بایدها و نبایدهای ارتباط ایمیلی

بعضا افراد و سازمان‌ها قوانین و اخلاقیت در نوشتن و فرستادن ایمیل (پست الکترونیک) را رعایت نمیکنند و این بسیار آزاردهنده، غیرمحترمانه و غیرحرفه‌ایست. ارتباط ایمیلی هم نیاز به مهارت دارد، هم رعایت بعضی قوانین و هم آگاهی از موارد امنیتی. مطلب کوچکیست که عدم رعایتش کدورت‌های زیادی را باعث میشود. در اینجا به صورت خلاصه مواردی که به نظرم باید رعایت شود را می‌آورم و یا در آینده در پُست دیگری به آنها خواهم پرداخت.

مهارت‌‌ها:

• عنوان (Subject) را جدی بگیرید: خودتان را جای مخاطب بگذارید که با خواندن عنوان هم مشتاق به خواندن ایمیل شما شود و هم مرتبط با محتوای ایمیلتان باشد. مثلا در قسمت عنوان ننویسید “سلام”! بنویسید “احوال‌پرسی” یا مدارک عنوان جالبی نیست اما مدراک مربوط به انبار مرتبط‌تر است.
• شروع مهم است: همان طور که با شخص روبرو میشوید برخورد کنید. اگر دوست است، سلام، اگر شخص مهمیست همان طور که عُرف و فرهنگ مخاطب اجازه میدهد برخورد کنید.
• کوتاه و تمیز نویسی: به مرور زمان بهتر میشود اما سعی کنید بروید سراغ اصل مطلب. بخصوص اگر با آدم مشغولی طرف هستید. داستان ننویسید. خلاصه حوصله کسی را سر نبرید. اوایل سه یا چهار پاراگراف مینوشتم الان از سه یا چهار خط تجاوز نمیکند. خیلی هم خلاصه ننویسید که مثلا در حد چند کلمه باشه و مطلبتان نامفهوم بماند.
• جواب به همه یا یک لیست: حواستان باشد وقتی رپلای (جواب) که میدهید به همه نفرستاده باشید یا به یک لیست مثلا ایمیل students1396@uni.ir ممکن است لیست ایمیل افراد زیادی باشد و شما به سهوا به همه فرستاده باشید.
• چک کردن بعد فرستادن ایمیل: اول محتوای ایمیل را بنویسید و سپس آدرس ایمیل مخاطب را تایپ کنید تا به صورت اشتباهی میانه نوشتن ایمیل را نفرستید. مخصوصا اگر میخواهید مدرکی را الصاق کنید.
• زبان: مطمئن شوید مخاطبتان به کدام زبان صحبت میکند. مثلا اگر به فارسی مینویسید و ایمیل مهمی است، ممکن است نوشته شما در بعضی از نرم‌افزارها یا سرویس‌های ایمیلی به درستی خوانده نشود؛ بد نیست فینگلیش یا انگلیسی آن ایمیل را هم بنویسید.
• فوریت و ضرورت: اگر پاسخ دادن و دیدن ایمیل شما فوریت و ضرورت دارد آن را در عنوان و متن اصلی ذکر کنید.
• ایمیل‌های کاری و غیرکاری: اگر دوست دارید که ایمیل‌های تبلیغاتی، شخصی... دریافت کنید بهتر است آدرس ایمیل اصلی/کاری تان را جدا کنید و ایمیل دیگری بسازید تا ایمیل‌های مهم بین بقیه ایمیل‌های تبلیغاتی گم نشود.
• موکول کردن: اگر وقت ندارید جواب کسی را بدهید و باید هم جوابی بدهید، جواب بدهید که در آینده نزدیک جوابش را خواهید داد.
• اینباکس خلوت: اینباکس ایمیل را تا جایی که میتوانید خلوت کنید. فولدر(پوشه) درست کردن خیلی کمک میکند.
• نرم‌افزار‌های ایمیل‌خوان: از نرم‌افزار‌های ایمیل‌خوان استفاده کنید بخصوص وقتی چند آدرس ایمیل دارید (مثلا کار، شخصی و دانشگاه). من از Mozilla Thunderbird استفاده میکنم و خیلی راضیم. یا Microsoft Outlook. در اندروید و iOS اپ مورد نظر را پیدا نکردم چون یکی از ایمیلهام فقط با اپ اصلی ایمیل اندروید کار میکرد که بد هم نیست!
• تلفنی یا حضوری: اگه دیالوگ طولانی‌ای خواهید داشت، ایمیل ابزار آن نیست! یا موضوع مورد نظر گنجایش نوشتار صرف را ندارد.
• عدم استفاده از اموجی، استیکر، الامات و اختصارنویسی.
• امضاهای غیرضروری پای ایمیل نگذارید: حرفه‌ای باشید و لزومی ندارد مخاطب شما بفهمد که sent from my iPhone!
• مشخصات خودتون: آخر ایمیل مشخصات خود را بگید. بسته به مخاطب، مثلا فقط اسمتون یا اسم و فامیل یا بعلاوه تلفن.
• جواب اتوماتیک: اگه برای مدتی به ایمیلتون دسترسی ندارید به کمک سرویس ایمیلتون یک جواب اتوماتیک کوتاه درست کنید.
• آدرس ایمیل موجه: آدرس ایمیل عجق وجق که شامل اسم اساطیر یونان و چندتا شمارست را برای کار یا دانشگاه استفاده نکنید!

اخلاقیات:

• عدم افشای ایمیل برای دیگران: اگر به چند نفر همزمان ایمیل میفرستید از BCC استفاده کنید مگر اینکه بخواهید از عمد فرد یا افراد دیگری از فرستاده شدن این ایمیل به آنها خبردار شوند که از CC استفاده میکنید.
• امکان لغو اشتراک: اگر از طرف سازمان، شرکت، موسسه و... ایمیل خبری، تبلیغاتی و... میفرستید حتما حتما حتما امکان لغو اشتراک را از طریق لینکی بدهید. مهم نیست که سازمان خیریه هستید یا تبلیغاتی! و مهم نیست که چقدر فرصت خوبی به مخاطب میدهید، باید این حق را به او بدهید که از خبرنامه یا اشتراک ایمیل شما بیرون بیآید.
• پاسخ در اسرع وقت: ایمیل را پاسخ دهید! یا اگر آدم رده بالایی در سازمانی هستید و آن ایمیل به شما مرتبط نیست به شخص مربوط فوروارد کنید.
• سروقت چک کردن: سریع جواب بدید، اما وقت خودتون را یا حواستون با چک کردن ایمیل ها پرت نکنید.
• مودب بودن: حتی مودب‌تر از وقتی که با کسی حضوری صحبت میکنید، چون فقط نوشته است که فرستاده میشه و لحن و تُن صدا در حین صحبت وجود نداره. پس به قولی خنثی بنویسید.

در آخر هم، اگرچه ایمیل یکی از ابزار‌های مهم در ارتباطات است، اما اشخاص ممکن است به دلایل مختلف امکان پاسخ به ایمیل شما را نداشته باشند، پس بیش از حد منتظر نمانید و از امکان تماس تلفنی یا ملاقات حضوری استفاده کنید.

پ.ن. در این مقاله به موارد مربوط به امنیت ایمیل پرداخت نشده که می‌بایست رعایت شود اما دوره "استاد بزرگی ایمیل و جیمیل" درسنامه راهنمای بسیار خوبی است.

پ.ن. استفاده از محتوای این مقاله به هر عنوان، مشروط به ذکر نام نویسنده (پدرام میرافتخاری) و سایت گزارش شده (ویرگول) می‌باشد.