مدیران پروژه معمولا از نرم‌افزارها و حسابداران برای تنظیم سند بودجه پروژه‌ها کمک می‌گیرند. اما اگر از این امکانات استفاده نکنید چه می‌شود؟ اگر شما با یک صفحه گسترده خالی و یا یک ایمیل، از حامی پروژه خود دعوت می‌کنید تا با همراهی هم برای تعیین بودجه پروژه اقدام کنید، پس این مقاله برای شما است. ما به پنج گام اساسی برای تنظیم سند بودجه پروژه اشاره خواهیم کرد.
از فهرست کارهای خود استفاده کنید
در گام اول، لیست کارهای پروژه خود را تهیه کنید. ممکن است شما ساختار شکست کار پروژه را داشته باشید، می‌توانید از آن استفاده کنید. اما اگر یک لیست کار ندارید، باید یک مورد ایجاد کنید. همه کارهایی که باید انجام دهید را بنویسید، چیزهایی که باید بسازید، و یا چیزهایی که پیش از پایان پروژه باید آنها را تکمیل کنید. لازم نیست این لیست نظمی خاص داشته باشد، اما لازم است همه چیز را شامل شود. در نهایت، ایده‌های خود را با تیم پروژه درمیان بگذارید، زیرا هر کسی با توجه به مسئولیت و تخصص خود بهتر درباره کارهای مورد نیاز نظر خواهد داد و احتمال فراموش شدن یک کار به حداقل خواهد رسید
هر مولفه را برآورد کنید
اکنون به سراغ لیست خود بروید و قیمت هر مورد را مشخص کنید. به عنوان مثال، «برگزاری جلسات بحث در مورد الزامات پروژه» ممکن است شامل تامین اتاق جلسه یا خرید هر گونه منابع مانند پروژکتور، قلم‌های نشانه و… باشد، بنابراین قیمت‌های اجاره اتاق و تامین تجهیزات دیگر را مشخص و ثبت کنید. این کار را برای همه موارد لیست کاری انجام دهید.
تمام برآوردها را در کنار هم قرار دهید
سپس همه برآوردها را با هم ترکیب کنید. ساده‌ترین کار این است که لیستی از اقلام را در یک صفحه گسترده ایجاد کنید، و هزینه‌ها را در ستون بعدی اضافه کنید و سپس مقادیر این ستون را جمع بزنید. ایده خوبی است که هزینه‌های خود را در دسته‌های مختلف تقسیم‌بندی کنید، با این کار شما به راحتی می‌توانید ببینید که بخش عمده هزینه‌ها صرف کدام دسته می‌شود. برای مثال می‌توانید از دسته بندی‌هایی مانند «شروع پروژه»، «ایجاد زیرساخت» یا «آموزش» استفاده کنید.
ذخیره احتیاطی و مالیات را به بودجه برآورد شده، اضافه کنید
راهی وجود ندارد که شما مطمئن شوید بودجه مورد نیاز پروژه دقیقا همان مقدار تخمین زده شده است. این‌جا، جایی است که ضرورت وجود ذخیره‌های احتیاطی برای ریسک‌های احتمالی مطرح می‌شود. شما می‌توانید با شناسایی ریسک‌های پروژه خود عددی محتمل‌تر را بیابید، اما اگر نمی‌دانید چه میزان ذخیره احتمالی باید اضافه کنید، می‌توانید 10٪ از بودجه کل برآورد شده در مرحله 3 را به آن بیافزایید. این یک حدس غیرعلمی است که بسیاری از مدیران پروژه از آن استفاده می‌کنند و به شما کمک می‌کند، اطمینان خاطر خود را افزایش دهید. یک ردیف در صفحه گسترده بودجه خود اضافه کنید و عبارت «ذخیره احتیاطی» را اضافه کنید و درصد مورد نظرتان را مشخص کنید. اضافه کردن مالیات فروش یا سایر مالیات‌هایی که در برآوردهای فردی شما به طور مستقیم وجود ندارد، را فراموش نکنید جمع تمامی این موارد مقدار بودجه نهایی پروژه شما است.
دریافت تایید
آخرین گام این فرآیند، تایید مدیر و یا حامی پروژه است. با آنها درباره نحوه تهیه مقادیر و عناصر مالی کلی صحبت کنید.
جمع بندی
تعیین نادرست و یا ناقص بودجه پروژه‌ها می‌تواند عواقب جبران ناپذیری برای پروژه داشته باشد. گاهی مدیر پروژه‌ای که از نقص خود در بودجه بندی آگاه است، حتی در حین خریدی جزئی از طریق درگاه پرداخت نیز دچار استرس می‌شود.
بودجه بندی پروژه یکی از وظایف اصلی مدیر پروژه است، شما می‌توانید برای تسهیل این فرآیند از پروژه‌های مشابه گذشته خود و نظرات خبرگان نیز استفاده کنید. سند بودجه به ما کمک مي‌کند تا پیش‌بینی محتمل‌تری داشته باشیم و در طول پروژه نیز هزينه‌هاي واقعي را با بودجه تعريف شده مقايسه کنيم و امکان کنترل هزینه‌ها را به ما می‌دهد.
