در عصر ارتباطات، همونطوری که از اسمش پیداست، مساله ارتباطات از اهمیت ویژهای برخورداره و در نتیجه، جلسات به عضو جدانشدنی از زندگی ما تبدیل شده اند. بعد از معرفی مفهوم چابکی در صنعت توسعه نرمافزار و متودولوژیها و روشهایی که در ادامه برای پیادهسازی این مفهوم در فرآیند توسعه نرمافزار معرفی شدند (و همچنان هم درحال معرفی شدن هستند!)، مساله ارتباط بین اعضای تیم، بین تیمهای مختلف، بین تیم و مدیر محصول، بین مدیرمحصول و مشتری و... اهمیت دوچندانی پیدا کرد.
چابک بودن تیم و شرکت، نیازمند گرفتن بازخورد مستمر از مشتری و هماهنگی اعضای تیم با هم و بقیه تیمهاست. توی دنیای پر از متودولوژی توسعه نرم افزار، سعی شده که این نیاز رو با ارائه تعدادی جلسه حل بکنند. خب چی بهتر از این؟! جدا از فایدههایی که این جلسات دارند و بار هماهنگیای که از روی تیم برمیدارند این موضوع هم وجود داره که جلسات باعث میشن که آدمها حس مفید بودن پیدا کنند. اینکه تمام روزت با جلسه پر شده باشه، این حس رو میده که چقدر داری کار میکنی و چقدر تاثیرگذاری و چقدر تصمیمات مهم داری میگیری. توی جمعها هم میتونی سرتو بالا بگیری و بگی بله ما فلان متودولوژی رو به صورت کامل پیاده کردیم، همه جلساتشو میریم! و بعد هم عینک دودی به چشمت بزنی و با افتخار اون گوشه بشینی و خوشحال باشی. جا داره از یک meme زیبا هم اینجا یاد کنیم.
خب تا اینجا که همه چیز خوب بود و همه هم راضی بودند، پس مشکل کجاست؟! مشکل از وقتی شروع میشه که توی سیاهچاله جلسات میفتیم. یه روز به خودت میای و میبینی که وقت زیادی رو داری هر روز توی جلسات مختلف میگذرونی، در حالی که مطمئن نیستی که بازدهی خاصی داشته یا نه. تعدادی از نشونههای جلسات نامفید، این ها میتونند باشند:
در کل دلایل زیادی میتونه باعث شه که حس نامفید بودن جلسات پیش بیاد. این مشکلی بود که توی یه برهه زمانی تیم ما باهاش رودررو شد و تلاش کردیم که با استفاده از تجربیات بقیه و آزمون خطا این مساله رو حل کنیم. در ادامه تجربمون رو در این زمینه باهاتون به اشتراک میگذارم، به امید اینکه بتونه به بقیه هم در این شرایط کمک کنه.
متن یه مقدار طولانیه و ممکنه که از حوصله خوندن شما خارج باشه. با اینکه طبیعتن پیشنهادم اینه که متن رو کامل بخونید ولی اگه وقتشو ندارید میتونید یه مقداری از مطالب رو رد کنید و فقط لیستهای گلولهای (!) پایین رو بخونید و برای توضیح بیشتر هر کدوم هم به متن زیرش مراجعه کنید.
ما یه تیم ۵،۶ نفره از توسعهدهنگان بکاند بودیم که خیلی خوشحال کارامونو میکردیم و تسکامونو انجام میدادیم و جلو میرفتیم و مشکلی هم نداشتیم. همه چیز خوب و آروم بود تا اینکه مسیر کارهامون تغییر کرد. تعداد اعضا بالا رفت، آدمای با تخصصهای مختلف بهمون اضافه شدن، توی مدت کوتاهی جلساتمون از ۵،۶ نفر تبدیل شد به ۱۲،۱۳ نفر. جلساتمون جانکاه و خسته کننده شده بود، معمولن جلسات بیشتر از اندازهای که پیشبینی کرده بودیم طول میکشیدند و در نهایت هم به نتایج دلخواهمون آخر جلسه نمیرسیدیم. بحثها گاهی ۲،۳ نفره میشد. آدمها توی بحث خیلی شرکت نمیکردند و با گوشیهاشون بازی میکردند. خلاصه که وضعیت جالبی نبود و بعد از چند هفته به این نتیجه رسیدیم که این جلسات داره روی روحیه و کارایی تیم تاثیر منفی میگذاره و تصمیم گرفتیم که حلش کنیم.
توی شرکت ما، نقشی به اسم process coordinator داریم که به صورت خلاصه وظیفهش اینه که حواسش به فرآیند تیم باشه و سعی کنه که کارایی تیم رو بالا ببره. اون زمان، این نقش به عهده من بود. در همین راستا تصمیم گرفتم که تحقیق کنم و ببینم چه کارهایی میشه کرد که از شر این جلسات طاقتفرسا خلاص بشیم. نتیجهشون یکسری روشها و چارچوب کلی برای جلسات شد که در ادامه توضیح میدم.
چیزی که به نظرم لازمه قبل از خوندن و پیاده کردن این روشها بهش توجه بشه، جنبهی انسانی قضیهست. توی محیط کار ما با آدمها سر و کار داریم و همهی این روشها و توصیهها تا وقتی خوب اند که آدمها بپذیرنشون، دلیل وجودشو بدونند و نیازشو حس کنند. توی این موارد خیلی اعتقاد دارم که آدمها بسیار شخصیسازی (شاید هم تیمیسازی!) باید بکنند این مسائل رو و در نهایت چیزیو انتخاب کنند که با شرایط خودشون سازگاره. این حرف به این معنیه که اگه یه تیمی داره ازین چارچوبها استفاده نمیکنه لزومن جلسات بدی نداره و از طرفی اگه تیمی داره ازشون استفاده میکنه حتمن جلساتش خوب نیستند! توی این شرایط این آدمها و حس و نظرشون به قضیهست که تعیین میکنه که چه روشی براشون بهترین جواب رو میده.
البته این نکته رو هم فراموش نکنیم که صرف خوشحال بودن آدمها هم نمیشه نتیجه گرفت که همه چیز خوبه! از نظر من بهترین راه در این شرایط جمعآوری دادهست! اینکه مثلن حساب کنیم در هفته به طور متوسط چقدر وقت آدمها داره توی جلسات میگذره؟ چقدر از جلسات به نتیجه میرسند؟ کار مفید اعضای تیم با وجود این جلسات چقدره؟ و خب هر داده دیگهای که به نظرتون میتونه کمک کنه کیفیت جلساتتون رو اندازه بگیرید.
به دلیل فنی بودن تیم ما، شاید یه مقدار جو کلی متن برای تیمهای فنی باشه، ولی کلیاتش چیزهاییه که قابل تعمیم به همه مدل جلسهایه. خود من یاد گرفتم که نه فقط توی جلسات، که توی بحثهای دوستانه و... هم از یه سری نکات استفاده کنم.
در نهایت هم اینکه انتظار معجزه نداشته باشید! هیچ تغییر بزرگی ناگهانی و یک شبه ایجاد نمیشه. این کارها حوصله و صبر و آزمون و خطا میخواد تا نتیجه بده. دلسرد نشید و ادامه بدید.
خب فکر کنم به اندازه کافی پیشزمینهسازی کردم و بهتره وارد بحث اصلی بشیم!
همونطوری که بالاتر هم اشاره کردم، جلسه میتونه به آدمها حس مهم بودن بده. و مخصوصن سر تصمیمات حساس نیاز اینکه با بقیه مشورت شه آدمارو به داشتن جلسه تشویق میکنه. و خب تا یه جایی خوبه این قضیه ولی خیلی راحت میتونه از کنترل خارج شه و آدمها خودشون رو در شرایطی ببینند که توی جلسات متوالی غرق شدند و برای هر تصمیمی دارن یه جلسه برگزار میکنند! خوبه که دقت کنیم این وقتی که داریم میگذاریم از تیم چقدر ارزشمنده و سعی کنیم جلسهی غیرضروری برگزار نکنیم.
بسته به نوع جلسه میتونه برگزارکننده متفاوت انتخاب شه. مثلن اگه مدیر محصول میخواد با تیم راجع به یه موضوع محصولی صحبت کنه خب برگزارکننده هم اون فرد میشه. توی تیمهایی که از متودولوژی اسکرام استفاده میکننده مثلن اسکراممستر میتونه برگزار کنندهی جلسات تیم باشه. یا کلن میتونه دست اعضای تیم بچرخه. تنها نکتهی مهمش اینه که یه فردی باید باشه که مسئولیت کارهای قبل و بعد اون جلسه رو به عهده بگیره.
جلسه باید برنامهی مشخص و هدف داشته باشه یعنی بدونیم که میخوایم راجع به چه چیزی صحبت کنیم و چه نتیجهای رو میخوایم در نهایت از جلسه بگیریم. جلسهی دورهمی که بریم راجع به فلان موضوع صحبت کنیم ببینیم چی میشه نتیجهای به جز تلف کردن وقت اعضای تیم نداره.
ساختار جلسات هم به نسبت هدف جلسه متفاوته. مثلن جلسات سرپایی روزانه (stand-up daily) با جلسات دمو با جلسات بازنگری و... هر کدوم هدف متفاوت و ساختار متفاوتی دارند و نمیشه یکسان برگزارشون کرد. اولش ممکنه یه مقدار سخت باشه برای آدمها که عادت کنند به ساختارهای مختلف ولی وقتی عادت کنند جلسات مفیدتری میشه برگزار کرد.
برگزارکنندهای که بالاتر گفتیم اولین مسئولیتش همینه که فکر کنه که قراره برنامه جلسه چطوری باشه، روی چه موضوعاتی قراره صحبت بشه و مهمتر از همه قراره چه نتیجهای از جلسه گرفته بشه.
زمانی که من توی تیم بودم از مرحوم اسلک برای هماهنگی های تیمی استفاده میکردیم و برنامه رو روز قبل جلسه اونجا میفرستادیم. بعد اگه قرار بود آدمها کاری رو قبل از جلسه انجام بدن یا متنی رو بخونند و... هم میگذاشتیمشون اونجا که افراد با آمادگی قبلی وارد جلسه بشن نه اینکه بیان توی جلسه و تازه بخوان توی باغ بیان.
مثلن ما توی تیممون بسیار اصرار داشتیم که همه در جریان همه چیز باشن و توی همهی جلسات شرکت کنند و خب تا وقتی که فقط چند تا توسعهدهنده بکاند بودیم همه چیز خوب بود. ولی بعد مدت کوتاهی از بزرگ شدن تیممون متوجه شدیم که کلاینتکارمون سر جلسات ایتریشن حوصلهش سر میره چون بخش بزرگی از کارامون بهش بیربطه یا مدیرمحصولمون سرش خیلی شلوغه و با وجود اینکه سواد فنی داره ولی لزومی نداره توی همهی جلسات طراحی فنی حضور داشته باشه و میشه فقط نتایج جلسات رو بهش انتقال داد. خلاصه که لازم نیست همهی اعضای تیم توی همهی جلسات حضور داشته باشند. به اندازهی لازم آدم دعوت کنید.
توی جلسات ما، همون اول کار برگزارکننده برنامه جلسه رو روی تخته می نوشت و بعد سعی میکردیم که بهش پایبند باشیم و اجازه ندیم موضوعات فرعی از برنامه دورمون کنه.
از روشهای خوب پیاده سازی این قضیه، نوشتن هدف قضیه روی تخته و جلوی چشم همهست. اینطوری امکانش هست که در حین جلسه تشخیص بدیم که یه بحثی مرتبط با هدف جلسه هست یا نه و اگه نیست به یه زمان دیگه موکولش کنیم.
تیم ما، بسیار تیم صمیمی و خوبی بود. با هم زیاد شوخی میکردیم و سر به سر هم میگذاشتیم و دوستهای خوبی بودیم و با هم دیگه تعارف هم نداشتیم و این قضیه باعث شده بود که تیم خیلی کارآمدی هم باشیم. ولی از طرفی گاهی پیش میومد که شوخیامون از حد خارج میشد و حاشیهمون بیشتر از کار مفید میشد. برای اینکه این اتفاق توی جلسات نیفته یه بار نشستیم حساب کردیم که الان مثلن ۱۰ نفریم و ۲ ساعت جلسه بریم میشه ۲۰ ساعت تیم. بعد نگاه کردیم که این ۲۰ ساعت تیم معادل انجام فلان استوری بوده پس این زمان خیلی باارزشه! سعی کنیم که هدرش ندیم و زودتر کار رو تموم کنیم و بعدش به تفریح و شادیمون هم برسیم!
فکر نکنم نیازی باشه که تاکید کنم چقدر گوشی و لپتاپ سر جلسات حواس آدمها رو پرت میکنند! میشه اول جلسه تاکید کنید که هممون دوست داریم که هر چه سریعتر جلسه رو به اتمام برسونید و بریم دنبال کار زندگیمون! پس خوبه که گوشی و لپتاپامون رو کنار بگذاریم و روی موضوعات جلسه تمرکز کنیم تا هر چه سریعتر تموم شه.
دوباره اینجا خوبه که برگزارکننده از قبل فکر کرده باشه به مراحل جلسه و در صورت نیاز قبل هر کدوم یه توضیح کوتاه بده که قراره چه اتفاقی بیفته.
قطعن جلسه ایدهآل جلسهایه که هر چه سریعتر تموم بشه ولی هممون میدونیم که توی دنیای ایدهآل زندگی نمیکنیم. کاری که ما می کردیم این بود که سعی میکردیم تقریبن هر نیم ساعت یه بار یه تنفس ۵-۱۰ دقیقهای داشته باشیم و اگه نمیشد هر یه ساعت یه بار حدود یه ربع استراحت میدادیم و دورهمی میرفتیم چایی میریختیم، خوراکی میخوردیم، گپ میزدیم و ... و بعد با روحیهای تازه برمیگشتیم سر جلسه.
راجع به ساختار زیاد حرف زدم، یه مقدار راجع به رفتار بگم. اولیش همینه. توی جلسات افراد بحث زیاد می کنند، ایده و نظر میدند و ما قطعن دوست داریم که حرف و نظر همه شنیده بشه و کسی از نظر دادن نترسه. یکی از نکاتی که خیلی باید بهش توجه کنیم اینه که موقع بحث ایده رو زیرسوال ببریم و نقد کنیم نه اشخاص رو! رفتاری نکنیم که فرد حس کنه که با نظر دادن داره زیر سوال میره وگرنه جدا از دلخوریها و ناراحتیهایی که ممکنه به وجود بیاد، جو سمیای توی جلسات ایجاد ممکنه بشه که افراد از نظر دادن فرار کنند که چیزی نیست که می خوایم.
گاهی اوقات افراد نظراتی دارن که به هر دلیلی سختشونه که مطرحش کنند. این شرایط توی شرکتهایی که جو سنگینتری دارن یا وقتی افراد داخل جلسه ناآشنا اند یا اختلاف طبقاتی سنگینی توی جلسه هست و... خیلی بیشتر رخ میده. یه راهحل خوبی که براش ارائه شده استفاده از سوالات بومرنگیه، یعنی سوال یه نفر رو به خودش برمیگردونی. معمولن شرایط اینطوریه که مثلن فردی ایدهای درباره نحوه انجام پروژه داره ولی سختشه که مطرحش کنه، به جاش از مسئول پروژه مثلن میپرسه که پروژه چطور باید انجام شه؟ اینجا اگه مسئول پروژه به اندازه کافی باهوش باشه سوالش رو به خودش برمیگردونه و میگه به نظر تو پروژه چطوری باید انجام شه؟! و خب اون فرد فرصت مطرح کردن ایدهش رو پیدا میکنه.
گاهی وقتها آدمها ممکنه که حواسشون به جلسه نباشه یا یه چیز مبهمی براشون مونده باشه که به هر دلیلی مطرحش نکردن، بد نیست که هر از چندگاهی یه تایید لفظی ازشون بگیرید که مطمئن شید همه دارن به یه چیز فکر میکنند و بحث رو دنبال میکنند.
توی یه بازهای توی شرکت ما گرفتن اتاق جلسه توی ساعات اوج مصرف (!) کار سخت و رقابتیای شده بود! برای همین وقتی که مثلن برای دو ساعت موفق به رزرو اتاق جلسه میشدیم و کارمون یه ساعته تموم میشد میخواستیم حتمن بمونیم و از اتاق استفاده کنیم پس بحثهای دیگه و... رو هم سعی میکردیم در ادامش انجام بدیم! بدی این کار اینه که باعث میشه آدمها بیحوصله و بیانگیزه بشن برای زودتر جمع کردن بحث چون میدونند که در هر صورت قراره دو ساعت توی جلسه باشن پس تلاشی هم برای زودتر جمع شدن بحث نمیکنند ضمن اینکه این کار تمرکز جلسه رو بهم میریزه و نتیجه خوبی هم ازش در نمیاد.
گاهی وقتها پیش میاد که مدام از بحثی به بحث دیگه میپریم یا چند تا بحث همزمان در حال انجامه. این زمان خوبه که به افراد یادآوری کنیم که یه بحث رو تموم کنیم و بعد بحث جدید رو شروع کنیم.
یکی از دلایل طولانی و خسته کننده شدن جلسات موضوعات داغی اند که سرشون اختلاف نظر زیاده! اینجا ممکنه که افراد هیجانزده بشن و هر کس با شور و حرارت از نظر خودش دفاع کنه و توی حرف همدیگه بپرن و همهی اینها باعث بشه که جلسه طولانی و جانکاه بشه بدون اینکه نتیجه خاصی داشته باشه. یه کاری که ما توی این موارد انجام دادیم و ازش نتیجه مثبت گرفتیم این بود که این موضوعات رو یادداشت میکردیم و بحث رو متوقف میکردیم. بعد از جلسه برای هر کدومشون توی مرحوم اسلک یه پیام میذاشتیم و بحث رو اونجا ادامه میدادیم و به صورت عجیبی خیلی سریع تر هم به توافق میرسیدیم چون همه وقت داشتن که با دقت فکر کنند و حرف بقیه رو بخونند و نظر بدند.
احتمالن برای همهی ماها پیش اومده که گاهی متکلم وحده بشیم. اگه وسط جلسه متوجه شدید که منتظر گرفتن بازخورد از دیگرانید و چیزی دریافت نمیکنید یه نگاه به خودتون بندازید. شاید انقدر سرگرم صحبت شدید که دارید به بقیه مهلت حرف زدن نمیدید.
گاهی پیش میاد که با وجود تموم شدن زمان جلسه، به هدف جلسه نرسیم. توی اینجور موارد همیشه بهتره که در صورت امکان یه جلسه جدید مشخص کنیم که بحث رو توی اون ادامه بدیم به جای اینکه به زمان همون جلسه یه مقدار اضافه کنیم. طولانیتر کردن جلسه فقط آدمارو خستهتر میکنه و گرفتن بازده مفید ازشون سختتر میشه. ضمن اینکه شاید اگه آدمها زمان داشته باشند که به مطالب بیشتر فکر کنند و یه مقدار استراحت کنند با دید بهتری مساله رو ببینند و مشکل حل بشه.
خوبه که در حین جلسه یادداشت برداریم و بعد از جلسه خلاصهای ازش رو به اعضای تیم بدیم. اینطوری هم کسایی که داخل جلسه بودن یادشون میمونه که چه تصمیماتی گرفتیم و هم کسایی که نتونستن شرکت کنند در جریان قرار میگیرند. خلاصه باید شامل اینا باشه:
دقت کنید که این یادداشتبرداری و خلاصهنویسی قرار نیست چیز عجیب و غریبی باشه و اصلن اگه باشه احتمال موفقیت این روش رو کمتر میکنه چون نه کسی دلش میخواد وقت خیلی زیادی برای یادداشتبرداری و خلاصهنویسی بگذاره نه کسی میخواد متنهای طولانی و... بخونه! کاری که ما توی تیممون انجام میدادیم این بود که بعد هر جلسه یه توضیح خیلی کوتاه راجع بهش توی اسلک میگذاشتیم با همین موارد گفته شده و کارهایی که افراد باید میکردن رو هم بهشون یادآوری میکردیم. و خب نکته مهم نهایی هم همینه که بگیم به هدف رسیدیم بالاخره یا نه، یعنی بفهمیم که بالاخره جلسه مفید بوده یا نه. انجام این کار باعث میشه که اگه مشکلی توی جلسات هست و مداومن به هدف نمیرسیم، دیده بشه و افراد هم انگیزه بگیرن که سعی کنند توی جلسات حتمن به هدف برسند.
در نهایت من تاکید دوباره کنم که یه شبه درست نمیشه چیزی و بهترین کار اینه که صبر کنید، ادامه بدید و بازخورد بگیرید از آدمها. اگه فکر میکنید مشکلی هست سعی کنید که مطرحش کنید با تیم و ببینید اونها هم مشکل رو حس میکنند یا نه و اگه لازم میبینید سعی کنید با جمع آوری داده و تحلیلشون مشکل رو نشون بدید. خسته هم نباشید که تای اینجای متن رو خوندید. به امید جلسات مفید و تیمهای کارا :)
