طرح جامع فناوری ارتباطات و اطلاعات (ICT Master Plan)

مقدمه
در حال حاضر با حرکت سریع رشد و بلوغ دانش در جهان به خصوص در حوزه های فناوری اطلاعات و ارتباطات سازمانها و شرکتها ناگزیر به هم راستائی و هم شتابی با این واقعیت می باشند. بنابراین در شرایط حاضر توجه جدی در بکارگیری موثر و بهینه فناوری اطلاعات و ارتباطات، از مهمترین دغدغه های مدیران ارشد هر سازمان به شمار می گردد. سازمانهای داخلی نیز از این امر مستثنی نبوده و نیازمند چنین تحولات عمده و بهره گیری از فناوری اطلاعات و ارتباطات به عنوان محور توسعه ICT خود می باشند. بر این اساس توجه جدی و اصولی به توسعه فناوری اطلاعات و ارتباطات و بکارگیری موثر آن در هر سازمان لازم و ضروری به نظر می رسد.

طرح جامع برنامه ریزی فناوری ارتباطات و اطلاعات (ICT Master Plan) چیست؟

طرح جامع ICT سازمان عبارت است از یک برنامه کلان که با نگرشی راهبردی و فراگیر، کلیه نیازهای ذینفعان و مخاطبین سازمان را جهت استقرار و بهره گیری صحیح از فناوری اطلاعات و ارتباطات در راستای انجام بهینه تعاملات سازمانی در تمامی ابعاد مختلف آن، مورد بررسی قرار داده و پس از تعریف استانداردها و مدلهای مطلوب معماری، نهایتاً برنامه ها و طرح های مورد نیاز جهت نیل به این منظور را ارائه نماید.

طرح جامع برنامه ریزی فناوری ارتباطات و اطلاعات (ICT) طرحی است که اهداف بلند مدت یک سازمان را در راستای رشد و پیشرفت سازمان طبق برنامه ای یکپارچه و منظم تعریف می کند. مشابه ارائه طرح جامع ICT ، Master Plan نیز قسمت های مختلف یک سازمان را به یک دیگر متصل می کند و شامل آنالیز کردن، ارائه پیشنهادات و پروپوزال ها برای بالا بردن کارایی سازمان، در نتیجه رضایت مندی بیشتر مخاطبان سازمان است.

با توسعه فناوری اطلاعات و ارتباطات و ورود آن به کسب و کارها، جهان شاهد ارتباط تنگاتنگ کاربرد فناوری اطلاعات در سازمانها و بهبود عملکردها و نیز دستیابی بهتر و سریعتر به اهداف سازمانی بوده است.

طرح جامع برنامه ریزی فناوری ارتباطات و اطلاعات (ICT Master Plan) یک طرح راهبردی است که منابع ICT یک سازمان مانند زیرساختها (سخت افزار، شبکه و ارتباطات، امنیت)، منابع سیستم های اطلاعاتی، سیستم های عملیاتی و منابع انسانی و مالی را در راستای حمایت و پیشبرد اهداف، ماموریتها، استراتژی ها، خط مشی ها و برنامه های آن سازمان بسیج می کند.این طرح با شناخت درست نیازمندیهای سازمان و بررسی راه حل های مختلف، بهترین روش را برای گسترش نظام مند فناوری اطلاعات در سازمان طراحی و توصیه میکند.

کاربرد های اصلی طرح نظام جامع فناوری ارتباطات و اطلاعات و همینطور ارائه طرح جامع فناوری ارتباطات و اطلاعات شامل چند، یا تمامی موارد زیر می باشد:

- تعیین و برنامه ریزی اولویت های سازمان به صورت مرحله به مرحله
- تعیین قالب کاری مشخص برای جذب مخاطبان بیشتر به سمت سازمان
- طراحی کانسپت و ابعاد مختلف بازدهی
- بررسی امکانات موجود در تمامی زمینه ها، و تعیین توانایی ها بر اساس امکانات

اهداف تهیه طرح جامع ICT

طرح جامع فناوری ارتباطات و اطلاعات در واقع نقشه جامع و کاملی است که فرایند ، مسیر و نحوه گسترش فناوری اطلاعات و ارتباطات را در سازمان مشخص می کند.

نقطه مقابل طرح جامع ICT ، زیرساخت ها و سیستم های پراکنده و به اصطلاح جزیره ای است که بدون برنامه ریزی دقیق و بر حسب نیاز در زمان های مختلف در سازمان ایجاد شده اند اغلب آنها دارای ویژگیهای مشترک زیر هستند:

• عدم رعایت استاندارد واحد معماری و تکنولوژی بکارگرفته شده در زیرساخت ها و سیستم های یک سازمان
• عدم ارتباط مناسب بین سیستم ها
• تنوع طراحی ها و تکنولوژی های (زبان ها ، پایگاههای داده ای و روش های برنامه نویسی) برای سیستم های مختلف
• عدم وجود مستندات کافی برای نگهداری و پشتیبانی زیرساخت ها و سیستم ها
• عدم پوشش کامل کل حوزه سازمان
• تداخل حوزه وظیفه و کاری بین برخی از سیستم ها
• تولید و به کارگیری چند باره برخی از اطلاعات

این نوع از سیستم ها که اغلب برای رفع نیازهای مقطعی سازمان و بدون توجه به کل مجموع و سیستم های موجود تولید می شوند، در زمان تولید ، بخشی یا تمامی از انتظاراتی که از آنها وجود دارد را برآورده می کنند اما هنگامی که تعداد چنین سیستم هایی افزایش می یابد عدم همخوانی آنها آشکار می شود. فراوانند سازمانهایی که چند سیستم از این نوع دارند که این سیستم ها از نظر اطلاعاتی به هم وابسته هستند. و فراوان دیده می شود که اطلاعات یک سیستم روی کاغذ چاپ می شود و دوباره وارد سیستم دیگر می شود.این امر علاوه بر اتلاف زمان و هزینه ، خود منشاء خطاهای سهوی و عمدی انسانی است که زیانهای ناشی از آن بسیار است و گاه برای کشف و رفع خطای به وجود آمده ، زمان فراوانی صرف می شود.به نحوی که برخی از سازمانهایی که با چنین مشکلی روبرو هستند ، کنترل های انسانی چند سطحی را به وجود آورده اند . در این سازمانها ،چند نفر مسئول بررسی و کنترل تطابق داده های چاپ شده سیستم اول و ورودی سیستم دوم هستند.

مشکل دیگر، تناقضات خروجی های سیستم ها با یکدیگر است .اغلب این تناقضات زمانی خودشان را نشان می دهند که مدیریت ، اطلاعات یکسانی را از واحدهای مختلف سازمان درخواست کند. اغلب پاسخهای رسیده با هم تناقض دارند و داده های یکدیگر را تایید نمی کنند . مشکل از آنجایی ناشی می شود که اطلاعات پایه این سیستم ها با هم یکی نیست . برای رفع پایه ای و درست این قبیل مشکلات استفاده از سیستم های جامع توصیه می شود.

سیستمهای جامع سیستم های یکپارچه ای هستند که با شناخت دقیق و درست کل نیازمندیهای سازمان و با طراحی و نقشه قبلی طراحی و تولید می شوند. برای دستیابی به سیستم های جامع لازم است طرح جامع در سازمان اجرا شود. طرح جامع ICT سازمان با شناخت درست نیازمندیهای سازمان و بررسی راه حل های مختلف ، بهترین روش را برای گسترش نظام مند فناوری اطلاعات در سازمان طراحی و توصیه می کند.

اهداف و رویکردهای اجرای طرح جامع ICT عبارتند از:

• همسو سازی اهداف و راهبردها و پروژه های اطلاعاتی با اهداف و راهبردها و سیاستهای سازمان
• تغییر جامعیت و یکپارچگی سیستمهای اطلاعاتی در سطح سازمان
• اطمینان از کارائی و اثر بخشی سرمایه گذاری ها و فعالیتهای توسعه فناوری اطلاعات و ارتباطات
• تسهیل تصمیم گیری مناسب از طریق تامین اطلاعات مقتضی
• پاسخ گویی سریع به نیازهای اطلاعاتی از طریق ساماندهی پایگاهها و سیتمهای اطلاعاتی با هدف تامین حداکثر دسترسی پذیری، تغییر و گزارش گیری
• به حداقل رساندن افزونگی و دوباره کاری های اطلاعاتی
• بهینه سازی سرمایه گذاری سازمانها در زمینه فناوری اطلاعات و ارتباطات از طریق تدوین برنامه ها و معماری جامع ICT
• کاهش هزینه های مدیریت
• پاسخ مناسب به تغییرات حرفه
• ایجاد نظان یکدست و قابل مقایسه در توصیف سیستمها و یکپارچگی
• گسترش سیستمهای فناوری اطلاعات و ارتباطات
  

مراحل انجام طرح جامع ICT عبارتند از:

• تبیین خصوصیات کلی سازمان
• تبیین وضعیت فعلی از نقطه نظر فناوری اطلاعات و ارتباطات (As is Architecture)
• تبیین وضعیت مطلوب سازمان از نظر فناوری اطلاعات و ارتباطات متناسب با یک افق برنامه ریزی (To be Architecture)
• تدوین برنامه ها و استراتژی های مورد نیاز برای حرکت از وضع موجود به وضع مطلوب (Transition Process)
• ارائه مشخصات سیستم های نرم افزاری کاربردی مورد نیاز و اولویت بندی آنها

طرح جامع ICT یک برنامه کلان است که به دور از جزئیات اجرایی تهیه می شود و هدف آن هماهنگ نمودن تمامی اقدامات فناوری اطلاعات و ارتباطات در راستای برنامه های کلان سازمان است . افزایش سرعت تغییر فناوری اطلاعات و اطلاعات در حوزه سخت افزار ، نرم افزار ، سیستم های کاربردی و شبکه باعث شده است که دیدگاههای کوتاه مدت هرچند که جامع و سازمان نگر باشند، کارایی لازم را برای بهره گیری مناسب از فناوری اطلاعات و ارتباطات نداشته باشند.طرح جامع ICT را به پرچم جلوی کشتی تشبیه میکنند. وظیفه اصلی این پرچم مشخص نمودن جهت حرکت کشتی سازمان ، در دریای فناوری اطلاعات و ارتباطات و ارائه راهنمایی های کلی برای اقدامات بعدی است . طرح باید با همراهی تمامی ذینفعان سازمان تهیه گردد تا جامعیت لازم را برای راهبردی فناوری اطلاعات و ارتباطات داشته باشد.

اصول حاکم بر طرح جامع ICT

اصول حاکم بر طرح جامع ICT ، اغلب برگرفته از رویکردهای قانونی، سیاسی و اسناد و گزارش‌های موثر بر آن خواهد بود. این اصول که برخی از سازمان‌‌ها از آن به عنوان ارزش‌های یک طرح نام می‌برند، در طول مراحل طراحی، راهنمای طراحان و برنامه‌ریزان خواهد بود.

بیشتر، اصول حاکم بر طرح‌های جامع را می‌توان به مباحث مرتبط با طرح‌ریزی مراحل اجرایی و سنجش عملکرد تقسیم کرد. گفتنی است که این اصول توسط واحد فناوری اطلاعات و ارتباطات سازمان گردآوری و تدوین می‌گردد که در این بخش به چند نمونه اشاره می‌شود:

1- بهبود فرآیندهای کاری از طریق مهندسی دوباره فعالیت‌ها

2- اطمینان از وجود اطلاعات ایمن و قابل دسترسی برای کاربران مجاز

3- بهبود وضعیت پاسخگویی در برابر هزینه‌ها و ارزیابی عملکرد

4- یکپارچه‌سازی و بهره‌گیری موثر از توانایی‌های سازمان به‌گونه‌ای که مهارت‌های کلیدی، دانش فنی موجود و قابلیت‌های کارکنان خلاق، برای پشتیبانی از ماموریت‌های سازمانی، بسیج گردند

5- گسترش آموزش، مشارکت و تفویض اختیار تا سیستم‌های خودارزیابی بتوانند سیاست‌ها و نظریه‌های
مدیریتی را در سطوح عملیاتی، به کارکنان منتقل کنند. این روش، بسیار موثرتر از روش‌های پاسخگویی سنتی
مانند: نظارت، بازرسی و گزارش‌گیری ـ خواهد بود.

6ـ ایجاد تسهیلات لازم برای رشد سازمانی و مشارکت مدیران ارشد و کارکنان

لزوم استفاده از طرح نظام جامع  برنامه ریزی فناوری ارتباطات و اطلاعات چیست؟

برای پاسخ به این پرسش اجازه بدهید به دو دهه قبل باز گردیم. زمانی که هنوز سیستم های کامپیوتری به این شکل گسترده در ادارات و سازمان ها استفاده نمی شدند. در آن سال ها شما اگر می خواستید آزماش چک آپ دوره ای خود را در یک بیمارستان انجام دهید، می بایست بار ها بین طبقات و اطاق های مختلف برای نتیجه یک آزمایش ساده رفت آمد می کردید و در نهایت با کلافگی و خستگی زیاد به خانه باز گردید. اما امروزه شما پس از خروج از اتاق آزمایش و پیش از فشردن دکمه آسانسور نتیجه آزمایش خود را روی سیستم پزشک خود دارید. این موضوع تنها با ارائه طرح جامع ICT موثر قابل انجام است. ارائه طرح جامع ICT (برنامه ریزی فناوری ارتباطات و اطلاعات) باعث می شود نه تنها سازمان، بلکه مشترکان خدمات سازمان نیز بسیار راحت تر کار های خود را انجام دهند. اما در نهایت طرح جامع فناوری ارتباطات و اطلاعات بیش از هر موضوع دیگری به رسیدن سازمان مربوطه به اهداف کوتاه مدت و بلند مدت سازمان، طی یک برنامه ریزی دقیق و یکپارچه کمک می کند.

طراحی و ارائه طرح جامع ICT (برنامه ریزی فناوری ارتباطات و اطلاعات):

پیش از طراحی و ارائه طرح جامع ICT نیاز است که ابعاد سازمان و گروه های مختلف سازمان بررسی شوند و بر اساس آن مراحل زیر را طی کرد:

- مشخص کردن استراتژی های سازمان و اهداف اصلی آن
- مشخص کردن وضعیت فعلی بخش فناوی اطلاعات و ارتباطات سازمان و برنامه های آن.
- مشخص کردن نقاط ضعف و قدرت بخش فناوری اطلاعات و ارتباطات سازمان (بررسی و تست به روش SWOT در این زمینه موثر است)
- بررسی نیاز های سازمان نسبت به برنامه کلی فعلی بخش فناوری اطلاعات و ارتباطات
- مشخص کردن برنامه آینده بخش فناوری اطلاعات و ارتباطات نسبت به بررسی های انجام شده بر اساس نیاز های سازمان
- مشخص کردن مسیر طراحی و ارائه طرح جامع فناوری اطلاعات و ارتباطات برای اهداف آینده سازمان

ضروریات طرح نظام جامع برنامه ریزی فناوری ارتباطات و اطلاعات:

تیم طراحی: برای ارائه طرح جامع ICT (برنامه ریزی فناوری ارتباطات و اطلاعات) شما به تیمی نیاز دارید که به خوبی سازمان را بشناسند و اطلاعات کاملی در رابطه با اهداف سازمان، نقاط قوت و ضعف بخش ICT و همینطور دامنه فعالیت سازمان داشته باشند. این امر به این سبب است که طرح جامع برنامه ریزی فناوری ارتباطات و اطلاعات یک برنامه بلند مدت و استراتژیک در راستای اهداف سازمان می باشد که تمامی جوانب سازمان را تحت الشعاع قرار می دهد. در نتیجه اشتباهات در ارائه طرح جامع ICT می تواند مشکلات جدی برای سازمان ایجاد کند. تیمی که وظیفه طرح جامع ICT را برای سازمان به عهده دارد، به نسبت گستردگی و ابعاد می تواند شامل چندین متخصص و گاها گروه های بزرگ طراحی باشد.

سطوح مختلف: موضوع بسیار مهم دیگر طراحی سطوح مختلف جزئیات در ارائه طرح نظام جامع برنامه ریزی ICT می باشد. این موضوع نیز ارتباط مستقیمی با محدوده کار و مقیاس محیطی که در آن طرح جامع ICT ارائه می شود دارد. به عنوان مثال، فرض کنیم که ما می خواهیم ارائه طرح جامع ICT را برای یک شرکت بزرگ اعمال کنیم. این شرکت بخش فناوری اطلاعات و ارتباطات یکپارچه ای دارد که تمامی بخش های شرکت را پوشش می دهد. و برای هر بخش اصلی یک دپارتمان فناوری اطلاعات و ارتباطات مجزا برای پشتیبانی از هر بخش تولید دارد. در این مورد بسیار مفید است طرح جامع ICT در دو سطح مختلف انجام شود. یکی از سطوح برای پوشش تمام شرکت و دیگری برای پوشش هر بخش به صورت مجزا. با استفاده از این روش، ارائه طرح برنامه ریزی ICT بسیار دقیق تر و با جزئیات بیشتر است که به هماهنگی و یکپارچه بودن و همینطور رعایت بروکراسی بهتر کمک می کند. در نهایت طرح جامع ICT با موفقیت و بیشترین بازدهی انجام می گیرد.

توانایی پوشش همه جوانب سازمان: بسیار مهم است که در نظر داشته باشید که ارائه طرح جامع ICT برای تنها بخشی از فعالیت های سازمان (به عنوان مثال فروش، یا فروش تنها چند خط تولید)، باعث می شود که سیستم کاری سازمان با مشکلاتی مواجه شود. در نتیجه بهتر است ارائه طرح جامع ICT به صورتی انجام شود که سیاست ها کلی سازمان را در بر گیرد و تنها محدود به یک بخش نباشد. این امر سبب می شود تمامی بخش های سازمان طبق یک سیاست واحد و هماهنگ با یکدیگر به صورت یکپارچه به سمت هدف های سازمان گام بردارند.

و در نهایت در نظر داشته باشید که طرح جامع ICT نباید فرهنگ سازمان، یا شرکت شما را تغییر دهد. یکی از جوانب مهمی که باید در ارائه طرح جامع ICT در نظر گرفته شود، فرهنگ سازمان می باشد. درست است که ساختار کلی سازمان را بخش فناوری اطلاعات و ارتباطات طبق برنامه ای کلی تعیین می کند، اما این امر بدین معنی نیست که کنترل اصلی سازمان به دست بخش فناوری اطلاعات و ارتباطات باشد. هر بخش و قسمت از سازمان طبق چهارچوب های تعیین شده و با رعایت اصول، اصالت خود را حفظ می کند و در عین حال هماهنگ با سیاست های ارائه طرح جامع ICT به کار خود ادامه می دهد.

طراحی طرح جامع ICT در بخش فناوری اطلاعات و ارتباطات برای یک بنگاه اقتصادی یا سازمان دولتی شامل مراحل زیر است:

۱) تبیین خصوصیات کلیدی سازمان.
۲) تبیین وضعیت فعلی سازمان از نقطه نظر فناوری اطلاعات و ارتباطات.
۳) تعیین وضعیت مطلـوب سازمان از نقطه نظر فناوری اطلاعـات و ارتباطات متناسب با یک افق برنامه ریزی مشخص.
۴) تدوین برنامه‏ ها و استراتژیهای مورد نیاز برای حرکت از وضع موجود به سوی وضع مطلوب.

• بند اول که از بالا و در سطح کلان به سازمان تحت مطالعه می نگرد شامل پاسخ به سئوالهای زیر می باشد:
  - ماموریت های اصلی سازمان تحت مطالعه کدامند؟
  - فعالیتهای در حال انجام به چند دسته تقسیم می شوند؟
• بند دوم وضعیت موجود فناوری اطلاعات و ارتباطات را با توجه به موارد زیر روشن می نماید:
  - جایگاه سازمانی و تشکیلاتی، سازمان و تاثیرات آن بر فعالیتهای بخش فناوری اطلاعات و ارتباطات
  چیست؟
  - تجهیزات سخت افزاری موجود و تکنولوژی های مرتبط در حال بهره برداری کدامند؟ توزیع فیزیکی ،
  جغرافیائی،ساختار مورد استفاده و نرم افزارهای مرتبط با آن ذکر شوند.
  - تکنولوژیهای نرم افزاری استفاده شده در سیستمهای کامپیوتری موجود کدامند؟‌ (به تفکیک سیستم).
  - سیستم های دستی که پتانسیل اتوماسیون را دارا هستند معرفی شوند.
  - سیستم های کامپیوتری موجود معرفی شوند.
  - ارتباطات مهم بین هر یک از سیستمهای دستی موجود با سایر سیستمهای دستی یا کامپیوتری مشخص
  شوند.
  - ارتباطات مهم بین هر یک از سیستمهای کامپیوتری موجود با سایر سیستمهای کامپیوتری یا دستی
  موجود مشخص شوند.
  - نقاط قوت و ضعف شرکت از نقطه نظر IT با توجه به مسائل فوق تحلیل و منعکس گردد.
• بند سوم وضعیت مطلوب سازمان را با توجه به موارد زیر به تصویر می کشد:
  - زیرساخت ها و سیستم های فناوری اطلاعات و ارتباطات مورد نیاز سازمان برای رسیدن از وضع موجود به
  وضع مطلوب.
  - ارتباطات بین سیستمهای مبتنی بر فناوری اطلاعات و ارتباطات در شرایط مطلوب نمایش داده شوند.
  - فرصتها و تهدیدهای حاصل از توسعه فناوری اطلاعات و ارتباطات در چارچوب ICT Master Plan ذکر
  شوند (مثلا توزیع جغرافیائی واحدهای سازمانی ، روابط و تشکیلات سازمانی، امنیت اطلاعات و …)
  - آیا فرصتها و تهدیدهای فوق منجر به تعریف پروژه های تکمیلی می شوند؟ اگر بلی ،لیست پروژه‏‌ها تکمیل
  شوند.
• بند چهارم به تدوین استراتژیهای فناوری اطلاعات و ارتباطات با توجه به جنبه های زیر می پردازد:
  - اولویت بندی پروژه هائی که در مراحل فوق ضروری تشیخص داده شده اند. (ملاکهایی نظیر: اولویت از
  دیدگاه مدیران، مصوبات نهادهای قانونگذار، تاثیرگذاری قابل توجه به بهبود وضعیت مالی شرکت،
  وضعیت بد خدمات به مشتریان در شرایط جاری، تحلیل هزینه – فایده و …)
• بنـــدپنجــم به تهیه شرح خدمات پروژه های اولویت(RFP) به جنبه های زیر می پردازد :
  - پیش بینی زمانی و هزینه‏‌ای هر یک از پروژه های اولویت ۱و تعیین توالی آنها با توجه به نظام اولویت بندی
  و نمایش آنها به صورت نمودار گانت.
  - تهیه شرح خدمات سایر پروژه ها در حد کلیات قابل پیش بینی.
  - پیش بینی زمانی و هزینه‌‏ای هر یک از پروژه ها در حد تخمین های قابل پیش بینی و تعیین توالی آنها با
  توجه به نظام اولویت بندی و نمایش آنها به صورت نمودار گانت.

تعریف معماری اطلاعات سازمان

معماری اطلاعات (Information Architecture) که به عنوان معماری سازمانی فناوری اطلاعاتی (Information Technology Enterprise Architecture) یا به اختصار معماری سازمانی (Enterprise Architecture) نیز شناخته می‌شود، رهیافتی است برای فراهم آوردن یک چارچوب سازمانی برای هماهنگ کردن و همسو سازی کلیه فعالیتها و عناصر فناوری اطلاعات و ارتباطات در درون یک سازمان که به عنوان یک روش در تهیه طرح جامع ICT از آن استفاده می شود.

اجرای “طرح های جامع ICT با رویکرد معماری سازمانی” به عنوان یکی از رویکردهای جدید و تکامل یافته در جهان مطرح گردیده است. در طی دو دهه اخیر متدولوژی ها و روشهای مدرن برنامه ریزی و معماری سازمانی ایجاد و بکار گرفته شده اند. در این روشها بر اساس استراتژی های ماموریتی، نیازمندیهای ماموریتی، مدلهای کارکردی و رویکردهای جهانی اقدام به طراحی معماری وضعیت مطلوب نموده و در نهایت با ارائه طرحهای اجرائی و انتقالی وارد مراحل پیاده سازی و راه اندازی می شوند. در واقع معماری یعنی ارائه توصیفی فنی از یک سیستم که نشان دهنده ساختار و اجزاء آن، ارتباط بین آنها و اصول قواعد حاکم بر طراحی و تکامل آنها در گذر زمان باشد. توصیفهای معماری می بایست قابل اجرا باشند بنابراین یکی از بخشهای معماری طرحی است به نام “طرح اجرائی” که شامل منابع لازم، زمان بندی هزینه ها و سازماندهی اجرائی معماری است.

با توجه به مطالب عنوان شده و اینکه سازمانها نیاز روزافزونی به اطلاعات دارند لذا امروزه این امر از یک حالت انتخابی به یک امر ضروری مبدل گشته است. این مطلب به ویژه از آنجا ناشی می گردد که با افزایش رقابت در عرصه جهانی و فشار ناشی از ظهور فناوری های نوین، سازمانها نمی توانند مانند سابق متکی به سیستمهای اطلاعاتی پراکنده و فاقد تعامل یکپارچگی بوده و هرگونه کوتاهی در این مورد می تواند منجر به شکست آن سازمان گردد.

بکارگیری تکنولوژی در طرح جامع ICT

در طرح جامع ICT باید روند اصلی گرایشهای تکنولوژی و استراتژیهای اتخاذ شده در جهت دستیابی به اهداف تجاری و سازمانی معین و مشخص گردد.از آنجاییکه تکنولوژیهای ارتباطات و مخابرات دارای تغییرات سریع هستند و تقریباً غیر قابل پیش بینی و پیشگویی هستند، سازمانها باید خود را مجهز به دانشی نمایند که با فرصت‌جویی از محیط بتوانند بر مشکلات غلبه نمایند.
تکنولوژیها و فناوریهای جدید ارتباطی با سرعت بیشتری از سایر عرضه های فناوری فراگیر شده و فارغ از ملاحظات و مرزهای سیاسی به درون کشورها و سازمانها راه می‌یابند.در تکنولوژی سه لایه و چارچوب : لایه سخت افزار ، لایه شبکه ولایه کاربردها مطرح است. برای هریک از لایه های تکنولوژی باید وضعیت جاری شرکت را بررسی کرد سپس جهت ها و اداره فعالیتها و در نهایت بکارگیری تکنولوژی را مدیریت نمود.
درتمامی طرحهای پیاده سازی ICT توجه زیادی به آموزشهای تکنولوژیکی همراه با توجه خاص به زیرساختها و کاربرد مدیریتی شده است و در این راه نیروی انسانی مهمترین عنصر در اشاعه و گسترش تکنولوژی اطلاعات است. بنابراین باید سازگاری برای آموزش افراد در نظر گرفت. زیرا پیچیده ترین و مهمترین مانع در مدیریت مؤثر تکنولوژی های نوین ، ضعف بنیادی فرهنگی است که باعث بروز خطاهای استراتژیک می شود.نوآوری تکنولوژی منبع بزرگ فرصتها و تهدیدها برای هر سازمان می باشد به همین دلیل باید تکنولوژی را مدیریت کرد و در رابطه با فعالیتها و استراتژی های سازمانی آن را هدایت و گسترش داد.

فرآیند تدوین طرح جامع ICT

طرح جامع یک سازمان باید بتواند مسوولان واحد ICT آن سازمان و سازمان‌های تابعه را در تدوین و اجرای طرح ICT خود، راهبری کند. در فرآیند تدوین طرح جامع ICT، محورهای مهم عبارتند از:

الف) پیش‌نیازهای تدوین طرح جامع ICT

برای تدوین یک طرح جامع ICT در یک سازمان، پیش‌نیازهای زیر ضروری است:

1- تعریف ماموریت کلی سازمان
ماموریت یک سازمان، راه و روش کلی سازمان را برای دستیابی به اهداف کلان خود بازگو می‌کند. از آنجا که طرح جامع ICT یک سازمان، اهداف و عملکرد ICT آن سازمان را در راستای ماموریت سازمانی راهبری می‌کند، تبیین ماموریت در مرحله طراحی طرح جامع ICT کاری ضروری و پر اهمیت است.

2-تعیین استراتژی کلان و عملکردی سازمان

استراتژی کلان یک سازمان، دستورالعمل راهبردی برای رسیدن به اهداف کلان سازمان است و بنابراین، اهداف کلان ICT سازمان را نیز در راستای اهداف سازمان قرار می‌دهد. اما استراتژی‌های عملکردی (Functional)، دستورالعمل راهبردی برای اهداف هر یک از حوزه‌های عملکردی در سازمان ـ مانند: حوزه اداری، مالی، برنامه‌ریزی و منابع انسانی است. در نتیجه استراتژی عملکردی سازمان روند اهداف ICT را در حوزه‌های اشاره شده، راهبری می‌کند.

3-ارزیابی وضعیت موجود ICT در سازمان

این ارزیابی با تعیین سطح کنونی عملکرد ICT در حوزه‌های گوناگون سازمان، ارزیابی کمبودها و بررسی فرصت‌ها و چالش‌ها در این زمینه، روش هدف‌گذاری کلان در حوزه ICT را روشن می‌کند.

4-قوانین، مقررات و دستورالعمل‌های لازم

تدوین یک طرح جامع ICT، پیش از هر چیز نیازمند آن است تا از قوانین، مقررات، راهنماها، سیاست‌گذاری‌ها، متدولوژی‌ها و نظام‌های گوناگون که از سوی سازمان و نهادهای حاکمیتی تدوین و منتشر شده‌است ـ بهره‌برداری کند. شمار این مستندات و ارتباطات سازمانی آنها، به ساختار حکومتی هر کشور بستگی دارد، و از آنجا که بسیاری از این اسناد (دست‌کم در حوزه ICT) در کشور ما تدوین و منتشر نشده‌اند، برای آشنایی بیشتر، چند نمونه از آنها را می‌آوریم:

• طرح جامع دولت برای توسعه کاربردهای ICT در کشور
• طرح جامع دولت برای توسعه زیرساخت‌های اطلاعات و ارتباطات
• طرح جامع دولت برای توسعه دولت الکترونیک (کاهش جابه‌جایی کاغذ)
• دستورالعمل‌های لازم برای توسعه یکپارچه معماری اطلاعات
• دستورالعمل‌ها و مقررات لازم در زمینه امنیت اطلاعات
• دستورالعمل‌های لازم برای تدوین نظام ارزیابی عملکرد
• متدولوژی‌های طراحی و اجرای طرح‌های ICT

ب) مراحل تدوین طرح جامع

تدوین طرح جامع ICT، فرآیندی طولانی و چند مرحله‌ای‌ است :

مرحله 1 ـ تعریف اهداف کلان و استراتژی‌های ICT سازمان

پس از تبیین ماموریت و استراتژی‌های سازمان در سطوح کلان و در حوزه‌های عملکردی، اهداف ICT سازمان تعیین می‌شود. بدین منظور نخست حوزه‌های مهم و مطرح در زمینه عملکرد ICT در سازمان مربوطه مشخص گردیده، سپس اهداف کلان، اهداف خرد و استراتژی‌های ICT در هر حوزه تعریف می‌شود. از حوزه‌های مهم مورد نظر می‌توان موارد زیر را برشمرد:

• مدیریت منابع اطلاعاتی
• معماری اطلاعات
• امنیت اطلاعات
• زیرساخت‌های اطلاعاتی
• سخت‌افزار، نرم‌افزار و شبکه

مرحله 2 ـ فرموله کردن استراتژی‌ها و تعریف فعالیت‌های لازم

در این مرحله استراتژی‌های ICT سازمان در حوزه‌های گوناگون که نشانگر عملکرد ICT در حوزه مربوطه است، بر پایه دستورالعمل‌های از پیش تعریف شده، به اقدامات و فعالیت‌های قابل اجرا تبدیل می‌شوند.

مرحلة 3 ـ تعریف برنامه‌ها و پروژه‌های مرتبط

کارها و فعالیت‌هایی که در مرحله پیشین تعریف شده‌اند، اکنون باید تبدیل به برنامه (طرح) و سپس پروژه شوند تا به‌طور کامل عملیاتی گردند.

مرحله 4- تهیه طرح اجرایی

یک طرح اجرایی، طرحی است که دستورالعمل‌های لازم برای برنامه‌ریزی و اجرای فعالیت‌های تعریف شده در قالب برنامه‌ها و پروژه‌ها را در بر داشته باشد.

مرحله 5 ـ تدوین و ابلاغ رویه‌های اجرایی، استانداردها و نظام ارزیابی عملکرد به واحدهای تابعه
دست‌آوردهای اجرای طرح جامع فناوری اطلاعات و ارتباطات در یک سازمان

طراحی و اجرای طرح‌های جامع ICT ، به دلیل پیچیدگی و جامعیت آن، چالش بزرگی برای یک سازمان به‌شمار می‌رود. همچنین، زمان‌بندی تدوین این طرح‌ها، مشروط به آماده بودن دو شرط بنیادین ـ یعنی وجود مستندات و زیرساخت‌های اطلاعاتی و قانونی و واحد ICT در سازمان و واحدهای تابعه ـ معمولاً به یک سال فعالیت پی‌گیر نیاز دارد.

در این بخش به دست‌آوردهای یک طرح جامع، پس از یک سال تلاش و برنامه‌ریزی، اشاره خواهد شد. از جمله دست‌آوردهای طرح می‌توان موارد زیر را برشمرد:

1ـ ایجاد واحد فناوری اطلاعات و ارتباطات در سازمان

2- تدوین طرح جامع ICT، به منزله قانون اساسی سرمایه‌گذاری‌های ICT در مجموعه

3- تدوین دستورالعمل‌ها و مقررات اجرایی طرح برای ابلاغ به کلیه واحدها

4- تدوین راهنماهای مورد نیاز و هدایت‌کننده طرح جامع، به‌عنوان دست‌مایه مجریان طرح و پروژه‌های IT

متدولوژی تدوین

روش‌های گوناگونی برای طرح‌ریزی طرح‌های جامع ICT ارایه شده است که همه آنها رویکرد واحدی را دنبال می‌کنند. متدولوژی‌های ارایه شده رایج، از 7 تا 9 گام را برای طرح‌ریزی جامع ICT معرفی می‌کنند:

1ـ طرح‌ریزی پروژه

در این گام، تعریف و برنامه‌ریزی پروژه ـ حاوی کلیه مراحل طراحی و برنامه‌ریزی منابع مادی و انسانی صورت گرفته و در طول مراحل کار به‌‌عنوان مرجع اصلاحات و تغییرات در برنامه، استفاده می‌شود.

2ـ تدوین و توسعة چشم‌انداز عملکرد سازمان و فناوری‌های ICT

این گام برای یکپارچه‌سازی و همسو کردن استراتژی‌های ICT و عملکرد سازمان انجام می‌گیرد.

3ـ ارزیابی شرایط و محیط موجود

برای دستیابی به یک برنامه‌ریزی موثر و کارآمد، باید از شرایط موجود و نقطه آغاز فعالیت‌ها به‌خوبی آگاهی داشت. در این گام، فرآیندهای کنونی عملکرد سازمان و فرصت‌های احتمالی ICT برای دستیابی به سیاست‌ها و رویه‌های نوین ارزیابی می‌شوند.

4ـ شناخت و معرفی نیازهای راهبردی

این گام به تدوین یک چارچوب مفهومی راهبردی از نیازهای آینده یک سازمان مانند زیرساخت‌های ICT و ترکیب سیستم‌های مورد نیاز آینده می‌پردازد.

5ـ طراحی معماری ICT مورد نظر

معماری مورد نظر در واقع ارایه طرحی جامع از سیستم‌های ICT است که به‌عنوان راه حلی برای رفع نیازهای سازمان معرفی شده و باید در پایان چارچوب سازمانی طرح جامع ICT پیاده‌سازی شده باشند. با بهره‌گیری از این فرآیند، یک راهنمای مناسب برای یکپارچه‌سازی اجزا و راه‌حل‌های ارایه شده تدوین خواهد شد.

6ـ تعیین فرصت‌ها و خدمات ICT

در این گام، یک برنامه‌ریزی کلی از خدمات ICT سازمان و فرآیندهای مورد نیاز برای پشتیبانی از فعالیت‌های مورد نظر از ICT و استراتژی‌های کلی برای تامین منابع و تکمیل و گسترش فعالیت‌ها و قابلیت‌های مورد نیاز صورت می‌پذیرد.

7ـ تدوین و توسعه راهبردهای تغییر و بازنگری در فرآیندهای سازمانی

این گام که از دیدگاه مدیریت دارای مشکلات فرهنگی پرشماری خواهد بود، راهبردها و برنامه‌هایی که به‌کمک آنها بتوان کارکنان را برای پذیرش تغییرات سازمانی، رویه‌ها و فرآیندهای کاری نوین، آماده کرد را در بر دارد.

8ـ تدوین و طراحی برنامه‌ریزی تحویل پروژه‌های مرتبط با IT

این گام از متدولوژی طرح جامع به معرفی و بیان ویژگی‌هایی مانند محدودیت منابع پروژه‌های تعریف شده بر مبنای چشم‌اندازهای فعالیت و عملکرد ICT بیان شده در گام‌های پیشین می‌پردازد.

9ـ تکمیل برنامه‌ریزی استراتژیک و اطمینان از پذیرش آن

گام نهم یک گام اساسی برای حصول اطمینان از موفقیت اجرایی آینده طرح جامع است. این گام ضمن معرفی مفاهیم اصلی و کلیدی برنامه‌ریزی راهبردی صورت پذیرفته، به کسب اطمینان از انتقال، پذیرش و درک این مفاهیم و عملیاتی شدن آنها می‌پردازد.

از دیگر فعالیت‌های مهم این بخش از کار، نهایی شدن اختیارات و وظایف این قسمت از پروژه توسط مسوولان اجرایی و مدیران است. گزارش نهایی طرح در شورای اجرایی طرح به‌طور رسمی به‌تصویب رسیده، مسوولیت‌ها، سیاست‌ها و رویه‌های کاری به واحدهای مربوطه ابلاغ خواهد شد.

نظام ارزیابی عملکرد

با گسترش روزافزون فناوری‌های اطلاعات و ارتباطات، کاربرد آنها در فرآیندهای کاری ادارات و موسسات دولتی و غیر دولتی شتاب بالایی یافته است. با این حال، متاسفانه علی‌رغم هزینه‌های بالایی که این فناوری‌های نوین بر کاربران خود تحمیل می‌کند، در زمینه نظارت بر عملکردهای فناوری‌های اطلاعات و ارتباطات و نیز ارزیابی آنها، کار چشمگیری صورت نمی‌گیرد. با این وضع روشن نیست که سرمایه‌گذاری‌هایی که در این راستا انجام گرفته، تا چه اندازه در راستای دستیابی به اهداف آرمانی و ماموریت‌های سازمان‌های کاربر، موثر بوده است.

کشورهای پیشرو در زمینه فناوری اطلاعات و ارتباطات، در چند سال گذشته قوانین ویژه‌ای درباره ضرورت اعمال ارزیابی عملکرد فناوری اطلاعات و ارتباطات در سازمان‌های دولتی وضع و دستورالعمل‌هایی نیز در مورد چگونگی انجام آن، تهیه و ابلاغ کرده‌اند. رویکرد این قوانین و دستورالعمل‌ها به فناوری اطلاعات و اطلاعات بیشر متکی بر مدیریت فناوری اطلاعات و ارتباطات به‌عنوان یک سرمایه‌گذاری است، و نه دستیابی به تکنولوژی.

ارزیابی عملکرد، ارزیابی اثربخشی و بازدهی یک عملکرد ویژه برای پشتیبانی انجام ماموریت‌ها، اهداف آرمانی و اهداف عینی کمی است، که با به‌کارگیری یک معیار نتیجه‌گرا، قابل محاسبه و کمی شدن، در مقایسه بر مبنای وضع موجود، با فعالیت‌ها، عملیات‌ها و فرآیندها انجام می‌پذیرد.

ارزیابی عملکرد فرآیندی است که به وسیله آن یک سازمان، پارامترهایی را برای دستیابی به اهداف ماموریتی وضع کرده، برنامه‌ها و پروژه‌ها در محدودة آن، نتایج مطلوب را به‌دست ‌می‌آورند. این پارامترها عبارتند از:

1ـ شرایط مبنا یا "وضع موجود"، که سطح عملکرد پیش از برنامه یا پروژه جاری را نشان می‌دهد

2ـ سطح کنونی عملکرد، که با شرایط جاری حاصل شده است

3ـ معیار، که سطح عملکرد مشاهده شده از مطالعات "بهترین اقدامات" است

4ـ تعیین هدف برای سطح مطلوب عملکرد، به‌طور متناوب بر پایة معیارها

5ـ آستانه، که حداقل عملکردی را نشان می‌دهد که پایین‌تر از آن سطح، برنامه یا پروژه به نتایج قابل قبول نمی‌رسد.

نظام ارزیابی عملکرد فناوری اطلاعات و ارتباطات چارچوبی را برای مدیران طرح جامع فراهم می‌کند تا سازمان‌ها به برنامه ICT خود، به‌عنوان یک سرمایه‌گذاری، توجه کنند. این چارچوب تحلیلی، ارتباطی میان تصمیمات سرمایه‌گذاری ICT با اهداف استراتژیک، طرح‌های کاری و عملکرد ماموریت سازمانی ایجاد می‌کند. برنامه‌ها و فرآیندهای کاری طرح باید از طریق روش‌های ارزیابی عملکرد، قابل اندازه‌گیری کیفی و کمی بوده و به دقت مستند شوند.

اطلاعات مربوط به ارزیابی عملکرد در سه سطح طرح می‌شود:

سطح سازمان: در این سطح، تمرکز بر نتایج ماموریتی است و اطلاعات برای گزینش راه سیاست‌گذاری و تصمیم‌سازی‌های ماموریتی، به‌کار می‌رود. مدیران در این سطح مسوول پاسخ‌گویی و ارایه گزارش به مراکز بیرون از سازمان خواهند بود. زمان‌بندی اطلاع‌رسانی فعالیت‌ها در این سطح، دوره‌ای است.

سطح عملکردی : در این سطح، تمرکز بر نتایج واحدهاست و این اطلاعات برای بهبود عملیات کاری استفاده می‌شود. در این سطح، مدیران مسوول پاسخ‌گویی و ارایه گزارش نسبت به اجرای مهم‌ترین عملکردها، از طریق پروژه‌ها و برنامه‌های چندگانه است. زمان‌بندی اطلاع‌رسانی در این سطح، ماهانه و یا فصلی است.

سطح برنامه/پروژه : در این سطح، اطلاعات مربوط به فعالیت‌ها و وظایف، برای تصمیم‌سازی‌های تاکتیکی و تصمیم‌گیری مدیریت اجرایی، بسیار مهم است. مدیران در این سطح، برنامه‌ها یا پروژه‌هایی را رهبری می‌کنند که زیر نظر مدیران وظیفه‌ای قرار دارند. این مدیران درگیر انجام تلاش‌های واقعی طرحICT هستند. دوره اطلاع‌رسانی در این سطح، سریع و روزانه خواهد بود.

نظام ارزیابی عملکرد طرح ICT یک سازمان می‌تواند در شش گام به شرح زیر صورت پذیرد:

1) تعریف ماموریت، حوزه‌های اصلی نتایج کار و عملکردهای کاری

2) گسترش اهداف مموریت محور

3) تعیین روش‌های ارزیابی عملکرد

4) اعتباربخشی و تایید ارزیابی عملکرد

5) اجرای نظام ارزیابی و جمع‌آوری اطلاعات (داده)

6) نظارت و ارزیابی نتایج و تکرار فرآیندها در صورت نیاز

بنابراین، روشن است که امکان‌سنجی طرح‌های جامع ICT در هر سازمان، شرایط و چگونگی ویژه خود را دارد، که باید با توجه به آن بررسی و عملیاتی شود.

ساز و کار اجرایی نمودن طرح جامع ICT:

برابر توضیحات ارائه شده، در هر سازمان یکی از الزامات مورد نیاز جهت اجرایی نمودن طرح جامع ICT ، ایجاد شورای عالی فناوری اطلاعات و ارتباطات با ساختار ذیل می باشد :

وظایف شورای عالی فناوری اطلاعات و ارتباطات:

1ـ تدوین اهداف کلان و راهبردی توسعه فناوری اطلاعات و ارتباطات سازمان
2ـ سیاستگذاری و تدوین خط مشی و راهبردهای لازم برای گسترش به کارگیری فناوری اطلاعات و ارتباطات در
سازمان
3ـ نظارت و راهبری طرح جامع فناوری اطلاعات و ارتباطات و تعیین وظایف و تکالیف بخشهای مختلف سازمان در آن.
4ـ تدوین مقررات‌، آیین‌نامه‌ها و ضوابط لازم برای قلمرو فناوری اطلاعات‌ و ارتباطات در راستای اجرایی نمودن طرح جامع ICT
5ـ تدوین برنامه‌های کلان پژوهش در جهت توسعه فناوری اطلاعات و ارتباطات در سازمان
6ـ تدوین برنامه‌های همکاری های با سازمان های مرتبط و همکار در قلمرو فناوری اطلاعات‌ و ارتباطات

7. تدوین و نظارت بر برنامه اجرایی طرح جامع ICT در سازمان

8.بحث و بررسی ، تصمیم گیری و تصویب مباحث و موارد مرتبط به حوزه فناوری اطلاعات و ارتباطات سازمان

اعضای شورای عالی فناوری اطلاعات و ارتباطات:

1.بالاترین مقام سازمان یا قائم مقام ایشان ( رئیس شورا)

2. مسئول واحد فناوری اطلاعات و ارتباطات سازمان (نایب رئیس شورا)

3. مسئول واحد تحقیق و توسعه سازمان ( عضو شورا)

4. مسئول واحد مالی و اداری سازمان (عضو شورا)

5. یکنفر مشاور متخصص به حوزه فناوری اطلاعات و ارتباطات به پیشنهاد مسئول واحد فناوری اطلاعات و ارتباطات سازمان و حکم رئیس شورا (عضو شورا)

تیم ارائه کننده این مقاله با تکیه بر توان نیروهای مجرب و کارآزموده خود در حوزه فناوری اطلاعات و ارتباطات کشور آمادگی ارائه خدمات مشاوره، تدوین، پیاده سازی و استقرار سرویس های حوزه ICT برای سازمان های مختلف می‌باشد