بخش مالی این روزها به بخش‌های پررنگ و حساس سازمان‌ها تبدیل شده است. برای این بخش حساس، نیاز به نرم افزار حسابداری بسیار بیشتر از پیش حس می‌شود. امروزه نرم افزارهای حسابداری زیادی وجود دارند که بعضی از شرکت‌های از آن ها استفاده می کنند.
این نرم افزارها علاوه‌بر سرعت و سهولت بخشیدن به کارهای حسابداران، درصد بروز خطا را نیز بسیار کاهش می‌دهند. یکی دیگر از مزایای استفاده از نرم افزارهای حسابداری کمک آن‌ها به پیشرفت و موفقیت شماست، با افزایش بهره‌وری حسابداران با کمک نرم افزارهای تخصصی حسابداری باعث خواهد شد تا نیازهایشان مرتفع شود و منجر به پیشبرد هر چه بهتر و سریع‌تر اهداف‌شان خواهد شد و در نتیجه شاهد رونق آن کسب و کار و موفقیت‌های بیش‌تری خواهیم بود.
در ادامه به ویژگی‌های مهمی که یک نرم افزار خوب و حرفه‌ای حسابداری باید داشته باشد، تا مزایای گفته شده در بالا را برای کاربران خود به ارمغان بیاورد، اشاره خواهیم کرد و با هر کدام از این ویژگی‌ها و مزیتی که برای حسابداران دارد، آشنا خواهیم شد.
مدیریت نقدینگی
با یک برنامه حسابداری شما می‌توانید هر پرداخت یا دریافتی را به راحتی ثبت کنید و سند آن را در اختیار داشته باشید. این ویژگی نرم افزار مالی به شما کمک خواهد کرد که از نقدینگی خود در لحظه خبر داشته باشید و همچنین بتوانید با توجه به واریز و برداشت‌هایی که در ادامه پیش رو دارید، جریان نقدینگی شرکت یا موسسه را پیش بینی کنید و برای واحد مالی کسب و کارتان، که مهم‌ترین بخش هر شرکت نیز هست، برنامه‌ریزی کنید. با وارد کردن اطلاعات چک‌ها، صورت‌حساب‌ها و …، میزان درآمد و دارایی خود را در اختیار دارید و می‌توانید برای واحد مالی برنامه‌ریزی کنید و بودجه خود را برآورد کنید تا به مشکل برنخورید و بودجه واقعی و بودجه مورد نیاز خود را با هم مقایسه کنید.
گرافیک مناسب
در یک نرم افزار حسابداری حرفه‌ای شما با ویژگی‌های گرافیکی مناسب روبه‌رو خواهید بود. اعداد و ارقام موجود در این نرم افزار شما را کلافه خواهند کرد، اگر با گرافیک و ویژگی‌های بصری درست و خوب همراه نباشد و همه این اطلاعات را به صورت خام ببینید. نمودارها و گزارش‌های ارائه شده در سیستم حسابداری باید از جذابیت بصری مناسبی برخوردار باشند تا هم اطلاعات را در یک نگاه به شما بدهند تا بتوانید به درستی از وضعیت موجود آگاه شوید و هم شما بتوانید از آن‌ها برای ارائه گزارش به مدیران استفاده کنید و با نمودارهایی واضح اطلاعات را داشته باشند.
ارائه گزارش
اطلاعاتی که به راحتی و سهولت وارد نرم افزار حسابداری شده است، تنها یک سری عدد و رقم و داده است که باید بتوانید از آن‌ها برای پیشبرد اهداف‌تان بهترین استفاده را بکنید. برای این منظور نیاز به گزارش‌های دقیق و تحلیلی دارید تا تصمیم‌های درست و دقیقی بگیرید. یکی از دلایل اصلی مشکلات مالی شرکت‌ها و موسسات، یا حتی ورشکستگی آن‌ها، نداشتن اطلاعات تحلیلی و دقیق از آمارهایشان است.
برای مدیریت صحیح سیستم حسابداری و مالی یک شرکت، گزارش‌های تحلیلی و دقیق از وضعیت موجود و پیش بینی وضعیت آینده بسیار ضروری است که با به کارگیری یک نرم افزار حسابداری این مشکل و خلاء برطرف خواهد شد. با داشتن این نرم افزارها حسابداران یا مدیران مالی در زمان اندکی به گزارش‌هایی کاربردی از سیستم مالی و حسابداری دسترسی پیدا خواهند کرد و می‌توانند باعث رشد سریع‌تر شرکت به لحاظ مالی شوند. این گزارش‌ها باعث می‌شود تا اطلاعات راحت‌تر به مدیران ارشد کسب و کار نیز برسد و تعامل بین واحد مالی و مدیران را تقویت خواهد کرد و موجب خواهد شد تا مدیران ارشد نیز از اوضاع به سهولت آگاه شوند.
دغدغه های واحد مالی:
یکی از دغدغه‌های واحدهای مالی شرکت‌ها، قوانین و استانداردهای متغیر سازمان‌های این حوزه است، قوانین مالیات، حسابداری، حقوق و دستمزد و … است. با تغییراتی که در این قوانین مواجه هستیم، این نرم افزارها باید با این تغییرات سازگار باشند و قابلیت به روزرسانی نیز داشته باشند تا با قوانین جدید سازگار شوند. این ویژگی یک نرم افزار حسابداری حرفه‌ای است که شما بتوانید هم زمان با تغییر یک قانون و در نتیجه تغییر روند محاسبات، به شرکت تولیدکننده آن نرم افزار اعلام کنید و آن شرکت بتواند به سرعت آن تغییرات را در نرم افزار خود اعمال کند تا دغدغه‌ای برای حسابداران به وجود نیاید. این نیازمند داشتن تیم برنامه‌نویسی و فنی قوی در آن شرکت تولیدکننده نرم افزار است.
درست است که شما با نرم افزار حسابداری می‌توانید به سادگی سندهای مالی خود را ثبت کنید و نگران گم شدن سندها نیز نباشید، اما داشتن این ویژگی از نظر همه متخصصان این حوزه کافی نیست. شما باید بتوانید تمام عملیات‌های حسابداری را به صورت مستمر چک کنید، چک‌ها و تاریخ سررسید آن‌ها، گزارش‌های خرید و فروش، گردش و موجودی حسابهای بانکی شرکت، حقوق و دستمزد کارکنان، ساعات کاری آن‌ها و …، همه مواردی هستند که شما به عنوان تیم مالی یک کسب و کار موفق، به داشتن هر لحظه این اطلاعات نیاز دارید.
امنیت و محرمانگی اطلاعات مالی:
احتمالا شما به عنوان کارمند یک کسب و کار وقتی ببینید در اتاق واحد مالی قفل است، تعجب نمی‌کنید؛ چرا که می‌دانید این بخش و این واحد در همه شرکت‌ها و موسسات حساسیت خاص خود را دارد، چرا که اطلاعات محرمانه‌ای در آن اتاق وجود دارد که نباید در دسترس همگان قرار گیرد. در همه شرکت‌ها اطلاعات مالی جزو مهم‌ترین اطلاعات موجود است، پس از بین رفتن این اسناد و اطلاعات، سرقت، سوءاستفاده، عدم ثبت درست یا به طور کلی ثبت نشدن اطلاعات همه از خطرهایی است که این اطلاعات محرمانه را تهدید می‌کند و مشکلات زیادی را برای کسب و کار ایجاد خواهد کرد.
وقتی واحد مالی از نرم افزار حسابداری استفاده می‌کند، این حساسیت به وجود می‌آید که امنیت اطلاعات موجود در نرم افزار حفظ شود، پس قبل از انتخاب نرم افزار باید از اعتبار شرکت ارائه دهنده نرم افزار، نظرات و میزان رضایت کاربران و مشتریان این نرم افزار مطمئن شوید.
تناسب توانمندی نرم افزار حسابداری با کسب و کار شما:
نکته دیگری که باید قبل از انتخاب برنامه حسابداری مد نظر قرار دهید این است که زمینه فعالیت کسب و کار خود را بدانید و در همان حوزه فعالیت دنبال سیستم حسابداری کارا بگردید. به عنوان مثال نرم افزاری که برای شرکت‌های بازرگانی مناسب است، برای شرکت‌های عمرانی و پیمانکاری کاربرد نخواهد داشت. نرم افزار حسابداری مورد نظر شما باید با زمینه و حوزه فعالیت شما سازگار باشد و بتواند موضوعات مختلف مربوط به کار شما را در بخش مالی پشتیبانی کند.
کاربرپسند بودن:
ساده بودن نرم افزار و به اصطلاح کاربرپسند بودن آن، برای همه نرم افزارها یک ویژگی و حتی شاید عامل موفقیت به حساب بیاید. این موضوع در مورد برنامه حسابداری نیز صادق است. نرم افزاری که رابط کاربری آسان و سهل الوصولی دارد و حسابداران می‌توانند به راحتی و به مرور به کاربردهای آن آگاه شوند و با آن کار کنند، از موفقیت بیش‌تری برخوردارند. سادگی کارکرد با نرم افزار و همچنین راحتی کار با آن در کنار هم، دو ویژگی‌ای است که بسیار کم پیش می‌آید که یک نرم افزار هر دو را با هم داشته باشد.
امکان ارتقا و توسعه نرم افزار حسابداری:
در حین تهیه نرم افزار به این موضوع توجه داشته باشید که شاید الان شرکت کوچکی باشید و یک نرم افزار ساده کار شما را راه بیندازد، اما هدف شما قطعا این نیست که کوچک بمانید و حتما قصد دارید رشد کنید و کسب و کار خود را توسعه دهید، پس قاعدتا در آینده با یک برنامه حسابداری پیش پا افتاده نمی‌توانید کارهایتان را جلو ببرید. با بزرگ شدن شرکت‌ها تعداد نیروی انسانی، تراکنش‌های مالی، اسناد حسابداری و … افزایش می‌یابد. برای پیشبرد اهداف‌تان در همه زمان‌ها شما نیاز دارید تا نرم افزاری تهیه کنید که فقط نیازهای فعلی شما را پاسخگو نباشد و قابلیت گسترش داشته باشد. برای این منظور باید سراغ شرکت معتبری بروید که در طول زمان بتوانید به آن اطمینان کنید تا نیازهای شما را در هر بازه از زمان برطرف کند.
خدمات پس از فروش و پشتیبانی:
خدمات پس از فروش همیشه یکی از دغدغه‌های ما هنگام و بعد از خرید یک محصول است، همین تفکر باعث شده تا این موضوع تبدیل به یکی از مزیت‌های رقابتی شرکت‌های ارائه خدمات یا تولیدکننده محصول شود. در بازار رقابتی ارائه نرم افزارهای حسابداری، شرکت‌هایی که صرفا وظیفه خود را تا بعد از نصب نرم افزار برای مشتری می‌دانند، شکست خورده‌اند و گوی رقابت را شرکت‌هایی ربوده‌اند که پابه‌پای شرکت‌ها و افراد خریدار نرم افزار، پیش رفته‌اند و خدمات داده‌اند. برطرف کردن مشکلات حسابداران، راهنمایی آن‌ها، پاسخ‌گویی به درخواست مشتریان و … از مزایایی است که یک شرکت معتبر ارائه دهنده برنامه حسابداری در اختیار مشتری خود می‌گذارند تا با جلب رضایت آن‌ها کسب و کار خود را توسعه دهد. شما هم قبل از انتخاب نرم افزار مورد نظر، ابتدا از خدمات پس از فروش و پشتیبانی آن شرکت مطمئن شوید.
بودجه کافی برای خرید نرم افزار حسابداری اختصاص بدهید:
آخرین عامل موثر برای انتخاب نرم افزار مالی، بودجه است. میزان بودجه‌ای که برای این کار در نظر گرفته‌اید به شما برای انتخاب کمک خواهد کرد، اما در نظر داشته باشید که اگر می‌خواهید با هزینه‌ای اندک یک نرم افزار حسابداری حرفه‌ای تهیه کنید، ویژگی‌هایی که تاکنون ذکر کردیم را فراموش نکنید. اگر برنامه حسابداری شما گزارش درست ندهد، یادگیری آن خیلی سخت باشد، با قوانین جدید سازگار نباشد، تیم فنی و پشتیبانی شرکت ارائه دهنده نرم افزار ضعیف باشند یا …، در ادامه کار شما بسیار سخت‌تر خواهد شد و شاید در آینده هزینه‌ای بیشتر از تهیه یک نرم افزار مطلوب و حرفه‌ای به شما و سازمان‌تان وارد کند.
منبع:
