فعالان اقتصادی برای اطلاع از شرایط دریافت کد شناسه و زمان‌بندی مشمولان می‌توانند به صفحه رسمی این سامانه در سایت وزارت صنعت مراجعه کنند.
اطلاعات هویتی شامل کد ملی، نام، نام خانوادگی و… ازسامانه ثبت احوال استعلام می‌شود؛ به همین دلیل دقت در وارد کردن اطلاعات الزامی است.
در هنگام درج اطلاعات شماره تماس خود را وارد نمایید؛ زیرا تمام اطلاع رسانیها از این طریق انجام می‌شود. در زمان درج کد پستی دقت کنید. صحت آن به صورت سیستمی از شرکت پست استعلام میگردد.
رمز عبور دو عاملی به این ترتیب است که پس از آن که ثبت رمز عبور ثابت در سایت انجام شد، یک کد به شماره همراهتان ارسال می‌شود که باید آن را هم وارد کنید.
پس از ورود به سایت از قسمت عملیات پایه، معرفی شرکت را انتخاب و اطلاعات مربوط به آن را وارد کنید. برای ثبت کالای وارداتی، پس از ورود به سامانه گزینه « ثبت کالای وارداتی» را انتخاب کنید.
برای ثبت شناسنامه و دریافت شناسه کالا ، یکی ازگروه کالاهای معین شده را انتخاب کنید و در مرحله بعدی جایگاه کالا را در طبقه بندی ملی کالا انتخاب کنید. در مرحله بعد نیز فیلدهای توصیفی کالا را تکمیل کنید. در گروه های مختلف و برای کالاهای مختلف فیلدهای توصیفی شناسنامه متفاوت هستند.
ثبت کالای تولیدی مختص تولیدکنندگان بوده و فقط آنها اجازه اخذ شناسه کالاهای تولید داخل کشور را دارند. برای اینکار پس از ورود به سامانه، گزینه ثبت« ثبت کالای تولیدی» را انتخاب کنید. پس از باز شدن صفحه گزینه کالای جدید را انتخاب کنید.
داروی برای مصارف انسانی، مواد مخدر و مواد تحت کنترل، مکمل‌های دارویی و غذایی، ملزومات و تجهیزات پزشکی، فرآورده‌های آرایشی و بهداشتی، مواد خوراکی و آشامیدنی فرآوری شده، فرآورده های زیستی انسانی (بیولوژیک) و فرآورده های طبیعی، سنتی وگیاهی برای مصارف انسانی، افزودنی‌ها و مکمل‌ها، مواد اولیه و جانبی، ملزومات و تجهیزات دامپزشکی، فرآورده‌های بهداشتی، فرآورده‌های زیستی (بیولوژیک)، سموم دامپزشکی و داروهای گیاهی و طبیعی، برای مصارف حیوانی
تلفن همراه و سایر تجهیزات ارتباطی با قابلیت نصب سیم‌کارت از جمله:
گوشی تلفن همراه (cellphone)، مودم اتصال به اینترنت (GSM Modem) و دستگاه سیار پرداخت الکترونیکی وجه (POS) ، رایانه لوحی (Tablet)، سایر تجهیزات ارتباطی دارای سیم کارت، دخانیات اعم از تنباکو و سیگار برگ
کالاهای کشاورزی اعم از به گندم، برنج، جو، ذرت، دانه های روغنی، چای، کنجاله روغن، شکر، کود شیمیایی، سموم و بذرها
شناسه کالا، به مجموعه‌ای از خصوصیات یک کالا (از قبیل جنس، نوع، مدل، نام تجاری و نوع کاربری) و به عبارت بهتر شناسنامه کالا، نسبت داده می‌شود.
این خصوصیات به ازای هر کالا، توسط وزارت صنعت، معدن و تجارت با همکاری دستگاه‌های تخصصی مربوطه استخراج می‌شود.
شناسه کالا، زبان مشترک تشریح کالا در فرآیند تجاری کشور به ویژه بین سامانه‌های الکترونیکی از قبیل سامانه جامع تجارت ایران، ثبتارش، پنجره واحد تجارت فرامرزی، بارنامه برخط، جامع انبارها و تدارکات الکترونیکی دولت است.
واردکنندگان و تولیدکنندگان باید ابتدا در سامانه جامع تجارت ایران به آدرس www.ntsw.ir ثبت‌نام و با اظهار شماره کارت بازرگانی، شماره صنفی و یا معرفی شرکت، احراز صلاحیت کنند و سپس جهت اخذ شناسه کالا، با همان نام کاربری و رمز عبور وارد سامانه شناسه کالا به آدرس www.cid.ntsw.ir شوند.
امروزه استفاده از سیستمهای اطلاعاتی مناسب مانند سیستم کد گذاری امری ضروری در مدیریت زنجیره تامین عنوان شده است.
گوناگونی ساختارهای کد گذاری، آن را قادر به تامین اهداف متفاوت ارگانها و سازمانها کرده‌است.برای شفاف‌سازی اطلاعات در بین اعضای زنجیره تامین، فراهم کردن نظام اطلاعاتی جامع و یکپارچه کدگذاری کالا ضروری است.
از طریق راه اندازی سامانه شناسه کالا امکان مدیریت پروسه تجارت و موجودی کالای داخل کشور فراهم می‌شود؛ در نتیجه این فرآیند منجر به صرفه جویی اقتصادی، شفافیت آماری و محاسباتی و همچنین مدیریت بهتر فرآیند تجاری خواهد شد.
براساس ابلاغیه وزارت صنعت، واردکنندگان جزو اولین مشمولان طرح سامان شناسه کالا هستند و تولیدکنندگان با فاصله زمانی چند ماهه باید برای دریافت شناسنامه کالا اقدام کنند.
واردکنندگان کالا ملزم به اخذ و نصب شناسه کالا بوده و کلیه مراحل فرآیند تجاری از جمله ثبت‌سفارش، ترخیص، انبار و حمل کالا تنها با شناسه کالا امکان‌پذیر خواهد بود.
بدین منظور واردکنندگان و تولیدکنندگان کالاهای مختلف بایستی مطابق زمان‌بندی تعیین شده در دستورالعمل‌های مصوب، به سامانه شناسه کالا مراجعه و شناسه کالای مورد نظر خود را اخذ و بر روی بسته‌بندی کالا نصب کنند.
