داوطلبان با دستی گشاده وقت و انرژی خود را در اختیار جامعه می‌گذارند، به مردم نیازمند و جمع‌آوری کمک‌های بسیار ضروری مالی کمک می‌کنند و به طور کلی جامعه را بهبود می‌دهند. آنان پشتوانه نهادهای غیرانتفاعی هستند و سازمان‌ها همواره باید فرآیند داوطلب شدن را به بهترین شکل ممکن آسان و بی‌عیب و نقص سازند.
گفتنش بسیار آسان است. اما زمان و منابع بسیاری از سازمان‌ها محدود بوده و خواسته‌های آنان همواره در حال گسترش است. جذب، استخدام و مدیریت داوطلب‌ها به خصوص با بودجه‌ای محدود، ممکن است امری چالش‌انگیز باشد. سازمان‌ها باید با داشته‌هایشان بسوزند و بسازند و معمولاً روند استخدام و معرفی و آشنایی داوطلبان با سازمان با پروسه‌های منسوخ و منابع موقت همراه است.
به گزارش چریتی دیجیتال (Charity Digital)، بسیاری از سازمان‌ها برای مدیریت داوطلبان از ورد و اکسل و گاهی حتی از روش قدیمی خودکار و کاغذ بهره می‌برند. گاهی اوقات اسم و شماره داوطلبان احتمالی را روی برگه‌ای یادداشت می‌کنند و اطلاعات مهم مربوط به زمانبندی را روی خرده کاغذ می‌نویسند.
سازمان‌ها به خوبی می‌دانند که باید تغییر کنند و پذیرای عصر دیجیتال باشند. اما اغلب اوقات تصور می‌کنند مدیریت دیجیتالی کارآمد داوطلبان امری پیچیده بوده و راه‌اندازی و استفاده از آن بسیار دشوار یا هزینه‌بر است.
شاید این ذهنیت در گذشته درست بوده باشد اما سیستم‌های مدرن مدیریت داوطلب تغییر کرده‌اند. در بازارهای کنونی برای تمامی سازمان‌ها با ابعاد مختلف، صرف از نظر شرایط زمانی و منابع‌شان، گزینه‌های مناسب متعددی وجود دارد.
گزینه‌های بسیاری اعم از سیستم‌های رایگان، کم هزینه، پرداخت در ازای داوطلب، سفارشی، استاندارد و ترکیبی موجود هستند. به شرطی که سازمان‌ها حاضر باشند اندکی تحقیقات پایه‌ای انجام دهند همیشه حداقل یک سیستم مناسب برای بهبود هر سازمان وجود دارد.
مدیریت داوطلب چیست؟
مدیریت داوطلب یک عبارت کلی به معنی استخدام، پیگیری، ارتباط و تعامل با داوطلبان و بسیاری موارد دیگر است. به انواع روش‌های ارتباط میان سازمان و داوطلبان مدیریت داوطلب گفته می‌شود. مدیریت کارآمد داوطلب مزایای بی‌شماری دارد. مدیریت داوطلب به خیریه‌ها امکان می‌دهد رابطه خود با داوطلبان را بهبود بخشند، پروسه‌های داخلی و خارجی خود را بهینه کنند، سوددهی کلی سرمایه‌گذاری‌هایشان را افزایش دهند و از تمام توان و مهارت‌های داوطلبان نهایت بهره را ببرند.
علاوه بر این، مدیریت داوطلب به خیریه‌ها امکان می‌دهد به بلندمدت بیاندیشند و رابطه‌ای راهبردی‌تر و مثبت‌تر با داوطلبان برقرار سازند. رابطه مثبت باعث بهبود نرخ حفظ داوطلبان می‌شود زیرا داوطلبان تمایل بیشتری دارند به خیریه‌هایی بازگردند که از کار کردن با آنان لذت می‌برند. مدیریت کارآمد داوطلب در بهبود پروسه‌ها و فعالیت‌ها نقشی حیاتی دارد. و سیستم‌های مدیریت داوطلب راهی آسان برای تسهیل این پروسه را در اختیار شما می‌گذارند.
سیستم مدیریت داوطلب چیست؟
سیستم مدیریت داوطلب ابزاری است که به مدیریت کارآمد داوطلب کمک می‌کند. این سیستم‌ها به پروسه استخدام داوطلبان کمک می‌کنند، با داوطلبان ارتباط داشته و هماهنگی‌ها را میسر می‌سازند، برنامه زمانبندی داوطلبان را تنظیم می‌کنند و بسیاری کارهای دیگر انجام می‌دهند.
سیستم‌های مدیریت داوطلب یک مکان متمرکز برای تسهیل پروسه‌ها ایجاد می‌کنند. سازمان‌های متعددی از جمله مدارس، بیمارستان‌ها، موزه‌ها و … از این سیستم‌ها استفاده می‌کنند. اما در خیریه‌ها که مدیریت داوطلب امری حیاتی است، بیش از سایر سازمان‌ها از این سیستم‌ها استفاده می‌شود. هر یک از سیستم‌های مدیریت داوطلب کاربردهای متفاوتی دارند که برای سازمان‌هایی با ابعاد مختلف و هزینه‌های گوناگون طراحی شده‌اند. اما ویژگی‌های مشترک این سیستم‌ها عبارتند از:
