دانلود پیشنویس سند مدیریت تعارض منافع یک صندوق محیط زیستی (چهارمحال و بختیاری)

خط مشی تعارض منافع

۱ - قصد

مقصود این خط مشی یاری رسانی به اعضای صندوق حمایت از محیط زیست چهارمحال و بختیاری است تا به شکل اثربخش هر نوع از تعارض منافع درک شده، بلقوه و واقعی را شناسایی، آشکارسازی، و مدیریت، و در نهایت ثبت کنند. و بدین وسیله از امانت‌داری صندوق حفاظت کنند، ریسک را کاهش دهند و اطمینان حاصل کند که اعضای صندوق بهترین منافع را برای صندوق دنبال خواهند کرد.

۲ - هدف گذاری

[برد مدیریتی یا هیئت مدیره یا هیئت امنا یا دیگر نام‌گذاری‌هایی که اعضای مسئول مدیریت صندوق در نظر گرفته خواهد شد] صندوق حمایت از محیط زیست چهارمحال و بختیاری می‌خواهد اطمینان حاصل کند که اعضای صندوق از تعهدات خود برای آشکارسازی هر گونه تعارض منافع آگاهی دارند. و به عنوان نمایندگان صندوق از این خط مشی پیروی خواهند کرد تا از مدیریت موثر تعارض منافع اطمینان پیدا کنند.

۳ - وسعت مد نظر

این خط مشی در مورد برد مدیریتی صندوق حمایت از محیط زیست چهارمحال و بختیاری کاربرد خواهد داشت.

[اگر ساختار مدیریتی این صندوق از مدیرعامل، هیئت مدیره یا امنا یا هر نوع ساختار دیگری تشکیل شده باشد اینجا بایستی نام آنها وارد شود. همچنین اعضای دیگر صندوق. و این بند بسته به وسعت مد نظر قابل تنظیم است.]

۴ - تعریف تعارض منافع

تعارض منافع هر شرایطی است که منافع شخصی عضو صندوق یا وفاداری‌های او به آن موارد می‌تواند مانع وی شود که بهترین تصمیم به نفع خیریه گرفته شود، یا آنکه تحت تاثیر آن وفاداری‌ها و منافع قرار بگیرد و منافع خیریه به حاشیه برود. یا حتی آن وفاداری‌ها و منافع صرفا به نظر برسد که بر منافع صندوق اثرگذار است اما در عمل اینطور نباشد. این منافع می‌تواند شخصی/قومی/گروهی/منطقه‌ای/ایدئولوژیک باشد. همچنین مالی یا غیرمالی باشد. مستقیم یا غیر مستقیم باشد. منافعی مربوط به خود او یا فردی متصل به او باشد.

به تعریف دیگر تعارض منافع موقعیتی است که فرد هر اقدامی انجام دهد به یکی از منافع یا وظایف خود لطمه وارد کرده است. در واقع در شرایط تعارض منافع به صورت اصولی برای فرد امکان گرفتن تصمیم بدون سوگیری (Unbiased) وجود ندارد. بنابراین فردی که از ابتدای ورود خود به صندوق منافع یا وظایفی دارد که نمی‌تواند بدون فدا کردن آنها به درستی وظایف خود در صندوق را انجام دهد، بایستی از حضور در برد مدیریت صندوق خودداری کند.

قرار گرفتن در شرایط تعارض منافع به صورت قطعی سوءمدیریت و سوءتصمیم‌گیری ایجاد خواهد کرد.

این وضعیت‌ها این ریسک را با خود دارند که فرد ممکن است بر آن اساس تصمیم‌گیری کند، یا تحت تاثیر آن قرار بگیرد، به جای آنکه بهترین منافع برای خیریه در نظر گرفته شود. از این رو بایستی مدیریت شود.

۵ - خط مشی

این خط مشی نوشته شده چون تعارضات منافع عموما در همه‌ی سازمان‌ها ایجاد می‌شوند. و تا زمانی که آنها با آغوش باز و به شکل اثربخش مدیریت شوند، نیازی به نگرانی در مورد تعارضات منافع وجود نخواهد داشت. با این خط مشی، برد مدیریت صندوق حمایت از محیط زیست چهارمحال و بختیاری مسئولیت خواهد داشت تا تعارض منافع اخلاقی، قانونی، مالی و دیگر انواع آن را حذف و مدیریت کند و تعهد بدهد اینگونه تعارضات به تعهدات این صندوق تعدی نخواهد کرد.

صندوق حمایت از محیط زیست چهارمحال و بختیاری برای مدیریت تعارض منافع از اعضای خود می‌خواهد تعهد بدهند:

● از تعارض منافع دوری کنند.

● تعارض منافع را شناسایی و در صندوق ثبت کنند.

● به دقت تعارض منافع را مدیریت کنند.

● و با دنبال کردن از این خط مشی به هر نوع تخلف از این خطوط واکنش نشان دهند.

به همین روی یکسری افراد به طور اتوماتیک نمی‌توانند عضو صندوق باشند. کسانی که هر گونه ارتباط شخصی با مشاغل حساسداشته باشند (مراجعه کنید به بند ۸ و ۹ از بخش تعاریف در راهنمای تعارض منافع صندوق حمایت از محیط‌زیست چهارمحال و بختیاری).

در هنگام ورود افراد به برد مدیریتی صندوق تعهدی حقوقی و مکتوب با ضمانت اجرا بدهند که تا پیش از ۲ سال گذشته در مشاغل حساس (بند ۹ تعاریف) مشغول به فعالیت نبوده‌اند بعد از ترک صندوق تا مدت ۲ سال نیز نتوانند به هیچ عنوان از اشتغال تا مشاوره یا عناوین دیگر با مشاغل حساس در ارتباط داشته باشند. و در صورت تخلف از تعهدنامه‌ مورد پیگرد قانونی قرار بگیرند (برای آشنایی با علت این جور قاعده‌گذاری در گوگل «مقابله با درب های چرخان» را جستجو کنید).

۵.۱ - مسئولیت برد مدیریتی

برد مسئولیت دارد:

● سیستمی برای شناسایی، افشا، مدیریت، و ثبت و نگه داری تعارض منافع در صندوق محیط زیستی طراحی و اجرا کند.

● بر اجرا شدن این خط مشی نظارت کند و

● هر سال از ابتدا این خط مشی را ارزیابی کند تا اعضا مطمئن باشند این خط مشی به خوبی کار می‌کند.

● اعضای صندوق باید اطمینان بدهند که از جزئیات تعهدات خود در مدیریت و کنترل خیریه‌ی خود باخبرند.

۵.۲ - شناسایی و افشای تعارض منافع

وقتی تعارض منافع واقعی، بلقوه، یا درک شده شناسایی شدند باید در دفتر ثبت منافع صندوق حمایت از محیط زیست چهارمحال و بختیاری به ثبت برسند. همچنین با اعضای برد مدیریتی مطرح شود. وقتی که اعضا تعارضی را مطرح کردند، برد مدیریتی بایستی به استاندارد شماره‌ی ۵ رجوع کند و اطمینان حاصل کنند که فرایند آشکارسازی منافه به شایستگی انجام شده است.

نقش رسیدگی به منافع با [فردی که در صندوق این وظیفه را بر عهده خواهد گرفت مثلا منشی جلسات یا مدیرعامل] خواهد بود و همه‌ی اطلاعات لازم در این مورد را ثبت خواهد نمود (شامل نوع منفعت و تعارض مرتبط و گستره و مراحلی که طی شد تا مدیریت شود. مراجعه کنید به فرم ثبت منافع).

محرمانگی آشکارسازی‌ها

[برای حمایت از اعضا در این مورد که با کمترین استحکاک و مسئله‌سازی منافع خود را آشکار سازند، سطح دسترسی به اطلاعات افشا شده باید تعیین شود

از جمله اینکه چه کسی به اطلاعات دسترسی داشته باشد. یا اینکه آیا برد مدیریتی به آشکارسازی‌ها دسترسی داشته باشند؟ اگر نیاز به محدودیت‌های اضافه‌ای نیاز است می‌توان مکانیزم جایگزینی برای آشکارسازی در نظر گرفته شود].

۶ - اقدامات لازم برای مدیریت تعارض منافع

۶.۱ - تعارض منافع اعضای صندوق

وقتی تعارض منافع به شکل مناسبی آشکار شد، برد مدیریتی (به استثنای فرد درگیر تعارض منافع و دیگر افراد دارای تعارض) تصمیم خواهد گرفت که آیا او یا افراد درگیر تعارض منافع:

اول) در مورد مسئله رای بدهد؟ (این حداقل است)

ثانیا) در جلسه شرکت کنند؟

ثالثا) در جلسه شرکت کنند و رای بدهند؟

در شرایط استثنایی مثلا وقتی تعارض بسیار جدی است یا ممکن است باعث شود عضو هر بار با تعارض منافع ثبت نشده وارد جلسه شود یا فردی نتواند اکثر اوقات در جلسات حضور داشته باشد، شاید مناسب باشد که اعضا تصمیم بگیرند بهتر باشد فرد مورد نظر از برد مدیریتی استعفا بدهد؟

۶.۲ - هنگام تصمیم‌گیری برای مدیریت تعارض منافع، چه نکاتی در نظر گرفته خواهد شد؟

● آیا تعارض آنقدر جدی هست که به آن پرداخته شود؟ یا در حدی کوچک است که می‌توان به ثبت کردن آن بسنده نمود؟

● آیا واقعا آن تعارض در فرد مورد نظر به شکلی هست که در تصمیم‌گیری وی مانعی برای تامین بهترین منافع برای صندوق ایجاد کند؟

● برای اجتناب از تعارض گزینه‌های جایگزینی وجود دارد؟

● رسالت صندوق و اهداف پیش رو، و منابع در دسترس صندوق چیست؟

● آیا احتمال دارد که نوع تصمیم‌گیری سهل‌انگارانه اعضا برای برخورد با تعارض پیش آمده به شهرت و نیک‌نامی صندوق آسیبی وارد کند؟

• پذیرش هر اقدامی از سمت برد نیاز دارد به موافقت نصف اعضای موجود به علاوه یک نفر دیگر (به استثنای افراد درگیر تعارض که در جلسه‌ی تصمیم‌گیری حضور نخواهند داشت). تمام مراحل مرتبط به مدیریت تعارض منافع در طی جلسه ثبت و نگهداری خواهد شد.

۷ - همراهی با خط مشی و پذیرش آن

● اگر برد مدیریتی متوجه شد که فردی از اعضا در همراهی با این خط مشی همکاری لازم را انجام نداده، بررسی‌های لازم برای فهمیدن علت آن و اقدامات بعدی را انجام خواهد داد.

● اگر برد مدیریتی متوجه شد که فردی از اعضا در افشای منافع خود مسئولیت‌پذیری کافی نداشته، برد می‌تواند به مسئله ورود کند. که می‌تواند شامل درخواست برای استعفا از برد مدیریتی باشد.

● [این جا شرایط دیگری برای ایجاد محدودیت یا محرومیت بسته به وخامت اوضاع در نظر گرفته شود.]

● اگر فردی از اعضای صندوق حمایت از محیط زیست چهارمحال و بختیاری متوجه ضعف فردی از اعضا در افشای منافع متعارض شد، برد مدیریتی بایستی [اقدامات مربوطه را بنویسید، مثل: پرسش از فرد در مورد این عدم افشا، الزام اعضا به آگاهی تمام برد مدیریتی یا صرفا آگاهی یافتن فرد مسئول رسیدگی به دفتر ثبت منافع].

● برای راهنمایی بیشتر در مورد جزئیات بیشتر مدیریت تعارض منافع به سند «راهنمای تعارض منافع صندوق» مراجعه کنید.

برای پرسش در مورد این خط مشی با جناب/سرکار [نام فرد مسئول در این مورد] تماس حاصل کنید با [راه یا راه‌های تماس]

سناریو (انگشتر عقیق)

بَرزو عضو هیئت تصمیم‌گیر در خیریه‌ی انگشتر عقیق است. رسالت این خیریه کمک به سالمندان است تا زندگی پربارتر و سالم‌تر و پویاتری را تجربه کنند، مثلا با سفرهای تفریحی روحیه‌ی آنان را بالا نگه دارند. آنها تصمیم گرفته‌اند یک ون خریداری کنند تا جمعی از سالمندان را با آن جا به جا کنند و برای سفرهای تفریحی استفاده کنند. دختر برزو یک بنگاه معاملات ماشین دارد. و به آنها پیشنهاد می‌دهد تا یک مدل که آنها دارند را خریداری کنند. از آنجایی که برزو به طور غیرمستقیم از این معامله سود کسب می‌کند بنابراین در مورد این مسئله دارای وضعیت تعارض منافع است. و بنابراین اگر در تصمیم‌گیری برای خرید آن ون شرکت کند نمی‌توان تضمین کرد که او صرفا به منافع صندوق خواهد اندیشید. نه اینکه او فرد خوبی نباشد، اما هیئت مدیره‌ متوجه هستند که به طور ناخودآگاه این می‌تواند اثر منفی بگذارد در انتخاب. همچنین از منظر فردی مستقل که به این وقایع می‌نگرد و پیش خود به صندوق نمره‌ای ذهنی به امانت‌داری صندوق می‌دهد. اعضای صندوق از چند بنگاه و فرد در اپلیکیشن دیوار قیمت گرفته‌اند و از دو مکانیک خودروی ون پرسیده‌اند متوجه شده‌اند قیمت خوبی به آنها پیشنهاد شده است. بنابراین با اینکه پیشنهاد قیمت خوب بوده، اما اعضا از برزو می‌خواهند که از از تصمیم‌گیری در این مورد خودش کنار برود، چون با اینکه گزینه‌ی خرید ون دختر او قیمت مناسبی داشته اما از منظر بیرونی می‌تواند شهرت خیریه را خدشه‌دار کند، بنابراین او کنار می‌رود. و در گزارش ثبت منافع این مسئله ثبت می شود و اینکه چطور این تعارض منافع مدیریت شده و برزو در جلسه‌ی تصمیم‌گیری ابتدا شرکت کرده اما دیگر اعضا از او خواسته‌اند که خودش از شرکت و تصمیم‌گیری کنار برود و توضیح داده می‌شود که گزینه‌های دیگر هم بررسی شده‌اند و با وجود این شرایط هنوز ماشین فروخته شده از سمت دختر برزو خریداری خواهد شد. این گزارش در آرشیو دائمی تعارض منافع نگه داری خواهد شد.

سناریو ۲ (موسسه آموزش مهارت‌های کسب‌وکار در کشاورزی)

چی‌گُل مشاور کسب‌وکار است. او و دوستان او احساس می‌کنند بیشترین جمعیت فعال اقتصادی استان در کسب‌وکارهای مرتبط به کشاورزی و دامداری فعال هستند. مشاهدات آنها می‌گوید کشاورزان در مورد طیف وسیعی از موضوعات نیاز به کمک تخصصی دارند. در مورد نوع کاشت، تغییرات اقلیم، محدودیت سرمایه، مسئله‌ی نبود سردخانه، بسته بندی محصولات و صنایع تبدیلی، بازار محصولات ارگانیک و نحوه‌ی کاشت آنها و دیگر موضوعات. و این تعدد مسئله باعث می‌شود کشاورز سردرگم شود و به سراغ تجربه‌های پیشین خود برود و چون تا حالا کار او با تجربه پیش رفته نیازی به مشاوره دیدن هم ندیده است. چیگل و دوستانش نمی‌دانند چقدر درست فکر می‌کنند اما اجالتا دوست دارند با کمک دوستان خیر خود یک سازمان مردم نهاد ایجاد کنند و به دنبال حل مشکل کشاورزی غیرتخصصی بگردند و به رایگان کشاورزان را در این مورد راهنمایی کند. چیگل در شهر دفتر مشاوره‌ی کسب‌وکار دارد. او به درستی در دفتر ثبت منافع به این دفتر و منافع مشاوره‌ای خود اشاره می‌کند. اما او نمی‌تواند کسب‌وکار خود را رها کند و به رایگان کار کند. برد مدیریتی این سازمان تصمیم می‌گیرد تعدادی مشاور استخدام کند، چیگل هم دفتر مشاوره‌ای خود را ثبت‌نام می‌کند اما اعضای این NGO می‌دانند که چیگل صاحب این دفتر است. چیگل با اینکه از ابتدا منافع خود را به شفافیت اعلام کرده بود، اما بایستی در جلساتی که در مورد انتخاب مشاوران و تامین هزینه‌های آنان تصمیم گرفته می‌شود منافع خود را بار دیگر در جلسه اعلام کند. اگر او این کار را نکرد، وظیفه‌ی منشی جلسه است که این موضوع را مطرح کند. اگر او نیز چنین نکرد، هر فردی که از این منافع با خبر است بایستی آن را با منشی یا اعضا مطرح کند. چیگل بایستی خود را از شرکت در جلساتی که به انتخاب مشاور می‌پردازند، محروم سازد. حتی در بیرون از جلسات نیز در هر گفت‌وگوهایی که به انتخاب مشاور منتهی می‌شود نیز خودداری کند. اگر او به خوبی از این خط مشی پیروی نکرد، وظیفه‌ی باقی اعضا است که به او تذکر بدهند تا او خودش را از این بحث کنار بکشاند. برد مدیریتی بایستی حداقل سه مشاور انتخاب کنند و بعد از بررسی آن سه گزینه بهترین آنها را که می‌شود دارایی‌های خیریه را صرف آن کرد، مشاور را انتخاب کنند. اعضای برد مدیریتی موسسه آموزش مهارت‌های کشاورزی بایستی از خود بپرسد که آیا فردی مستقل از این خیریه و دارای قوه‌ی تعقل که از منافع چیگل با خبر است به راستی می‌تواند باور کند که برد تصمیم‌گیری تحت تاثیر این منفعت نبوده است؟ اگر خیر پس بایستی اقدامات خود را اصلاح کنند تا به چنین پرسشی پاسخ مثبت دهند. ثبت این موضوع در دفتر ثبت منافع این NGO بایستی در طی جلسه انجام شود (اینکه چگونه برد مدیریتی به آن منفعت برخورده و در مورد آن منفعت تصمیم‌گیری کرده است و چه گام هایی طی کرده تا مدیریت شود).

سناریو ۳ (NGO ارزیابی محیط زیستی بختیاری)

ایلپیا در سازمان مردم نهاد ارزیابی زیست محیطی بختیاری کار می‌کند که وظیفه‌ی آن تکمیل وظایف سازمان محیط زیست است تا پروژه‌ها و طرح‌هایی که به سازمان محیط زیست ابلاغ می‌شود را از نظر کارشناسی به شکل مستقل ارزیابیِ تخصصی کنند تا مبادا در سیستم ناکارآمد فعلی سازمان محیط زیست طرحی ضد محیط زیست اجرایی شود. این سَمَن (سازمان مردم نهاد) اخیرا موفق شده مقدار قابل توجهی کمک مردمی دریافت کند. به همین علت اعضای برد آن تصمیم به استخدام یک شرکت حساب‌رسی گرفته‌اند تا دارایی‌های آنان را سر و سامان دهد و اعتماد عمومی را به این سازمان تقویت کنند. ایلپیا همزمان در یک شرکت حساب‌رسی نیز فعال است. و این شرکت را نیز معرفی می‌کند. و اعضای این سازمان نیز موافقت می‌کنند. این صریحا یک نمونه‌ی تعارض منافع است که ایلپیا درگیر آن شده است. او باید به مسئول رسیدگی به منافع است این منفعت را شفاف کند. از آنجا که وظیفه‌ی حسابرسی بایستی مستقل انجام شود، بنابراین او بایستی شرکت حسابرسی خود را از لیست گزینه‌های سمن (که حداقل ۳ گزینه بایستی باشد) کنار بکشد. اگر او این تعارض را طرح نمی کرد وظیفه ی مسئول رسیدگی به تعارض منافع و بعد باقی اعضای برد سمن بود که با مطرح کردن این تعارض می‌خواستند در لیست خود صرفا شرکت‌های مستقل از اعضای برد و منافع آنها حضور داشته باشد، تا فرایند حسابرسی به شکل بی‌طرفانه و بدون تعارض منافع انجام شود. اعضا در طی این اقدام بایستی این را در جلسه طرح کنند که اگر فردی با قوه‌ی تعقل و مستقل از سمن و شرکت حساب‌رسی از این تعارض آگاهی داشت، و به نحوه‌ی مدیریت تعارض منافع در برد مدیریتی نگاه می‌کرد آیا احساس می‌کرد بهترین منافع برای سمن و شهرت و حیثیت آن در نظر گرفته شده است؟ در طی ثبت این تعارض بایستی مواجهه با این تعارض، نحوه‌ی مدیریت و نتیجه‌ی نهایی به شکل کامل در حین رسیدگی به این تعارض به ثبت برسد.

سوال: آیا ایلپیا با کناره‌گیری عضویت در سمن می تواند شرکت خود را به لیست گزینه‌های سمن برای حسابرسی بیفزاید؟ پاسخ: در ادبیات تعارض منافع، مفهومی به عنوان «درب‌های چرخان» وجود دارد. به این معنی که یک فرد تا زمانی که در یک سازمان است می‌تواند به خاطر منافع شرکتی که در آینده به آن خواهد پیوست در شرکت فعلی به تصمیم‌سازی‌های خاصی اقدام کند که به نفع شرکت آینده‌ی خود تمام شود. و او به محض ترک شرکت اول به شرکت دوم می‌پیوندد و از میوه‌ی تصمیمات خود در شرکت اول استفاده می‌کند. بنابراین برای مدیریت کارآمدتر تعارض منافع ایلپیا صرفا وقتی می‌تواند شرکت خود را به گزینه‌های حسابرسی این سمن اضافه کند که تا ۲ سال گذشته عضویتی در برد مدیریت این سمن نداشته باشد (اطلاعات بیشتر در مورد مفهوم درب‌های چرخان و مدیریت آن در سند راهنمای مدیریت تعارض منافع صندوق حمایت از محیط زیست چهارمحال و بختیاری موجود است).

منابع:

https://www.charitiesregulator.ie/media/1417/managing-conflicts-of-interest-may-2018.pdf

https://www.acnc.gov.au/tools/guides/managing-conflicts-interest-guide

https://iran-bssc.ir/research-fields/conflict-of-interests/7263

پی‌نوشت ۱: این متن صرفا یک پیشنویس پیشنهادی برای خط مشی است. و برای الزمات قانونی بهتر است به دست یک حقوق‌دان بازنویسی شود. تا الزامات قانونی و ضمانت اجرا در آن تعبیه شود. یا آنکه سند دیگری برای قانونی کردن این خط مشی نوشته شود و هنگام ورود اعضا به این صندوق محیط زیستی فرد ملزم به امضای این تعهدنامه شود.

پی‌نوشت ۲: بخش‌هایی از سند راهنمای مدیریت تعارض منافع را می‌توان به خط مشی افزود یا بخش‌هایی از خط مشی را به راهنما افزود. در بازنویسی خط مشی توجه شود تمام محتوای خط مشی پیشنهادی باید دارای الزام قانونی و دارای ضمانت اجرا باشند. اما در راهنمای مدیریت تعارض منافع صندوق خیریه‌ی حمایت از محیط زیست چهارمحال و بختیاریفقط جایی که در ابتدای بند عبارت «الزامی» آمده، بایستی بار حقوقی داشته باشند و اعضا هنگام ورود پای آنها را امضا و به آنها تعهد پیدا خواهد کرد.

پی نوشت ۳: بارها در این متن از ترکیب «برد مدیریتی» (Board Members) یا «برد» استفاده شده است. زمانی که این صندوق و ساختار آن شکل گرفت، بر حسب آن ساختار این نام‌گذاری در تمام متن خط مشی و راهنمای مدیریت تعارض منافع بایستی تغییر کند که از نظر حقوقی و روایی معنی‌دار باشد.

راهنمای تعارض منافع صندوق

تعاریف

[ الزامی: تمام بندهای تعاریف بایستی در متن حقوقی وارد شوند چون کلیت محتوا روی این تعاریف سوار شده است. ]

1. تعارض منافع (conflict of interests)

سازمان همکاری و توسعه اقتصادی تعارض منافع را تعارضی میان وظایف دولتی و منافع خصوصی مأموران دولتی تعریف می‌کند، بطوری‌که این منافع می‌تواند به طور ناصحیحی وظایف آن‌ها را تحت تأثیر قرار دهد درحالیکه سازمان شفافیت بین‌الملل تعارض منافع را شرایطی می‌داند که در آن افراد یا نهادها مواجه با انتخاب بین وظایف خود و منافع شخصی‌شان می‌شوند. بطورکلی می‌توان گفت، تعارض منافع مجموعه‌ای از شرایط است که موجب می‌شود تصمیمات و اقدامات حرفه‌ای تحت تأثیر یک منفعت ثانویه قرار گیرد. (+)

از آنجایی که ایران کشور قومیت‌ها، ایدئولوژی‌ها و اندیشه‌های متکثر است بنابراین می توان تعارض منافع برای صندوقی خیریه محیط زیستی در ایران را وضعیتی دانست که در آن منفعت شخصی/قومی/گروهی/منطقه‌ای یا دیگر وفاداری‌های عضو خیریه به سازمانی ثانویه، مانع وی شود تا بهترین تصمیم را برای منفعت این خیریه اتحاذ کند. این منفعت می‌تواند مستقیم یا غیر مستقیم باشد. مالی یا غیرمالی باشد. واقعی یا بلقوه یا صرفا درک شده باشد (به عبارتی دیگران آن را احساس می‌کند ولی در عمل وجود نداشته باشد).

• سناریو ۱

آریو عضو هیئت امنای سازمان مردم نهاد دست‌‌های پاک است که رسالت/ماموریت آن گسترش و پیگیری اجرای قوانین ضدفساد در کشور است، او همچنین عضو صندوق حفاظت محیط زیست استان نیز هست. اخیرا از سمت یک بانک دولتی اعلام شده است که از هر استان یک سازمان مردم نهاد می‌تواند کمک مالی دریافت کند. آریو چون در هر دو سازمان مردم نهاد حضور دارد بین هر دو سازمان مانده است که بیشترین تلاش خود را برای دریافت کمک مالی را از سمت کدام یک انجام دهد. چون اگر یکی از اینها کمک مالی دریافت کند به این معنی است که دیگری آن را از دست داده است. او در وضعیت تعارض منافع قرار دارد.

• سناریو ۲

کورش یک پزشک کودکان است و یه مطب در شهر دارد، او همزمان عضو برد مدیریتی یک بیمارستان در شهر هم هست، این بیمارستان تصمیم می‌گیرد کلینیک جدیدی برای کودکان در بیمارستان تاسیس کند. از آنجایی که او نیز در نزدیکی بیمارستان یک مطب مرتبط دارد، نگران است که با ساخته شدن چنین کلینیکی تعداد مراجعان به مطب او تحت تاثیر قرار گیرد. چنین شرایطی یک وضعیت تعارض منافع است. که تصمیم او در برد مدیریتی در این باره را می‌تواند تحت دو وظیفه‌ی متعارض قرار دهد، یکی وظیفه ی کسب درآمد برای خودش یکی وظیفه‌ی تامین بهترین منافع برای بیمارستانی که او عضو برد مدیریتی آن است.

• سناریو ۳

در بیمارستان‌های تامین اجتماعی بیشترین اعتبار بر اساس حداکثر پرشدگی تخت‌های بیمارستان داده می‌شود. در این حالت اگر بیمارستان تلاش کند بیمار را به شکل دائمی درمان کند، این باعث تخلیه‌ی تخت‌های بیمارستان و مراجعه نکردن بیمار در دفعات بعدی به بیمارستان می‌شود و این درآمد بیمارستان را کم می‌کند پس یک موقعیت تعارض منافع است. موقعیتی که هم می‌تواند مانع درمان دائمی بیماران شود و هم هزینه‌های کل را بالا می‌برد. (+)

2. بیانیه ماموریت/رسالت (Mission Statement)

برای راهنمایی در مورد چیستی رسالت و نحوه‌ی نگارش آن به متن راهنمای تدوین بیانیه ماموریت و چشم‌انداز و PDF راهنمای تدوین بیانیه ماموریت و چشم‌انداز از موسسه کارآفرینیِ اجتماعیِ پرتو مراجعه کنید. پیشنهاد می‌شود این بیانیه با همیاری برد مدیریتی نوشته شود.

تا ماموریت خیریه شفاف نشود تشخیص موقیت‌های تعارض منافع ممکن نخواهد شد. برای مثال رسالت سازمان نظام مهندسی، اعتلای مهندسی ساختمان است. پس هر نوع منفعت و وظیفه‌ای که متعارض با اعتلای این هدف باشد، باید رفع تعارض شود.

3. بیانیه چشم‌انداز (Vision Statement)

برای راهنمایی در این مورد و نگارش بیانیه‌ی چشم‌انداز به کمک برد مدیریتی نیز به متن آشنایی با مفاهیم مدیریت استراتژیک: چشم‌انداز سازمان به زبان کاربردی و PDF راهنمای تدوین بیانیه ماموریت و چشم‌انداز از موسس پرتو مراجعه کنید.

4. اعضای صندوق

شامل همه‌ی اعضای صندوق می‌شوند که در صندوق و برای اهداف صندوق کار می‌کنند و نام آنها هم در صندوق به عنوان یک عضو به ثبت رسیده است. به عبارتی مجموع افرادی که کمک می‌کنند تا صندوق با ترکیب دارایی‌های مادی و معنوی خود، اختیارات خود، و رسالت تعریف شده، بهترین تصمیم‌ها در راستای حرکت به سمت چشم‌انداز گرفته شود.

5. اعضای بُرد (Board Members)

یعنی افرادی که بر صندوق خیریه کنترل دارند، برای آن خط مشی و روال و قواعد کاری تعریف می‌کنند، و در آن دارایی‌های صندوق را مدیریت می‌کنند. بسته به نوع ساختار و نام‌گذاری که برای صندوق انتخاب خواهد شد می‌تواند شامل یکی از این موارد باشد:

> اعضای هیئت مدیره

> اعضای هیئت امناء

> اعضای برد مدیریتی

6. آشکارسازی (Disclosure)

وقتی اعضای صندوق حس می‌کنند تحت تاثیر یک نوع منفعت ثانویه قرار گرفته‌اند که ممکن است باعث شود بهترین منافع برای خیریه به حاشیه برود، اعضا وظیفه دارند آن را با فردی که مسئول رسیدگی به تعارض منافع است مطرح کنند. به این عیان‌سازی و آشکار کردن منافع ثانویه، «آشکارسازی» گفته می‌شود.

7. دفتر ثبت منافع (Register Of Interests)

فرمی که به «دفتر ثبت منافع» شناخته می‌شود. و در آن منافعی که افراد عضو صندوق دارند در آن بایستی به ثبت برسد و این اسناد نگهداری شوند:

منافع یعنی:

> شغل یا فعالیت داوطلبانه‌ی فعلی و پیشین ما

> عضویت فعلی یا قبلی ما در یک خیریه یا NGO

> عضویت در یک سازمان یا تشکیلات انتفاعی

> عضویت در هیئت مدیره یا هیئت امنا یا کمیته‌ در یک سازمان یا هر تشکیلات رسمی یا غیررسمی دیگر

> مالکیت بر یک کسب‌وکار یا داشتن سهام آن

> هرگونه منافع مشابه که ارتباطات شخصی ما دارند (رجوع کنید به بخش تعاریف)

> هر منفعتی که در این لیست نیامده است و حتی اگر حالا به نظر نمی‌رسد اما روزی ممکن است با منافع صندوق به تعارض بینجامد.

8. ارتباط شخصی (Personal Connections)

> والدین، خواهر و برادر، همسر، فرزند یا فرزندخوانده یا فرزند همسر، نوه‌ها و نوادگان، پدربزرگ و مادربزرگ

> ارتباط کاری یا مالی که به صورت رسمی یا غیررسمی میان دو شخص حقیقی یا حقوقی جاری باشد.

> شخصیت حقوقی که عضو صندوق در آن سهام دارد یا بر آن مالکیت دارد یا در مدیریت آن شریک است. یا آنکه با همراهی و شراکت یکی از افراد ذکر شده ((a,bبر آن سازمان مالکیت یا شراکت یا مدیریت داشته باشند (عضو هیئت مدیره بودن، مدیریت محسوب می‌شود).

9. مشاغل حساس

شخصیت‌های حقیقی یا حقوقی که فعالیت‌های اقتصادی یا غیراقتصادی آنان می‌تواند محیط زیست را به شکل اساسی و مستقیم تحت تاثیر خود قرار بدهد. از جمله می‌توان به فولادسازی‌ها، نیروگاه‌ها، و پتروشیمی‌ها اشاره نمود. همچنین شرکت‌های مهندسی مشاور وابسته به وزارت نیرو یا مستقل از آن که به طرح‌های جاده‌سازی، تونل‌زنی و لوله‌کشی طرح‌های انتقال آب مشغولند.

10. اطلاعات محرمانه

> فعالیت‌های آینده و در دست اقدام در صندوق (برنامه‌ریزی‌ها)

> اطلاعات شخصی مرتبط با اعضای صندوق، حامیان مالی و اهداکنندگان، داوطلبان و ذی‌نفعان

> جزئیات قراردادها و توافقات فعلی و آینده

> جزئیات ادغام احتمالی با دیگر خیریه‌ها یا (NGO)ها

> قصد صندوق برای تامین مالی دولتی یا اجرای یک مناقصه

> قصد صندوق برای اهدای بخشی از دارایی‌های خود به دیگر خیریه‌ها

11. وظایف اعضای برد مدیریتی

برد مدیریتی همانطور که گفته شد می‌تواند شامل یکی یا هر دو ساختار هیئت مدیره‌ای یا هیئت امنایی باشد که برای صندوق در نظر گرفته می‌شود. به هر حال وظایف اعضای این ساختار شامل این موارد است:

> اقدام با احتیاط و با پشتکار

> اقدام با نیت خوب برای تامین بهترین منافع صندوق

> آشکارسازی هر گونه تعارض منافع واقعی، بلقوه یا قابل درک

> اطمینان یافتن از انجام گرفتن مسئولانه‌ی اقدامات مالی

> عدم سوءاستفاده از جایگاه به عنوان فردی مسئول

عضو صندوق نمی‌تواند به خاطر جایگاه و دسترسی خود اقداماتی برای منفعت خود را فردی دیگر انجام بدهد. همچنین نمی‌تواند اقداماتی انجام دهد که به حیثیت و نیک‌نامی صندوق کوچکترین صدمه‌ای وارد شود. به عنوان مثال استفاده از جایگاه خود برای استخدام یک دوست در صندوق وقتی هنوز افراد مستعدتری وجود دارند.

> عدم سوءاستفاده یا استفاده‌ی شخصی از اطلاعات محرمانه

برای افزودن پشتوانه‌ی قانونی برای عدم افشای اطلاعات بایستی از توافقنامه‌های عدم افشا (NDA) استفاده کرد.

علت اهمیت تعارض منافع

در چه موقعیتی تعارض منافع ایجاد می‌شود؟

موقعیتی که منفعت صندوق با منفعت فردی که عضو صندوق است پیدا کند و به عبارت دقیق‌تر موقعیتی که منفعت صندوق با منفعت شخصی/مالی/گروهی/منطقه‌ای/قومی عضو صندوق تعارض پیدا کند.

بسیار مهم: به طور کلی فراموش نکنیم هر چه وظایف در نظر گرفته برای صندوق خیریه حمایت از محیط زیست چهارمحال و بختیاری، گسترده‌تر و متنوع‌تر باشد، خیریه و برد مدیریتی با شرایط تعارض منافع بیشتری مواجه خواهد شد. بنابراین بسیار کلیدی است که صندوق تا جای ممکن یک رسالت به خصوص و ساده (ساده به معنی در هم‌پیچیده و چندبعدی و چندوظیفه‌ای نبودن نه ساده به معنی سهل‌الوصل بودن) برای خود تعریف کند و خود را درگیر انواع وظایف و پیچیدگی‌ها نکند. تجربه و دانش استراتژی هم نشان داده سازمان‌هایی که می‌خواهند همه‌کار بکنند و به قول معروف همه‌چیز برای همه‌کس باشند، نهایتا هیچکاره و ضعیف می‌مانند. پس هم از دیدگاه مدیریتی و هم از دیدگاه تعارض منافع توصیه‌ی جدی این است که صندوق تا جای ممکن سر خود را بر موضوعات متنوع گرم نکند. اگر وظیفه ی تامین مالی فعالیت‌های محیط زیستی را بر عهده دارد به همین یک کار بپردازد. و اعضای این خیریه خود را سرگرم همه‌کار نکنند. و به عنوان مثال اگر قرار است روزانه ۳ ساعت از وقت آنها درگیر تمام اقدامات عام‌المنفعه شود تمام آن ۳ ساعت را صرف همان خیریه کنند. این رویکرد برای تعارض منافع و ساختن یک خیریه‌ی بهتر اهمیت دارد.

چرا مهم است تا اعضای صندوق به شکل مناسبی تعارض منافع را مدیریت کنند؟

شرایط تعارض منافع گاه به گاه در یک صندوق محیط زیستی می‌تواند به وجود آید. صندوق‌های داوطلبانه‌ی غیرانتفاعی در واقعیت به خاطر ساختار مالی، طبیعت داوطلبانه و شیوه‌های استخدامی اعضا بیش از دیگر انواع موسسات، درگیر تعارض منافع می‌شوند.

مشکل بیشتر به خاطر مدیریت نکردن تعارض منافع است تا اصل وجود تعارض منافع.

شکست در مدیریت موثر تعارض منافع می‌تواند راهبری و نیک‌نامی صندوق را با ریسک همراه کند. یعنی جایی که این تعارضات باعث می‌شود یا به نظر می‌رسد که باعث می‌شود بهترین منافع برای صندوق به حاشیه برود.

توانایی کار گروهی یعنی فعالیت موثر در کنار یکدیگر در یک خیریه، در صورت ضعف در مدیریت تعارض منافع می‌تواند مختل شود.

یک علامت مدیریت گروهی موثر، این است که افراد بتوانند گفت‌وگوی باز (Open Discussions) و مستقل و بی‌غرض و بی‌طرفانه داشته باشند. اگر اعضای برد مدیریتی در عیان سازی منافعی موازی با منافع صندوق توانمند و عملگرا نباشند یا نتوانند منافع موازی را خوب مدیریت کنند، این گفت‌وگوی باز و مستقل انجام نخواهد گرفت.

راهنمای مدیریت تعارض منافع کمک می‌کند صندوق محیط زیستی به شکلی مدیریت شود که شهرت و حیثیت صندوق را حفاظت کند، اعتماد عمومی را به همراه بیاورد، و نوعی اعتماد به نفس را به اعضای صندوق ببخشد. این راهنما شامل یک سری وظیفه‌ی بنیادی می‌شود بر عهده‌ی اعضای صندوق که منافع صندوق را به شکل پایدار صیانت کند.

به طور کلی ضعف در مدیریت تعارض منافع می‌تواند به شهرت صندوق صدمه وارد کند. می‌تواند باعث شود دیگران (مانند تامین کنندگان منابع مالی، اهداگران، داوطلبان، اعضای صندوق و ذی‌نفعان) از خود بپرسند که تصمیماتی که توسط کنترل‌کنندگان صندوق گرفته می‌شود آیا بهترین منافع صندوق را تامین خواهد کرد؟ یا آیا اعضای برد تخصص یا مهارت لازم برای مدیریت صندوق را دارند یا خیر؟ در عمل ناکامی در مدیریت تعارض منافع می‌تواند اثرات منفی بر این موارد داشته باشد:

> تامین مالی و کمک‌های مردمی

> نفرگیری و یافتن داوطلبانی که به ارزش‌های صندوق باور داشته باشند و حفظ آنها

> اعتماد عمومی به صندوق

پاسخ دادن به اعتماد خدشه‌دار شده‌ی عمومی می‌تواند هزینه‌زا باشد. ممکن است صندوق مجبور شود زمان، انرژی، و منابع دیگر خود را برای دفاع از شهرت خود صرف کند، به جای اینکه آنها را بر رسالت خود متمرکز کند. وقتی حیثیت آسیب دید به دشواری قابل ترمیم خواهد بود.

با صرف مقداری از این منابع برای مدیریت موثر تعارض منافع اعضا در جایگاه مناسبی قرار خواهند گرفت تا از شهرت صندوق و بنابراین شهرت خود محافظت کنند. و اطمینان حاصل کنند که منابع ارزشمند صندوق عاقلانه و سودمندانه صرف خواهد شد.

یادآوری:

مواجهه با تعارض منافع در هر سازمان و ساختاری اجنتاب‌ناپذیر است. اما ساختارها و روش عضو گیری و به کارگیری افراد به شکلی می‌تواند تعریف شود که این شرایط به حداقل خود برسد. از طرف دیگر همان حداقل‌ها نیز با مدیریت شدن می‌توانند از مشکلات زنجیروار بعدی مرتبط با این تعارضات جلوگیری کنند.

مواجهه با تعارض منافع

برای آنکه بفهمیم آیا حقیقتا در یک وضعیت با تعارض منافع مواجه هستیم یا خیر، کافیست از خود بپرسیم:

آیا یک فرد مستقل و با قوه‌ی تعقل که از منافع شخصی، منافع گروهی، منافع قومی و منطقه‌ای ما (به عنوان عضو صندوق) آگاه است، می‌تواند باور کند که ما در زمانی که در حال تصمیم‌گیری از سمت صندوق به نفع عموم هستیم، ممکن است تحت تاثیر آن منافع قرار بگیریم؟

سه مرحله‌ی کلیدی در مواجهه با تعارض منافع:

یکم) شناسایی تعارض منافع

بعد از این توضیحات نسبتا مفصل در مورد منافع ثانوی و وظایف اعضا در برابر خیریه، اعضا می‌دانند چه چیزی را در دفتر ثبت منافع وارد کنند.

در ابتدای جلسات به صورت اجمالی پرسیده شود که آیا اعضا اخیرا به تعارضاتی برخورده‌اند یا خیر؟ و اگر مشاهده شده آن را در همان زمان در جلسه در دفتر ثبت منافع درج نمایند.

قبل از قطعی شدن پیوستن اعضا به صندوق، خط مشی تعارض منافع و این راهنما در اختیار او گذاشته شود. اگر بند بند این راهنما در مورد او در نظر گرفته شد و هنوز دارای تعارض منافع جدی نبود می‌تواند وارد صندوق بشود. پذیرش عضویت صندوق به معنای تعهد حقوقی به این دو متن است (خط مشی تعارض منافع و راهنمای مدیریت تعارض منافع صندوق خیریه).

دوم) مدیریت تعارض منافع:

الزامی: بایستی به خاطر داشته باشیم که اعضای برد مسئولیت نظارت بر صندوق را بر عهده دارند. به همین علت اگر یک عضو تعارضی را مشاهده کرد که گزارش نشده و در دفتر ثبت نشده بود، او به عنوان عضو برد تعهد دارد آن را با فرد مسئول در میان بگذارد و درخواست ثبت آن را مطرح کند.

ساختار و برد مدیریتی صندوق باید از اعضایی تشکیل شود که باعث شود همه‌ی مردم استان نسبت به این صندوق و این تشکل حس مالکیت و حس مسئولیت‌پذیری پیدا کنند که خود برای این تشکل تبلیغ کنند. همچنین ساختار مدیریتی آن دمکراتیک باشد و قابلیت نظر دهی اعضا در آن بدون هزینه باشد که افراد حس نکنند جو مدیریتی حاکم به قدری سنگین است که فقط با احتیاط می‌شود نظر داد.

بهتر است صندوق همزمان دارای هیئت امنا و هیئت مدیره باشد تا بین وظیفه‌ی نوشتن قانون و خطوط مشی و بین اجرای آنها یک اتحاد ایجاد نشود. که نتیجه‌ی حاصل از آن ممکن است منجر به پدیده‌ی اتحاد قانون‌گذار و مجری (مفهومی در تعارض منافع) تبدیل شود. همچنین وجود فردی به عنوان بازرس می‌تواند هم اعتماد به صندوق را افزایش دهد و هم از پدیده‌ی اتحاد ناظر و منظور جلوگیری کند و تعارض منافع کارآمدتر مدیریت شود. بازرسان مستقیما به مجمع عمومی (هیئت امناء) گزارش می‌دهند. (مطالعه‌ی بیشتر)

در این صورت قانون‌گذاران صندوق اعضای هیئت امنا هستند. و تصمیم‌گیران مالی اعضای هیئت مدیره. به هیچ شکلی نمی‌بایست بین این دو ماهیت، رابطه‌ی بلقوه یا بلفعل مالی یا خویشاوندی وجود داشته باشد.

گایات و همکارانش (۲۰۱۰) در مقاله «مشکلات آزاردهنده راهنماها و تعارض منافع: یک راهکار بالقوه» به‌تفصیل درباره این مشکل در حوزه پزشکی بحث کرده‌اند که از آن می‌توان به‌صورت عمومی در تمام حوزه‌ها استفاده کرد. به‌طورکلی آن‌ها تدقیق دستورالعمل‌های مدیریت تعارض منافع، شفاف کردن موقعیت‌های مادی و معنوی تعارض منافع و راهکارهای مواجهه با آن و همچنین شفافیت را اصلی‌ترین شیوه حل آزارهای دستورالعمل‌های مدیریت تعارض منافع می‌دانند.

در انتخاب فرد باید کسی انتخاب شود که بتواند در عموم جلسات (حضوری یا غیرحضوری) شرکت داشته باشد.

در ویرایش قبلی این سند گفته شده بود که بهتر است اعضای صندوق بومی استان باشند، اما در صورتی که بندهای دیگر این سند حین ورود به صندوق امضا شود، دیگر چنین بندی ضرورت ندارد، بلکه حتی ممکن است از ورود افراد دلسوز و توانمند که بومی استان نیستند جلوگیری شود. و همان بندهای ضروری این سند برای مدیریت تعارض منافع کافی است.

همچنین در ویرایش قبلی این سند گفته شده بود که بهتر است ترکیب قومی و جغرافیایی اعضای مدیریتی صندوق در این سند رعایت شود، که دوباره لزومی برای آن وجود ندارد، اگر که فرد حین ورود به صندوق پای بندهای این سند را امضا کند و از نظر حقوقی تصمیماتش برای او مسئولیت‌زا باشد. درست مانند کشورهای توسعه‌یافته‌ای مانند آلمان و کانادا که برای کلیدی‌ترین و امنیتی‌ترین پست‌های کشور خود همچون وزارت جنگ از خارجی‌ها استفاده می‌کنند اما کشورشان تهدید نمی‌شود. چرا که برای آنها تخصص است که اهمیت دارد نه قومیت و رنگ پوست و زبان و محل تولد او (هارگیت سینگ ساجان وزیر جنگ کانادا یک سیک هندی است و نرگس اسکندری شهردار فرانکفورت در آلمان تنها دو نمونه از ده‌ها مورد هستند).

همه‌ی اعضایی که در جلسه شرکت دارند از تصمیمی که برد مدیریت می‌گیرد بایستی با خبر باشند. و ثانیا همگی از تصمیم نهایی یک برداشت بکنند. و جلوی تفسیر اشتباه از تصمیمات بایستی گرفته شود. نه اینکه بعد از تصمیم‌گیری یکی از اعضا بگوید من تصور می‌کردم منظور دیگری داشتید!

الزامی است برای ثبت در سند: هنگام ورود اعضای جدید شایستگی آنان از منظر تعارض منافع دیده شود.

کشوری را تصور کنید که دولت به جای تصمیمات عام‌المنفعه، تصمیمات سیاسی می‌گیرد. و با مخالفان خود به مهربانی برخورد نمی‌کند، و به دشواری می‌توان در مقابل اقدامات غیرحساب‌شده‌ی او ایستاد. چنانچه این مشکل به سادگی می‌تواند به تهدیداتی برای فعالان مدنی تمام شود که در مقابل اقدامات مخرب دولت ایستاده است. چنین می‌شود که به تجربه فعالان به مرور می‌آموزند تا کمتر خطر کنند. حتی کمتر اقدام کنند چون املای ننوشته غلط ندارد. این می‌شود که این افراد جایی در میانه‌ی لحاف را می‌گیرند که از هر سمتی کشیده شد، آنها در میانه باقی بمانند و زیان نبینند. به عبارتی به جای تصمیمات فعالانه در خدمت منافع عامه، تصمیماتی شخصی می‌گیرند که هر نتیجه‌ای حاصل شد آنها از خطرات بلقوه در امان بمانند. در یک صندوق محیط زیستی که منابعش با جیب عامه تامین می‌شود، جای این جور سیاسی‌کاری‌ها نیست. همچنین جای چنین افرادی نیست که به طور بلقوه استعداد این اقدامات کم‌بها را در خود دارند. بنابراین یکی از بهترین راه‌هایی که می‌تواند جلوی اینجور تصمیمات نازل را بگیرد، مدیریت موثر تعارض منافع است. به شکلی که از ابتدای ورود، صرفا افرادی بتوانند وارد صندوق شوند که صرفا نفسشان به نفس مردم بسته باشد (و نه عده‌ای سیاست‌مدار که به سادگی با زر و زور رام و خام می‌شوند).

الزامی است برای ثبت در سند: اعضای برد مدیریتی نمی‌توانند «به خاطر وظایف صندوق‌داری» و یا «تحت عنوان عضو صندوق» از اشخاص حقیقی یا حقوقی غیر از طریق خود صندوق هر گونه دریافتی نقدی و غیرنقدی تحت عناوینی مانند هدیه، اعانه، هبه، سوقاتی، پاداش، دستمزد و غیره داشته باشند. تمام اهدایی‌ها فقط به صندوق ممکن است. در صورتی که از بیرون صندوق هر نوع و شکلی از پرداختی به اعضا انجام شد، اعضا موظف هستند آن را دریافت نکنند یا آنکه دریافت کنند و سریعا آن را به صندوق انتقال دهند.

الزامی است برای ثبت در سند: هر گونه دریافتی نقدی یا غیرنقدی برای اعضای برد مدیریتی که ارزش بالای یک صد هزار تومان داشت باید در سریع‌ترین زمان در دسترس به مدیرعامل گزارش داده شود. حتی اگر به خاطر وظایف صندوق‌داری یا عضویت در خیریه به او داده نشده. به استثنای دریافت از اعضای خانواده. با نقض این بند اعضای برد مدیریتی می‌توانند تصمیمات مرتبط را بگیرند.

الزامی است برای ثبت در سند: استفاده‌ی شخصی و سیاسی از دارایی‌های صندوق برای هیچ عضوی از صندوق مجاز نیست:

کاندیدای مجلس: امکانات صندوق نمی‌بایست در جهت حمایت ایده‌های کسانی قرار گیرد که به طور رسمی کاندیدای مجلس شورای اسلامی شده‌اند که به طور بلقوه بتواند نتایج انتخابات را تغییر دهد. اما ایده‌ها و نظرات و پیشنهادات این فرد می‌تواند به طور مستقل از این کاندید مجلس شورای اسلامی در هیئت مدیره‌ی صندوق ارزیابی شود و تصمیمات مالی مرتبط با آن گرفته شود و محدودیتی از ورود ایده و پیشنهاد وجود ندارد. اما نمی‌بایست آن کاندیدا وارد تصمیمات صندوق شود، تا زمانی که نتایج انتخابات مشخص شود. بعد از آن اگر کاندید مجلس برای نمایندگی مردم انتخاب شد می توان با وی در مورد آن اقدامات همکاری کرد.

مسئول حکومتی: از دیدگاه مدیریت منابع در صندوق، اهمیت و وزن نظرات یک نماینده‌ی مجلس یا فردی با سمتی در حاکمیت در مورد تصمیمات صندوق همانند نظرات یک شهروند است. و بنابراین اگر صندوق تصمیم به حمایت مالی در مورد یکی از فعالیت‌های فرد مسئول گرفت که در حیطه‌ی فعالیت‌های صندوق است، این می‌تواند اشکال ظاهری داشته باشد و مصداق استفاده‌ی سیاسی تلقی شود. اما این عمل همچنان مجاز است تا به این وسیله از همیاری و هم‌افزایی نمایندگان مجلس هم استفاده شود که قانون‌گذار و ناظر اجرای قانون مملکتی هستند. قطعا این عمل نیز اگر اعتماد عموم به صندوق را کاهش دهد و اعضای برد مدیریتی اینطور تشخیص دادند چون به زیان صندوق تمام خواهد شد بایستی از انجام آن چشم پوشید.

الزامی است برای ثبت در سند: در استخدام افراد، قرارداد بستن برای شرکت‌ها و سازمان‌ها و انجام پروژه‌ها که نیاز به پرداخت از دارایی‌های صندوق دارد بایستی حداقل سه گزینه ارزیابی شوند و گزینه‌ای انتخاب شود که رسالت صندوق و اهداف پیش رو را بهتر تامین می‌کند.

اگر غیر از عضویت در صندوق در یک سازمان یا کسب‌وکار در بخش خصوصی یا حتی در خیریه و یا صندوق یا NGO دیگر هم عضو هستیم، متوجه باشیم که هر چه وظایف این دو با یک‌دیگر مرتبط باشد به همان اندازه می‌تواند عامل تعارض منافع باشد. در این صورت اعضا قبل از پیوستن به صندوق به خوبی در مورد تعارضات احتمالی در آینده بیشتر فکر کنند. و اگر این تعارضات جدی بود شاید بهتر باشد از پیوستن به صندوق خودداری کرد. هر چند دیگر اعضای صندوق خودشان می‌توانند این موارد را بررسی کنند و در مورد پذیرش یا عدم پذیرش عضویت در صندوق تصمیم‌گیری کنند.

الزامی است برای ثبت در سند: دریافتی‌های غیرنقدی صندوق نمی‌بایست به اعضای برد مدیریتی و موسسان و بستگان آنها فروخته شود.

الزامی است برای ثبت در سند: اعضای برد مدیریت بایستی از درآمد با ثبات و مناسبی برخوردار باشند و زمان‌هایی که برای صندوق وقت می‌گذارند نباید باعث کاهش درآمد آنها به شکل قابل اعتنا شود. در غیر این صورت چون هم‌زمان وظیفه‌ی کسب درآمد و اشتغال خود را دارند، پس آن زمان‌هایی که برای وظایف صندوق‌داری و خیریه وقت می‌گذارند در واقع دارند به وظیفه‌ی کسب درآمد برای خود خیانت می‌کنند، بنابراین دو وظیفه با یکدیگر در تعارض است. از طرف دیگر چون این فرد وضع مالی مناسبی ندارد بیش از دیگران در معرض وسوسه‌های مالی صندوق قرار خواهد گرفت و تصمیمات او انحراف بیشتری از رسالت صندوق خواهد داشت. فراموش نشود رسیدگی به هم‌نوع پس از رسیدگی به منافع شخصی قابل تحصیل است.

همچنین شاید خوب باشد راجع‌به عضویت شورای اسلامی شهرستان‌ها، اتاق بازرگانی استان و دیگر شخصیت‌های حقوقی در این صندوق فکر شود، تا مقداری قدرت سیاسی به صندوق افزوده شود. و چون این شخصیت‌ها هر کدام منافع مرتبط با خود را دارند پس اگر تصمیم به مشارکت آنها گرفته شد بایستی خط مشی تعارض منافع و بخش‌های الزامی راهنمای تعارض منافع، مسئولیت حقوقی برای اعضا داشته باشند تا از مقداری از این تعارضات کاسته شود. اما اگر این مقدار کافی نبود بایستی اساسا از حضور این افراد در صندوق ممانعت به عمل آید.

از آنجایی که وزارت نیرو از نظر قوانین اجرایی و ساختارهای موجود خود تاثیر مستقیم و با وسعت زیاد بر محیط زیست می‌گذارد و در عمل هم اثبات کرده نگهداری از محیط زیست به عنوان بستر توسعه برایش موضوعیتی ندارد. و به نظر می‌رسد قدرت تصمیم‌گیری این سازمان برای محیط زیست کشور از سازمان حفاظت محیط زیست به مراتب بیشتر است. در چنین شرایطی وقتی صندوق محیط محیط زیستی عام‌المنفعه‌ی ما تصمیم به مقابله با اقدامات ضد محیط زیستی وزارت نیرو می‌گیرد روی کاغذ و با توجه به اینکه صندوق محیط زیستی مجوزات خود را بایستی از وزارت کشور دریافت کند – از سیاسی‌ترین وزارت‌خانه‌های کشور – پس به سادگی با لابی وزارت نیرو در وزارت کشور می‌شود این صندوق را تحت فشار قرار داد یا حتی مجوز آن را لغو کند. در این وضعیت بایستی تصمیم‌گیری شود که چطور با این احتمال این لابی‌گری و فشار به این صندوق عام‌المنفعه می‌شود کنار آمد؟ آیا غیر از وزارت کشور سازمان‌های غیروابسته به این سازمان می‌توان مجوز فعالیت برای صندوق گرفت که مجوزی بر اقدامات مالی صندوق باشد؟

این راهنما جایگزین کمک‌های تخصصی در رفع تعارض منافع نخواهد بود. چون همیشه ممکن است شرایطی پیش آید که با راهنما و خط مشی فعلی قابل مدیریت یا رفع نباشد، بنابراین در چنین وضعیتی پیشنهاد می‌شود با در نظر گرفتن رسالت صندوق و با در نظر داشتن بیشترین منفعت برای صندوق و اعتماد مردم، برای مدیریت چنین وضعیتی کمک تخصصی گرفته شود. از جمله مرکز توانمند سازی حاکمیت و جامعه (iran-bssc.ir) یا اندیشکده‌ی شفافیت برای ایران tp4.ir)) که جمعی از متخصصان پیرامون تعارض منافع و دیگر مسائل مربوط به مدیریت سالم و سلامت مالی و اخلاقی و سلامت قانونی کنار هم گرد آمدند برای یاری رسانی به مردم و حاکمیت از جمله صندوق‌های عام‌المنفعه‌ای همچون صندوق حمایت از محیط زیست چهارمحال و بختیاری.

پیشنهاد می‌شود اعضای خیریه به محض پیوستن به صندوق و حتی پیش از آن فایل PDF «چارچوب روش‌شناسی شناسایی مصادیق تعارض منافع» را به طور کامل مطالعه کنند، تا متوجه این نکته باشند این راهنما و خط مشی نوشته شده تمام آن چیزی نیست که در مورد مدیریت تعارض منافع وجود دارد، و درک کلی آنها از این مفهوم محدود به این متون ساده نشود. و این راهنما تلاشی هست برای درک عملیاتی آن از صفر تا صد است. چیزی که در فایل PDF چارچوب روش‌شناسی شناسایی مصادیق تعارض منافع وجود ندارد. البته در فایل مورد اشاره به کاربرد علوم شبکه‌ها و سیستم‌ها و نظریه بازی‌ها نیز اشاره شده است که ما نیازی به استفاده‌ی آنها در یک خیریه‌ نمی‌بینیم اما دانستن کلیاتی از آن بحث‌ها می‌تواند وسعت دید اعضا را به این مقوله توسعه دهد.

ثبت تعارض منافع:

الزامی: دفتر و فرمی برای ثبت منافع وجود داشته باشد، که ویژگی‌های زیر را دارا باشد:

> در فرم هم منافع ثبت می‌شود و هم تعارض آن با رسالت، اهداف پیش رو و وظایف اعضای صندوق

> در زمان ورود به صندوق سه نوع تعارض منافع (درک شده، بلقوه و واقعی) ثبت شود. همچنین در مسیر کار.

> اگر مطمئن نبودیم که یک منفعت ارزش ثبت کردن دارد یا خیر آن را از اعضای برد بپرسیم و راهنمایی بخواهیم.

> حداقل سالی یک‌بار به روز رسانی شود.

الزامی است برای ثبت در سند: نگهداری از آرشیو منافع ثبت شده و به روز رسانی آنها با هر تغییر مربوط به اعضا (برای مثال اگر یکی از اعضا شغل خود را عوض کرد، یا اگر شغل خود را ترک کرد، یا به واسطه‌ی ازدواج خود یا ازدواج یکی از اعضای خانواده تغییری در وضعیت منافع او ایجاد شد).

وظیفه‌ی رسیدگی به ثبت منافع بهتر است بر عهده‌ی فردی باشد که حضور او در صندوق تا حد زیادی ثبات و در بلندمدت استواری دارد. مانند موسس یا مدیرعامل. اما فراموش نشود که بر عهده‌ی خود اعضا است که به محض احساس هرگونه تعارض منافع در مورد خود آن را گزارش کنند. و هر گونه تخلف در این مورد می‌تواند ثبت شود و در صورت تکرار این مسئله اعضا در مورد این رفتار تصمیم‌گیری‌های مرتبط را انجام بدهند.

مشاهده‌ی آرشیو منافع بایستی در اختیار همه‌ی اعضای برد باشد. مگر اینکه علت متقن و مستحکمی برای پنهان کردن آن وجود داشته باشد.

فراهم کردن فرصت‌هایی برای ساده‌سازی و تسریع فرایند ثبت تعارض منافع برای مثال از طریق واتساپ یا تلگرام یا دیگر پیام‌رسان‌ها بتوانند منافع و تعارض منافع را به ثبت برسانند.

الزامی است برای ثبت در سند: اعضا پیش از جلسات تغییرات ایجاد شده در مورد منافع و تعارضات را مطالعه کنند تا اگر نیاز به لحاظ کردن نکاتی بود آن اقدامات انجام گیرد.

این بهتر است که هر فردی خودش تعارضات منافعی که خود درگیر آن است را مطرح و آشکار کند. اما اگر این ممکن نبود یا دشوار بود، بهتر است فردی مستقل و بی‌طرف به طور کلی این مسئولیت را بر عهده داشته باشد و دیگران آن را مسئول ثبت منافع بدانند. هر چند وظیفه‌ی آشکارسازی منافع بر عده‌ی کل برد مدیریت است.

الزامی است برای ثبت در سند: بانک‌های اطلاعاتی صندوق شامل تراکنش‌های مالی، تاریخچه‌ و گزارشی از تصمیمات برد باید همواره نگه‌داری شوند و اطلاعاتی داده‌ای از آنها حذف نشود.

چگونه تاثیرات تعارض منافع را کاهش دهیم یا از بین ببریم؟

1. یک خط مشی برای مدیریت تعارض منافع ترسیم کنیم.

مراجعه کنید به خط مشی تعارض منافع صندوق حمایت از محیط زیست چهارمحال و بختیاری

2. یک سیستم برای ثبت و نگه‌داری تعارضات منافع در نظر بگیریم.

مراجعه کنید به دفتر ثبت تعارض منافع صندوق حمایت از محیط زیست چهارمحال و بختیاری

3. یک فرهنگ آشکارگویی در مورد تعارض منافع تشویق و ترویج کنیم.

4. تعارضات منافع را به شکل موثر مدیریت کنیم.

5. رابطه‌ی شفافیت با مدیریت تعارض منافع را فراموش نکنیم.

تشویق و ترویج فرهنگ آشکارسازی منافع

سنگ بنای برپایی فرهنگ آشکارسازی منافع، داشتن فرهنگ گفت‌وگوی باز در مورد هر چیز مرتبط به صندوق است این فرهنگ گفت‌وگو بایستی تشویق شود. آشکارسازی به شکلی که حمایتگرانهو بدون پیش‌داوری در مورد اعضا انجام شود. قطعا اگر در آشکارسازی منافع به گونه‌ای رفتار شود که اعضا حس کنند دیگران به خاطر منافعی که عیان کرده‌اند، نگاه سنگینی بر آنها دارند، این اعضا را تشویق به آشکارسازی منافع خودشان نمی‌کند. بلکه این فرهنگ سرکوب خواهد شد.

آشکارسازی منافع و خودافشایی در مورد منافع اگر به درستی انجام شود، می‌تواند به یک فرهنگ سازمانی بدل شود. چیزی که می‌تواند نهایتِ مدیریت تعارض منافع باشد. یعنی فرهنگی که به طور اتوماتیک هم تمایل به مدیریت تعارض منافع دارد و هم به انجامش عادت دارد.

رفتار توصیه شده در مورد آشکارسازی منافع و تعارض منافع بایستی به عنوان بخشی از وظایف اعضا دیده شود. این اقدام نباید هیچگاه به یک بار سازمانی تبدیل شود. بلکه باید تشویق شود، ساده‌سازی شود، و ثبت و نگهداری و به شکل خلاصه به فرهنگ سازمانی بدل شود.

طبق تجربه‌ی تاریخی در زمان مشروطه و پیش از فتح تهران توسط بختیاری‌ها، و اختلافات میان اکثریت خوانین و خانواده‌های بختیاری تا زمانی که آنها با یکدیگر و همچنین با ایلهای قدرتمند قشقائی و عرب بر سر برخی واضحات مانند حقوق برابر و مساوات به اتحاد نرسیدند، نتوانستند پیش‌زمینه‌ای برای متحد شدن برای آزادی ملت ایران فراهم کنند، این شد که در قراردادهای متعدد و مخصوصا در قرارداد مال‌امیر بعد از فراز و نشیبی یکی شدن را به سرانجام برسانند و تنها در این صورت بود که توانستند نیروی خود را به شکل لیزری به جای درگیری با خود و دیگر اقوام ترک و عرب به مقابله با محمدعلی میرزا بپردازند و با موفقیت تهران را فتح و جاری‌سازی مشروطه را ممکن کنند. جالب اینکه پیش از این واقعه بختیاری‌ها ۴ بار دیگر به ترتیب به دست ابدال خان، اسدخان، محمد تقی خان، و نهایتا حسین‌قلی خان ایلخانی خواستند علیه دولت مرکزی دست به شورش بزنند یا به نوعی تبدیل به رغیب قدرتمندی برای دولت شوند اما ناکام ماندند چون این دفعات نه قراردادی در میان بوده و نه حق دهی به دیگران جزو ارزش‌های طرفین به حساب می‌آمد. به استناد به چنین تجربه‌ای می‌توان نتیجه گرفت که هدف صندوق حمایت از آب و محیط زیست استان زمانی میسر است که چه در اساس‌نامه و چه در عمل اعضا به حقوق و مساوات دیگران با خود معتقد باشند. در غیر این صورت نیروی کافی برای متحد کردن اعضا به وجود نخواهد آمد و بنابراین توان مقابله با تخریب‌چیان محیط زیست در استان که نیاز به نیروی هم‌رستای مردم دارد را به دست نخواهند آورد.

خودافشایی هر چه ساده‌سازی و تسهیل شود و به بار بروکراتیک بدل نشود (فرصت‌های زیادی برای خودافشایی فعالانه طراحی شود) بهتر است.

همینکه فرم ساده‌ای طراحی شود که هم فهم آن ساده است و هم پر کردن آن وقت‌گیر نباشد [به شکلی که افراد آن را در فرایندی لذت‌بخش و با تمایل خود و به شکل صادقانه پر کنند] اهمیت دارد.

اگر صندوق اعضای چندانی نداشت، تا تعارضات پیش آمده را با آنها مطرح نمود، در چنین وضعیتی می‌توان با دوستان غیر عضو آن را مطرح کنید که با وضع پیش آمده چه کنید، که شهرت صندوق و منافع دیگر صندوق به بهترین نحو حفاظت شود.

بسته به موقعیت‌ها به خط مشی تعارض منافع مکررا ارجاع بدهیم تا به بخشی از عادت و فرهنگ جاری سازمانی تبدیل شود.

اعضا در مورد منافع خود کاملا راحت باشند و در مورد آن منافع و اثراتی که بر وظایفشان به عنوان عضو برد می‌گذارد گفت‌وگو کنند.

اگر اعضا لازم می‌بینند، می‌توانند شرایط آموزش تخصصی مدیریت تعارض منافع را فراهم کنند.

رابطه‌ی شفافیت با تعارض منافع چیست؟

هر دو موضوع شفافیت و مدیریت تعارض منافع به اعتمادسازی در یک سازمان مربوط می‌شوند، مخصوصا سازمانی که با دارایی‌های مردم مدیریت می‌شود. بنابراین شفافیت و مدیریت تعارض منافع مکمل یکدیگرند. ما در مورد رابطه‌ی مدیریت تعارض منافع با اعتمادسازی در این متن آشنا شدیم اما در مورد شفافیت می‌توان پرسید که آیا اساسا اعتماد بدون وجود شفافیت ممکن است؟

پاسخ کوتاه: خیر.

پاسخ بلند: بدون شفافیت، پاسخگویی معنا ندارد. چون وقتی هنوز معلوم نیست مقدار قدرت، دسترسی‌ها، قابلیت‌های قانونی و منابع در دسترس یک شخص (حقیقی/حقوقی) و مسئولیت‌های او چیست، معلوم نخواهد شد که او در برابر قدرتی که هنوز به شفافیت تعریف نشده است، چه مسئولیتی بایستی بپذیرد تا در مرحله‌ی بعد بخواهد در قبال آن مسئولیت، پاسخگو هم باشد. بنابراین بیانیه رسالت و بیانیه چشم‌انداز و خطوط مشی و اساسنامه‌ی صندوق که شامل مسئولیت اعضا و میزان دسترسی آنها به منابع نیز می‌باشد باید نوشته شود و در دسترس عموم قرار گیرد. اعضای بُرد باید مشخص باشند. منابع مالی و غیرمالی صندوق باید در برابر عموم شفاف شوند. و فقط پس از این اقدامات عموم اهداگران صندوق آگاهی خواهند یافت که برای چه هدفی منابع خود را در اختیار صندوق می‌گذارند. و این می‌تواند اساس اعتماد به صندوق باشد.

الزامی: دستورالعمل سازمان امور مالیاتی در رابطه با سازمان‌های خیریه و عام‌المنفعه بایستی رعایت شود. یعنی این خیریه بایستی تحت نظارت سازمان امور مالیاتی قرار گیرد. و وجود این حسابرس به اطلاع عموم برسد. به این شکل اعتماد مردم به خیریه تقویت شده و سپس خود را در قالب افزایش واریزی به صندوق نشان خواهد داد.

مراجعه کنید به این دستورالعمل در سازمان امور مالیاتی

برای اعضای جدید صندوق

یک برگه کاغذ بردارید:

> رسالت صندوق را به خاطر بسپارید و در گوشه‌ای از برگه یادداشت کنید

> منافع خود را در گوشه‌ی دیگر بنویسید (انواع منافعی که خودتان از نظر شغلی و مالی و فامیلی و منطقه‌ای دارید)

> وظایف خود به عنوان عضو صندوق را در گوشه‌ی سوم بنویسید

> حالا ببینید بین این سه (رسالت ، منافع خودم، و وظایف من به عنوان عضو صندوق) چه تعارضاتی می‌تواند به وجود بیاید.

> نتیجه‌ی حاصل را در فرم ثبت منافع وارد کنید و به مسئول مربوطه در صندوق تحویل بدهید.

فرم ثبت منافع

این فرم و کل این متن را می‌توانید در این لینک به شکل فایل ورد دریافت کنید اما متن کمی قدیمی است. و آخرین ویرایش همین صفحه است که در آن قرار دارید.

پیشنهاداتی برای مدیریت بهتر صندوق

• تا اینجا ۴ نوع سند آماده شده است یکی خط مشی تعارض منافع است. دیگری سند راهنمای تعارض منافع است. یکی دفتر ثبت منافع است. و نهایتا اینجا پیشنهادات نهایی در این رابطه نگارش می‌شود که نمی‌توانست در قالب سه نوع سند قبلی قرار گیرد اما به نظرم بایستی حتما پیش از ساخته شدن چنین موسسه‌ای در نظر گرفته شوند:
• ابتدا پیش از ایجاد صندوق بایستی از خودمان بپرسیم وقتی می‌گوییم نیاز به یک صندوق داریم، چرا این حرف را می‌زنیم؟ مگر هدف ما فقط تامین مالی اقدامات محیط زیستی نیست؟ اگر هدف این است شاید پروژه‌ای کار کردن و ایجاد کمپین که محدودیت زمانی دارد با مشارکت تعدادی از افراد با وجهه ی مردمی بتوان به این هدف رسید. و واقعا نیازی نباشد به سرمایه‌گذاری مقدار قابل توجهی زمان و انرژی و نیروی انسانی (نفر/ساعت) برای ساخت یک شخصیت حقوقی که بایستی نظارت شود، گزارشات مالی را تقدیم مراجع کند و بازرس داشته باشد و یک سری استانداردها را تامین کند.
• ساخت یک شخصیت حقوقی با تعریف تخصصی (صرفا تامین مالی فعالیت‌های محیط زیستی) نیز فرصت‌های مخصوص به خود را دارد و تنها هزینه نیست. از جمله:

> یک صندوق ثبت شده می‌تواند از مالیات معاف شود.

> نزد حاکمیت و دولت‌ها رسمیت و اعتبار داشته باشد.

> نزد مردم اهمیت و اعتبار بیشتری داشته باشد نسبت به یک کمپین موقت.

> برای هزینه‌کرد دارایی‌های کسب شده به منافع کلیت استان به یک اندازه اعتبار قائل شود (با طراحی ساختارهای پیشگیرانه برای صندوق و الزام آن در اساسنامه‌ی صندوق و تعهد اعضا به آن).و یک کمپین موقت چون پروژه‌ای هست، فقط و فقط مرتبط با یک طرح محیط زیستی در استان است و شامل یکی از مناطق استان می‌شود.

یک ریسک: وقتی استفاده از روش‌های تامین مالی پروژه‌ای در استان باب شود، مسئله‌ای ایجاد می‌شود. اینکه اگر قرار باشد یکبار این جور تامین مالی‌ها انجام شود، و با موفقیت موفق به جذب منابع شود، در این صورت هر فرد سودجوی بی‌اخلاقی را به این فکر خواهد انداخت که اگر آنها توانستند پولی از این راه به دست آورند چرا من نتوانم. و این می‌تواند زمینه‌های بی‌اعتمادی به تامین مالی پروژه‌ای را ایجاد کند و درب اعتماد عمومی را برای همیشه به این سبک از تامین مالی ببندد. اما صندوق‌ها به خاطر ساختار مالی نظارت شونده هر کدام یک شخصیت به خصوص هستند و خرابکاری‌های یک خیریه به ندرت به پای صندوق های عام‌المنفعه‌ی دیگر نوشته خواهد شد ( البته به شرطی که موسسان آن و اعضای برد مدیریتی آن در عمل تن به این ساختارها بدهند به امید ساختن یک بنای مستحکم که تنها از راه درست و اصولی و نظارت شده ممکن است. و با برند ساخته شده در بلندمدت از میوه‌های آن، همه برداشت داشته باشند).

> و برای دفعات بعدی برای برنامه‌های بعدی نیاز به تشکیل گروه‌های جدید است و تامین مالی و طی کردن مراحل کسب اعتماد و تبلیغات و بازاریابی اجتماعی از ابتدا. اما یک صندوق باسابقه یکبار برای همین مراحل تبلیغات و بازاریابی و اعتبارسازی را انجام می‌دهد. و نیازی ندارد خود را به مخاطبان بشناساند و هر بار از ابتدا برادری خود را اثبات کند.

> برخورداری از طرح‌های تامین مالی دولتی تنها از طریق شخصیت‌های حقوقی ثابت و ثبت شده قابل دسترسی است و یک کمپین این مقدار دسترسی به این منابع ندارد.

> بانک‌ها بهتر و راحت‌تر با یک شخصیت حقوقی کار می‌کنند. به آنها تسهیلات می‌دهند. درگاه پرداخت می‌دهند.

> اگر فرصت‌هایی برای تامین مالی بین‌المللی مخصوصا از سازمان‌های زیرمجموعه سازمان ملل متحد ایجاد شود این تامین مالی را صرفا به شخصیت‌های حقوقی ثبت شده و دارای اعتبار و سلامت مالی اثبات شده که تحت حسابرسی قرار می‌گیرند ممکن می‌شود (چنانچه این فرصت بین‌المللی هم‌اکنون وجود دارد اما رویه‌های خود را دارد. توضیحات بیشتر در بند آخر پیشنهادات).

• دقت شود که واقعا چه نیاز‌هایی وجود دارد؟ و حتی اگر در بلندمدت نیاز به چنین ساختار مالی برای استان وجود دارد این مانع ما نیست که در کنار آن که از همین روزها میتوان برای بنای آن گام به گام با حوصله اقدام کرد (چون کاری بلندمدت است) می‌توان کمپین‌هایی برای تامین مالی اقدامات فعلی برگزار کرد. چون حتی اگر حالا اقدام شود احتمالا حداقل چندین ماه طول خواهد کشید که اجازه‌ی داشتن حساب بانکی به صندوق داده خواهد شد.
• بنابراین تا اینجا حتما متوجه این مسئله شده‌ایم که صندوق یک حالت بلندمدت و ریشه‌ای با تنوع و گستره‌ی فعالیت بالاتر است تا یک کمپین کوتاه مدت. و ساختن صندوق منافاتی با ایجاد این پروژه‌های کوتاه مدت تامین مالی ندارد. و هر دو با هم قابل انجام هستند. بر این اساس اگر تصمیم به ساخت یک ساختار حقوقی به نام صندوق گرفته شد می‌توان خط مشی پیشنهادی برای تعارض منافع و راهنمای تعارض منافع پیشنهادی به علاوه‌ی بندهای زیر را به عنوان پیشنهاداتی در نظر گرفت:
• شیوه‌نامه، قوانین، و کدهای رفتاری اعضا، فساد، شفافیت، و مدیریت تعارض منافع، و رسالت و چشم‌انداز صندوق باید هر کدام در سرفصل مرتبط با خود ثبت شوند.

> خوب است یک چک‌لیست از مراحل انجام کار در نظر گرفته شود. برای مثال:

چک‌لیست برگذاری جلسات:

• خبر دادن به تمام اعضا در مورد جلسه (و احیانا نیاز به حضوری برگذار شدن آن)
• توضیح به آنها در مورد موضوع جلسه و علت برگذاری آن
• اطمینان یافتن از رسیدن به حد نصاب تعداد اعضا (و اگر به حد نصاب نرسیدند آیا با برگذاری غیرحضوری و آنلاین تعداد به حد مناسب خواهد رسید؟)
• درخواست از اعضا تا اگر به تعارض منافعی برخورد کردند آن را با فرد مسئول رسیدگی به منافع (منشی جلسات) در میان بگذارند
• برگذاری جلسه و ارزیابی تعارض منافع توسط منشی جلسه و اگر تعارضی نبود اعضا می‌توانند همگی در مورد آن مسئله به گفت‌وگو بپردازند. و اگر وجود داشت طبق خط مشی برخورد شود.
• ...
• بهتر است تنها بندهایی به عنوان قانون و خط مشی استفاده شود که قابلیت اجرایی داشته باشند. برای افزودن به قابلیت اجرایی یک قاعده‌گذاری برای صندوق می‌توان این پیشنهادات را در نظر گرفت:
• سناریوپردازی برای شکست خودن قاعده: باید قبل از تصویب قواعد توسط برد مدیریتی سناریوهایی تصور شود که این قاعده‌ی نوشته شده توسط خود اعضا زیر پا گذاشته می‌شود، و اگر به این سناریوها رسیدیم، تا زمان حل نشدن این تناقضات، بهتر است قاعده نوشته نشود.
• صراحت و دقت کلامی: قوانین تصویبی باید شفاف باشند و از واژه‌های مبهم و دوپلو در قانون‌گذاری استفاده نشود. به شکلی که اگر ۱۰ نفر با پیش‌زمینه‌های علمی، شغلی، قومی، و جنسیتی متفاوت این متن را به فارسی بخوانند همگی یک معنی از آن برداشت کنند.
• عملی بودن: قواعد نوشته شده با آنکه برای بهترین تصمیم‌گیری با کمترین سوگیری نوشته شده‌اند و حالت آرمانی دارند اما هم زمان باید قابلیت عملیاتی شدن هم داشته باشند. بنابراین برای آنکه مصداق گزاره‌ی «قوانین نوشته می‌شوند تا دور زده شوند» نباشیم، و قوانین حالت تصنعی و خسته‌کنندگی به خود نگیرند برد مدیریتی می‌توانند قوانین موجود را دائما اصلاح کنند تا به قوانین عملی برسند و تا حد ممکن از حالت آرمانی آنها کاسته نشود اما عملیاتی‌تر و ساده‌تر شوند.
• ضمانت اجرا: پیشنهاد می‌شود شیوه ها و قوانین صندوق و دیگر تصمیماتی که در صندوق گرفته می‌شود، یا ضمانت اجرا داشته باشند یا اینکه کلا نوشته نشوند.
• هر تصمیم تامین مالی باید از دو فیلتر بگذرد:

> آیا این به نفع صندوق در بلندمدت است؟

> آیا از بین انواع تصمیماتی که برای دارایی‌های صندوق می‌توان گرفت آیا تصمیم‌ فعلی بهترین روش هزینه کردن منابع صندوق است؟ حتی اگر پاسخ ما مثبت است، به سه جای مختلف دیگر نیز فکر کنیم که میشود خرج کرد و نتیجه‌ی ارزشمندتری گرفت که رسالت صندوق را بهتر دنبال خواهد کرد.

پی‌نوشت:

• تحلیل هزینه فایده (Cost–benefit analysis) از جمله مفاهیم اقتصادی است. که پیش از تصمیم‌گیری اعضا برای تخصیص مالی در مورد آن نیز بیاموزند. به طور خلاصه هزینه فایده (یا هزینه فرصت) به این معناست که اعضا بدانند به راستی آیا این هزینه را نمی‌توان جای دیگری برد که ارزش بیشتری برای رسالت صندوق داشته باشد؟ (+)
• مقداری از بودجه‌ی صندوق خوب است برای بهبود توانمندی‌های مدیریتی اعضای بورد در نظر گرفته شود. تا دارایی‌های صندوق را بهتر مدیریت کنند (+)
• برای تخصصی شدن و تصمیم‌گیری دقیق و حساب شده‌ امور صندوق می‌توان در نظر گرفت که از متخصصان رشته‌های جامعه شناسی و روانشناسی این سوال پرسیده شود که یک صندوق عام‌المنفعه چطور می‌تواند اعتماد عمومی را جلب کند؟ و چه چیزی عامل تخریب این اعتماد است؟ یا پرسیده شود اعضای صندوق چه می‌توانند بکنند تا مردم برای محیط زیست خود هزینه کنند؟ همچنین از متخصصان علوم کسب‌وکار در مورد راهبردهای تبلیغ صندوق و کسب بیشتر منابع، مدیریت بهتر صندوق، و برندسازی برای صندوق پرسیده شود و راهکارها به کار بسته شود. همچنین از افرادی که به طور تخصصی در مورد خیریه‌ها مطالعه کرده‌اند کمک گرفت، افرادی چون آقای رضا درمان که کتاب‌هایی برای خیریه‌ها و NGOها نیز نوشته است.
• اگر شرایطی به وجود آمد که از صندوق درخواست تامین مالی شد در مورد مواجهه با یک وضعیت یا اتفاق یا تصمیم تازه حداقل به مدت یک هفته باید در آن مورد و جزئیات و ریشه‌های آن مطالعه و تحقیق شود و بعد از گردآوری آن داده‌ها و اطلاعات، در مورد آن تصمیم‌گیری نمود. تصمیم‌های یکدفعه‌ای حتی اگر در یک کمیته گرفته شوند می‌تواند زیان‌آور باشد؛ اولا به دلیل ناشناخته بودن برخی ابعاد مسئله و ثانیا به خاطر هیجانِ مواجهه و اثر دوپامین بر مغز اعضا می‌تواند عامل تصمیم‌گیری غیرمنطقی شود و همچنین به علت پدیده‌ی تجانس گروهی (Groupthink) که افرادِ در معرض یک رخداد و داده‌ی جدید، تحت تاثیر آن داده با یکدیگر گپ می‌زنند بنابراین چون حرف یکدیگر را تایید می کنند یک توهم کاذب از فکت و واقعیت برایشان ایجاد می شود چون که فقط در آن گروه بسته تصمیم‌گیری کرده‌اند و نه در یک فرایند همه‌فهمی شامل دیگر داده‌ها و عوامل موثر دیگر که اعضا از آن خبر ندارند. پس لزوما خروجی کمیته‌ها بهتر از خروجی تک نفرات نیست، چون یک نفر راحت‌تر متقاعد می‌شود که بایستی مشورت یا تحقیق یا مطالعه کند تا ابعاد یک مسئله را بفهمد، اما یک کمیته توهمی از یک جمع دانا ایجاد خواهد کرد بنابراین هیچ چیز جای تحقیق و مطالعه و سرچ و مشاوره با مردم و متخصصان و ذی‌نفعان یک مسئله را نمی گیرد. به هر روی تصمیم‌گیری یکدفعه‌ای گاهی ناگزیر پیش خواهد آمد؛ اینکه اعضای بُرد مدیریتی تشخیص بدهند که تصمیم‌گیری سریع و کم‌دقت بهتر از تصمیم‌گیریِ کنْد اما دقیق‌تر خواهد بود. اما در غالب موارد بین مواجهه با یک رخداد و واکنش به آن رخداد در بُرد در حداقل زمان خود چند روزی بایستی تاخیر باشد.
• خوب است تعدادی (نه یکی) از اعضای صندوق خانم باشند، تا به تنوع جنسیتی اعضا نیز افزوده شود. و خروجی تصمیمات آن متعادل‌تر شود. چون مطابق مطالعاتی، وقتی تعداد اعضای مذکر جلسه بر تعداد مونث‌ها از مقداری بیشتر پیشی بگیرد خانم‌ها نظرات خود را با تحمل تنش بسیار بالاتری اظهار می‌کنند. و عموما هم رفتار انفعالی در جلسه در پیش خواهند گرفت و از آنجایی که «توسعه چهره‌ای زنانه دارد» بنابراین تصمیم‌گیری مردانه لزوما به مفیدترین نتایج نخواهد رسید، اما با این حال تمام بندهای این متن تعارض منافع مستقل از جنسیت در مورد همه‌ی اعضا اعمال می شود و نمی‌شود تعدادی خانم را به زور وارد صندوق کرد که شرایط ورود به صندوق بر طبق بندهای سند مدیریت تعارض منافع را ندارند. (متاسفانه جامعه‌ی ما شدیدا مستعد تفکر باینری -سیاه و سفید- است و هر بار که یک سمت طیف مسائل را توضیح می دهی بایستی متذکر شوی که این طیف سر دیگری نیز دارد!)
• اگر ممکن است اتاق بازرگانی استان نیز عضو این صندوق باشد، یا این صندوق زیر نظر اتاق بازرگانی فعالیت کند، چون این سازمان بودجه‌ی مناسبی دریافت می‌کند و از طرفی ساختار فعلی اتاق به شکلی است که کنترل و فشار چندانی به اعضای اتاق نیز وارد نمی‌شود و بنابراین نیازی به نگرانی چندانی از فشار ایجاد شده از سمت اتاق وجود ندارد. صندوق عام‌المنفعه حمایت از محیط زیست چهارمحال و بختیاری نیز به این واسطه می‌تواند دریافت‌هایی داشته باشد. البته پیش از این تصمیم ملازمات قانونی آن و نیز تاثیرات آن از منظر تعارض منافع نیز دیده شود.
• اولا از آنجایی که هیچ وکیل دائمی نمی‌بایست وجود داشته باشد و یک وکیل بسته به خواست موکل بایستی اقدام کند بنابراین وکالت مطلق و دائمی یک مفهوم فریبکارانه است. ثانیا اگر برد مدیریتی صندوق وکیل مردم برای تصمیم‌گیری در مورد دارایی اهداگران باشد، می‌توان ادعا کرد هیچ مدیر دائمی نباید در صندوق وجود داشته باشد، بلکه یک سیستم بایستی حاکم شود که اعضای آن قابل تغییر باشند. به عنوان مثال اگر سیستم هیئت مدیره‌ای باشد مدیرعامل به دست اعضای هیئت مدیره با رای‌دهی انتخاب خواهد شد. و خود اعضای هیئت مدیره با روش های دیگری مانند انتخاب به دست اعضای شوراهای روستا و شهر مناطق استان می‌توانند برگزیده شوند.
• مردم بتوانند در مورد همه چیز صندوق به وسیله‌ی کانال‌های ارتباطی (نه یک کانال صرف) انتقادات و پیشنهادات خود را به سریع‌ترین و ساده‌ترین و ارزان‌ترین شکل بگویند. و نتیجه این می‌شود که نظرات متنوع و گسترده می‌شود. باید ساختار صندوق منعطف و چند سلیقه‌ای باشد تا همه‌ی نظرات درج شود و در یک یا چند ماتریس برآورد شود.
• سازمان حفاظت محیط زیست در یک فایل PDF لیستی از قوانین و مقررات مرتبط با NGOهای محیط زیستی تهیه کرده است که مرور آنها برای صندوق محیط زیستی ما نیز می‌تواند موضوعیت داشته باشد و مطالعه‌ی آن پیشنهاد می‌شود (فایل PDF قوانین و مقررات NGOهای محیط زیستی).
• در تاریخ ۱۱ و ۱۲ اسفند ۱۳۹۹ وبیناری تخصصی تحت پوشش سازمان‌ حفاظت محیط زیست کشور انجام شد و در آن جمعی از متخصصان حول محور تامین مالی پروژه‌های مقابله با تغییر اقلیم و سازگاری صحبت کردند. مجموع این گفت‌وگوها و اسناد و ارائه‌های آنان و راه‌ارتباطی با آنان از جمله خانم دکتر یاسمن سعادت عضو هیئت مدیره گروه مدیریت سرمایه‌گذاری SEAF یک شرکت بین‌المللی بود. فرد دیگر مهندس رضا فلاح کارشناس گروه تغییر اقلیم سازمان حفاظت محیط‌زیست بود و موضوع صحبت های او «نمونه‌های اجرایی تامین مالی جمعی در پروژه‌های مقابله با اثرات تغییر اقلیم» بود. فرد دیگر جناب سلیمان‌نژاد از صندوق ملی محیط زیست بودند. صندوقی که خود از بودجه‌ی عمومی تغذیه می‌کند و به تامین مالی طرح‌های زیست محیطی مشغول است. ایشان در مورد سازوکار و حوزه‌های تحت پوشش صندوق ملی محیط زیست حرف زد. فرد دیگر دکتر شوان صدرقاضی (پژوهشگر نوآوری در توسعه پایدار مرکز تحقیقات دانشگاه سازمان ملل در هلند) بودند و در مورد تأمین مالی پروژه‌های توسعه پایدار در جوامع کمتر توسعه یافته گفتند. فایل صوتی این گفت‌وگوی چند ساعته و اسناد و فایل‌های ارائه‌ی آنان و راه‌های ارتباطی با ایشان در این فایل در فضای وب موجود است. قطعا پیگیری آن دارای ثمراتی است.

این فرم و کل این متن را می‌توانید در این لینک به شکل فایل ورد دریافت کنید اما متن کمی قدیمی است. و آخرین ویرایش همین صفحه است که در آن قرار دارید.