توجه: قبل از شروع به خواندن این مطلب، به اطلاع شما خواننده عزیز می رسانم که با کلیک کردن بر روی این بخش می توانید نسخه ویدیویی این مطلب را در وب سایت آپارات مشاهده نمایید.
یه وقتایی مثلِ شب امتحان، یا روزی که فرداش باید یه کاری رو سرِ موعدش به کارفرما برسونیدمُ، تصور کنید.
از خستگی و خواب آلودگی داریم پس میوفتیم، ولی به زورِ قهوه و نسکافه و نوشیدنی انرژی زا، داریم خودمونُ بیدار و هوشیار نگه می داریم تا برای امتحان فردامون آماده شیم یا کاری که دستمونهَ رو به یه جای قابل قبول برسونیم و آماده ش کنیم برای تحویل دادن.
دقت کردین، خیلی وقتا اینجور کارها، خروجی خیلی خوبی ندارن. معمولا یا یه چیزی رو جا میندازیم، یا یه جایِ کار، یه اشتباهِ عجیب و غریب داریم و در کُل انگار کاری که زمان های دیگه توو نیم ساعت انجامش میدادیمُ 2 ساعت طول میدیم و آخرش بازم به اون کیفیتی که انتظارشُ داریم، انجام نمیشه.
واقعا توو این شرایط مشکل چیه؟
حالا بیایم یه جور دیگه به این موضوع نگاه کنیم. تا حالا به این فکر کردین، چی میشه که یه هنرمند توو یه بازه ی زمانی، یه اثر بی نظیرُ خلق میکنه که با بقیه ی آثارش متفاوته، یا یه موسیقی دان، یه دفعه یه قطعه موسیقیِ عالی میسازه که واقعا از شنیدنش خسته نمیشیم!
دلیل هر دو اتفاق، مشابهِ و اون چیزیهِ که ما بهش میگن زون (Zone).
زون در کلمه، به معنیِ منطقه و ناحیه اس. اما توو علم بهره وری، به معنیِ شرایطیهِ که توش قرار داریم.
میشه یه جورایی اسمشُ، موود (Mood) یا حس اون لحظه مون هم گذاشت.
ما وقتی توی زون درست قرار داشته باشیم، همیشه خروجیِ کاری که توو اون شرایط داریم انجام میدیم، عالی میشه. این دقیقا علتِ اصلیِ خلق یه اثر خارق العاده اس، یا ساختن یه قطعه موسیقیِ به یاد موندنی.
و همین زون، باعث میشه که یه وقتایی هر چی تلاش میکنیم که یه کارِ با کیفیت انجام بدیم، اتفاق نیوفته و به زورِ قهوه و نوشیدنیِ انرژی زا، بازم در آخر یه جایِ کارمون بلنگهِ.
زون یا موود یا حالتِ جسمی و روحیی که تووش قرار داریم، نقش مهمی توو کیفیتِ خروجی کار ما داره.
به این زون ها، محدوده های بهره وری یا Productivity Zones میگن.
بر اساس دسته بندیِ Eric Bloom، زون های که ما تووش قرار میگیریم، عمدتا به چهار دسته تقسیم میشن.
Productivity zones
مواقعی که ما توو زونِ T قرار داریم، یعنی زمانیه که ما کاملا سوار بر کار هستیم و بهترین موقع است برای انجام دادن کارهای خلاقانه، کارهای مهم و کارهایی که نیاز به تمرکز بالا دارن. مثلا نوشتن طرح توجیهی یه پروژه، نوشتن یه مقاله، ساخت یه فایل ارائه برای یه جلسه ی مهم، ساخت یه قطعه ی موسیقی، یا شروع به خلق یه اثر هنری.
حالا مواقعی که توو زونِ A قرار داریم، یعنی زمانیِ که ما هوشیاری لازم برای انجام هر کاری رو داریم، اما اونقدر ذهنمون خلاق نیست که بتونه خروجیِ عجیب و غریبی داشته باشه. پس این زمان، بهترین موقع است برای انجام دادنِ کارهای روزمره مون که به یه تمرکز و توجهِ متوسط نیاز دارن. مثل نوشتن یه ایمیل کاری یا پاسخ دادن به اون، تنظیم گزارش فعالیت، ارتباط با مشتریان، تدوینِ قطعه ی موسیقی که قبلا ساختیم یا حتی انجام کارهای مواقعِ سوار بر کار، البته به شرطی که بتونیم تمرکزمونُ دوباره به مرورِ زمان بیشتر کنیم و خلاقیت ذهنیمونُ افزایش بدیم.
میرسیم به وقتایی که توو زونِ S قرار داریم. در این مواقع ما توو شرایطی قرار داریم که درسته، میتونیم به کار ادامه بدیم، اما سرعت و دقتمون به هر دلیلی کم شده و یه جورایی داریم کند و آهسته پیش میریم. کارهای متناسبی که توو این مواقع میتونیم انجام بدیم، کارهایی مثل گوگل کردن و Search کردنِ توو اینترنت، خوندن مطالب و گزارشات روزانه همکارامون، دیدن ویدیو های غیر آموزشی و کلا کارهایی که ذهنُ خیلی درگیر نمیکنن و شامل فعالیت های ساده هستن.
و در آخر زونِ K. وقتی که توو این زون قرار میگیریم، بهتره هیچ کارِ کامپیوتری انجام ندیم و کاری که نیاز به تمرکز و فعالیت داره رو دست نگیریم، چون اصلا موقعِ خوبی نیست و احتمال داره که هر چی رشته بودیم، پنبه شه. بهترین کارهایی که توو این زون پیشنهاد میشه که انجام بدیم، کارایی مثلِ تمیز کردن میزِ کارمون، دسته بندی و آرشیو اسناد و مدارک، و تیک کردن و بازنویسیِ لیست کارهامون یا همون To-D-List مونه.
همونطور که متوجه شدین، این روش به ما کمک میکنه تا کارهایی که برای انجام دادن انتخاب میکنیمُ، بر اساس میزان انرژی و حالات روحی و جسمی مون انتخاب کنیم و عملا هوشمندانه، بریم سراغ کاری که داریم شروع میکنیم.
این شیوه کمک میکنه تا با انتخاب درست، بهره وریمونُ به طرز عجیبی افزایش بدیم و همیشه توو زونِ درست، کار متناسب با اونُ انجام بدیم.
حالا اینجا یه سوال مهم توو ذهنمون شکل میگیره، که اگه کارمونُ متناسب با زونی که توش هستیم، انتخاب نکنیم، چه اتفاقی میوفته؟ یا از اون مهمتر، اصلا از کجا بدونم که الان توو کدوم زون قرار داریم؟
جواب ساده اس. این سوالیِ که حالِ فعلی مون جوابشُ میده. به احوال و انرژی مون که دقت کنیم، خیلی راحت میتونیم متوجه شیم که الان توو کدوم زون قرار داریم و بر اساس زونی که حدس میزنیم توش هستیم، یه کارُ انتخاب میکنیم.
حالا شروع میکنیم، چند دقیقه انجامش میدیم و میبینیم که آیا انرژیمون متناسبِ کاری که داریم انجام میدیم، هست یا نه! بعد از چند دقیقه وقتِ تصمیم گیریه. اگه تناسبِ لازم بین زونی که تووش هستیم، با کاری که شروع کردیم وجود داره، که ادامه میدیم، اما اگه غیر از این باشه، باید به لیست کارهامون رجوع کنیم و دوباره کارِ دیگه ای رو انتخاب کنیم که تناسبِ کافی رو با زونِ فعلی مون داشته باشه.
یه کم که با این روش پیش بریم، یه سوال دیگه برامون به وجود میاد که آیا میتونیم تلاش کنیم که زونمونُ بهبود بدیم؟ بله یا خیر؟!
جواب، شاید بله، یا شاید هم خیر باشه. این خیلی به شرایطِ در لحظه ی خودمون بستگی داره.
مثلا اگه بعد از نهاره و یه کم سنگین شدیم و کاری که قبل از نهار انجام میدادیمُ الان نمیتونیم ادامه بدیم، اینجا از اون مواقعیِ که با یه لیوان قهوه، یه کم قدم زدن توو فضای باز و شستن دست و صورت، یه انرژی تازه میگیریم و با زیرکی، زونمونُ ارتقا میدیم.
اما اگه مثلا ساعت 10 شبِ و بعد از یه روز کاریِ شلوغ و پر استرس، توقع داریم که زونمونُ تغییر بدیم تا بتونیم چند تا کارِ دیگه رو انجام بدیم، اینجا جواب منفیه. این همون جاییه که ما بارها تلاش کردیم که بشه اما نشده. پس تلاش بیهوده نکنیم و به حرف ذهن و بدنمون گوش بدیم و بهشون اعتماد داشته باشیم.
خُب، با این احوال، ما چطوری میتونیم به صورت ریشه ای کمک کنیم که اکثر مواقع توو زون های بهره ور قرار داشته باشیم تا بهره وریمون به حداکثر خودش برسه؟
از اولین راه های موثری که میشه پیشنهاد داد، انجام فعالیت های فیزیکی و ورزشهِ. با ورزش کردن، بدنِ ما آمادگیِ اینُ پیدا میکنه که مدت زمان بیشتری توو زون های T و A بمونه و در نتیجه میتونیم بیشتر به کارهای مهمِ مون بپردازیم.
صحبت با آدم های پر انرژی و دیدن ویدیو های انگیزشی هم راهِ دیگه ایِ که میتونه به ما کمک کنه که از لحاظ روحی آمادگی بیشتری پیدا کنیم و بتونیم خودمونُ توو زون های اصلی حفظ کنیم و مفید تر باشیم.
خوردن قهوه و در اصل بالا بردن کافئین هم تاثیر زیادی روی انرژی مون میزاره.
و در نهایت بالا بردن تمرکز ذهنی هم، یه راه میان مدت، اما بسیار تاثیر گذارهِ. این کار نیاز به تمرین و ممارستِ مداوم داره که البته قبل تر راجع به شیوه های ارتقای اون، زیاد صحبت کردیم.
حالا اگه یه پروژه ی بزرگ داشتیم، باید چطور عمل کنیم؟
همون طور که جاهای دیگه هم به این نکته بارها اشاره کردیم، تنها راهش اینه که ،توو یه همچین مواقعی، کارها رو به بخش های کوچیک تر تقسیم کنیم و از ساده ترین بخش شروع کنیم. بعد از تکمیل بخش های ساده تر، کم کم سراغِ قسمت های سخت تر میریم تا یواش یواش با بیشتر شدن تمرکز ذهنیمون بتونیم از پسِ کار بر بیایم و به راحتی تمومش کنیم.
خُب، اگه بخوایم زون هامونُ به شکل یه جدولِ To-do-list داشته باشیم که کارهامونُ توو بخش های مربوط به خودش دسته بندی و یادداشت کنیم و بر اون اساس از زونِ مربوطه، کار متناسب با اولویت بندی درستُ انتخاب کنیم، جدوامون به این شکل میشه.
دو تا نکته ی مهم هم می خوام اضافه کنم که کمک میکنه، از این روش استفاده درست تری داشته باشیم.
اول اینکه وقتی حس میکنیم که انرژی و توان داریم، کارهای مهم تر و شروع کنیم.
و بعد اینکه اگه الان حسِ انجامِ کاری رو داریم، همین الان شروع کنیم. این بهترین موقع برای انجامشه.
پس کارُ به تعویق نندازیم و استارت بزنیم.
توجه: خواننده گرامی شما می توانید با کلیک کردن بر روی این بخش، نسخه ویدیویی این مطلب در وب سایت آپارات مشاهده نمایید.
