بایگانی اسناد حسابداری یکی از مهمترین وظایف در حوزه حسابداری و مدیریت اطلاعات در سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌باشد. این فرآیند از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است، زیرا دقت، دسترسی سریع، پایایی و امکان ارجاع به اطلاعات گذشته را فراهم میکند. در این مقاله، به بررسی نحوه بایگانی اسناد حسابداری، اهمیت آن و روش‌های اجرایی آن پرداخته خواهد شد.
بایگانی اسناد حسابداری نقش اساسی در تدارک و نگهداری اطلاعات مالی و مالیاتی سازمان‌ها دارد؛ بنابراین باید در نحوه بایگانی این اسناد اصولی و صحیح عمل کنیم. موسسه مالی و حسابداری اَزتاhttps://accazta.com/ تصمیم دارد که تجربه 35 ساله اساتید و متخصصان مجرب خود را درباره نحوه بایگانی اصولی و صحیح اسناد حسابداری را در این مقاله با شما عزیزان به اشتراک بگذارد.
پایایی و دقت:
برخورداری از سیستم بایگانی مناسب، اطمینان از دقت و پایایی اطلاعات حسابداری را فراهم می کند.
مرجعیت زمانی
با دسترسی به اسناد بایگانی شده، امکان بررسی وضعیت در زمان های مختلف را خواهید داشت و این به مدیران شرکت ها این امکان را میدهد که بهتر و دقیق تر تصمیم گیری کنند. به طور کلی، حسابداری فرآیندی داده محور است و بدون بایگانی صحیح و اصولی، امور حسابداری شرکت پیش نخواهد رفت.
بایگانی در شرکت ها متناسب با میزان بودجه، نوع فعالیت و... طبق قواعد و اصول خاصی پیش میروند. به طور کلی، بایگانی در شرکت ها به دو دسته سنتی و مدرن تقسیم میشود. در روش سنتی اسناد مالی به صورت فیزیکی در زونکن های حسابداری آرشیو میشوند، در حالی که در بایگانی مدرن، اسناد به صورت سیستمی بایگانی میشوند. در ادامه به بررسی هر دو روش میپردازیم:
1- بایگانی فیزیکی:
در این روش، اسناد به صورت فیزیکی در پرونده‌ها، کاورها یا فولدرها ذخیره میشوند. این روش در گذشته متداول بوده است، اما با ورود فناوری‌های جدید، به دلیل محدودیت‌های فضایی و دسترسی محدود، کاربردش کاهش یافته است.
2- بایگانی دیجیتال:
در این روش، اسناد مالی و حسابداری توسط اکسل و یا نرم افزارهای اتوماسیون اداری بایگانی میشوند. بایگانی دیجیتالی نسبت به بایگانی فیزیکی از مزایای بسیار زیادی برخوردار است. سرعت بالای انجام کار، سهولت در دسترسی به اسناد مالی، سهولت در جا به جایی، امنیت بالا، اشغال فضای کم و ... از جمله مزایای بایگانی دیجیتال است. امروزه، در شرکت های بزرگ که تعداد اسناد مالی آن ها زیاد است، اسناد حسابداری خود را به صورت سیستمی بایگانی میکنند.
۱. انتخاب اسناد مهم: ابتدا باید تعیین شود که کدام اسناد به دلیل اهمیت حسابداری یا مقررات قانونی باید بایگانی شوند .
2. اسکن و ذخیره: اسناد با استفاده از اسکنرها به فرمت‌های دیجیتالی تبدیل شده و در سیستم بایگانی ذخیره میشوند. در صورتی که به سبک سنتی بایگانی میکنید، میتوانید پس از دسته بندی مدارک آن ها را داخل زونکن های حسابداری قرار دهید.
۴. دسته‌بندی و ارتباط دهی: اسناد بر اساس معیارهای مختلف مانند موضوع، تاریخ، شماره پرونده و... که در هر مجموعه ممکن است متفاوت باشد، دسته بندی میشوند.
۵. حفظ امنیت و دسترسی: امنیت اطلاعات از طریق تنظیم سطوح دسترسی به اطلاعات بایگانی شده از اهمیت ویژه برخوردار است. یعنی باید از روش های مختلف سطح دسترسی افراد به اسناد را محدود کنیم تا افرادی که اجازه دسترسی به اسناد و مدارک بایگانی شده را ندارند نتوانند به آن دسترسی پیدا کنند.
بایگانی اسناد حسابداری به عنوان یک فرآیند کلیدی در حوزه حسابداری و مدیریت اطلاعات، نقش بسیار مهمی در دقت، پایایی و تصمیم گیری های مدیریتی دارد. روش‌های بایگانی فیزیکی و دیجیتال با توجه به امکانات فناوری، به شرکت‌ها امکان میدهد تا اسناد خود را به بهترین شکل مدیریت کنند و از امتیاز رقابتی برخوردار شوند. با توجه به اهمیت این موضوع، بهبود و توسعه‌ی مداوم سیستم‌های بایگانی حسابداری ضروری است تا سازمان‌ها بهره وری بیشتری در مدیریت اطلاعات خود داشته باشند.
اگر میخواهید به صورت تخصصی با نحوه بایگانی اسناد در اکسل آشنا شوید، به شما پیشنهاد میکنیم که در دوره آموزش حسابداری اَزتا شرکت کنید. در دوره آموزشی شرکت حسابداری در ونک، از مبتدی ترین مباحث حسابداری تا مهارت های تخصصی مانند تنظیم اظهارنامه عملکرد را به شما آموزش خواهیم داد. برای دریافت اطلاعات تکمیلی با شماره 90004656 تماس حاصل فرمایید تا کارشناسان ما پاسخگوی تمامی سوالات شما باشند.
