فرض کنید هر روز باید یک گزارش تکراری با داده‌های روزانه را ایجاد کنید و همچنین فایل‌های روزهای قبل را هم ذخیره داشته باشید. یک روش این است که تمپلیت ایجاد کنید. اما با استفاده از ذخیره فایل در OneDrive نیازی به ایجاد تمپلیت نیست و همچنین همه‌ی فایل‌ها به صورت آنلاین همیشه و همه جا در دسترس خواهند بود. همچنین ویژگی دیگر این کار، جاسازی کردن (Embed) فایل‌های مایکروسافت در وبسایت شخصی یا دیگر پلتفرم‌ها خواهد شد و این کار به سادگی هر چه تمام‌تر انجام میشود. به عنوان مثال فایل اکسلی نوشته‌اید که قصد دارید بقیه نیز از محتویات فایل شما استفاده کنند، مثلا یک سری ورودی بدهند و خروجی بگیرند با این پیشفرض که صرفا قسمتی از فایل اکسل قابل مشاهده و تغییر باشد. OneDrive همچنین این قابلیت را ایجاد میکند که همزمان چندین نفر بر روی یک فایل کار کنند. با مقدمه عنوان شده، اگر چنین نیازهایی ندارید، ادامه این مطلب به درد شما نخواهد خورد.
در این آموزش، آفیس نسخه 2016 و ویندوز 7 استفاده شده است.
ابتدا در سایت مایکروسافت (لینک زیر) یک اکانت ایجاد کنید.
https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage
پس از ورود به اکانت، با نمایی شبیه زیر روبرو خواهید شد. چیزی شبیه محیط دسکتاپ ویندوز.
با کلیک بر روی گزینه New میتوانید پوشه جدید ایجاد کنید (مثل پوشه Excel Files در عکس زیر) یا همین جا به صورت آنلاین فایل جدید ایجاد کنید که در این صورت صفحه جدیدی برای فایل مذکور در مرورگر ایجاد خواهد شد.
اما ما این روش را انجام نمی دهیم. فایل اکسل مورد نیاز را بوسیله اپلیکیشن دسکتاپ اکسل ایجاد میکنیم و سپس آن را بر روی OneDrive ذخیره میکنیم. وقتی گزینه Saveرا در اکسل میزنیم با صفحه زیر روبرو میشویم. میتوان فایل را در سایت OneDrive ذخیره کرد یا بر روی کامپیوتر.
ذخیره بر روی OneDrive را انتخاب میکنیم. در این مرحله اطلاعات اکانت OneDrive و یوزر پسورد ویندوز پرسیده میشود.
حال دوباره وارد سایت OneDrive میشویم و فایل مذکور را انتخاب و سپس از منوی Open گزینه دوم را انتخاب میکنیم تا فایل بر روی اکسل باز شود.
پس از کلیک 2 سوال زیر برای دسترسی پرسیده خواهد شد.
فایل اکسل باز خواهد در این مرحله میتوانید گزارش خودتان رو بسازید و پس از سیو کردن آن به صورت معمولی، فایل را ببندید. از این به بعد هر بار که این کار را تکرار کنید، یک نسخه از فایل، در OneDrive ذخیره خواهد شد. برای دستیابی به نسخه‌های قبلی، در سایت OneDrive فایل را انتخاب و گزینه Version history را انتخاب کنید.
پس از کلیک، صفحه‌ی جدید ایجاد خواهد شد که نسخه‌های قبلی را نشان میدهد. روی هر نسخه کلیک کنید با 2 گزینه Download و Restore روبرو خواهید شد.
بدین ترتیب همه‌ی فایل‌ها همیشه در هر مکانی به صورت آنلاین در دسترس خواهند بود.
حال فرض کنید فایل اکسلی نوشته‌اید مبلغ قسط وام را محاسبه میکند و میخواهید آن را روی وبسایت خود (یا جای دیگر) با همان نما و ویژگی‌های اکسل به اشتراک بگذارید (Embeded) به طوری که در سلول‌های مربوطه، مقادیر تایپ شود و در سلول نتیجه، مبلغ قسط نمایش داده شود. این آموزش به همراه معرفی یکی از محصولات جدید مایکروسافت برای پرزنتیشن (Sway) در نوشته بعدی پوشش داده خواهد شد.
پایان/
https://t.me/Graham_Investing
https://twitter.com/n_aghpour
