مدیریت پروژه، به کارگیری مجموعه‌ای از دانش، مهارت، تجربه و تکنیکهای مدیریتی مورد استفاده برای دستیابی به اهداف مشخص شده در یک پروژه است. عوامل مدیریت پروژه، وظیفه برنامه‌ریزی، هدف گذاری، تهیه برنامه زمانبندی، تعریف فعالیت‌ها، اولویت‌بندی، نظارت بر روی روند پیشرفت، ارزیابی عملکردها و ارائه گزارش‌های وضعیت پروژه را بر عهده دارند.
در پروژه‌های بزرگ، وظیفه انجام فعالیت‌های مرتبط با مدیریت و کنترل پروژه، بر عهده تیمی متشکل از چند کارشناس است.
در پروژه‌های بزرگ، وظیفه انجام فعالیت‌های مرتبط با مدیریت و کنترل پروژه، بر عهده تیمی متشکل از چند کارشناس است.
ابزارهای مدیریت پروژه چه هستند؟
تکنیکهای مدیریت و کنترل پروژه، روش‌های مورد استفاده برای افزایش بهر‌وری و دستیابی به بهترین خروجی ممکن در پروژه هستند. این تکنیک‌ها، سرعت و دقت کنترل فعالیت‌ها را بهبود می‌بخشند.
نمودار شبکه‌ای، مسیر بحرانی، نمودار گانت، ساختار شکست کار و مستندسازی، از شناخته شده‌ترین تکنیکهای مدیریت پروژه محسوب می‌شوند. نرم افزارهای کامپیوتری و تحت وب نیز از ابزارهای مکمل این تکنیک‌ها به شمار می‌روند. از بهترین نرم افزارهای مدیریت و کنترل پروژه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
مایکروسافت پراجکت
پریماورا
ترلو
جیرا
مایکروسافت اکسل
از بین موارد بالا، اکسل، یک نرم افزار عمومی است که ابزارها و قابلیت‌های متعدد آن، امکان بهره‌مندی از این نرم افزار برای مدیریت و کنترل پروژه را فراهم می‌کنند.
اکسل چیست؟
«اکسل» (Excel)، شناخته شده‌ترین و محبوب‌ترین نرم افزار صفحه گسترده است که معمولا به منظور انجام محاسبات ریاضی، تهیه جدول، رسم نمودار و برنامه نویسی ماکرو مورد استفاده قرار می‌گیرد. این نرم افزار، از چندین سلول تشکیل می‌شود.
آموزش اکسل — از مقدماتی تا پیشرفته
فیلم آموزش اکسل — از مقدماتی تا پیشرفته در فرادرس
امکان اختصاص عدد، حرف، فرمول و ترکیبی از این موارد به هر سلول اکسل وجود دارد. داده‌های ذخیره شده در فایل‌های اکسل، معمولا برای تحلیل و یا مستندسازی اطلاعات به کار گرفته می‌شوند.
رابط کاربری نرم افزار اکسل
رابط کاربری نرم افزار اکسل
قابلیت های اکسل چه هستند؟
ابزارها و قابلیت‌های اکسل در حوزه جمع‌آوری و تحلیل داده‌ها به قدری زیاد هستند که برای توضیح هر یک باید یک یا چند مقاله تهیه کرد. با این وجود، اصلی‌ترین قابلیت‌ها و کاربردهای این نرم افزار به موارد زیر تقسیم می‌شوند:
ورود داده
مدیریت داده
حسابداری
تحلیل مالی
رسم نمودار
مدیریت زمان
مدیریت وظایف
مدل‌سازی مالی
مدیریت ارتباط با مشتری
مدیریت اغلب فعالیت‌های مرتبط با سازمان‌دهی و مرتب‌سازی
کاربرد اکسل در مدیریت پروژه چیست ؟
از کاربردهای اصلی اکسل در مدیریت پروژه می‌توان به برنامه‌ریزی و ترسیم نمودار خط زمانی، انجام محاسبات مالی و بودجه‌بندی، تهیه فهرست فعالیت‌ها، کنترل و تهیه گزارش‌های مدیریت پروژه اشاره کرد.
ابزارها و قابلیت‌های اکسل، این نرم افزار را به یک گزینه عالی برای انجام فرآیندهای مدیریت و کنترل در پروژه‌های کوچک تا متوسط تبدیل می‌کنند.
برنامه ریزی پروژه در اکسل
برنامه‌ریزی، به عنوان حساس‌ترین فاز در انجام یک پروژه محسوب می‌شود. تعریف اهداف پروژه و مطالعات امکان‌سنجی در این فاز صورت می‌گیرند. ابزارهای اکسل، امکان برنامه‌ریزی پروژه، رسم نمودارهای بصری برای نمایش خط زمانی فعالیت‌ها، تهیه برنامه زمانبندی و تعیین فازهای پروژه را فراهم می‌کنند. برنامه‌ریزی توسط رسم نمودار گانت، از رایج‌ترین روش‌های مدیریت پروژه در اکسل است. این نمودار، بازه زمانی انجام فعالیت‌ها، نقطه شروع و نقطه پایان آن‌ها را نشان می‌دهد.
نمودار گانت در اکسل برای مدیریت پروژه، نمایش خط زمانی فعالیت‌های پروژه و درصد پیشرفت آن‌ها
نمودار گانت در اکسل برای نمایش خط زمانی فعالیت‌های پروژه و درصد پیشرفت آن‌ها
نمودارهای خط زمانی مانند گانت، از المان‌های افقی برای نمایش بازه اجرای فعالیت‌ها استفاده می‌کنند. این المان‌ها در کنار یکدیگر، تصویر کاملی از برنامه زمانبندی پروژه و اقلام قابل تحویل آن را به نمایش می‌گذارند. نمودارهای خط زمانی و برنامه‌های زمانبندی ایجاد شده توسط اکسل، در ظاهر ساده به نظر می‌آیند. با این وجود، در صورت به کارگیری ابزارهای مناسب، کاربرد این نمودارها می‌تواند بیشتر از نمایش ساده نقطه شروع و پایان فعالیت‌ها باشد. به عنوان مثال، در تصویر بالا، این نمودارها، علاوه بر بازه زمانی هر فعالیت، درصد پیشرفت واقعی هر فعالیت را نیز نمایش می‌دهند.
بودجه بندی پروژه
یکی دیگر از جنبه‌های مهم مدیریت پروژه، تعیین بودجه مورد نیاز برای اجرای فعالیت‌ها در یک بازه زمانی مشخص و نظارت بر روی نحوه مصرف بودجه اختصاص یافته است. اکسل، از بهترین نرم افزارهای موجود در زمینه انجام محاسبات عددی به شمار می‌رود. ابزارهای محاسباتی این نرم افزار، امکان بودجه بندی و کنترل هزینه‌های مصرفی را فراهم می‌کنند.
نمونه‌ای از برنامه بودجه اختصاصی و مصرفی برای پرسنل یک پروژه از کاربردهای اکسل در مدیریت پروژه
نمونه‌ای از برنامه بودجه اختصاصی و مصرفی برای پرسنل یک پروژه
در ساده‌ترین حالت، تخمین بودجه با تهیه فهرستی از درآمدها و هزینه‌های کلی انجام می‌گیرد. با گسترش فعالیت‌های پروژه، حجم محاسبات مورد نیاز برای برنامه‌ریزی دقیق‌تر و تخصیص جزئی‌تر بودجه افزایش می‌یابد. در پروژه‌های کوچک تا متوسط، اکسل می‌تواند گزینه بسیار مناسبی برای انجام برنامه ریزی و تخصیص بودجه باشد.
