این نوشته، ترجمه ی مقاله‌ای با عنوان مشابه از کیلی براور، عضو دپارتمان فیزیک دانشگاه صنعتی ماساچوست (MIT) و موسسه ی اخترفیزیک و مطالعات کیهانی کاولی است. هم‌چنین، جهت انتشار در ویرگول، در ترجمه دخل و تصرف صورت گرفته است.
چند بار برای‌تان پیش آمده که به خودتان قول محکم داده‌اید که در هفته‌ای معین، بالاخره ایراد کدتان را برطرف کنید؟ چند بار به خودتان قول داده‌اید که در ماهی مشخص پیش‌نویس کار را تمام کنید؟ اصلا چند بار شده که واقعا به این قول‌ها عمل کنید؟
من هم مانند شما هستم. دائما به خود دروغ می‌گویم و لیست‌کارهایم انجام نمی‌شود بلکه از روزی به روز دیگر منتقل می‌شود. اما در تابستان 2020، گروه کوچکی از دانشجویان در همه ی مقاطع (از لیسانس تا پسادکتری، و هم‌چنین خودم) دور هم جمع شدیم تا یک‌دیگر را در اهداف هفتگی تشویق کنیم. ایدة کار ساده بود: باید هر هفته گزارش می‌کردیم که چه کارهایی باید در طی هفته انجام دهیم و انتظار داریم هر کدام چه قدر زمان ببرد. در نهایت، گزارش می‌شد که هر کدام از کارها به واقع چه قدر زمان می‌برند. بدون قصد قبلی، مجموعه‌ای از داده‌ها که تفاوت بین انتظارات و واقعیت را نشان می‌داد، جمع‌آوری شد.
سال گذشته نشان داد که چیزهای بسیار مهم‌تری از بهره‌وری شخصی در هفته وجود دارند. در این بین، ملاقات‌های هفتگی برای ما در این سال پرهرج و مرج، چارچوبی فراهم می‌کرد و برنامه‌ریزی روزانه به ما امکان داشتن تعادلی هرچند ظاهری را میان کار و زندگی، می‌داد. بنابراین، با جستجوی «مدیریت زمان؟؟» و «اصلا هدف هوشمندانه چیست؟؟»، مسیری نه ماهه را در درک محدودیت‌ها و انتظارات‌مان شروع کردیم.
حال مسیر طی‌شده و آموخته‌ها را در این نوشتار ارائه می‌کنم. شاید شما هم به نتیجه ی مشابهی برسید.
داده‌های استفاده شده در این مقاله، طی بازه ی زمانی 22 ژوئن 2020 تا کنون [احتمالا 22 فوریه 2021] جمع‌آوری شده است. این مجموعه شامل 559 تکلیف، تاریخ تکمیل (مورد انتظار و واقعی) و زمان صرف شده برای آن‌ها (مورد انتظار و واقعی) است. تکالیف برنامه‌ریزی شده برای تاریخ و مدت زمانی خاص (مانند همایش‌ها و سخن‌رانی‌ها) در این مجموعه گنجانده نشده‌اند. تنها تکالیفی در این مجموعه قید شده‌اند که مدت زمان تکمیل آن‌ها از پیش تعیین نشده و به عبارتی «بدون ساختار» هستند.
هر تکلیف باید هدفی معین و منطقی می‌بود که طی هفته‌ای معین کامل می‌شد. این تکالیف در هشت دسته قرار می‌گرفتند:
1. برنامه‌نویسی: هر تکلیف برنامه‌نویسی برای تحقیقات یا کار کلاسی (مثلا تحلیل داده با پایتون)
2. نوشتاری: هر کار نوشتنی یا ویراستاری (مثلا کار بر روی پیش‌نویس یک مقاله)
3. خواندنی: کارهایی مانند خواندن مقاله و کتاب.
4. مدیریتی: کارهای مربوط به اداره ی یک گروه تحقیقاتی یا دپارتمان [دانشگاهی] (مانند برگزاری همایش‌ها).
5. آماده‌سازی برای سخن‌رانی: طراحی پوستر، نوشتن متن یا تمرین متن برای سخن‌رانی.
6. خدماتی: فعالیت‌های داوطلبانه (مانند کارهای مربوط به خیریه‌ها)
7. حل مسئله: تکلیف کلاسی که خواندنی یا برنامه‌نویسی نباشد
8. سایر
داده‌ها شامل تکالیف گزارش‌شده ی دو دانشجوی پسادکتری، چهار دانشجوی تحصیلات تکمیلی (ارشد و دکتری) و دو دانشجوی کارشناسی است. شرکت‌کنندگان در این مطالعه، داده‌های خود را [به صورت عمومی] منتشر کرده‌اند.
در کل، هر کدام از ما به طور میانگین 53 درصد برنامه‌ریزی هفتگی خود را به ثمر رساندیم. زمان واقعی برای انجام یک تکلیف، به طور میانگین 1.7 برابر میزان مورد انتظار (با ضریب متوسط 1.4) بود. راستش را بخواهید، به طرز تکان‌دهنده‌ای دقیق است.
زمان انجام کدام کارها دقیق پیش‌بینی می‌شود و کدام کارها نه؟ پاسخ: پیش‌بینی‌های غلط معمولا در مورد تکالیف برنامه‌نویسی یا نوشتنی اتفاق می‌افتد. شکل 1 چگالی احتمال تقریبی را برای مقدار زمان صرف‌شده برای هر دسته از تکالیف، نشان می‌دهد. نمودار هیستوگرام داده‌ها در شکل 5، آورده شده است.
شکل 1 – الف نمود تعداد هفته‌های گذرانده شده تا قبل از اتمام یک تکلیف است. در حالت ایده‌آل، هر تکلیف باید در یک هفته انجام شود. در واقعیت، تکالیف نوشتنی و برنامه‌نویسی ممکن است خیلی بیشتر طول بکشند. مثالی از بدترین این دسته، یک تکلیف برنامه‌نویسی بود که 31 هفته به طول انجامید (دقت کنید که این داده‌ها یک بازه ی زمانی 35 هفته‌ای را پوشش می‌دهند، بنابراین در این مقیاس، تکلیف مذکور مثالی از طولانی‌ترین زمان انجام است). هم‌چنان، تعداد هفته‌های مورد نیاز تا اتمام تکالیف برنامه‌نویسی و نوشتنی، به طور میانگین یک ماه (برنامه‌نویسی 2.8 و نوشتنی 3.4 هفته) است و حداکثر ده درصد این دسته تکالیف بیش از دو ماه زمان بردند.
بر خلاف تکالیف برنامه‌نویسی و نوشتنی که زمان پایان‌شان بسیار متغیر است (از یک هفته، تا هشت ماه!)، تکالیف حل مسئله و کارهای خدماتی کمابیش در همان زمان مورد انتظار تمام می‌شوند. این دسته از کارها تقریبا همیشه مهلت معینی دارند (مسائل حل شده باید سر تاریخ معلومی تحویل داده شوند، یا رویداد داوطلبانه باید در روز معلومی برگزار شود)، که چندان هم عجیب نیست.
شکل 1-ب، دقت تخمین ما از ساعات فعال مورد نیاز برای انجام تکالیف را نشان می‌دهد. باز هم، تخمین ما برای تکالیف برنامه‌نویسی و نوشتنی نادقیق‌ترین بود. دو تکلیف برنامه‌نویسی و یک تکلیف نوشتنی حدودا ده برابر زمان مورد انتظارشان زمان بردند. تخمین‌ها برای دیگر تکالیف نسبتا دقیق ازآب درآمدند.
آیا محققین در مقاطع بالاتر (مثلا پسادکترا)، نسبت به محققین جوان‌تر (مثلا ارشد و دکتری یا کارشناسی) تخمین دقیق‌تری از زمان انجام کار دارند؟ پاسخ منفی است. اما، دقت این تخمین احتمالا به نوع کارهایی بستگی دارد که گروه‌های مختلف اشخاص انجام می‌دهند.
شکل 2-ب، نشان می‌دهد که هر سه گروه (دانشجویان کارشناسی، ارشد و دکتری) اغلب 1.4 برابر زمان مورد انتظار را صرف هر کاری (فارغ از ماهیت) می‌کنند. نمودار مربوط به دانشجویان تحصیلات تکمیلی بلند‌ترین انتها را دارد، که نشان می‌دهد این دسته از دانشجویان، با وجود تحصیل در مقاطع بالاتر از کارشناسی، بیشتر از آن‌ها از زمان مورد انتظار برای اتمام تکالیف فراتر می‌روند.
شکل 3 جزئیات صرف زمان بر روی کارهایی غیر از سخن‌رانی و جلسات را نشان می‌دهد. همان‌طور که انتظار می‌رود، با بالاتر رفتن مقطع تحصیلی، زمان صرف‌شده برای تکالیف حل مسئله کاهش یافته و در عوض، مدیریت و نوشتن افزایش می‌یابد. علاقه‌مندم مشابه همین نمودار برای اساتید دانشگاه نیز تنظیم شود، اما فکر نمی‌کنم آن‌ها کاری جز برگزاری جلسه و سخن‌رانی داشته باشند!
آیا با گذشت زمان، در برنامه‌ریزی هفتگی بهتر شدیم؟ تنها اندکی! با بررسی داده‌های چهار نفری که 9 ماه مورد انتظار را به این پروژه پای‌بند ماندند (یک دانشجوی پسادکترا، دو دانشجوی تحصیلات تکمیلی و یک دانشجوی کارشناسی)، در سه ماه اول تنها 47 درصد تکالیف یک هفته انجام شد، در سه ماه دوم 59 درصد و در سه ماه آخر 51 درصد.
اگر چه، میزان کار انجام‌شده در یک هفته تغییر چشم‌گیری نکرد، توانایی تخمین‌زدن زمان مورد نیاز برای کار با گذشت زمان بهتر شد. شکل 4 دقت تخمین ما را در فازهای مختلف مطالعه نشان می‌دهد: جهت آن به سوی دقیق شدن است!
در پایان این تحقیق، 96 تکلیف از 559 تکلیف برنامه‌ریزی شده هیچ تاریخ اتمامی نداشتند (نزدیک به نیمی از این 96 تکلیف مربوط به برنامه‌نویسی بودند). این بدان معناست که نزدیک به 17 درصد از تکالیف رها شده یا هم‌چنان ناتمامند. چندان هم بد نیست.
چه چیزهایی از این تحقیق آموختیم؟
1. اگر تکلیف شما در دستة برنامه‌نویسی یا نوشتنی است، زمان مورد انتظار برای تمام شدن هر تکلیفی را 1.5 برابر کنید (زمان واقعی اتمام کار ممکن است هم‌چنان طولانی‌تر از تخمین شما باشد، اما به هر حال به امتحانش می‌ارزد).
2. انتظار نداشته باشید با قرارگرفتن در مقطع بالاتر، تخمین شما از زمان اتمام کار بهتر شود.
3. انتظار نداشته باشید که تخمین شما از میزان کار هفتگی یک شبه بهتر شود.
4. تکالیف دارای مهلت اتمام مشخص بیشتر از بقیه به خط پایان خود می‌رسند (فارغ از هزینة مادی و معنوی!)
به علاوه، برخی از شرکت‌کنندگان متوجه شدند که اهداف زمان‌محور (مثلا «تحقیق به مدت 5 ساعت») بهتر از اهداف نتیجه‌محور (مثلا «مسئله را در 5 ساعت حل کردن») جواب می‌دهد. ببینید کدام یک برای شما بهتر است. اگر فقط به دنبال افزایش تعداد کارهای انجام شده هستید، می‌توانید لیست کارهایتان را با کارهای کوتاه و ساده پر کنید، یا حتی بهتر از این: کارهایی که انجام داده‌اید را بنویسید! همین الان بروید، آن‌ها را بنویسید و بلافاصله خط بزنید، شما لایقش هستید!
من این تحقیق را با این فکر شروع کردم که، می‌تواند گواه بر این باشد که همة آدم‌ها چه قدر در تخمین زمان اتمام کارشان اشتباه می‌کنند. من بیش از اندازه متوجه کارهایی بودم که از لیستی به لیست دیگر کپی می‌شدند و 5 برابر زمان مورد انتظار برایشان وقت گذاشته می‌شد. مطمئن بودم که این تحقیق، آن «شکست‌ها» را روی آب می‌آورد. اما، نتیجه این شد که تمام داستان حول یک انتظار غلط می‌چرخید.
در واقعیت، ما کارهای سودمند بسیاری طی سال گذشته انجام دادیم. ما شکست نخوردیم. حتی اگر نتوانستیم تنها یک قطعه کد تحلیلی را اجرا کنیم، توانستیم یک‌دیگر را در یک سال بسیار سخت حمایت کنیم و به مسائلی توجه کنیم که برای ما از همه چیز مهم‌تر بودند. وقتی پرسیده شد که ده سال دیگر در مورد این 9 ماه چه فکری می‌کنید، یکی از شرکت‌کنندگان جواب داد: «من اهمیت سلامتی و آسایش را درک کردم و برای اولین بار در زندگی‌ام آن را اولویت قرار دادم.»
بنابراین، بله، ما تنها بخشی از تکالیف هفتگی خود را انجام دادیم، اما با این حال، به به، ما بخشی از تکالیف هفتگی خود را انجام دادیم، آن هم در حالی که مراقب خود و عزیزان‌مان بودیم! سخت است که در بهترین زمان‌ها نیز بهره‌وری بالایی داشت، چه رسد به زمانی که در بحران جهانی به سر می‌بریم. پس اگر فکر می‌کنید که به خاطر «بازدهی کم» دائم شکست می‌خورید، دیگر به خودتان دروغ نگویید، چرا که چنین نیست.
