بحران زنجیره تأمین مستمر کالا تهدیدی برای موفقیت خرده‌فروشان و تأمین‌کنندگان است . نوسان در زنجیره تامین ، احتمال وجود کالای مازاد بر نیاز ( وجود کالاهایی بیش از نیاز مشتریان یا Overstock ) و موجودی صفر (تمام شدن اقلامی که مشتریان می‌خواهند یا Stockout ) را افزایش می‌دهد . هر دو حالت ریسک بالایی برای خرده فروشی دارد : موجودی صفر می‌تواند هزینه ای معادل کل حاشیه سود ناخالص را به خرده‌فروشان تحمیل کند. مازاد موجودی کالا ، در بهترین حالت ، ۵۰ درصد از حاشیه ناخالص کسب و کار را می بلعد . البته با کمی بی دقتی می تواند تمام حاشیه سود را از بین ببرد. در متدولوژی که در این مطلب به آن می پردازیم به دنبال راهی برای فرار از تأثیر منفی موجودی‌های مازاد و کالای صفر بر سود هستیم . این روش را " پیش‌بینی جریان کالا " یا Flow-Casting می‌نامیم .
پیش‌بینی جریان کالا با پیش‌بینی های مرسوم متفاوت است. پیش بینی های مرسوم در رنجیره تامین ، پیش‌بینی فروش به مصرف کنندگان در سطح فروشگاه های خرده‌فروشی را هدف گذاری می کند ، در حالی که در پیش بینی جریان کالا محاسبه تمام تقاضا و جریان‌های موجودی برای همه عناصر در زنجیره تأمین در نظر گرفته می شود .
این سیستم به منظور برنامه ریزی موجودی ، تجدید موجودی کالا ، فضای مورد نیاز و منابع مورد نیاز زنجیره تأمین خرده‌فروشی در یک افق برنامه‌ریزی بلند مدت طراحی شده است ( عموما برای 52 هفته یا بیشتر) . کلید استفاده از این مدل این است که پیش‌بینی‌ها به طور روزانه یا هفتگی به روزرسانی می شوند و به طور همزمان ، تمام عناصر زنجیره تأمین را در نظر می گیرند .
در نظر گرفتن همه بازیگرانی که در زنجیره تامین تحت تاثیر تقاضای مصرف کننده نهایی قرار می گیرند منجر به نتایج متفاوتی نسبت به پیش بینی های مرسوم دررنجیره تامین صنعت خرده فروشی می شود . در حال حاضر، اغلب عناصر تشکیل دهنده زنجیره‌های تأمین ، تقاضا را بر اساس سفارشات مشتریان مستقیم خود محاسبه می کنند و مصرف‌کننده نهایی را در محاسبات زنجیره تامین خود نادیده می گیرند . در نتیجه، عناصر زنجیره تامین تقاضایی را پیگیری می کنند که بازتاب تقاضای واقعی مصرف کننده نیست . این نوع پیگیری منجر به نوسانات شدید در درک عرضه و تقاضا در کل زنجیره تأمین می‌شود که به آن اثر شلاقی هم گفته می‌شود و عملا منجربه کمبود یا مازاد موجودی کالا می شود.
با این اوصاف پیش بینی جریان کالا ( Flow-Casting) چگونه عمل می کند ؟ مراحل تدوین برنامه‌های پیش‌بینی جریان کالا به شرح زیر است :
1- خرده‌فروش پیش‌بینی فروش مصرف‌کننده را، به واحد کالا ، برای هر کالا در هر فروشگاه تهیه می‌کند . این پیش بینی حداقل برای یک دوره یک ساله یا بیشتر تهیه می شود و شامل همه رخدادهای احتمالی از قبیل افزایش فروش برنامه‌ریزی شده از طریق تبلیغات و پروموشن یا هر نوع تغییرات قابل پیش بینی دیگری می شود .
2- پیش‌بینی فروش از موجودی فعلی فروشگاه کسر می‌شود و برای محاسبه سطوح موجودی پیش‌بینی‌شده مورد نیاز برای تامین کالا استفاده می‌شود . این اطلاعات توسط خرده‌فروش به تأمین کنندگان داده می شود .
3- بر اساس پیش‌بینی انجام شده ، تمامی عناصر دخیل در زنجیره تأمین شامل نیروی کارمورد نیاز ، فضای مورد نیاز جهت انبارش کالا ، تجهیزات و منابع سرمایه ای مورد نیاز برای تأمین ، تولید ، حمل و نقل، انبارداری و تحویل محصولات از آخرین نقطه تولید تا آخرین نقطه فروش محاسبه می‌شود .
این فرآیند می‌تواند به صورت دستی انجام شود، اما بهتر است که از نرم افزار برای افزایش دقت و سرعت استفاده شود - شروع فرآیند ابتدا در خرده‌فروشی خواهد بود و سپس در سرتاسر زنجیره تأمین به فراخور نیاز ادامه می یابد . این سیستم به خرده فروشان و تأمین‌کنندگان آن‌ها دیدگاه جدیدی را ارائه می‌دهد - پیش‌بینی روزانه یا هفتگی از تقاضا، عرضه و موجودی به تفکیک کالا و مکان مورد نیاز می تواند دورنمای بهتری از آنچه باید محقق شود را در اختیارتان بگذارد . پیامدهای این نوع نگاه می تواند برای خرده فروشان و تأمین‌کنندگان آن‌ها منجر به نتایج قابل توجهی شود. پیش بینی جریان کالا نه تنها نیاز به پیش‌بینی نیازهای شرکای تجاری خرده‌فروشی توسط تأمین‌کنندگان را از بین می‌برد، بلکه اطمینان حاصل می‌کند که تصویر یکپارچه عرضه و تقاضا در سرتاسر زنجیره تأمین به طور روزانه و مستمر همگام سازی می‌شود. با این کار، به طور قابل توجهی موجودی‌های اضافی و کمبود موجودی‌ها کاهش می‌یابد و اثر شلاقی به طور چشمگیری کاهش خواهد یافت.
در پیش بینی جریان کالا کلیه زوایایی که ممکن است درآینده بر فروش یا موجودی تاثیربگذارد دیده می شود. به عنوان مثال، فرض کنید خرده‌فروشی قصد دارد چندین فروشگاه جدید افتتاح کند . این فروشگاه‌ها پیش‌بینی فروش بر اساس کالا خواهند داشت که در برنامه‌های پیش‌بینی جریان کالا گنجانده خواهد شد . بهترین نقطه برای شروع فرآیند پیش بینی جریان کالا ( فلوکستینگ ) خرده فروش است. با این حال، اگر تأمین‌کننده کلیدی یک خرده‌فروش هستید ، می‌توانید ابتکار عمل را برای راه‌اندازی مدل پیش‌بینی جریان کالا به دست بگیرید. به عنوان مثال، تأمین‌کننده کلیدی یکی از خرده فروشان بزرگ تخفیفی می تواند از اطلاعات داده‌های فروش نقطه ای خرده فروش (با همکاری خرده فروش) برای توسعه مدل پیش‌بینی جریان کالا به تفکیک فروشگاه ، مرکز توزیع خرده فروش و آز آنجا به مرکز توزیع تأمین‌کننده و سپس به کارخانه تأمین کننده استفاده کند . این روش می تواند منجر به بهبود موجودی کالاها در زنجیره تامین خرده فروش شود و مازاد کالا را نیز تا 20 درصد کاهش دهد .
ریسکها و هزینه ها : یکی از ریسکهای به کارگیری مدل پیش‌بینی جریان کالا می تواند عدم درک صحیح خرده فروشان و تامین کنندگان از این روش به عنوان یک تغییر در فرآیند و ذهنیت سازمان باشد . به همین دلیل به کارگیری این مدل باید به عنوان ابتکاری در مدیریت و بخشی از مدیریت تغییر در نظر گرفته شود و تنها به روزرسانی فناوری و تغییر روش ساده تلقی نشود. این موضوع نیازمند آن است که افراد در شبکه خرده فروشان و تأمین‌کنندگان آموزش ببینند ، تربیت شوند، راهنمایی شوند و حمایت شوند تا به تدریج با روش‌های جدید کار آشنا شوند و به آن عادت کنند . جاری سازی این مدل به صورت کامل در کل فرآیند زنجیره تامین می تواند دو تا سه سال طول بکشد - عمدتاً به این دلیل که خرده‌فروشان بزرگ صدها تأمین کننده کلیدی و هزاران تأمین کننده مرتبط با فعالیت خود دارند . پیش بینی جریان کالا باید قبل از عملیاتی شدن شبیه سازی شود تا تمام ذینفعان کلیدی در خرده‌فروشی و تأمین‌کنندگان اصلی اثرات آن در فروش به مصرف کننده را ببینند و با درک صحیح از مزایای این مدل در پیاده سازی آن همکاری کنند و ریسکهای اجرایی به حداقل برسد . سرمایه‌گذاری برای پیاده سازی پیش بینی جریان کالا شامل هزینه های فناوری جدید ، یکپارچه سازی سیستم ، اقدامات لازم جهت حفظ یکپارچگی داده‌ها (مانند پاکسازی تاریخچه فروش برای دوره‌ها و رویدادهای غیرعادی فروش و اختلالات ناشی از شرایط جوی و ... )، آموزش مفاهیم این روش به افراد ، شامل آموزش نحوه استفاده از فناوری برای اجرای فرآیند و پشتیبانی از آن‌ها جهت استقرار کامل مدل است .
پیش بینی جریان کالا در عمل : پرنسس اتو (Princess Auto) ، خرده فروش قطعات ، محصولات و ابزارهای پس از فروش خودرو است که بیش از ۵۰ فروشگاه در سرتاسر کانادا دارد . این شرکت یکی از پیشگامان استفاده از روش پیش بینی جریان کالا ( فلوکستینگ ) است . فروشگاه‌ها به موجودی دقیق روزانه به طور متوسط در سطح 97% تا 98% کالاها دسترسی دارند (یعنی مشتریان می‌توانند اقلامی که می‌خواهند بخرند را به طور متوسط در 97 تا 98 درصد مواقع پیدا کنند ) . این نسبت در سال 2015 به طورمتوسط 92% بوده است و افزایش دقت در دسترسی به سطح موجودی به خوبی قابل مشاهده است - این سطح دسترسی حتی در دوره‌های پروموشن و اجرای کمپینهای تبلیغاتی و برای همه محصولات تأمین‌کنندگان داخلی و خارجی صادق است . در سال ۲۰۱۶، نخستین سالی که شرکت از سیستم پیش بینی جریان کالا استفاده کرد ، فروش به دلیل بهبود موجودی‌ها بیش از ۱۰٪ افزایش یافت . به طور کلی به این نتیجه رسیده ایم که افزایش ۲ تا ۳ درصدی در عملکرد موجودی کالا ، منجر به افزایش حداقل ۱ درصدی در فروش می‌شود. علی رغم این افزایش در فروش ، موجودی های فروشگاه و مراکز توزیع پرنسس اتو بیش از ۱۰ درصد کاهش یافته است . خرده‌فروشان علاقه مند به بهره مندی از مزایای پیش‌بینی جریان کالا باید با ارزیابی تأثیرآن ، مزایا و چالش‌های استفاده از این رویکرد را به درستی محاسبه کنند. از آنجا که پیش بینی جریان موجودی کالا باعث بهبود موجودی‌های انبار و کاهش مازاد موجودی می‌شود، سود مازاد حاصل از اجرای آن به طور قابل‌توجهی بیش از هزینه‌های اجرای آن است و علاوه بر آن منجر به رضایت بیشتر مصرف کنندگان نیز خواهد شد .
نویسندگان : مایک داهرتی و جورج استالک
