در حوالی سال ۱۹۸۰ میلادی، تعدادی از محصولات خوراکی شرکت بزرگ جانسون اند جانسون آمریکا، به دست شخص ناشناسی به سیانور آلوده شد و این موضوع باعث مرگ ۷ نفر شد! به محض پخش شدن خبر، همه مردم وحشت‌زده شدند و فروش محصولات این شرکت به صفر رسید. در شرایطی که جانسون اند جانسون به مرز ورشکستگی رسیده بود، واحد روابط عمومی آن مثل یک فرشته نجات وارد کار شد.
در ابتدا شرکت تمامی محصولات خودش را از فروشگاه‌ها جمع‌آوری کرد، سپس واحد روابط عمومی یک بیانیه صادر و از همه مردم خواست که به هیچ عنوان از محصولات‌شان استفاده نکنند. در ادامه شرکت یک نوع بسته‌بندی جدید مقاوم در برابر دست‌کاری برای محصولات جدید ایجاد کرد و به نیروهای فروش دستور دارد در مورد این بسته‌بندی جدید، با قدرت خبررسانی کنند. به این ترتیب، آن‌ها توانستند از این بحران سربلند بیرون بیاید. این عملکرد موفق حتی باعث رشد ۲۴ درصدی سهام جانسون اند جانسون شد.
در تاریخ کسب و کارهای کوچک و بزرگ، چنین بحران‌هایی زیاد اتفاق افتاده‌اند. بعضی‌ها توانسته‌اند از سد این بحرانها بگذرند و بعضی دیگر در مقابل آن زانو زده‌اند. البته بخش اعظم موفقیت کسب وکارهایی که با این بحرانها مبارزه کرده بودند به روابط عمومی قدرتمندشان برمی‌گردد.
حالا که چشمه‌ای از قدرت یک واحد روابط عمومی قوی و اثرگذار را مشاهده کردید، بیایید به سراغ ادامه مطلب برویم. در این مقاله اطلاعات مهم، جذاب و ارزشمندی در مورد روابط عمومی یا همان PR به شما می‌دهم.
در مورد روابط عمومی تعاریف بسیار زیادی وجود دارد و این موضوع باعث شده حتی سازمان‌های بزرگ هم در تعریف دقیقش به مشکل بخورند. اما در سال ۲۰۱۲، انجمن روابط عمومی آمریکا (PRSA) بعد از تحقیق و بررسی روی مقالات فراوان، این تعریف را برای روابط عمومی ارائه کرد:
روابط عمومی یک فرآیند ارتباطی اسـتراتژیک است که روابط دوسرسود را بین سازمان (برند) و مردم ایجاد می‌کند.
علاوه بر تعریف بالا، در کتاب «چگونه روابط عمومی کنیم؟» PR این‌طور تعریف شده: روابط عمومی آیینه یک موسسه است، هر چه شفاف‌تر بهتر.
در تعریف دیگر، سایت forbes می‌گوید: روابط عمومی تجارت اقناع (قانع کردن مردم) است.
در واقع واحد روابط عمومی یک کسب و کار، سعی می‌کند به کمک دنیای وب، شبکههای اجتماعی، نشست‌های خبری، ارتباط تلفنی و… یک وجهه خوب از سازمان بسازد، درباره برند با مردم صحبت کند، نظرات منفی را شنیده و پاسخ‌گوی آن‌ها باشد و هر کاری کند که کاربر در نهایت قانع شود که با یک برند معتبر سروکار دارد.
بنابراین می‌توان از روابط عمومی برای محافظت از اعتبار برند، افزایش اعتبار سازمان و متقاعدسازی مخاطبان از طریق شبکههای اجتماعی و رسانه‌ها استفاده کرد.
پنج تا از مهم‌ترین تفاوت‌های این دو را بررسی می‌کنیم:
● تبلیغات پولی است اما روابط عمومی به دست آوردنی
● تبلیغات شک‌برانگیز است اما روابط عمومی اعتمادساز
● دید تبلیغات کوتاه‌مدت است اما روابط عمومی بلندمدت
● تبلیغات ادعا می‌کند اما روابط عمومی اثبات
● تبلیغات به دنبال سود یک طرفه است اما روابط عمومی، سود دو طرفه
به طور کلی مدیر روابط عمومی یا کارشناس روابط عمومی یک سازمان چنین وظایفی دارند:
● هماهنگی برای برگزاری نشست‌ها و کنفرانس‌های خبری
● پاسخ‌گویی به سوالات مخاطبان در شبکههای اجتماعی، سوالات خبرنگاران و…
● پوشش خبری فعالیت‌های سازمان مثل برگزاری سمینار، نشست و شرکت در نمایشگاه
● بررسی سوالات مصاحبه‌ها با اعضای سازمان و تنظیم جواب مناسب
● تهیه محتوای متنی و ویدیویی از فعالیت‌های سازمان
● رسیدگی به پیام‌های مردم از طریق سایت و فضای مجازی
● هماهنگی برای حضور در مراسم‌ها
● نظارت بر بنرها و تبلیغات سازمان
● نوشتن و انتشار بیانه‌ها
● مدیریت بحران‌های ناشی از جوسازی، اخبار و دروغ‌پردازی
● بررسی اعتبار برند در سطح وب و دنیای رسانه
● ارائه گزارش از نظرات مردم به مدیران
یکی از مهم‌ترین وظایف روابط عمومی رصد فضای مجازی و بررسی و تحلیل برند سازمان و برند رقبا و بحث‌هایی است که پیرامون آن‌ها شکل می‌گیرد. روابط عمومی ابتدا اطلاعات موجود در فضای مجازی را بررسی می‌کند و سپس آن‌ها را با توجه به اهمیتشان دسته‌بندی و در اختیار مدیران قرار می‌دهد. به این ترتیب مدیران متوجه دیدگاه مردم و رسانه‌ها نسبت به برند، محصولات یا خدماتشان می‌شوند.
امروز اغلب بحران‌های پیرامون برندها، در محل تجمع مردم یعنی شبکه های اجتماعی شکل می‌گیرد. اگر در شبکه های اجتماعی فعالیت داشته باشید، احتمالا می‌دانید که یک توییت یا یک پست اینستاگرام کافی است تا اعتبار کل یک برند به خطر بیفتد! خودم بارها شاهد بوده‌ام که چگونه یک توییت ۱۲۰ کارکتری، به یک بحران برای کسب و کار تبدیل شده و به خاطر عدم توانایی مدیریت این بحران، شهرت و اعتبار این برند به شدت تحت تاثیر قرار گرفته.
اگر برایتان اهمیت دارد که بدانید مخاطبان در شبکه های اجتماعی چه صحبتی در مورد برند شما یا حتی برند رقبا می‌کنند، پیشنهاد می‌کنم حتما از ابزار وب سایت ما، نیوزباکس استفاده کنید. این ابزار به شما در رصد شبکههای اجتماعی کمک زیادی می‌کند و اجازه نمی‌دهد حتی یک پیام در مورد برندتان هم از دیدتان مخفی بماند!
نیوزباکس می‌تواند ابزار کاربردی شما برای حفظ شهرت و اعتبار برندتان و همین‌طور مدیریت بحران‌های برند باشد.
این مطلب خلاصه‌ای بود از مقاله «روابط عمومی چیست و چه وظایفی دارد؟» برای مطالعه مقاله کامل به مجله نیوزباکس مراجعه کنید.
