مفهوم زمابندی، تبدیل برنامه عملی یک پروژه به یک جدول زمانی برای عملیات های مختلف موجود در آن پروژه است. این بخش به عنوان بخش پایه برای پایش و کنترل یک پروژه به ویژه پروژه های عمرانی است. در این برنامه زمانبندی به صورت گرافیکی، زمان شروع و اتمام تک تک فعالیت های پروژه به همراه ارتباط بین آن ها مشخص می شود.
برای تهیه این برنامه زمانبندی، پروژه به تعدادی بخش کوچکتر تقسیم شده و هزینه و زمان هر عملیات بر اساس مقدار کار محاسبه می شود. با توجه به پیچیدگی کار همواره توصیه می شود که تهیه برنامه زمانبندی توسط یک فرد آگاه که در زمینه پروژه تجربه کافی دارد صورت بگیرد. این امر سبب شده است تا استفاده از نرم افزارهای کامپیوتری در این موضوع روز به روز در حال افزایش باشد. البته باید توجه داشت که نرم افزار ها شاید در خصوص ردیف کردن فعالیت ها، نگه داری در حافظه و تطبیق اصلاحات کمک موثری باشد، اما یکی از ملزومات یک برنامه زمانبندی حرفه ای خلاقیت است که نیاز به یک مهندس با تجربه و خلاق را توجیه می نماید. در مجموع، زمانبندی همراه با بودجه بندی مهمترین ابزار های مدیریتی محسوب می شود و بدون آنها، تکمیل پروژه در مدت و هزینه پیش بینی شده امکان پذیر نمی باشد.
مبانی و مزیت های برنامه زمانبندی
زمان آغاز هر فعالیت مشخص است. بنابراین قبل از شروع فعالیت ها می توان زمان مناسب و کافی را به تهیه مصالح مورد نیاز اختصاص داد.
ارتباط تمامی وظایف و عناصر پروژه با یکدیگر مشخص است.
پایش و کنترل پروژه به کمک برنامه زمانبندی تا حد زیادی تسهیل می شود.
با شناسایی مسیر بحرانی پس از ایجاد تاخیر در هر یک از فعالیت ها، زمان پروژه به تاخیر می افتد. اما نکته این است زمان پروژه پس از اعمال تاخیر ها مشخص خواهد بود.
امکان تخصیص منابع و تراز کردن آن ها وجود دارد.
اثرات تغییرات ناشی از خطا ها و یا شرایط آب و هوا قابل ارزیابی است و می توان در صورت لزوم برنامه را به نحوی مناسب تغییر داد.
مراحل تهیه برنامه زمانبندی
برای تهیه یک برنامه زمانبندی مناسب مراحل زیر باید طی شود. دقت در انجام این مراحل میزان تغییر در این برنامه در طی پروژه را کاهش می دهد.
مراحل تهیه برنامه زمانبندی
۱- تعیین کردن فعالیت ها: مرحله اول در تهیه برنامه زمانبندی، شناسایی و فهرست کردن فعالیت های پروژه پیش رو است. برای تعیین فعالیت ها از ابزار ها و فناوری های متفاوتی استفاده می شود. یکی از روش ها Decomposition یا تجزیه کردن است. در این روش، بسته های کار پروژه (Project Work Packages) به اجزای کوچکتر یعنی فعالیت ها تجزیه می شود. در مراجع مختلف این موضوع به نام ساختارشکنی (WBS) شناخته می شود. این تقسیم بندی سبب تسهیل در برنامه ریزی، اجرا و کنترل می شود.
اما روش دیگری نیز برای تعیین فعالیت ها وجود دارد و آن روش الگو برداری (Template) است. از مزایای این روش می توان به صرفه جویی در زمان و کاهش احتمال نادیده گرفتن برخی از فعالیت ها اشاره نمود. در این روش از اطلاعات پروژه های گذشته در WBS استفاده می شود.
۲- تعیین توالی فعالیت ها و مرتب کردن آنها: شناسایی و مستند کردن ترتیب انجام فعالیت ها و تعیین ارتباط منطقی بین آن ها نقشه مهمی را در موفقیت یک برنامه زمانبندی ایفا می کند. در این قسمت اشاره ای به به انواع روابط منطقی بین فعالیت ها می شود.
رابطه قبلی و بعدی: یک فعالیت باید پس از اتمام فعالیت قبلی، شروع شود. مانند ساخت ستون که پس از اتمام پایدارسازی گود و اجرای پی انجام می شود.
ارتباط اجباری: یک فعالیت باید پس از اتمام فعالیت قبلی آغاز شود و این ارتباط اجباری است. برای مثال نمی توان ساخت ستون را قبل از اتمام پی شروع کرد.
ارتباط احتیاطی: این ارتباط ارتباطی است که توسط مدیر و یا تیم پروژه ترجیح داده می شود. برای مثال مدیر پروژه تصمیم می گیرد که نصب پایه شمالی یک پل قبل از پایه جنوبی انجام شود.
به هر حال، مرتب کردن فعالیت ها باید منطقی، قابل قبول و امکان پذیر باشد و این امر نیاز به تجربه کافی و درک صحیحی از اجرا فعالیت های مختلف دارد.
۳- برآورد زمان فعالیت ها: در این مرحله مدت زمان هر یک از فعالیت ها تخمین زده می شود. مدت فعالیت ها را می توان بر حسب ساعت، روز کاری، روز تقویمی هفته و یا ماه برآورد نمود. در پروژه های عمرانی بسته نوع و شرایط پروژه، فعالیت ها بر حسب روز کاری یا روز تقویمی برآورد می شود. در این برآورد عوامل زیر دخالت دارد و می تواند مدت یک فعالیت را دست خوش تغییر کند:
شرایط قرارداد
نوع و مقدار کار
روش ساخت
شرایط محیطی و اقلیمی
محدودیت زمانی پروژه
نوع و مقدار منابع
تعداد شیفت های کاری
عوامل موثر در برآورد زمانی فعالیت ها در پروژه های عمرانی
عوامل موثر در برآورد زمانی فعالیت ها در پروژه های عمرانی
۴- تهیه زمانبندی: چینش فعالیت ها با توجه به توالی و ارتباط آنها، آنالیز زمان های رویدادها و فعالیت ها و در نهایت تعیین مدت پروژه در پایان انجام می شود.
از دیدگاه PMBOK، در مدیریت زمان پروژه، یک مرحله غیر از مراحل فوق تحت عنوان نوع و مقدار منابع نیز وجود دارد. هرچند برآورد منابع در برآورد هزینه و بودجه فعالیت ها اهمیت بسزایی دارد، اما الزاماً در تهیه برنامه زمانبندی استفاده نمی شود. اما اشاره به یک نکته ضروری است و آن در خصوص برآورد منابع است. وقتی که زمابندی اولیه تهیه شد، باید با توجه به تخصیص منابع، آن زمانبندی مورد بازبینی قرار گیرد تا اصلاحات لازم بر روی آن اعمال گردد. در این بازبینی، تراز کردن منابع و محدودیت های موجود در خصوص منابع، نقش مهمی را در اصلاحات برنامه زمانبندی ایفا می کند.
برآورد هزینه و بودجه پروژه
شاید بتوان گفت که برآورد بودجه یک پروژه عمرانی مهمترین نقش را در روند مدیریت آن پروژه ایفا می کند چرا که تخمین اشتباه، افزایش احتمال ریسک در پروژه و در اغلب موارد کاهش کیفیت پروژه را در پی خواهد داشت. در حقیقت زمانبندی و بودجه دو عاملی است که با کمک یکدیگر اندازه گیری و کنترل پیشرفت پروژه را محقق می سازند. برای برآورد بودجه روش های مختلفی وجود دارد که به اختصار در ادامه شرح داده می شود.
برآورد پارامتری
در این برآورد از مدل ریاضی برای برقراری ارتباط میان هزینه به یک یا چند متغیر استفاده می شود. این مدل ریاضی معمولاً خود به کمک داده های بدست آمده از گذشته و استفاده از ابزار های آماری بدست آمده است. این تابع ریاضی می تواند خطی یا غیر خطی باشد. معمولاً از برآورد پارامتری در مرحله تعریف پروژه که مرحله ابتدایی هر پروژه محسوب می شود، استفاده می گردد. دقت این روش بین ۳۰- تا ۵۰+ درصد است.
برآورد متشابه بودن
در این برآورد از برآورد های یک پروژه مشابه استفاده می شود. کاربرد این روش نیز مانند روش پارامتری بوده و دقت آن بین ۱۰- تا ۲۵- درصد است.
برآورد پایین به بالا
در این برآورد تخمین هزینه فعالیت های مختلف به صورت مستقل انجام می شود. در نهایت با جمع کردن هزینه تک تک فعالیت ها، تخمین مورد نظر برای هزینه پروژه محاسبه می شود. این روش تنها زمانی میسر است که مرحله طراحی پروژه اتمام یافته باشد. دقت این روش برآورد تخمین هزینه بین ۵- و ۱۵+ درصد متغیر است.
برآورد حتمی
برآورد حتمی خود نوعی برآورد پایین به بالا محسوب می شود و زمانی انجام می گیرد که طراحی پروژه انجام شده و نقشه های آن به همراه تمامی جزئیات فنی آن مشخص باشد. دقت این برآورد ۳± می باشد. تفاوت این برآورد هزینه با برآورد پایین به بالا که در بالا ذکر شد این است که به خاطر وجود تمامی جزئیات دقت آن به مراتب بیشتر است.
