راهکارهایی برای استفاده بهتر از جلسات

از جلسات یک‌به‌یک خود بیشترین بهره را ببرید
راهکارهایی برای استفاده بهتر از جلسات

استیون راگلبرگ
استاد علوم سازمانی دانشگاه شارلوت کارولینای شمالی


نرخ ریزش نیروی کار در تیمی که بیل مدیریت آن را بر عهده داشت، بالا بود؛ در واقع بالاتر از تیم‌های دیگر شرکت. با اینکه بیل فکر می‌کرد مدیر خوبی است، مصاحبه‌های خروج با آن دسته از اعضا که می‌خواستند تیم او را ترک کنند، نشان می‌داد که احساس می‌کردند مشارکت معناداری در روند اجرای کارها ندارند یا نقش‌هایشان مورد حمایت قرار نمی‌گیرد و وظایف‌شان با یکدیگر تداخل پیدا می‌کند.
بعد از اینکه با بیل و اعضای تیمش صحبت کردم، مشخص شد که او در یک حوزه اشتباه عمل کرده است؛ او کمتر به‌صورت منظم با کارمندان مستقیمش جلسات یک‌به‌یک برگزار می‌کرد. زمانی هم که به‌صورت انفرادی با یکی از اعضای تیم دیدار می‌کرد، موضوع بحث همیشه مسئله مهمی بود که برای انجام آن به کمک نیاز داشت؛ نه کارها و پیشرفت کارمندان.
واضح است که تیم در رابطه با جلسات یک‌به‌یک از دانش کافی برخوردار نبود. از 250 کارمند مستقیمی که در یکی از نظرسنجی‌های من شرکت کردند، تقریبا نیمی از آنها تجربه‌های خود از جلسات یک‌به‌یک را نامطلوب توصیف کردند. البته جای تعجبی وجود ندارد، زیرا سازمان‌های کمی وجود دارند که به مدیران‌شان آموزش می‌دهند چه زمان و چگونه به‌صورت تک‌به‌تک با کارمندان‌شان جلسه بگذارند.
بهترین مدیران می‌دانند که جلسات یک‌به‌یک مواردی بنیادی هستند. آن دسته از افرادی که این جلسات را فضایی در نظر می‌گیرند که رهبری در آن اتفاق می‌افتد، می‌توانند خروجی روزانه تیم‌شان را بهتر و کارآمدتر سازند، امنیت روانی و اعتماد ایجاد کنند و تجربه‌ها، انگیزه و مشارکت اعضای تیم‌شان را بهبود بخشند.
چندین دهه است که من به مطالعه تیم‌ها، رهبری، مشارکت و جلسات کاری پرداخته‌ام و در طول سه سال گذشته به‌طور خاص تصمیم گرفته‌ام که بفهمم چه چیزی باعث می‌شود جلسات یک‌به‌یک بهترین کارایی را داشته باشند. در این مقاله به شما خواهم گفت چگونه جلسات یک‌به‌یکی موثر را تسهیل کرده و برای آن آماده شوید.
پیش از جلسات
۱. برنامه‌ مبتکرانه خود را با اعضای تیم در میان بگذارید
چه برگزاری جلسات یک‌به‌یک برای تیم‌تان کاری جدید باشد، چه نباشد، باید در یکی از جلسات گروهی آن را با دیگران در میان بگذارید تا این پیام به‌طور همزمان به گوش همه برسد و هیچ‌کس احساس نکند که مورد تبعیض واقع شده است. جلسات و ارزش‌های سازمان و ارزش‌های شخصی‌تان را به هم گره بزنید. همچنین بر این نکته تاکید کنید که هدف از این گفت‌وگوها اعلام نارضایتی از عملکرد تیم و کنترلگری نیست.
۲. هماهنگی ایجاد کنید
تحقیقات من نشان می‌دهد که در رابطه با تعداد دفعات برگزاری جلسات یک‌به‌یک، شما باید یکی از طرح‌های زیر را انتخاب کنید: 1. با هر یک از اعضای تیم‌تان یک‌ بار در هفته و به مدت حدود ۳۰ دقیقه جلسه می‌گذارید. در نظرسنجی‌های من، کارمندان صرف‌نظر از رتبه شغلی‌شان، این رویکرد را مطلوب‌ترین گزینه ارزیابی کردند؛ این موضوع با بالاترین میزان مشارکت نیز هم‌بسته است. 2. در رویکرد بعدی که در رتبه دوم قرار دارد، شما یک‌ هفته در میان به مدت ۴۵ تا ۶۰ دقیقه با بعضی از اعضای تیم جلسه می‌گذارید. ۳. در طرح ترکیبی شما به‌صورت هفتگی با برخی از اعضای تیم جلسه برگزار می‌کنید و با برخی دیگر هر دو هفته یک ‌بار. هر طرحی انتخاب کردید، هدف‌تان این باشد که در طول یک ماه، مدت‌زمانی تقریبا مساوی را برای همه کارمندان در نظر بگیرید تا همه اعضای تیم به‌طور مساوی از حمایت حضوری شما برخوردار شوند. در نهایت نیز از لغو کردن جلسات یک‌به‌یک پرهیز کنید، زیرا می‌تواند مانع پیشرفت اعضای تیم شود و این حس را به آنها القا کند که برای شما در اولویت قرار ندارند. یکی از مشکلات بیل این بود که به محض اینکه سرش شلوغ می‌شد، جلسات را لغو می‌کرد.
۳. مکانی را تعیین کنید
در تحقیقات من، ارزیابی کارمندان از جلسات یک‌به‌یک حضوری اندکی مطلوب‌تر از جلسات یک‌به‌یک مجازی بود، اما ارزش نهایی جلسات را، فارغ از شکل آنها، به یک شکل ارزیابی کردند. اگر می‌توانید به‌صورت حضوری با آنها جلسه بگذارید، مکانی را انتخاب کنید که هم شما و هم کارمندان‌تان در آن احساس راحتی کنید، هوشیار باشید و حواس‌تان نیز پرت نشود.

اگر می‌خواهید بدانید چگونه جلسات یک‌به‌یکی موثر را تسهیل کرده و برای آن آماده شوید، ادامه مطلب «راهکارهایی برای استفاده بهتر از جلسات» را در وبلاگ گروه سرمایه‌گذاری پرسال مطالعه کنید:
https://vc.persolco.com/one-to-one-sessions/