رنامه ریزی و کنترل پروژه، فرآیندهایی برای جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها است که برای نگه‌داشتن هزینه‌ها و برنامه‌ها در مسیر درست رسیدن به اهداف نهایی استفاده می‌شود. اصول کنترل پروژه شامل شروع، برنامه‌ریزی، نظارت و کنترل، برقراری ارتباط، برآورد هزینه‌ها و برنامه‌ی زمان‌بندی پروژه است. درنهایت، کنترل پروژه فرآیندهای تکراری و از پیش‌تعیین شده‌ای هستند که برای اندازه‌گیری وضعیت پروژه، پیش‌بینی نتایج احتمالی و بهبود عملکرد پروژه، انجام می‌شود.
فعالیت‌هایی که زیر نظر اصول کنترل پروژه انجام می‌شود، شامل موارد زیر است:
همسو‌سازی پروژه‌ها با اهداف اولیه و یا اهداف اصلی سازمان
تدوین برنامه مدیریت ریسک
بودجه‌بندی و پیش‌بینی پروژه
نظارت‌بر هزینه‌های پروژه
بازخورد و گزارش
بهینه‌سازی استراتژی‌های پروژه برای دستیابی به نتایج بهتر در آینده
درحالی‌که یک پروژه ممکن است با پارامترهای زیادی از جمله کیفیت، دامنه و غیره سروکار داشته باشد، تمرکز اصلی برنامه‌ریزی و کنترل پروژه روی عوامل و زمان‌بندی کار است و به‌طور مدوام به فعالیت‌های آنها نظارت می‌کند.
تفاوت مدیریت پروژه و کنترل پروژه چیست؟
از نظر سلسله مراتب و مراحل، کنترل پروژه زیرنظر مدیریت پروژه انجام می‌شود و بخشی از مدیریت پروژه است. برنامه‌ریز و کنترل‌کننده پروژه می‌تواند از یک بخش خاص پروژه یا کل کارهایی که در طول روند پروژه انجام شده است، به مدیر گزارش دهد. درواقع، کنترل پروژه برای مدیریت موفقیت‌آمیز پروژه ضروری است. به‌همین دلیل است که باید برای آموزش برنامه‌ریزی و کنترل پروژه زمان گذاشت و نیروی متخصص و کارآمدی برای این وظیفه انتخاب کرد. زیرا می‌تواند صاحبان پروژه‌ها را نسبت به مشکلات احتمالی آگاه کند و به آنها فرصت اصلاح پروژه دهد. با این کار جلوی زیان و خطاهای بیشتری که سلامت و به هدف رسیدن پروژه را به‌خطر می‌اندازند، گرفته می‌شود.
برای موفقیت در برنامه ریزی و کنترل پروژه نمی‌توان آن را خارج از پروژه انجام داد. چنین تعریفی به معنی آن است که یک برنامه ریزی و کنترل پروژه درست، باید در چرخهی کامل تولید پروژه از شروع تا تحویل نهایی و پایان، حضور داشته باشد و مراحل کار را کنترل کند.
تلفیق اصول کنترل پروژه با دیگر بخش‌های مدیریت پروژه، دیدگاه مناسبی را ایجاد می‌کند تا مدیران و صاحبان اصلی پروژه بتوانند برای گذشتن از موانع و مشکلاتی که بر سر راه پروژه قرار می‌گیرد، در زمان مناسب تصمیم‌های درست بگیرند.
فرآیندهایی که کنترل پروژه را تعریف می‌کند!
نقاط قوت کنترل پروژه در رویکرد داده محور و توجه به جزئیات آنها نهفته است. یک مدیر پروژه تنها نمی‌خواهد بداند که پروژه هزینه‌ی بالایی دارد؛ بلکه می‌خواهد از دلایل اصلی، اعداد دقیق و چگونگی کم‌کردن این هزینه‌ها آگاه شود. این جایی است که یک راه‌حل کاملا یکپارچه و اصول کنترل پروژه به‌کار می‌آید و می‌تواند در دریافت سریع پاسخ و عملکردهایی که باعث کاهش هزینه‌ها می‌شود، کمک‌کننده باشد.
فرآیندهای کنترل پروژه
در آموزش برنامه ریزی و کنترل پروژه توجه به فرآیندهای کنترل پروژه بسیار مهم است. در ادامه به فرآیندهای اصول کنترل پروژه می‌پردازیم.
برنامه‌ریزی پروژه
برنامه‌ریزی یکی از مراحل مهمی است که در آن کنترل‌کننده‌ها و مدیران پروژه‌ها باهم کار می‌کنند. خواه ایجاد برنامه‌های جدیدی برای پروژه و رفع آسیب درساختارهای آسیب‌دیده باشد، یا برآورد هزینه‌های نهایی کار؛ همگی این بخش‌ها به برنامه‌ریزی و زیرنظر داشتن روند پروژه مربوط می‌شوند.
بودجه‌بندی
فرآیند بودجه‌بندی در فعالیت‌های پروژه برای محاسبه دقیق هزینه‌ها و درک زمان و دلیل مربوط به آن ضروری است. با بودجه‌بندی تمامی مراحل یک پروژه و در نظر گرفتن هزینه‌ای که در هر مرحله از کار باید خرج شود، یک مدل شفاف برای مدیران ارشد و اعضای تیم در دسترس است. این به آنها کمک می‌کند تا بتواند یک معیار قابل قبول در طول پروژه باشد و جریان‌های نقدی و مالی مهم پروژه را درک و مدیریت کنند.
مدیریت ریسک
مدیریت ریسک، راهی خوب برای برنامه ریزی و و کنترل پروژه ها را فراهم می‌کند. با شناسایی و پیشگیری خطرات، نظارت مداوم ریسک و تهیه برنامه‌های احتمالی برای رسیدگی و کاهش مسائل پیش‌بینی نشده، امکان کم و منطقی‌تر کردن بودجه مالی پروژه، در دسترستر است. همچنین با در نظر گرفتن مدیریت ریسک، می‌توان به جلوگیری از بروز خطراتی که در آینده ممکن است متوجه پروژه شود و روند روبه‌جلوی آن را دچار اختلال کند، کمک کرد.
مدیریت تغییر
وقتی یک پروژه از برآورد اولیه خود فاصله می‌گیرد، اغلب فقط به‌خاطر یک عامل نیست. بلکه اثر جمعی چندین عامل است که معمولا مورد توجه قرار نگرفته و درنهایت، توانسته است اثر منفی خود را روی روند کار ایجاد کند. به‌همین دلیل مدیریت تغییر، بسیار حیاتی و مهم است. با ردیابی تغییرات و درک تاثیر آنها، ضمن پیگیری روندی واضح برای ارزیابی، تایید و پاسخگویی پروژه‌ها می‌توان کار را همچنان در مسیر درست و پیشرفت خود نگه‌داشت و با اطمینان بیشتر از به نتیجه رسیدن پروژه، برای آن وقت و انرژی صرف کرد.
پیش‌بینی
با افزایش دقت برآورد، برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، کنترل‌کنندگان و مدیران می‌توانند دیدگاه و دقت بیشتری در مورد عوامل محرکه هزینه‌ها و برنامه‌ها داشته باشند. این اندازه‌گیری عاملی برای مقایسه با بودجه‌ی واقعی و بودجه‌ی مورد انتظار است که باعث می‌شود با پیش‌بینی‌های لازم در مورد استفاده از روش‌های ترکیبی و فرمول‌های استانداردی که در طول انجام پروژه موثر است، دیدگاهی منطقی‌تر به‌وجود آید.
برنامه ریزی و کنترل پروژه
اعضای شرکت‌کننده در تیم کنترل
درواقع کنترل کننده‌ی یک پروژه تنها یک شخص خاص نیست. بلکه این مسئولیتی است که باید با حضور جمعی از افراد یک تیم و با مشورت آنها انجام شود. همان‌طور که گفتیم اصول کنترل پروژه مربوط به یک بخش نیست و از اول تا پایان کار وجود دارد.
چند عضوی که تیم کنترل‌کننده‌ها با آنها ارتباط برقرار می‌کنند عبارت‌اند از:
مدیر پروژه
تیم مالی
فروشندگان
مدیر ساخت‌وساز
تیم تدارکات
تیم فنی
جمع‌بندی
در پروژه‌های بزرگ و چندبخشی، کنترل کار همسو با برنامه‌ها و اهداف اولیه، ممکن است کار را دشوار کند. اینجاست که برنامه‌ریزی و کنترل پروژه اهمیت زیادی پیدا می‌کند. اگر چه اصول کنترل پروژه فقط مربوط به پروژه‌های بزرگ نیست بااین‌حال، وقتی ابعاد یک کار بزرگ‌تر و جدی‌تر از حالت معمول باشد و تبدیل به یک پروژه حرفه‌ای و منظم شود، آموزش برنامه ریزی و کنترل پروژه مهم‌تر می‌شود.
