چطور روی موارد مهم تمرکز کنیم، نه فقط موارد فورس!

آیا در پایان روز فکر می‌کنید با اینکه زمان‌‌بندی خوبی داشته‌اید اما موفق به انجام کارهایی که از اهمیت بیشتری برخوردارند نشده‌اید؟‌ شما تنها نیستید! طبیعی است که بخواهید کارهای روزانه رو با صرف کمترین زمان به انجام برسانید. مساله‌ای که اکثر مردم با آن مواجه هستند این است که اولویت‌ انجام کارهای خود را بجای موارد مهم روی موارد فورس هرچند بی ‌اهمیت قرار می‌دهند.

تحقیقات نشان می‌دهد که افراد معمولاً وظایف با کوتاه‌ترین مهلت را اولویت بندی می‌کنند (حتی اگر این وظایف مهمترین و با ارزش‌ترین آنها نباشند). در این مقاله چندین استراتژی را برای کمک به شما در داشتن آنچه بیشتر وقت خود را صرف می‌کنید، پیشنهاد می‌شود:
اول، کارهای مهم را برنامه ریزی کنید و زمان بیشتری را به خود اختصاص دهید که احتمالاً برای انجام آنها لازم دارید.
دوم، مهمترین عناصر وظایف مهم را جدا کرده و راه‌هایی برای پیشرفت تدریجی کار پیدا کنید.
سوم، احساسات اضطرابی را که احتمالاً در زمان انجام کارهای مهمتر پیش می‌آید، پیش بینی کنید و خود را برای مدیریت آنها آماده کنید.
چهارم، وقت کمتری را برای کارهای غیر مهم صرف کنید و اولویتی را تنظیم کنید که تعداد این کارهای کم اهمیت را در آینده کاهش دهید.

خب چه کاری می‌توانید انجام دهید؟ در ادامه لیستی از استراتژی‌ها و نکات کاربردی را گردآوری کردم، اما توجه کنید که هیچ یک از این پیشنهادات منجر به اصلاح کامل شما نمی‌شود. سعی کنید استراتژی‌هایی را به کار بگیرید که به تدریج شما را در مسیر درست قرار می‌دهد اما نیاز به تلاش زیادی هم ندارد.




کارهای مهم را برنامه‌ریزی کنید و زمان بیشتری از آنچه نیاز دارید را به آن اختصاص دهید

تحقیقات نشان می‌دهد که برنامه ریزی برای زمان و مکان انجام کاری، احتمال انجام آن کار را به طرز چشمگیری افزایش می‌دهد.
برای کارهای بسیار مهم یک استراتژی به نام "پاکسازی عرشه" وجود دارد که به معنی اختصاص دادن یک کار مشخص است و تنها کاری است که باید یک روز کامل روی آن زمان بگذارید.
وظایف ناآشنا اما مهم غالباً دارای منحنی یادگیری هستند که باعث می‌شود مدت زمانی که برای اتمام آن صرف می‌کنید، غیرقابل پیش بینی باشد. استراتژی "پاکسازی عرشه" به شما نشان می‌دهد که یک روز کامل، حتی اگر بیش از حد به نظر برسد، می‌تواند در این موارد مفید باشد. برای این کار سعی کنید هفته‌ای یک بار زمان مشخص داشته باشید و از انجام امور دیگر در آن روز خودداری کنید.




موثرترین عناصر مهم را جدا کنید

کارهای بزرگ اغلب به پیشرفت فزاینده نیاز دارند. اگر به طور معمول اهداف بسیار والایی را تعیین می‌کنید و در نهایت آنها را به تعویق می‌اندازید، این روش را امتحان کنید: وقتی هدفی را در نظر می‌گیرید، یک نسخه نیم‌سایز آن را نیز در نظر بگیرید. نسخه اصلی و نسخه نیم‌سایز خود را ذهنی کنار هم قرار دهید و از خود بپرسید کدام هدف بهتر (واقع گرایانه تر) است. اگر تصور ذهنی شما هنوز هم ترسناک و غیرقابل انجام است، آن را بیشتر کوچک کنید تا جایی که احساس کنید ممکن است به نسخه‌ای برسید که اندازه آن یک چهارم یا یک دهم آن چیزی باشد که در ابتدا در نظر گرفته‌اید اما قابل دستیابی است و پس از شروع، می‌توانید آن را ادامه دهید.




حس اضطراب را پیش‌بینی و مدیریت کنید
بسیاری از کارهای مهم شامل تحمل استرس در مورد مواردی است که ممکن است اشتباه پیش بیایند و ناخودآگاه باعث اضطراب می‌شوند. مثال‌های کلی کارهای مهم اما بالقوه تحریک کننده اضطراب عبارتند از: ایجاد دوستی‌های جدید، انجام کاری چالش برانگیز برای اولین بار، درخواست از مافوق، مکالمه‌های ناجور، مواجه شدن با اشتباهات و تصحیح آنها و وظایفی که در آن شما نیاز به تحمل نوسان اعتماد به نفس و تردید در موفق بودن کل پروژه را دارید.
در اینجا یک مثال شخصی می‌زنم: خواندن آثار نویسندگانی که از من بهتر هستند برای بهبود مهارت‌های من مفید است، اما باعث ایجاد حسادت و مقایسه اجتماعی نیز می‌شود! تأیید و برچسب زدن به احساسات خاصی که باعث می‌شود یک تجربه از نظر احساسی چالش برانگیز باشد، یک گام اساسی اما موثر برای کاهش این نوع احساسات است.
وقتی مهارت‌های خوبی در مدیریت افکار و احساسات خود داشته باشید، بهتر می‌توانید اهدافی را دنبال کنید که شامل خروج از منطقه امن شما باشد.




زمان کمتری را برای کارهای غیر مهم صرف کنید
معمولا کارهای غیر مهم بیشتر از زمان مورد نیاز خود وقت می‌گیرند. به عنوان مثال، ممکن است بنشینید تا گزارش یک کارمند را تصحیح کنید اما قبل از اینکه گزارش را کامل بخوانید، یک ساعت به بازنویسی کل موضوع اختصاص داده‌اید. یکی از تمرین‌های خوب درباره مدیریت زمان این است که تصمیم بگیرید که در مورد هر کاری نظراتتان را به ارائه سه نظر مهم محدود کنید، یا اینکه مدت زمانی که صرف ارائه گزارش‌های روزانه می‌کنید را یادداشت کنید. به مرور متوجه میزان زمان زیادی که صرف امور غیرمهم می‌کنید، می‌شوید.

داشتن استراتژی برای تصمیم گیری سریعتر نیز کمک کننده است. وقتی که نیاز به تصمیم‌گیری فوری دارید بهتر است سریعا یک تصمیم کاربردی بگیرید تا اینکه بخواهید یک تصمیم جامع و کامل بگیرید که به زمان بیشتری نیاز دارد.




وظایفی که باعث کاهش تعداد کارهای فوری اما غیر مهم شما می‌شوند را در اولویت قرار دهید

در زندگی مدرن بدیهی است که در دام "بیش از حد مشغول کارهای غیر مهم" بیفتید. انواع سناریوهای تکراری، رفع مشکلات مشابه بارها و بارها یا دادن دستورالعمل‌های مشابه به طور مکرر، از نمونه‌های پرداختن به امور غیر مهم است. برای غلبه بر این مساله می‌توانید کارهای کوچک را برون سپاری کنید، حذف کنید، فرآیند انجام را اتوماتیک کنید، جریان کار را ساده کنید یا الگوهایی مشخص برای کارهای تکراری ایجاد کنید. ایده‌آل است به دنبال موقعیت‌هایی بگردید که بتوانید سیستمی راه اندازی کنید که در آینده در وقت شما صرفه جویی می‌کند.

یک استراتژی خاص، بازآموزی "زالوهای تصمیم گیر" در زندگی شما است. زالوی تصمیم گیر افرادی هستند که تصمیمات خود را به شما موکول می‌کنند. به عنوان مثال، ممکن است از شخص دیگری بخواهید تصمیم بگیرد، اما به جای انجام آن، لیستی از گزینه‌هایی را که باید بررسی کند برای شما ایمیل می‌کند و مسئولیت تصمیم‌گیری را به دوش شما می‌گذارد. به جای پاسخ خودکار به شخص، از او بخواهید یک توصیه صریح ارائه دهد.




موارد دیگری که باعث می‌شود بتوانید روی اهداف مهمتان متمرکز شوید، جلب نظر با همکارانی است که تقریبا هر شش ماه یا دیرتر آنها را می‌بینید. این دیدارها همیشه شامل به روزرسانی یکدیگر درباره کارهایی که انجام داده‌اید و تلاش برای انجام آنها است.

پیگیری میزان زمان مورد استفاده شما نیز می‌تواند کمک کننده باشد، اما نکته منفی این است که این پیگیری، خودش به زمان و اراده نیاز دارد. می‌توانید از برنامه‌ها و اپلیکیشن‌هایی که برای این امور طراحی شده‌اند نیز کمک بگیرید. مثلا از برنامه Rescue Time استفاده کنید تا بدون زحمت چک کنید که چه مدت را در وب سایت های مختلف (از جمله Gmail) وقت می‌گذرانید.


در نهایت اینکه اگر با اولویت‌بندی موارد مهم نسبت به موارد فورس دست و پنجه نرم می‌کنید، خیلی سخت نگیرید. تعداد ضرب الاجل ها و تصمیماتی که در زندگی مدرن با آن روبرو هستیم، در کنار یکدیگر با ماهیت چالش برانگیز بسیاری از وظایف مهم، این مبارزه را تقریباً به یک مبارزه جهانی تبدیل کرده است. با توجه به این نکات ساده، شما برای موفقیت آماده خواهید شد.

مقاله‌ای که خوانید چکیده‌ای از مقاله آلیس بایس از سایت مدرسه کسب و کار هاروارد است.