داشبوردهای کلیدی عملکرد، مقادیر حساس برای تصمیم‌گیری در کسب و کار را در یک نقطه متمرکز و نمایش می‌دهند. این داشبوردها می‌توانند یک دیدگاه کامل و فراگیر از کسب و کارتان ارائه دهند و در تصمیم گیری سریع و به‌روز نگهداشتن همه فعالیت‌هایتان کمک کنند. ماهیت تصویری داشبوردها، جداول پیچیده داده را ساده کرده و یک نمای کلی از وضعیت فعلی یا عملکرد در زمان واقعی را نشان می‌دهد.
آموزش داشبورد مدیریتی اکسل و گزارش گری حرفه ای در Excel
یک داشبورد از جداول، نمودارها، شاخص‌های عددی و ... تشکیل شده است. داشبوردها تقریباً برای هر هدفی در صنعت و کسب و کار، قابل استفاده هستند. به عنوان مثال، می‌توانید داشبورد پروژه، داشبورد مالی، داشبورد بازاریابی و موارد دیگر را تهیه کنید. البته داشبورد مدیریتی در اکسل به نحو موثری این وظایف را برای مدیریت صاحب کسب و کار به عهده می‌گیرد.
پیش‌زمینه‌های ایجاد داشبورد
قبل از شروع ساخت داشبورد مدیریتی در اکسل، ابتدا مدتی وقت بگذارید تا به بعضی از سوالات اساسی پاسخ دهید. این سوالات به صورت فهرست‌وار معرفی شده‌اند.
چرا به داشبورد نیاز دارید؟
به چه هدفی می‌خواهید از داشبورد استفاده کنید؟
داده‌ها از چه منابعی در دسترس شما قرار می‌گیرند؟
چه امکاناتی را احتیاج دارید و چه امکاناتی مورد نیاز شما نیستند؟
بهتر است که قبل از پیاده‌سازی داشبورد خود در اکسل، شکل ظاهری و گزینه‌هایی که باید در آن نمایش داده شوند را روی یک تکه کاغذ ترسیم و طراحی کنید. به این ترتیب یک تصویر کلی از چیزی که در آینده خواهید داشت در اختیارتان قرار خواهد گرفت و این امکان را دارید که هزینه (زمانی و مالی) تولید داشبورد را کاهش دهید. بهتر است هنگام طراحی این برگه کاغذ به سوالات زیر نیز پاسخ دهید تا آنچه بعدا به عنوان داشبورد مدیریتی در اکسل خواهید ساخت طبق نیازتان باشد و اهداف مورد نظر برای ایجاد آن محقق شود.
چرا این داشبورد را ایجاد می‌کنید؟
آیا شما سعی در اثبات یا رد یک فرضیه دارید؟ آیا این داشبورد برای یک کار خاص مانند نشان دادن وضعیت یک پروژه ایجاد می‌شود یا پیش‌نیاز دستیابی به یک هدف گسترده‌تر مثل اندازه‌گیری عملکرد در بازار کسب و کار است؟ دانستن دلیل ساخت داشبورد در طراحی و نحوه نمایش اطلاعات کمک می‌کند.
آیا می‌خواهید KPIهای خاصی را ردیابی کنید؟
داشبورد شما فقط باید داده‌هایی را که ارزش افزوده دارند برجسته کند. حتماً موثر‌ترین و مهمترین شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIها) را شناسایی کرده و داشبورد را برمبنای آنها ایجاد کنید. هر چیزی خارج از KPIهای اصلی باشد، احتیاجی به قرارگیری در داشبورد ندارد.
چه کسی باید داشبورد را ببیند؟
آیا داشبوردی که طراحی می‌کنید، برای نمایش اطلاعات به یک همکار، مدیر، ذینفع، فروشنده خارجی یا مجری است؟ این افراد به چه شکلی تمایل دارند که اطلاعات برایشان نمایش داده شود؟ چقدر زمان برای دیدن این داشبورد دارند؟ به این فکر کنید که برای چه کسی داشبورد را تهیه می‌کنید و پیشینه ذهنی آنها را در نظر داشته باشید. رنگ‌بندی، سلیقه‌های عمومی کارکنان و روحیات آنها را بررسی کنید و طبق آن داشبورد را طراحی و قالب‌بندی کنید.
داده‌ها از کجا استخراج خواهند شد؟
آیا لازم است که شما اطلاعات را به صورت دستی در داشبورد خود وارد کنید یا از یک سیستم یکپارچه برای همگام‌سازی داده‌ها استفاده خواهید کرد؟ برای جمع‌آوری داده‌ها از چه ابزار دیگری می‌توانید استفاده کنید؟ کار با بانک‌های اطلاعاتی و ورود داده‌ها به کاربرگ اکسل یکی از مواردی است که باید در زمان طراحی داشبورد در نظر بگیرید.
داشبورد چگونه به روز رسانی می‌شود؟
آیا لازم است اطلاعات داشبورد خود را هفتگی یا ماهانه به روز کنید یا همیشه باید اطلاعات جاری را نمایش دهید؟ پاسخ به این سوال می‌تواند روش ساخت داشبورد را تغییر دهد.
در چه قالبی باید داشبورد را طراحی کنید؟
آیا به یک داشبورد با اطلاعات ثابت احتیاج دارید که از قبل خوراک اطلاعاتی گرفته است یا می‌خواهید با استفاده از یک پیوند پویا، اطلاعات به روز را درون داشبورد نمایش دهید؟ آیا داشبورد باید به منظور نمایش به کار رود یا کاربر هم وظیفه ورود و هم بهره‌گیری از داشبورد را دارد؟ آیا می‌خواهید از داشبورد فقط برای نمایش استفاده کنید یا این اجازه را به کاربر بدهید که بتواند ساختار یا حتی داده‌های آن را تغییر دهد؟ آیا امکانات خاصی را برای افراد مشخصی هنگام نمایش داشبورد در نظر می‌گیرید یا همه کاربران به طور یکسان به منابع اطلاعاتی داشبورد و همچنین نمودارها و جداول آن دسترسی دارند؟
نحوه طراحی داشبورد
هنگامی که می‌خواهید داشبورد مدیریتی در اکسل طراحی کنید باید مسائلی را در نظر بگیرید که تحلیل آنها، روشنگر نحوه ایجاد داشبورد خواهد بود. مسائلی مانند گزینه‌های موجود در داشبورد یا رنگ‌بندی صفحه کاری و رابط کاربر از مسائلی است که قبلا باید در موردشان فکر کرده باشید.
گزینه‌ها یا مولفه‌های داشبورد
همیشه قبل از طراحی داشبورد از خودتان بپرسید که چه چیزی را می‌خواهید در داشبورد بگنجانید؟ این مولفه‌ها می‌توانند جداول ساده، جداول محوری، نمودارهای پویا، ابزارها یا فرمول‌ها و توابع اکسل باشند. آیا قرار است اطلاعات را به واسطه تعداد زیادی از نمودارها نمایش دهید یا به کارگیری چند نمودار بزرگ در قالب مناسب، خواسته شما را برآورد می‌کند؟ شناسایی گزینه‌هایی که می‌خواهید به داشبورد خود اضافه کنید به شما کمک می‌کند تا داده‌های مشابه را با هم ادغام کرده و یا در یک دسته قرار دهید. این کار ایده‌ای از طرح یا نمای کلی داشبورد ارائه می‌دهد.
رنگ‌ها در طراحی داشبورد
آیا می‌خواهید کاربر در رنگ‌های زیاد و متنوع داشبورد غرق شود و به اطلاعات کمتر توجه کند یا تصمیم دارید از رنگ‌ها به عنوان علامت‌های هشدار یا راهنماهای سریع کمک بگیرید؟ آیا می‌خواهید یک رنگ پس‌زمینه به داشبورد اضافه کنید تا عناصر داشبورد بهتر متمایز شوند یا برای هر قسمت از داشبورد با توجه به گروه آنها، از رنگ خاصی استفاده خواهید کرد؟ آیا می‌خواهید نمودارهای مشابه را رنگی کنید؟ پاسخ به این پرسش‌ها باید با توجه به روحیات کاربری که از داشبورد استفاده می‌کند، صورت گیرد.
تقویت رابط کاربری داشبورد
سهولت استفاده از داشبورد برایتان چقدر مهم است؟ آیا می‌خواهید برای ارتقاء رابط کاربری (User Interface) داشبورد وقت بگذارید؟ برای مرور آسان‌تر اطلاعات در داشبورد بهتر است اطلاعات را به صورت سلسله مراتبی (Hierarchical) ارائه کنید. به کارگیری لیست‌های کشویی این امر را تسهیل می‌بخشند. با استفاده از اشیاء در فرم‌های اکسل، برچسب‌های نمودار را به صورت خودکار اضافه کنید یا به کمک ثابت کردن سطر یا ستون (Freeze Pane)، سطرهایی از کاربرگ اکسل، گزینه‌های ثابت مانند عناوین ستون‌ها را همیشه در قسمت بالایی داشبورد صفحه نمایش دهید.
dashboard sample
ایجاد داشبورد مدیریتی در اکسل
در ادامه با طی کردن گام‌هایی یک داشبورد مدیریتی ایجاد خواهیم کرد. مراحل توضیح داده شده را با دقت و اطمینان جلو ببرید تا یک داشبورد موثر و زیبا ایجاد کنید.
۱- ورود داده‌ها به اکسل
قبل از ایجاد داشبورد، باید داده‌ها را در اکسل وارد کنید. ممکن است این کار توسط عملیات کپی و چسباندن (Copy and Paste) صورت گیرد. ولی اگر داده‌ها در یک بانک اطلاعاتی هستند، بهترین راه استفاده از ODBC یا (Open Database Connectivity) است. رابط ODBC یک رابط برنامه‌نویسی کاربردی (API) است که امکان اتصال و دریافت و ثبت اطلاعات را روی بانک‌های اطلاعاتی فراهم می‌سازد. به این ترتیب ODBC می‌تواند برنامه‌ها و بانک‌های اطلاعاتی شما را به اکسل متصل و داده‌های جاری را به آن منتقل کند. به این ترتیب به روزرسانی داده‌ها در بانک‌های اطلاعاتی، خروجی داشبوردهای مدیریتی در اکسل را به روز می‌کند و شما نیز آخرین اطلاعات و تحلیل‌ها را در داشبورد مشاهده می‌کنید.
اگر داده‌ها را در مکانی دیگر دریافت یا ذخیره می‌کنید، باز هم اکسل گزینه مناسبی است. داده‌ها را می‌توان به دو شیوه مختلف وارد اکسل کرد: توسط یک پرونده یا یک جدول محوری (Pivot Table). اکسل ابزارهای متعددی برای دریافت داده‌ها از منابع خارجی دارد. حتی افزونه‌های متعددی برای اکسل به این منظور ایجاد شده است.
۲- ایجاد پرونده داشبورد اکسل
پس از افزودن داده، باید کارپوشه یا کتاب‌کار (Workbook) خود را تنظیم کنید. یک کارپوشه جدید در اکسل بسازید و دو یا سه کاربرگ (Worksheet) ایجاد کنید. می‌توانید یک کاربرگ برای داشبورد (Dashboard) و یک کاربرگ برای داده‌های خام (Raw Data) در نظر بگیرید.
با این کار می‌توانید داده‌های خام را هم مشاهده کنید. ولی اگر لازم است که استفاده کننده از داشبورد مدیریتی در اکسل، این کاربرگ را مشاهده نکند، بهتر است آن را مخفی (Hidden) کنید. به این ترتیب کاربرگ اکسل شما سازمان یافته خواهد شد و می‌تواند به صورت عمومی در اختیار دیگر کاربران قرار گیرد. در اینجا ما از دو کاربرگ استفاده خواهیم کرد.
Tabs in Excel Dashboards
۳- ایجاد یک کاربرگ برای داده‌های خام
در کاربرگ داده‌های خام، اطلاعات خود را وارد یا کپی کنید. اطمینان حاصل کنید که اطلاعات در قالب جدول در اکسل وارد شده‌اند. این بدان معنی است که هر مورد (Case- Record) در یک سطر و اقلام اطلاعاتی (FIeld) آن به صورت در یک سلول و به صورت ستونی قرار گیرند.
در مثالی که ارائه خواهیم داد، ستون‌هایی را برای «نام پروژه» (Project Name)، «جدول زمانی» (Start Date, End Date, Duration)، «تعداد اعضای تیم» (of Team Members)، بودجه (Project Budget)، ریسک‌ها (Risk High, Medium, Low) وظایف (Issues) و اقدامات انجام نشده (Pending Actions) در نظر گرفته‌ایم و داده‌های نیز به صورت نمونه ثبت کرده‌ایم. همانطور که در تصویر زیر می‌بینید، جمع هر یک از ستون‌های عددی نیز به صورت پررنگ (Bold) محاسبه و نمایش داده شده است.
