفرم می‌توانید برای تیم و شرکت‌تان فضای ابری نامحدودی تهیه کنید و متناسب با تعداد یوزرهایتان هزینه پرداخت کنید. البته متاسفانه این پلتفرم در ایران به شکل مستقیم در دسترس نیست.
ذخیره سازی ابری ایرانی پشتیبان با امکان آپلود رایگان و دانلود نامحدود، راه‌کار نگهداری فایل‌های شخصی و کسب‌وکار شماست. ابزارهای مختلفی در پشتیبان برای ذخیره سازی ابری، مدیریت و اشتراک‌گذاری فایل‌های کسب‌وکار شما توسعه داده‌شده‌است. پلتفرم ابری پشتیبان و ابزار مدیریتی خودکار پشتیبان به سفارش شما شخصی سازی و ریبرند شده و روند استقرار و توسعه‌ی برنامه‌های کاربردی و گردش داده‌ها در سازمان شما را بهبود می‌بخشد. شما با ثبت نام در پشتیبان ۵ گیگابایت فضای رایگان و همیشگی برای آپلود رایگان و نگهداری فایل‌های شخصی خواهید داشت. همچنین در پشتیبان شما می‌توانید با تهیه پلن مخصوص بیزینس‌ها برای تیم یا شرکت‌تان، تنها به ازای میزان مصرفتان هزینه پرداخت کنید.
یکی از موارد مهم در کار تیمی بازخورد گرفتن از هم‌تیمی‌ها و بررسی بازخوردها است. حال در حالتی که قرار است به صورت تیمی دورکاری داشته باشیم بسیار مهم است که به کمک ابزارهایی در مورد مسائلی که نیاز است مانند زمانبندی جلسات، روش انجام کارها و ... از هم‌تیمی‌هایمان بازخورد بگیریم. در ادامه دو ابزار مناسب برای دریافت بازخورد که در عمل می‌واند بسیار موثر باشد را معرفی می‌کنم.
به کمک این ابزار شما می‌توانید در زمان‌های دلخواه از همکارانتان نظرسنجی و میزان رضایت و خوشحالی آن‌ها را بررسی کنید. کافیست نوع و زمان نظرسنجی را تعیین کنید. پس از آن در زمان تعیین شده ایمیلی حاوی نظرسنجی برای همکارانتان ارسال می‌شود و حال آن‌ها بدون نیاز به پسورد و یا ورود و ... می‌توانند به صورت ناشناس بازخوردشان را اعلام کنند. این به شما کمک می‌کند از وضعیت کارها و همکارانتان مطلع شوید و برای مثال بدانید چند درصد از همکارانتان از همکاری خسته شده‌اند و یا مشکلات را چطور باید حل کنید تا همکارانتان رضایت بیشتری داشته باشند. این ابزار دارای پلن‌های متفاوتی است که شما برای استفاده از آن باید متناسب با تیم و نیازمندی خودتان یکی از این پلن‌ها را خریداری کنید.
دودل یک ابزار هماهنگی زمان جلسات است. به کمک این ابزار شما می‌توانید به راحت‌ترین روش ممکن و بدون صرف وقت زیاد، زمانی را برای جلسات مشخص کنید که همه اعضای تیم در آن زمان در دسترس باشند. با استفاده از دودل دیگر نیاز نیست ده ها پیام به هر کدام از هم‌تیمی‌هایتان بدهید تا به زمان مشترکی برای برقراری جلسات برسید. دودل زمان‌های تمامی اعضای تیم را به صورت خودکار بررسی می‌کند و زمان‌های پیشنهادی جلسات را مشخص و هماهنگ می‌کند. برای استفاده از این ابزار شما باید یکی از پلن‌های آن را خریداری کنید.
تا اینجا ابزارهای مختلفی که هرکدام در زمینه مشخصی به شما در هنگام ریموت کار کردن کمک می‌کردند را معرفی کردم. در ادامه لیستی از چندین نرم‌افزار و پلتفرم دیگر که با توجه به نوع فعالیت و نحوه کار شما ممکن است کمک کننده باشند را معرفی می‌کنم. همچنین اگر شما هم از ابزارها و یا نرم‌افزارهای دیگری در طی فرآیند دورکاری استفاده می‌کنید خوشحال می‌شوم اگر آن را معرفی کنید تا آن را بررسی و به ادامه این لیست اضافه کنم.
Take a Break Please، ProdPad، PukkaTeam، Assembla، Scoro، Basecamp، Gview، Microsoft To Do، Confluence، Every Time Zone، Glip، Jell، Podio، TaskWorld، Microsoft Teams، CloudApp، ProofHub، Zapier، Timezone.io، JotForm، TeamWork، Hubstaff، worldtimebuddy، Time Doctor، WooBoard، Discord
در پایان امیدوارم این نوشته و مجموعه نرم‌افزارها و ابزارهای معرفی شده به شما کمک کند تا تجربه بهتری از کار کردن به صورت دور کاری داشته باشید. از شنیدن تجربیات شما در دورکاری و استفاده از ابزارهای کمک کننده در این فرآیند خوشحال خواهم شد.
