برای هر رویداد مالی باید ابتدا جدول کنترل (سند حسابداری) جدا نوشته شود. در سند حسابداری همیشه طرف راست (بدهکار) نوشته می شود بعد طرف چپ (بستانکار)
ثبت دارایی در سند حسابداری: در هنگام ثبت دارایی ها در دفاتر افزایش دارایی ها در سمت راست (بدهکار) و کاهش دارایی ها در سمت چپ (بستانکار) نوشته می شود.
ثبت سرمایه در سند حسابداری: در هنگام ثبت سرمایه در دفاتر افزایش سرمایه در سمت چپ (بستانکار) و کاهش سرمایه در سمت راست (بدهکار) نوشته می شود.
ثبت بدهی ها در سند حسابداری: در هنگام ثبت بدهی ها در دفاتر افزایش بدهی ها در سمت چپ (بستانکار) و کاهش بدهی ها در سمت راست (بدهکار) نوشته می شود.
تفاوت سند حسابداری و دفتر روزنامه:
در ارتباط با این موضوع باید این چنین گفت که دفتر روزنامه جزء دفاتر قانونی یک واحد به حساب می آید که می بایست در ابتدای سال مالی و پایان سال مالی به ترتیب برای شروع سال مالی جدید و جهت حسابرسی مالیاتی در پایان سال به اداره دارایی تحویل شود.
مجموعه کارهایی که در آن نیز ابعاد حسابداری نیز مشخص می شود را می بایست ثبت کرد و ثبت آن در دفتر روزنامه نیز بایستی انجام پذیرد.
در تمام ادارات و شرکت های دولتی و غیر دفتر روزنامه می بایست به صورت دستی باشد تا همانطور که گفته شد به عنوان دفتری قانونی به اداره دارایی تحویل گردد.
اما سند حسابداری همانطور که می دانید از لحاظ ساختار ثبتی دقیقا عین دفتر روزنامه می باشد با این تفاوت ها که جزء دفاتر قانونی محسوب نمی شود و اینکه در واقع سند حسابداری جهت پیوست ضمائم به کار می رود.
یعنی به طور مثال فیش تلفن را به روش تعهدی می بایست در دفتر روزنامه و سند حسابداری به این صورت که هزینه تلفن را بدهکار و در مقابل حسابهای پرداختنی را بستانکار ثبت نمائیم و حال اینکه خود فیش را می بایست به پیوست سند حسابداری قرار داد و در واقع جزئیات هر ثبتی همیشه به پیوست اسناد قابل مشاهده و دسترسی هستند.
ضمن اینکه در پایان هر سند حسابداری که معمولا امروزه به صورت نرم افزاری می باشد یعنی در نرم افزارهای کامپیوتری ثبت وپرینت گرفته می شود، نام مدیر عامل یا مدیر کل یا رئیس شرکت و در واقع رئیس مربوطه وغیره... ثبت می گردد که می بایست به امضاء آنان برسد.
