اتمام پروژهها در محدوده بودجه تصویب شده یکی از شروط موفقیت پروژه‌هاست، در نتیجه مدیریت هزینه پروژه موضوعی اجتناب ناپذیر است.
چهار مرحله اصلی در مدیریت هزینه پروژه
برنامه‌ریزی منابع، برآورد، بودجه‌بندی، کنترل
1) برنامه‌ریزی منابع
مدیران پروژه باید منابع لازم برای تکمیل یک پروژه را شناسایی کنند. برای این کار می‌توانند از ساختار شکست کار یا WBS استفاده کنند تا وظایف لازم برای تکمیل یک پروژه را شناسایی کنند، سپس منابع لازم راب رای امجام این وظایف تخصیص دهند. منظور از منابع می‌تواند افراد، تجهیزات، مواد و غیره باشد.
2) برآورد
در این مرحله باید هزینه لازم برای تمام منابعی که در مرحله قبل برآورد کردید را تخمین بزنید. تخمین قبل از اتمام پروژه انجام می‌شود پس قطعی نیست و تنها به عنوان نقطه شروع برای تنظیم بودجه پروژه و مدیریت هزینه عمل می‌کند.
راه‌های مختلفی برای تخمین هزینه پروژه وجود دارد:
قضاوت کارشناسی
تخمین بر اساس دانش و تجربه قبلی کارشناس صورت می‌گیرد.
هزینه‌های کیفیت
این برآورد بر اساس هزینه‌ای که برای مدیریت شکست‌های احتمالی و جلوگیری از کیفیت ضعیف پروژه صرف می‌شود، صورت می‌گیرد.
تجزیه و تحلیل نماینده فروش
تکنیکی است که برای تعیین هزینه یک پروژه از مقایسه پیشنهادات ارائه شده توسط فروشندگان در یک مناقصه استفاده می‌شود.
برآوردهای سه نقطه‌ای
این برآورد، میانگین محتمل‌ترین تخمین (A)، یک تخمین خوش بینانه (B) و یک تخمین بدبینانه (C) است. برای مثال A= 7 میلیون تومان، B = 6 میلیون تومان، C = 8 میلیون تومان. طبق فرمول (B + 4A+C)/6، برآورد سه نقطه‌ای برای برآوردهای این مثال، 7 میلیون است.
تخمین مشابه
تخمین بر اساس داده‌های گردآوری شده از پروژه‌های مشابه قبلی است. این تکنیک دقت کمتری دارد و معمولاً در مراحل اولیه پروژه جدید و همراه با تکنیک تخمین دیگری استفاده می‌شود.
برآورد از پایین به بالا
تخمین بر اساس بسته‌های کاری از قبل تعریف شده صورت می‌گیرد. شما پروژه فعلی را با بسته‌های کاری که قبلا ایجاد کرده‌اید، مقایسه می‌کنید و سپس برآورد خود را برای پروژه فعلی انجام می‌دهید.
3) بودجه‌بندی هزینه
فرآیند تخصیص هزینه‌ها به بخش خاصی از پروژه، مانند وظایف پروژه برای یک دوره زمانی خاص است. به عنوان مثال مدیر یک پروژه با توجه به ساختار شکست کار که خروجی مراحل قبلی است، برای یک دوره خاص مثلا 6 ماه اول یک پروژه بودجه 400 میلیون تومانی را تصویب می‌کند.بودجه‌بندی یک خط پایه برای هزینه ایجاد می‌کند که بر اساس آن می‌توان به اندازه‌گیری و ارزیابی عملکرد هزینه پروژه ادامه داد.
4) کنترل هزینه
این مرحله باید در کل چرخه عمر پروژه انجام شود. میزان انحراف هزینه‌ها از میزان در نظر گرفته شده به عنوان پایه را کنترل هزینه می‌گویند، که نیازمند ارزیابی و گزارش‌دهی مداوم است تا بتوان اقدامات اصلاحی را به موقع انجام داد. به عنوان مثال بودجه را افزایش داد و یا محدوده پروژه را کاهش داد.
