نرم افزار ERP یا مدیریت منابع سازمان شامل مؤلفه‌های اصلی یک نرم افزار است که اغلب با نام ماژول شناخته می‌شوند. در حوزه‌های اساسی کسبوکار، از جمله امور مالی و حسابداری، منابع انسانی، نرم افزار تولید، نرم افزار برنامه ریزی تولید، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، مدیریت تولید و مدیریت زنجیره تأمین تمرکز دارد. سازمان‌ها بر اساس بیشترین میزان اهمیت در حوزه کسبوکار خود، هرکدام از ماژول‌های اصلی را انتخاب کرده و استقرار نرم افزار انجام می‌شود.
آنچه در درجه اول نرم افزار یکپارچه ERP را از دیگر نرم افزارهای مستقل مثل نرم افزار کنترل تولید متمایز می‌کند، یک پایگاه داده مشترک است که از طریق آن ماژول‌های مختلف به اطلاعات دسترسی پیدا می‌کنند که برخی از آن‌ها با دیگر ماژول‌های درگیر در یک فرایند کسبوکار به اشتراک گذاشته شده‌اند. این بدان معنی است، شرکت‌هایی که از نرم افزار ERP استفاده می‌کنند به دلیل عدم نیاز به ورود دوباره یا چندباره اطلاعات، برای مدیریت منابع سازمان تا حد زیادی در زمان خود صرفه‌جویی می‌کنند، زیرا سیستم با اشتراک‌گذاری داده‌ها، باعث ایجاد دقت و همکاری بیشتر بین بخش‌های سازمان می‌شود.
گزینه‌های پیاده‌سازی نرم افزار ERP شامل استقرار در محل (خرید لایسنس)، ابری و ترکیبی از هر دو مورد مانند (PaaS (platform as a service و (IaaS (infrastructure as a service می‌باشد. اگرچه نرم افزار ERP از دیرباز با پیاده‌سازی‌های گران قیمت و یکپارچه همراه بوده است، اما در حال حاضر استقرار نسخه‌های ابری آسان‌تر و برای کسب‌و‌کارهای کوچک مزیت بزرگی به حساب می‌آید.
همچنین، برخی نرم افزارهای ERP نسل‌های توانمند آینده مانند AI ،IoT و تجزیه و تحلیل پیشرفته را برای تقویت تحول دیجیتال ارائه می‌دهند. کسبوکارها معمولا وقتی از صفحات گسترده و متناسب با سیستم‌های نرم‌افزاری متفاوت استفاده می‌کنند، به نرم افزار جامع ERP روی می‌آورند و برای هموار‌سازی مسیر رشد نیاز به قابلیت‌های یکپارچه نرم افزار ERP دارند. مانند بسیاری از محصولات فناوری، تعریف خاص از آنچه سیستم‌های ERP را تشکیل می‌دهد از دیدگاه هر فروشنده بسیار متفاوت است. در این مقاله به سوال ERP چیست؟ ویژگی‌ها و مزایای آن کدامند؟ پاسخ خواهیم داد.
نحوه عملکرد نرم افزار ERP
نرم افزارهای ERP به یک پایگاه داده رابطه‌ای متمرکز وابسته‌اند که اطلاعات کسبوکار را جمع‌آوری و برای برنامه ریزی بهتر مدیریت منابع سازمان آن‌ها در جداول ذخیره می‌کند. ذخیره‌سازی متمرکز داده‌ها به کاربران نهایی، از جمله امور مالی، فروش و سایر بخش‌ها، اجازه می‌دهد تا به سرعت به اطلاعات مورد نیاز برای تجزیه و تحلیل، دسترسی پیدا کنند. به جای این‌که کارمندان در بخش‌های مختلف با تعداد زیادی نرم افزار گزارش‌های خود را مدیریت کنند، نرم افزارهای ERP امکان تولید گزارش از یک سیستم واحد و متمرکز را فراهم می‌کنند. اطلاعات بروزشده در یک ماژول ERP، مانند CRM ،HR و امور مالی، به یک پایگاه داده مشترک و مرکزی ارسال می‌شود. سپس اطلاعات مناسب در پایگاه داده مرکزی با سایر ماژول‌ها به اشتراک گذاشته می‌شود. ERP ، داده‌های کسبوکار را درلحظه در سرتاسر سازمان در دسترس قرار می‌دهد که این امر باعث می‌شود تا کسبوکارها به سرعت سازگار شده و به تغییرات پاسخ دهند. داده‌های کسب‌و‌کاری موجود در نرم افزارهای ERP امکان تصمیم‌گیری آگاهانه‌تری را در یک شرکت فراهم می‌کنند و همچنین می‌توانند داده‌ها را با طرف سوم و فروشندگان به اشتراک بگذارند تا کارایی در زنجیره تأمین را بهبود ببخشند.
