روابط عمومی و چالشی به نام مدیریت زمان!

روابط عمومی در دسته‌ی آن عنوان‌های شغلی است که به محض شنیدنش با دنیایی از حس‌های متفاوت روبه رو می‌شویم. شغلی که متنوع و هیجان انگیز است و به دلیل مواجهه با چالش‌های هرروزه، کمتر متخصص این حوزه را می‌بینید که با وجود وظایف متعدد، از وظایفش به عنوان کارهای روزمره و کسالت بار یاد کند. موفقیت در این شغل دستاوردی است که ممکن است پس از گذشت سال‌ها فعالیت در آن به دست آوریم. برای رسیدن به این هدف به فوت کوزه‌گری احتیاج دارید. این فوت کوزه‌گری، برنامه ریزی برای چگونگی صرف زمان یا مدیریت زمان است. بدون مهارت‌های مدیریت زمان ، روابط عمومیمی‌تواند به شغلی استرس‌زا تبدیل شود. نمود بیرونی این استرس ایجاد بی‌نظمی در کار تیمی، از دست دادن فرصت‌ها و یا هر فرآیند دیگری است که به گروه و هدف مورد نظر لطمه وارد می‌کند.

این شغل چند وظیفه‌ای!

مولتی تسک یا چند وظیفه‌ای عبارتی است که با قطعیت می‌توان آن را برای شغل روابط عمومی به کار برد. این متخصصان اغلب در شروع هر روز کاری با چالش‌های متفاوت (و حتی غیر مرتبط با یکدیگر) روبه رو هستند و ناچارند که آن‌ها را به بهترین شکل به ثمر برسانند. اما آیا می‌توان همه‌ی چالش‌ها را در یک روز مدیریت کرد؟ با وجود آنکه وقوع اتفاقات لحظه آخری و پیش بینی نشده  در این شغل اجتناب ناپذیر است، اما برای آنکه نتیجه مطابق انتظار سازمان باشد، باید راهبردهایی برای مدیریت زمان برای هر پروژه داشته باشید. راه‌های ساده‌ای برای نظم بخشیدن به ذهن و پایش کار شما وجود دارد که با دنبال کردن آن‌ها این وظیفه قدری برایتان ساده‌تر خواهد شد.

تدوین چک لیست یا فهرست کارها

«کمرنگ‌ترین جوهر از قوی‌ترین حافظه‌ها ماندگارتر است.»

ساده‌ترین و مهم‌ترین کاری که لازم است در قدم اول انجام دهید، ایجاد یک کانال برای مکتوب کردن تعهداتان است. این چک لیست می‌تواند در یکی از پوشه‌های ذخیره شده در سیستم، یک فایل اکسل، یک نوت ذخیره شده در تلفن همراه یا یک دفترچه کوچک روی میزتان باشد. لیست خود را در دسترس و به روز نگه دارید، وظایف جدیدی را اضافه کنید و مواردی را که انجام داده‌اید مشخص کنید. حتما می‌دانید که وارد کردن همه‌ی وظایف و جزئیات امکان پذیر نیست؛ بنابراین لازم است از هنر خلاصه نویسی برایمدیریت زمان استفاده کنید. برای جلوگیری از فراموشی می‌توانید جزئیات لازم را کد گذاری کنید. یکی از راه‌های پیشنهادی این است که ستون‌هایی با عنوان وظایف، جزئیات و نتایج ایجاد کنید.

هنر اولویت بندی در مدیریت زمان !

ایجاد چک لیست برای مدیریت زمان اگرچه به زحمت و دقت زیادی نیاز دارد، اما یک مزیت بزرگ را به شما هدیه می‌دهد. این مزیت مشخص شدن اولویت کارها است. اگر لیست اولویت‌ها را نوشته‌اید بهتر است به ترتیب شروع به فعالیت کنید. نتیجه‌ی این فرآیند بسیار مطلوب است: انجام کارهایی با دغدغه‌ی فکری بیشتر و در نتیجه کم شدن استرس!

اگر با نوشتن لیست اولویت بندی برای مدیریت زمان موافق نیستید، راه حلی ساده و سریع برایتان سراغ داریم! شما می‌توانید یک نمودار بسیار ساده را در لیست کارهای خود ایجاد کنید. محور x، نشان‌دهنده‌ی میزان ضرورت کارها و محور y نشان دهنده‌ی اهمیت کار خواهد بود. نقطه‌هایی که در گوشه بالا و در سمت راست ظاهر می‌شوند، مواردی هستند که باید در اولین فرصت انجام شوند.

برگ برنده: استفاده هوشمندانه از تکنولوژی

اگر در حوزه‌ی روابط عمومی متخصص و فعال باشید، می‌دانید که این روزها حتی سنتی‌ترین سازمان‌ها هم با قالب  سنتی روابط عمومی خداحافظی کرده‌اند. دنیای دیجیتال پا به حیطه‌ی روابط عمومی نیز گذاشته و نتیجه، ایجاد مفهومی جدید به نام روابط عمومی دیجیتال است.

امکانات دیجیتال در زمینه مدیریت زمان نیز به کمک متخصصان این حوزه آمده و بخشی از دغدغه‌های آنان (مانند دسترسی سریع به اطلاعات، پایش اخبار و پایش شبکه‌های اجتماعی) را به سادگی حل کرده است.

به علاوه در این دنیای آپلودها ودانلودها ، ابزارهایی هستند که به کمک آن‌ها می‌توانید برنامه ریزی کنید. یکی از ساده‌ترین و در دسترس‌ترین آن‌ها، ابزار Microsoft OneNote است که به کمک آن می‌توانید سندهای مشتری را سازماندهی کنید، زبانه های مختلفی را اضافه کنید و یا در کنار هر یک از آیتم‌های موجود، یک یادآور اضافه کنید.

از ابتدا کار را درست انجام دهید

بسیاری از متخصصان روابط عمومی بخش قابل توجهی از زمان روز را صرف تجدید نظر در کارهای قبلی می‌کنند. برای پیشگیری از این فرآیند طولانی و کسالت‌بار، اولین بار این وظیفه را به درستی و بدون نقص انجام دهید. می‌توانید قبل از شروع هر وظیفه‌ای سوال‌هایی را برای روشن شدن مطلب بپرسید. شناسایی راه‌های موثر کمک خواهد کرد تا در وقت خود صرفه جویی کنید. علاوه بر آن می‌توانید از همکاران خود کمک بگیرید و از کسانی که آن کار را پیش از این انجام داده‌اند، درس بگیرید. اطلاعات کامل و بی نقص در این مرحله نشان راه شماست. پس بهتر است از فرآیند پایش اخبار و پایش شبکه‌های اجتماعی غافل نشوید.

از قانون یک دقیقه‌ای در مدیریت زمان استفاده کنید

این یک قانون جهانی، ساده و البته موثر برای مدیریت زمان است. قانون یک دقیقه‌ای می‌گوید کارهایی که تنها یک دقیقه از شما زمان می‌گیرند را در نقطه‌ی شروع انجام دهید. این وظایف می‌تواند پاسخ کوتاه به ایمیل‌ها، تنظیم یک سند اداری ساده، تلفن‌های کوتاه و… باشد. با برداشتن این بارهای کوچک از برنامه‌های روزانه، می‌توانید بخش زیادی از وظایف را به سرعت انجام دهید.

پیش از قرارهای مهم دعوتنامه ارسال کنید

بخش مهمی از زمان اداری صرف انتظار برای برگزاری جلسات مهم و دیدار با فردی خاص می‌شود. بهترین راه حل این است ک ظرف ۲۴ تا ۱۲ ساعت پیش از قرار، ایمیل دعوتنامه ارسال کنید. این ایمیل هم نمای رسمی برای روابط عمومی سازمان ایجاد می‌کند و هم باعث یادآوری زمان ملاقات خواهد شد.

تمرکز بر وظایف نفس‌گیر

حتما تا به حال تجربه کرده‌اید که انجام یک کار سخت، زمانی بسیار بیشتر از زمان مورد انتظار از شما گرفته است. علت این اتفاق عوامل بیرونی هستند که به هنگام انجام کار به ما هجوم می‌آورند. بهتر است بپذیرید که انجام بعضی از وظایف نیاز به زمان دارند. بهترین راه برای مقابله با این گونه فعالیت‌ها و مدیریت زمان ، این است که زمانی را تنها برای انجام آن‌ها صرف کنید. در این مدت سعی کنید ایمیل‌ها را بازبینی نکنید، اعلان‌های تلفن همراه خود را خاموش کنید و در صورت لزوم برای تمرکز بیشتر در محیط کار  از هدفون استفاده کنید.

انجام این کارهای ساده، رهاوردی ارزشمند برای متخصصان روابط عمومی دارد و این رهاورد چیزی نیست جز نظم ذهنی! مفهومی که می‌تواند نیروی محرکه‌ی یک فرد برای پیشبرد اهداف سازمان باشد.

این مقاله پیش از این در مجله نیوزباکس منتشر شده است.