می‌دانید که فرار از روز بازرسی ممکن نیست. با این حال، شاید مثل خیلی از موسسات غیرانتفاعی ترجیح می‌دهید تا روز موعود به آن فکر نکنید. اما اگر برای بازرسی آماده باشید، می‌توانید از دشواری این روز کم کنید. بر اساس گزارش Society for Nonprofits، با یک سری اقدامات، بررسی کارنامه اعمال در روز موعود آسان‌تر می‌شود. اکثر موسسات غیرانتفاعی، چه بزرگ و چه کوچک، اشتباهات مشابه دارند. مثلا کار خود را با داوطلبان و افراد کم‌تجربه شروع می‌کنند تا حقوق کارمندان به صرفه‌تر باشد، اما هرچه موسسه‌شان رشد می‌کند، رویه خود را عوض نمی‌کنند. درنتیجه، مشکل ریشه می‌دواند و ادامه‌دار می‌شود. آنها به جای توجه دقیق به مشکلات رو به رشد، با همان سیستم معیوب پیش می‌روند و تیم مالی را در مضیقه می‌گذارند. در ادامه به شایع‌ترین روش‌هایی که روز بازرسی را با مشکل و تنش روبه‌رو می‌کند و نکته‌های جلوگیری از آن اشاره می‌کنیم:
نداشتن سیستم آرشیو دیجیتال
در روز بازرسی، اسناد مهم باید از آرشیو بیرون آورده شود. سوال مهم اینجاست که دسترسی تیم مالی به این اطلاعات تا چقدر ساده است؟ آیا باید ساعت‌ها لای قفسه به دنبال پوشه سال گذشته بگردند؟ یا کافی است روی یک دکمه کامپیوتر کلیک کنند؟ متاسفانه، تکنولوژی اکثر موسسات غیرانتفاعی در این زمینه بسیار قدیمی است و هنوز در عهد کاغذبازی گیر افتاده‌اند که موانع زیادی دارد، وقت زیادی هدر می‌دهد و متصدی بخش مالی را که به دنبال اسناد مهم می‌گردد، درمانده می‌کند. موسسه خود را در این موقعیت قرار ندهید: با توجه به بودجه خود، از یک سیستم آرشیوسازی استفاده کنید که اسناد مورد نیاز برای روز بازرسی را به خوبی سازماندهی می‌کند.
پیگیری نکردن اسنادی که باید امضا شود
در اکثر موارد، موسسه غیرانتفاعی باید فرایند تایید را نشان دهد. در این شرایط، تاییدیه افراد با امضا یا نام و نام خانوادگی روی اسناد مشخص می‌شود. اکثر موسسات این فرایند را نادیده می‌گیرند. در نتیجه، وقتی بازرس این اسناد را از آنها می‌خواهد، به سختی می‌توانند به آن دسترسی پیدا کنند. راه‌حل‌های فنی ابزار مناسبی برای این فرایند است که در بسیاری از واسط‌های ابری تعبیه شده است.
پیگیری نکردن جوایز، هدایا و کمک‌های مالی محدود
احتمالا جوایز، هدایا و کمک‌هزینه‌های محدود زیادی هنگام بروز وقایع غیرمترقبه یا سایر رویدادها دریافت کرده‌اید. در این شرایط، شما باید ثابت کنید که برای استفاده از این هدایا تمام شرایط و ضوابط را رعایت کرده‌اید. حالا وقت ایجاد جریانی است که هدایای محدود را پیگیری می‌کند. باید سیستمی راه بیندازید که نشان می‌دهد پول طبق شرایط خرج شده است. اگر بدون در اختیار داشتن این گزارش با بازرس روبه‌رو شوید، اصلا به نفعتان نیست. حین آماده‌سازی بودجه سال آینده، سیستمی را به هدایا، جوایز و کمک‌هزینه‌های محدود اختصاص دهید.
صحبت نکردن در مورد مشکلات جریان مالی
مدیران مالی با روش‌های پیش‌بینی بودجه و جریان مالی آشنا هستند اما اگر این برآوردها در شروع سال مالی جدید از هدف دور شود، چه اتفاقی می‌افتد؟ اکثر مدیران موسسات غیرانتفاعی تا وقتی مشکل اوج نگیرد، در مورد مسائل مالی با مشاور، دفتردار یا حسابدار خود صحبت نمی‌کنند. اگر چند ماه صبر کنید و بعد مشاور یا حسابدار خود را از مشکل باخبر کنید، حل مسئله دشوارتر می‌شود و در نهایت، روی بازرسی تاثیر منفی می‌گذارد. شما می‌توانید هر ماه با مشاور، دفتردار یا حسابدار خود تماس بگیرید و به این ترتیب، به مشکل غلبه کنید. اگر برنامه این تماس‌ها روی تقویم نوشته شده باشد، همه می‌فهمند که انتظارات مالی برآورده می‌شود یا نه. همین حالا تاریخ مکالمات را تا پایان سال مشخص کنید. اگر از امروز روی جریان کاری تمرکز کنید، حتما از پس تمام بازرسی‌های بعدی برخواهید آمد.
برای دریافت مقالات بیشتر به وبلاگ افرا مراجعه کنید.
