از آنجا که افراد دسترسی آسانی به تجار خارجی ندارد، بنابراین بیشتر مکالمات، صحبت‌ها و قراردادهای آنها به صورت مکتوب یا از را دور خواهد بود. مکاتبات بازرگانی شامل نامه‌ها، قراردادها، مکالمات، گفتگوها، نشست‌ها و بسیاری از مواد دیگر بوده که یک بازرگان جهت صادرات یا واردات کالا باید انجام دهد.
بنابراین از مکالمات ساده شما با یک بازرگان خارجی در شبکه‌های اجتماعی، ایمیل زدن به وی تا عقد قرارداد حقوقی، همگی در زمره مکاتبات تجاری قرار گرفته که نیازمند رعایت اصول و قواعد خاصی هستند.
در تجارت خارجی، اعتماد متقابل حرف اول و آخر را خواهد زد که مکاتبات بازرگانی اصلی‌ترین راه برای خلق اعتماد در طرف مقابل یا سلب اعتماد وی است. از آنجا که دو طرف از فرهنگ‌ها و ملل مختلف هستند، بنابراین یک سوءتفاهم ساده نیز می‌تواند موجب سلب اعتمادشان شود.
از این رو این مبحث موضوعی نیست که بتوان آن را به سادگی کنار گذاشت و بی‌توجه بود. در بحث مکاتبات تجاری نکات زیادی وجود دارد که در این مقاله تلاش می‌کنیم به مهم‌ترین آنها اشاره کنیم.
بازرگانان بنا به موضوعات و مشکلاتی که پیش رو دارند، می‌توانند با طرف‌های خارجی مکاتبه کنند. بنابراین نمی‌توان به صورت دقیق آنها را به چندین بخش مشخص تقسیم‌بندی کرد. با این حال، می‌توان انواع مکاتبات بازرگانی خارجی را به چندین بخش مهم تقسیم‌بندی کرد.
هر کدام از این بخش‌ها علی‌رغم شباهت‌هایی که دارند، اما باید به نکات افتراق بین آنها نیز دقت کرد. در ادامه به معرفی انواع مکاتبات بازرگانی اشاره خواهیم کرد.
نامه‌های تجاری را می‌توان اصلی‌ترین و البته مهم‌ترین جزء مکاتبات تجاری دانست که هر بازرگانی در طول حیات کاری خود حتما به نوشتن آنها نیاز پیدا می‌کند.
موضوع نامه‌های تجاری می‌تواند بسیار متفاوت باشد. اما معمولا چند موضوع مختلف مانند معرفی شرکت یا محصول، دریافت کاتالوگ محصول، دریافت نمایندگی شرکت خارجی، دریافت یا ارسال قیمت کالا و موضوعاتی از این قبیل در میان آنها بیشتر دیده می‌شود.
از آنجا که یک نامه تجاری سند مکتوب محسوب می‌شود، بنابراین باید در نوشتن آنها باید نهایت دقت را به خرج داد. در لیست زیر به مهم‌ترین نکات هنگام نوشتن نامه‌های تجاری خارجی اشاره کرده‌ایم:
در نوشتن نامه‌های تجاری ممکن است نکات مختلف دیگری نیز وجود داشته که باید آنها را رعایت کنید. این نکات به موضوع نامه یا مساله مورد نظر بین دو طرف تجاری بستگی خواهد داشت.
ایمیل یکی از بهترین راه‌ها و البته سریع‌ترین آنها برای ایجاد ارتباطات تجاری با طرف‌های خارجی است. از این راه می‌توان به راحتی به تمامی طرف‌های خارجی دسترسی پیدا کرد. هر چند در ایران کمتر از ایمیل برای ارتباط گرفتن استفاده می‌شود، اما این وسیله یکی از اصلی‌ترین راه‌های ارتباطی در اکثر کشورهای جهان است.
شاید ابتدا اینگونه به نظر برسد که ایمیل زدن کار بسیار ساده‌ای است. اما واقعیت ان است که این کار معمولا پیچیده‌تر از نوشتن نامه تجاری است. در ادامه به برخی از مهم‌ترین نکات به هنگام ارسال ایمیل به شرکت‌ها و طرف‌های خارجی اشاره می‌کنیم:
کلیه مکاتبات تجاری اعم از آنلاین و حضوری باید از راه و روش خاص خود پیروی کند. در غیر اینصورت امکان گریبان‌گیر شدن شما با مشکلات و دعاوی حقوقی کاملا وجود دارد. قراردادهای تجاری یکی از مهم‌ترین نوع مکاتبات بازرگانی خارجی به شمار می‌روند که هنگام نوشتن آنها باید نهایت دقت را به خرج داد.
ضمن آنکه استفاده از شبکه‌های اجتماعی یا روش‌هی الکترونیک مانند فکس یا ایمیل نیز می‌تواند بار حقوقی خاص خود را داشته باشد.
یک بازرگان به احتمال زیاد نیاز دارد که در طول حیات کاری خود بارها نسبت به عقد قراردادهای تجاری و بازرگانی با طرف‌های و شرکت‌های خارجی اقدام کند. قراردادهای تجاری می‌تواند در موضوعات مختلفی از قبیل همکاری در ساخت محصول، خرید و فروش کالا و مواردی از این قبیل باشد.
از آنجا که قرارداد تجاری یک سند حقوقی محسوب می‌شود، بنابراین در تدوین و عقد آن باید نهایت دقت را به خرج داد. قرارداد مهم‌ترین سندی بوده که طرفین در صورت هر گونه مشکل، می‌توانند در مراجع قضایی مختلف به آن استناد کنند.
برخی نهادها از قبیل اتاق بازرگانی بین‌المللی یا اتاق‌های مشترک بازرگانی بین کشورها، مسئول حل اختلاف و دعاوی تجاری بین طرف‌های تجاری هستند. نکات فوق جهت عقد قراردادهای تجاری بین‌المللی را نباید نادیده گرفت:
شبکه‌های اجتماعی در سالیان اخیر رشد بسیار زیادی را تجربه کرده و به عرصه تجارت بین‌الملل نیز راه پیدا کرده‌اند. دسترسی آسان و ایجاد ارتباط با افراد مختلف از طریق این شبکه‌ها، باعث شده تا رسانه‌های اجتماعی به ابزار بسیار مناسبی جهت بازاریابی بین‌الملل کالا، شناخت مشتری، ایجاد ارتباط و موارد دیگر تبدیل شوند.
فیس‌بوک، اینستاگرام، وی‌چت، واتس‌آپ، تلگرام و لینکدین از جمله شبکه‌هایی هستند که می‌توان از آنها برای بازرگانی خارجی به خوبی استفاده کرد. شبکه‌های اجتماعی انواع مختلفی داشته که هر کدام از آنها دارای کارکردها و تفاوت‌های خاص خود هستند.
علی‌رغم استفاده و مزایایی که شبکه‌های اجتماعی برای تجارت خارجی دارند، اما نیاز است که به برخی نکات در خصوص آنها دقت کرد.
مکاتبات تجاری در هر سطح و حوزه‌ای که باشد، برخی مسائل و نکات را باید در خصوص آن در نظر گرفت. چنانچه به تازگی قدم در راه تجارت گذاشته‌اید، موارد و نکات زیر را در خصوص مکاتبات بازرگانی خارجی در ذهن داشته باشید:
منبع : گروه پژوهش صدرا تجارت پویان البرز
