فاکتور فروش به دلیل اینکه جزء سوابق رسمی فروش در شرکت‌ها محسوب می‌شوند، از اهمیت ویژه‌ای برخوردارند. اگر فاکتورهای فروش برای کاربردهای داخل سازمانی تهیه شوند، به شما در برآورد میزان فروش و میزان درآمد دریافتی خود بسیار کمک خواهد کرد. فاکتور فروش کالا ،همه چیز را از جریان نقدی گرفته تا صورت سود و زیان محاسبه می کند . این اطلاعات به شما کمک می‌کند تا تصمیمات خود را در جهت رشد کسب و کارتان پیش ببرید.
از فاکتور فروش برای ثبت پرونده مالی نیز استفاده می‌شود. به عنوان صاحب یک کسب و کار باید فروش و میزان مالیاتی که از مشتریان دریافت می‌شود، به طریقی ثبت شود. نگهداری این اطلاعات به شما کمک می‌کند تا مالیات را به‌صورت دقیق محاسبه و پرداخت کنید.
فاکتورها و رسیدهای فروش مشابه یکدیگر هستند، هر دو فروش را ثبت می‌کنند و حاوی اطلاعات زیادی هستند. تفاوت بین این دو در زمان انتشار آنها و نحوه استفاده آنها در حسابداری مشخص می‌شود:
تعریف فاکتور: همان‌طور که گفتیم، فاکتور تأییدیه است که از طرف فروشنده به خریدار کالا یا خدمات برای درخواست پرداخت کالای فروخته شده یا خدمات ارائه شده صادر می‌شود. این سند حقوقی غیرقابل‌مذاکره است و خریدار و فروشنده کالاها را مشخص می‌کند.
تعریف رسید: رسید یک ابزار حقوقی تجاری برای بیان آن است که برخی کالاها توسط فردی دریافت شده و مورد استفاده قرار می‌گیرند. این رسید توسط فروشنده به خریدار داده می‌شود تا به‌عنوان سندی برای اثبات مبلغ پرداخت عمل کند. در حقیقت رسید پس از پرداخت مطالبات صادر می‌شود. پس منظور از فاکتور نویسی درخواست پرداخت است و منظور از رسید تأیید پرداخت. تفاوت قابل‌توجه بین این دو در آن است که فاکتور قبل از پرداخت صادر می‌شود، درحالی‌که رسید پس از پرداخت صادر می‌شود.
امروزه، هر کدام از انواع فاکتور فروش به دلایل گوناگونی دارای اهمیت هستند. یک فاکتور فروش را می‌توان سندی برای نظم بخشیدن به امور محسوب کرد. از طرف دیگر اگر فاکتور رسمی باشد، از آن به عنوان سندی برای ارائه به مراجع مالیاتی و قانونی استفاده می‌کنند. در نهایت می‌توان گفت فاکتور فروش ابزاری برای به رسمیت شناختن خرید و فروش محصول یا خدمات، میان خریدار و فروشنده می‌باشد. معمولاً فاکتور خرید برای خریدار از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. به‌خصوص زمانی که مبلغ خرید بالا بوده و یا کالایی با حساسیت بالا خریداری می‌شود. پس ارائه فاکتور فروش کالابه دلایل زیر بسیار حائز اهمیت است:
خریداران به دلایل مختلفی علاقه دارند که هنگام خرید محصول، فاکتور خرید خود را از فروشنده دریافت کنند. اما شاید مهم‌ترین علت این علاقه نیاز خریدار به دریافت حس اعتماد باشد. البته سایر ویژگی‌های فروشنده یک محصول نیز در جلب اعتماد مشتری تأثیرگذار است. واضح است که وجود یک فاکتور شامل جزئیات مهم از جمله اطلاعات تماس فروشنده و خریدار، تاریخ و زمان خرید و قیمت پرداخت شده بابت محصول یا سرویس می‌تواند بسیار در جلب اعتماد خریدار مؤثر باشد. در واقع تهیه فاکتور علاوه بر رفع نیاز خریدار، بهترین روش برای بهبود ارتباطات و افزایش میزان فروش است.
در بسیاری از محصولات، فاکتور فروش تحت عنوان برگه گارانتی عمل می‌کند. چاپ یک فاکتور اثبات می‌کند که یک محصول در چه تاریخی، از چه شخصی و به چه قیمتی خریداری شده است. به همین دلیل بسیاری از مشتریان علاقه‌مند هستند علاوه بر دریافت برگه گارانتی، فاکتور کالای خریداری شده را نیز از فروشنده دریافت کنند.
فاکتور سندی قابل پیگیری است. فاکتور فروش کالا ابزاری برای اطمینان از خرید محصول یا دریافت خدمات با قیمت مناسب می‌باشد. ثبت قیمت در فاکتور، نشان‌دهنده درستی و مناسب بودن قیمت محصول است. عکس این موضوع نیز صحت دارد اگر محصول یا خدماتی بدون فاکتور فروش ارائه شود، خریدار نسبت به قیمت و سایر ویژگی‌های آن محصول دچار سردرگمی می‌شود.
فاکتور فروش کالا در صورت رسمی بودن، یک سند حقوقی معتبر شمرده می‌شود. سندی که می‌توان باتکیه‌بر آن ، صادرکننده فاکتور را تحت پیگیری مراجع قانونی قرار داد. فاکتور فروش به مشتریان این اطمینان را می‌دهد که در صورت عدم مطابقت محصول خریداری شده با آنچه در فاکتور ثبت شده است می‌تواند با پیگیری حقوقی، به بررسی شکایات خود بپردازند. این ویژگی فاکتور در معاملاتی با مبالغ بالا و یا پرداخت‌های اقساطی، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.
منبع:
